Касьянова Г.Ю. Настольная книга кадровика

Подождите немного. Документ загружается.

При внесении изменений в Правила внутреннего трудового рас-

порядка следует обратить внимание, что в соответствии с Трудовым

кодексом РФ об изменении условий оплаты труда в сторону ухуд-

шения или изменении существенных условий труда собственник или

уполномоченный им орган обязан уведомить работника не позднее

чем за два месяца.

1.2.3. Штатное расписание

В соответствии с уставом предприятия исходя из целей и предме-

та его деятельности владельцем предприятия устанавливается (опре-

деляется) его структура и штатная численность, оформляемые специ-

альным документом, на основании которого составляется штатное

расписание предприятия, предусматривающее его должностной и чис-

ленный состав.

Штатным расписанием является документ, определяющий со-

став работников предприятия с указанием их должностей и должно-

стных окладов.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года

руководителем предприятия и действует в течение календарного года.

Штатное расписание следует составлять по структурным подраз-

делениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчи-

ненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгал-

тер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист - 2, бухгалтер -4 и т.д.).

Изменение в штатное расписание вносится в случае незначитель-

ных изменений организационной структуры, а именно введения

новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается

приказ о внесении изменений в штатное расписание, который дол-

жен отражать обоснования внесения изменений и содержать форму-

лировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается

такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года,

можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении измене-

ний в штатное расписание.

Если же в течение календарного года структура предприятия транс-

формируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверж-

дении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штат-

ное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается

руководителем предприятия на момент внесения этих изменений.

Должности работников-совместителей так же, как и остальных

работников предприятия, для которых эта работа является основным

местом работы, должны быть предусмотрены в штатном расписании.

При изменении штатного расписания следует обратить внимание,

что в соответствии с Трудовым кодексом РФ об изменении условий

оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существенных

условий труда собственник или уполномоченный им орган обязан

уведомить работника не позднее чем за два месяца.

Составление штатного расписания

(форма № Т-3)

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применя-

ется для оформления структуры, штатного состава и штатной чис-

ленности организации в соответствии с ее Уставом (Положением)

(см. Указания по применению и заполнению форм первичной учет-

ной документации по учету труда и его оплаты в постановлении

Госкомстата России от 05.01.2004 № 1; далее - Указания по запол-

нению первичных документов по учету труда и его оплаты).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделе-

ний, наименование должностей, специальностей, профессий с указа-

нием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, разме-

ре месячной заработной платы (с соответствии с принятой в органи-

зации системой оплаты труда), виды и размеры надбавок.

Штатное расписание может составляться как на всю структуру орга-

низации, так и отдельно, по структурным подразделениям организации.

ДЕЙСТВИЕ 1. Составление проекта штатного расписания

Кто заполняет:

уполномоченное должностное лицо организации (как правило,

экономист по труду, работник отдела кадров, бухгалтерии, планово-

экономического отдела).

Документы, на основании которых составляется штатное расписа-

ние:

- устав (положение) организации;

- положение о структуре и штатной численности организации,

подразделения (или другие аналогичные документы);

- нормативы штатной численности;

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должнос-

тей служащих и тарифных разрядов;

- Квалификационный справочник должностей руководителей,

специалистов и других служащих;

- расчеты месячных должностных окладов (в бюджетных органи-

зациях применяются месячные должностные оклады, установленные

законодательством Российской Федерации);

— другие нормативно-правовые и нормативно-технические доку-

менты.

В дальнейшем в утвержденное штатное расписание могут вно-

ситься изменения в соответствии с приказом (распоряжением) руко-

водителя организации или уполномоченного им лица.

При составлении штатного расписания следует обратить внима-

ние на то, что если в соответствии с федеральными законами с вы-

полнением работ по определенным должностям, специальностям или

профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограниче-

ний, то наименование этих должностей, специальностей или про-

фессий и квалификационные требования к ним в штатном расписа-

нии должны соответствовать наименованиям и требованиям, преду-

смотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Должности работников в других документах по учету труда и его

оплаты, а также в трудовых книжках работников будут указываться

в соответствии со штатным расписанием организации. Поэтому не-

правильное указание наименования должности (специальности или

профессии), с которой связано получение льгот, может повлечь не-

благоприятные для работника последствия, например, при оформле-

нии пенсии или получении иных установленных льгот..

