Касьянова Г.Ю. Настольная книга кадровика

Подождите немного. Документ загружается.

ДЕЙСТВИЕ 2. Внесение в табель сведений об использовании

рабочего времени (ежедневный учет)

Кто заполняет:

табельщик либо иное лицо, ответственное за учет рабочего времени

На основании каких документов вносятся сведения:

отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме

неполного рабочего времени или за пределами нормальной продол-

жительности рабочего времени по инициативе работника или рабо

тодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

производятся на основании следующих документов, оформленных

надлежащим образом:

• листок нетрудоспособности;

• справка о выполнении государственных или общественных обя

занностей;

• письменное предупреждение о простое;

• письменное согласие работника на сверхурочную работу в слу

чаях, установленных законодательством;

• приказ о предоставлении отпуска;

• приказ о направлении в командировку;

• другие документы.

Для учета рабочего времени за каждый день в форме № Т-13

предназначены подграфы графы 4 «Отметки о явках и неявках на работу

по числам месяца», соответствующие числам месяца.

В графе 4 «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца»

отведено четыре строки:

— первая и третья строки предназначены для условных обозна

чений (кодов) затрат рабочего времени;

— вторая и четвертая строки — для записи продолжительности

отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах)

по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату

По двум верхним строкам вводится информация за первую поло

вину месяца (с 1-го по 15-е число), а две нижние необходимы для

внесения сведений за вторую половину месяца (с 16 числа по пос

леднее число месяца).

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени,

представленные на титульном листе формы № Т-12 «Табель учета

рабочего времени и расчета оплаты труда» (см. с. 252—259), приме-

няются и при заполнении формы № Т-13.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях

(отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные команди-

ровки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государствен-

ных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней

строке в графах проставляются только коды условных обозначений,

а в нижней строке графы остаются пустыми.

При необходимости допускается увеличение количества граф для про-

ставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, на-

пример, времени начала и окончания работы в условиях, отличных

от нормальных (см. комментарии к заполнению табелей в Указаниях

по заполнению первичных документов по учету труда и его оплаты).

Согласно Указаниям по заполнению первичных документов по учету

труда и его оплаты (см. комментарии к заполнению табелей) учет затрат

рабочего времени в табеле осуществляется одним из следующих методов:

- с помощью сплошной регистрации явок и неявок на работу;

- путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий,

сверхурочных часов и т.п.).

Таким образом, учет отработанного и неотработанного рабочего

времени в табеле можно осуществлять четырьмя способами:

1) сплошная регистрация явок и неявок с использованием бук-

венных кодов;

2) сплошная регистрация явок и неявок с использованием циф-

ровых кодов;

3) регистрация только отклонений с использованием буквенных

кодов;

4) регистрация только отклонений с использованием цифровых

кодов.

В графе 5 «Отработано за/половину месяца/дни/часы» указывается

количество рабочих дней и часов, отработанных каждым работником

отдельно за первую и вторую половину месяца.

По этой графе на каждого работника заполняется четыре строки:

- в первой строке указывается количество отработанных дней

за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число включительно).

Для этого в первой строке графы 4 «Отметки о явках и неяв-

ках на работу по числам месяца» подсчитывается количество

условных обозначений, с помощью которых регистрируется от

работанное время;

— во второй строке проставляется количество отработанных часов

за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число включительно),

которое рассчитывается как сумма часов, указанных по второй

строке графы 4 «Отметки о явках и неявках на работу по чис

лам месяца», для дней, по которым в первой строке обозначено

отработанное время (в соответствии с применяемым методом

регистрации использования рабочего времени);

— в третьей строке указывается количество отработанных дней за вто

рую половину месяца (с 16-го по последнее число месяца), для чего

по третьей строке графы 4 «Отметки о явках и неявках на работу

по числам месяца» подсчитывается количество условных обозначе

ний, с помощью которых регистрируется отработанное время;

— в четвертой строке проставляется количество часов, отработанных

за вторую половину месяца (с 16-го по последнее число месяца),

которое рассчитывается как сумма часов, указанных по четвертом

строке графы 4 «Отметки о явках и неявках на работу по чис

лам месяца», для дней, по которым в третьей строке обозначено

отработанное время (в соответствии с выбранным методом ре

гистрации использования рабочего времени).

ДЕЙСТВИЕ 3. Закрытие табеля за месяц

По окончании месяца производится подсчет времени, отработан

ного и неотработанного за месяц, и заполняются графы 6, 13— 1 о

табеля учета рабочего времени (форма № Т-13).

Кто заполняет:

работник, ответственный за ведение табеля (табельщик, бухгалтер

или иное лицо, на которое будут возложены эти обязанности).

В графе 6 «Отработано за/месяц/дни/часы» указывается количе

ство дней и часов, отработанных каждым работником за весь месяц

В этой графе для каждого работника заполняется две строки:

— в первой строке указывается количество отработанных дней

за месяц, которое рассчитывается по формуле:

первая строка гр. 5 + третья строка гр. 5;

— во второй строке проставляется количество часов, отработан

ных за весь месяц, которое рассчитывается по формуле:

вторая строка гр. 5 + четвертая строка гр. 5.

Далее производится анализ неотработанного времени и заполняют-

ся графы табеля, предназначенные для расшифровки неявок (гра-

фы 13—16). Порядок их заполнения представлен ниже в таблице 6.2.2.

ДЕЙСТВИЕ 4. Подписание раздела 1 «Учет рабочего времени»

табеля

Первым табель подписывает лицо, назначенное ответственным

за ведение табеля. При подписании указывается должность и рас-

шифровка подписи.

После ответственного лица заполненный табель подписывается

руководителем структурного подразделения и работником кадровой

службы. Эти лица помимо личной подписи указывают свою долж-

ность, расшифровку подписи и дату подписания.

Подписанный табель передается в бухгалтерию.

Пример 6.2.1. Заполнение табеля учета рабочего времени (форма № Т-13)

Возьмем данные примера заполнения табеля использования

рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)

(см. с. 249-250).

При заполнении табеля применяется метод сплошной

регистрации с использованием буквенных кодов. Код

оплаты по окладу — 001.

Код оплаты за отпуск — 024.

Заполненный табель учета рабочего времени (форма № Т-13) пред-

ставлен на с. 264—265.

ОФОРМЛЕНИЕ

ОТПУСКОВ

Физические лица, работающие по трудовому договору (работни-

ки), имеют право на различные виды отпусков: ежегодные оплачи-

ваемые (основные и дополнительные), без сохранения заработной

платы, учебные, отпуска по уходу за ребенком и другие*.

7.1. Документы, заполняемые

при оформлении отпусков

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику

(работникам) в соответствии с законодательством, коллективным до-

говором, локальными нормативными актами организации, трудовым

договором (контрактом) применяются приказ (распоряжение) о пре-

доставлении отпуска работнику (форма № Т-6) или приказ (рас-

поряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-ба),

утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска

делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете

(форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы,

причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о пре-

доставлении отпуска работнику». Об этом читайте в разделах 5.1.7

(см. с. 234) и 7.4 (см. с. 277) соответственно.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется

ежегодно в соответствии с графиком отпусков (см. раздел 7.2 ниже).

7.2. Составление графика отпусков

(форма № Т-7)

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставле-

ния оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии

с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения

* Подробно все виды отпусков и порядок их предоставления описаны в книге

под редакцией Г.Ю. Касьяновой «Отпуска: оформление, предоставление, опла-

та (с учетом всех изменений в законодательстве)». — М.: АБАК, 2009. Условия

приобретения по издательской цене см. на с. 4.

органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две

недели до наступления календарного года, то есть до 16 декабря.

График отпусков должен быть сводным, то есть единым для всей

организации.

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных опла

чиваемых отпусков применяется форма № Т-7 «График отпусков»,

утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для ра

ботника (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Подробно о графике отпусков вы можете прочитать в книге под.

редакцией Г.Ю. Касьяновой «Отпуска: оформление, предоставление,

оплата (с учетом всех изменений в законодательстве)». — М.: АБАК,

2009. Условия приобретения см. на с. 4.