Кроме того, при составлении штатного расписания необходимо

учитывать, что согласно ст. 135 Трудового кодекса системы оплаты

труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных

окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе

за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, "системы до-

плат и надбавок стимулирующего характера и системы премирова-

ния, устанавливаются: коллективными договорами, соглашениями,

локальными нормативными актами в соответствии с трудовым зако-

нодательством и иными нормативными правовыми актами, содержа-

щими нормы трудового права.

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социаль-

но-трудовых отношений ежегодно до внесения в Государственную

Думу Федерального Собрания Российской Федерации проекта феде-

рального закона о федеральном бюджете на очередной год разраба-

тывает единые рекомендации по установлению на федеральном, ре-

гиональном и местном уровнях систем оплаты труда работников орга

низаций, финансируемых из соответствующих бюджетов. Указан-

ные рекомендации учитываются Правительством РФ, органами ис-

полнительной власти субъектов Российской Федерации и органами

местного самоуправления при определении объемов финансирования

учреждений здравоохранения, образования, науки, культуры и дру-

гих учреждений бюджетной сферы.

Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты

труда, принимаются работодателем с учетом мнения представитель-

ного органа работников.

В шапке штатного расписания указывается наименование организа-

ции, код организации по ОКПО, номер документа, дата составления

документа (подробно о заполнении этих реквизитов читайте в книге

под редакцией Г.Ю. Касьяновой «Документооборот в бухгалтерском

и налоговом учете». — М.: АБАК, 2009 — см. с. 431).

Кроме этого шапка формы № Т-3 содержит строку «на период

с « » 20 г.», в которой отражается срок,

в течение которого будет действовать составляемое штатное расписа-

ние, и дата, начиная с которой действуют установленные в штатном

расписании структура штатного состава, численность и размеры опла-

ты труда.

Как правило, штатное расписание утверждается на год, но оно

может быть и бессрочным (то есть применяться до внесения в него

изменений и дополнений).

Порядок заполнения таблицы штатного расписания (форма № Т-3)

представлен в таблице 1.2.3.1 (см. на с. 32).

ДЕЙСТВИЕ 2. Подписание штатного расписания

Составленный проект штатного расписания подписывается руко-

водителем кадровой службы организации и главным бухгалтером,

и направляется на утверждение.

ДЕЙСТВИЕ 3. Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается отдельным приказом (распоря-

жением), подписанным руководителем организации или уполномо-

ченным им на это лицом (Указания по заполнению первичных до-

кументов по учету труда и его оплаты). Пример такого приказа вы

можете посмотреть на с. 33.

В реквизите «УТВЕРЖДЕНО» (в правом верхнем углу формы

штатного расписания) указывается дата и номер приказа, которым

утверждено это штатное расписание, и количество утвержденных

штатных единиц.

Рассмотрим заполнение штатного расписания на примере.

Пример

1.2.3.1.

Заполнение штатного расписания

(форма

№ Т-3)

ООО «Каравелла» с 1 января 2009 г. вводит новое

штатное расписание, утвержденное приказом № 47-к

от 11.12.2008. Указанное штатное расписание вво-

дится на календарный год.

Заполненная форма штатного расписания и приказ, которым ут-

верждено это штатное расписание, приведены на с. 34 и с. 33 соот-

ветственно.

1.2.4.

Должностные

инструкции

Для регламентации организационно-правового положения работ-

ника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности

по поручению руководителя предприятия (о чем щдается соответ-

ствующий приказ) отделом кадров (службой управления персона-

лом) или руководителями структурных подразделений (начальника-

ми отделов, заведующими лабораториями и т.д.) разрабатываются

должностные инструкции, которые согласовываются с юридической

службой и утверждаются руководителей предприятия.

Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

При разработке должностных инструкций учитываются конкретные

задания и обязанности, функции, полномочия, права, ответственность работников. Для рабочих и технических служащих разрабатываются рабочие инструкции. При приеме на работу и заключении

трудового договора каждый сотрудник должен быть ознакомлен

со своей должностной инструкцией под роспись.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические,

технологические финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или филиалов, а также должностных лиц.

В частности, должностная инструкция - документ, определяющий

функции, права и обязанности сотрудников организаций. Кроме того,

должностные инструкции позволяют разграничить функции, полномочия и ответственность на основе четкой регламентации трудовой

деятельности работников и помогают оценить работу сотрудников.

Должностные инструкции создаются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России

от 21.08.98 № 37. В этот справочник включены квалификационные

характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики, наиболее широко используемых на практике. Квалификационные характеристики должностей, специфических для отдельных отраслей, разрабатываются министерствами (ведомствами) и утверждаются в установленном порядке.

Должностные инструкции содержат следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения на должность и освобождение

от должности, и перечисляются нормативные документы, которыми

должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Основные задачи» указывают основные направления

деятельности работника.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляют конкретные

виды работ, выполняемых работником.

В разделе «Права» определяют права работника, необходимые ему

для выполнения своих обязанностей.

В разделе «Ответственность» устанавливают, какую работник не-

сет ответственность и за что конкретно.

Оговаривая ответственность, надо иметь в виду, что работники

могут нести и материальную ответственность. Основные принципы

применения материальной ответственности рассмотрены в Трудовом

кодексе РФ. Подробнее о видах ответственности и порядке их при-

менения вы можете прочитать в книге под редакцией Г.Ю. Касья-

новой «Отвествтенность работника и работодателя». — М. АБАК,

2008 (условия приобретения см. на с. 4).

Работник изучает должностную инструкцию, подтверждает это,

ставя пометку «С инструкцией ознакомлен(а)», и заверяет ее своей

подписью с указанием даты ознакомления.

Пример должностной инструкции секретаря-референта приведен

на с. 37-41.

Следует отметить, что инструкции могут также издаваться в це-

лях разъяснения и определения порядка применения распорядитель-

ных документов или составления документов (например, инструк-

ция по проведению аттестации персонала, инструкция по делопроиз-

водству и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать

реквизиты: наименование организации, наименование вида доку-

мента, заголовок, дату, место издания, гриф утверждения, текст,

подпись.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов, под-

пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. При этом коли-

чество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разра-

ботчиками.

В разделе «Общие положения» инструкции указываются цели ее

издания, область распространения, порядок и обязательность ис-

пользования, правовые, нормативные или распорядительные акты,

на основе которых разработана инструкция, а также сроки введения

ее в действие.

Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее под-

разделения. Инструкция может быть введена в действие после изда-

ния специального распорядительного документа либо после ее

утверждения руководителем организации. И в том, и в другом слу-

чае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указа-

нием должности и даты утверждения или со ссылкой на распоряди-

тельный документ, его номер и дату.

1.2.5. Положения об отделах и службах

предприятия (организации)

Положением об отделе (службе) предприятия (организации) явля-

ется документ, регламентирующий деятельность каждого отдела,

В котором отражается его внутренняя организация (структура) и место

отдела (службы), его роль в системе (организационной структуре

предприятия) работы предприятия. На основании Положения об от-

деле (службе) предприятия организуется его деятельность, оценива-

ются результаты деятельности, а также составляется штатное распи-

сание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.

Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем

отдела (службы). При этом учитывается специфике данного пред-

приятия, особенности организации труда и управления на данном

предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом (служ-

бой).

Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следую-

щих разделов:

— общие положения — в котором указывается точное название

отдела (службы), его место в организационной структуре предприя-

тия, в чьем непосредственном подчинении находится данный отдел

(служба), кто руководит отделом (службой), а также перечень основ-

ных нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел

(служба) должна руководствоваться в своей деятельности;

— основные задачи — данный раздел должен содержать формули-

ровку основных задач (направления деятельности) стдела (службы);