ДЕЙСТВИЕ 1. Составление проекта графика отпусков

При составлении графика отпусков учитываются положения за

конодательства, специфика работы организации и пожелания работ

ников (см. комментарий к заполнению формы № Т-7 в Указаниях

по заполнению первичных документов по учету труда и его оплаты)

На этапе составления проекта графика отпусков может произво

диться опрос работников, подготовка графика ухода в отпуск работай

ков в каждом отдельном подразделении организации, составление про

екта сводного графика отпусков с учетом пожеланий работников и ею

корректировка в соответствии с производственными задачами и требо

ваниями законодательства*, согласование исправленного графика с ра

ботинками и, возможно, в некоторых организациях с профсоюзами.

В каждой организации может быть принята своя схема составле-

ния графика отпусков.

ДЕЙСТВИЕ 2. Заполнение формы № Т-7 «График отпусков»

Кто составляет график отпусков:

работник отдела кадров (или иное уполномоченное лицо организации)

* Трудовым законодательством установлены категории работников, имеющие

право использовать отпуск в любое удобное для работника (либо определенно'

законом) время. Подробнее

об

этом читайте

книге

под

редакцией

Г.Ю.

Касьм

новой «Отпуска: оформление, предоставление, оплата (с учетом всех изменении

законодательстве)».

- М.:

АБАК,

2009.

Условия приобретения см. на с. 4.

Срок составления графика отпусков:

в сроки, позволяющие обеспечить утверждение графика до 16 де-

кабря года, предшествующего году, на который составляется график.

График отпусков по форме № Т-7 составляется на работников

всех структурных подразделений организации на календарный год

по месяцам (см. комментарий к заполнению формы № Т-7 в Ука-

заниях по заполнению первичных документов по учету труда и его

оплаты).

Информация обо всех отпусках в графике распределяются по стро-

кам по мере очередности их предоставления с начала до конца года

(с января по декабрь).

По соглашению между работником и работодателем ежегодный

оплачиваемый отпуск может быть разделен на части (ст. 125 Трудо-

вого кодекса РФ). В таком случае на этого работника заполняется

столько строк в таблице графика отпусков (форма № Т-7), на сколь-

ко частей поделен отпуск. При делении отпуска на части следует

учитывать, что согласно ст. 125 Трудового кодекса РФ хотя бы одна

из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней

При составлении графика отпусков сначала заполняется заголо-

вочная часть формы, в которой отражается наименование организа-

ции, код организации по ОКПО, номер документа, дата составления

документа (подробно о заполнении этих реквизитов читайте в книге

«Секретарское дело: азбука мастерства». - М.: ИД «Аргумент», 2007).

Кроме этого, заполняется графа «На год», где указывается год,

на который составляется график отпусков.

Затем заполняются графы 1-6 таблицы формы № Т-7, где отража-

ется информация о запланированном отпуске каждого работника орга-

низации. Порядок заполнения этих граф представлен в таблице 7.2.1

(см. с. 270).

В левом верхнем углу формы № Т-7 указываются реквизиты

(дата и номер) документа, в котором отражено мотивированное мне-

ние выборного профсоюзного органа (при наличии последнего),

с которым согласовывается составленный график отпусков.

ДЕЙСТВИЕ 3. Подписание графика отпусков

Составленный проект графика отпусков подписывается руково-

дителем кадровой службы организации или иным уполномоченным

на это лицом.

ДЕЙСТВИЕ 4. Утверждение графика отпусков

Срок

утверждения

график

ОТПУСКОВ:

не позднее, чем за две недели до наступления календарного года,

на который составляется график, то есть до 16 декабря предшеству

ющего года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Кто утверждает график отпусков:

руководитель организации или иное уполномоченное им на это

лицо.

В реквизите «УТВЕРЖДЕНО» (в правом верхнем углу фор

мы № Т-7) указывается должность лица, утверждающего график

отпусков, его подпись, расшифровка подписи (фамилия и иницш

лы) и дата утверждения.

Пример 7.2.1. Заполнение формы № Т-7 «График отпусков»

ЗАО «Калинка» имеет три структурных подразделения

со следующим составом работников (см. ниже таблицу 7.2.2).

Требуется составить график отпусков на работников

данной организации на 2009 г.

Запланированной датой ухода в отпуск на 28 календар-

ных дней работников административного отдела Ми-

тина А. ГГ. и Забелина М.И. является 6 июня и 7 фев-

раля 2009 г. соответственно; работников склада Пан-

киной Н.Ю., Шмелева А.В. и Манилина КЛ. — 1 апреля,

6 июня и 3 октября 2009 г. соответственно.

У работников бухгалтерии Щукиной М.В. и Николовой

И.П. отпуск разделен на части: 14 и 14 календарных

дней и 7 и 21 календарный день соответственно. За-

планированными датами этих отпусков у главного бух-

галтера являются 10 января и 8 августа 2009 г.;

У бухгалтера - 14 февраля и 22 августа 2009 г.

График отпусков визируется руководителем кадровой

службы — заместителем генерального директора Забе-

линым М.И. График отпусков был согласован с выбор-

ным профсоюзным органом, что подтверждается про-

токолом № 118 от 15 декабря 2008 г.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первич-

ной учетной документации по учету труда и его оплаты сведения

В графике отпусков по форме № Т-7 о предоставляемых отпусках

работникам всех структурных подразделений отражаются по меся-

цам (с января по декабрь).

Заполненная по условиям нашего примера форма № Т-7 «График

отпусков» представлена на с. 272.

7.3. Составление приказа (распоряжения)

о предоставлении отпуска

(форма № Т-6 и № Т-ба)

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику

(работникам) в соответствии с законодательством, коллективным до-

говором, локальными нормативными актами организации, трудовым

договором (контрактом) применяются приказ (распоряжение) о пре-

доставлении отпуска работнику (форма № Т-6) или приказ (распо-

ряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-ба), ут-

вержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ о времени начала отпуска

работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две

недели до его начала. Следовательно, приказ о предоставлении отпус-

ка должен быть составлен и предъявлен работнику для ознакомлен™

и подписи не позднее, чем за две недели до даты начала отпуска.

Поскольку формы № Т-1 и № Т-1а имеют идентичные реквизи-

ты, мы объединили описание порядков их заполнения. Ниже ваше-

му вниманию представлен один из возможных алгоритмов создания

приказа в системе документооборота организации.

Шаг 1. Составление приказа о предоставлении отпуска

Кто составляет приказ:

работник кадровой службы либо иное ответственное лицо (см.

Указания по заполнению первичных документов по учету труда

и его оплаты).

На основании какого документа составляется приказ:

— график отпусков за соответствующий год (форма № Т-7);

— заявление работника (работников).

В заголовочной части приказа (как в форме № Т-6, так и в фор-

ме № Т-ба) указываются наименование организации, код организа-

ции по ОКПО, дата* и номер** приказа (подробно о заполнении этих

реквизитов читайте в книге «Секретарское дело: азбука мастерства»).

* Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее доку-

мент, непосредственно при подписании. Однако можно и напечатать в проекте

приказа обозначение месяца и года, а число месяца проставить от руки при

подписании документа.

** Номер приказа может проставляться не сразу при составлении документа,

а при его регистрации в канцелярии, орготделе, у секретаря, офис-менеджера и т.п.

Порядок заполнения других реквизитов формы № Т-6 «Приказ

(распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» представлен

в таблице 7.3.1 (см. выше), формы № Т-ба «Приказ (распоряжение)

о предоставлении отпуска работникам» — в таблице 7.3.2 (см. с. 275)

При этом в каждой строке таблицы «Предоставить отпуск» унифици

рованной формы № Т-ба указывается соответствующая информация

по каждому работнику, включенному в приказ.

& Шаг 2. Подписание приказа руководителем

(уполномоченным лицом)

Составленный приказ передается на подпись руководителю орга-

низации или другому уполномоченному на это лицу.

По строке «Руководитель организации» формы приказа о предостав-

лении отпуска указывается должность, личная подпись и расшифров-

ка подписи (фамилия и инициалы) лица, подписавшего приказ.