Кашин В.К. Прикладное консультирование Учебно-практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

подтверждающий его квалификацию консультанта.

"Негативными последствиями" здесь можно считать, во-первых,

недостижение им полезного результата при использовании

консультирования; во-вторых, его впечатление о консультировании как

о шарлатанстве, применить которое он готов, если удастся "подцепить"

заказчика.

Квалифицированная профессиональная помощь достаточно дорога,

позволить ее себе "для профилактики" способно не каждое предприятие.

В то же время, результативность консультирования выше в

предупреждении проблем, чем в устранении последствий. В

большинстве случаев, потеря контроля над ситуацией в коллективе

происходит па предприятии постепенно, и в момент, когда становится

явной - время для бесконфликтных решений уже упущено.

Таким образом, для повышения качества кадрового

консультирования (как впрочем, и любого другого) заказчику

необходимо решить проблему своевременного приглашения

консультанта.

В практике российских предприятий решения о консультировании

принимаются в условиях почти полного отсутствия информации у

руководителей, часто с опозданием, и сразу по всему кругу проблем:

формулируется задача, определяется допустимый объем затрат,

выбирается консультант. Эффективность таких решений низка.

Более рациональным является последовательное решение

вопросов: сбор дополнительной информации, затем оценка ситуации и

принятие решения о консультировании.

Дополнительную информацию без значительных затрат времени и

средств можно получить, пригласив консультанта для предварительных

переговоров. Предметом обсуждения становится ситуация на

предприятии, возможности ее диагностики, подход консультанта.

В идеальном случае руководителем может быть получена

применимая для его предприятия методика самодиагностики, которая

позволит сделать вывод о целесообразности консультирования. В других

вариантах, по результатам интервью консультант может быть приглашен

для разовой работы: экспресс-диагностики или исследования отдельных

аспектов ситуации. Решение о полномасштабном применении

консультирования принимается руководителем только по получении

достаточных данных.

В целом же, для качественного кадрового консультирования

важнейшим фактором является фактор заказчика. Кроме того

консультанты должны периодически сотрудничать с заказчиком с сфере

тренингов и если методики самодиагностики у компании нет. то

периодически необходимо и по этому вопросу приглашать

консультантов.

В заключение нужно сказать о целесообразности использования

описанных выше видов услуг на различных стадиях развития

организации.

Стадия становления. На данной стадии имеет смысл заказать такие

виды консалтинговых услуг как:

1. Разработка систем профессионального отбора и расстановки

кадров

2. Формирование эффективной управленческой команды

3. Формирование корпоративной культуры

Данные услуги, если их заказать в самом начале развития компании

сэкономят заказчику массу времени и денег в будущем, так как проще,

легче и. главное, дешевле правильно построить внутреннюю структуру

персонала изначально, нежели переделывать уже сложившуюся систему

с устоявшимися неформальными отношениями и традициями

управления.

Хотелось бы с самого начала особо отметить мотивацию

персонала. Это, как раз тот самый основополагающий фактор в

управлении персоналом организации о котором никогда нельзя

забывать. Система мотивации должна развиваться на фирме постоянно,

так как нет ничего хуже, чем не мотивируемый персонал. С крепкой и

надежной командой компания сможет выстоять против практически

любой кризисной ситуации, в обратном же случае даже самые

грандиозные и продуманные проекты рискуют разрушиться при

малейшем форс-мажоре.

Стадия стабильного функционирования. На стадии стабильности

компании будет целесообразно пригласить консультантов для:

• Проведения аттестации персонала

• Оценки кадрового потенциала компании и/или подразделений

• Разработки и реализации системы обучения персонала

В том положении, в котором находится компания, она может себе

позволить отвлечь часть персонала от работы для обучения, кроме того,

она имеет для этого и финансовую возможность.

Стадия спада. В ситуации спада компания просто вынуждена

обращаться к консультантам, а им, в свою, очередь приходится «в

пожарном порядке» исправлять ту ситуацию, возникновение которой не

предусмотрел заказчик. Консультант проходит на фирму и:

• Проводит кадровый аудит

• Оценивает социально-психологический климат и систему

неформальных отношений.

• Оптимизирует технологию управления персоналом

И последнее: кадры решают все, поэтому никогда нельзя забывать

о них заботиться, а помогут в этом организации именно консультанты

по персоналу.

Контрольные задания.

1. Для чего привлекают консультантов по управлению персоналом?

2. На какой стадии жизненного цикла организации возникает

необходимость в использовании кадрового консультирования?

3. Какие требования предъявляются к кадровой политике организации?

4. Какие методы использует консультант при планировании

человеческих ресурсов?

5. Что такое адаптация персонала, и по каким направлениям она

осуществляется?

6. Роль должностных инструкций при планировании персонала.

7. Основные задачи маркетинга персонала.

8. Преимущества и недостатки внутренних и внешних источников

привлечения персонала.

9. В чем особенность консультирования по подбору руководящих

кадров?

Консультирование в области автоматизации финансово-

хозяйственной деятельности предприятий

Информационные технологии управления организацией из

вспомогательного и второстепенного фактора превратились в

решающий фактор конкурентоспособности и воспроизводства

организации. Поэтому сейчас большое внимание уделяется

автоматизации предприятий.

Необходимость использования информационных технологий

Использование информационных технологий в организации

управления предприятием включает две стадии:

1) внутренняя система организации информационных технологий

управления. Сюда входят применение информационных технологий с

целью автоматизации технологических процессов и процессов

управления, включая бухгалтерский учет и делопроизводство.

2) внешняя система организации информационных технологий

управления. Данная стадия включает электронный маркетинг,

электронную почту, электронную коммерцию, электронное

представительство в Интернете, электронное ведение бизнеса.

Использование современных информационных технологий в

организации позволяет решать следующие задачи:

♦ управлять системой принятия решений;

♦ управлять собственными материальными ресурсами;

♦ управлять знаниями и информационной средой предприятия;

♦ автоматизировать процессы управления;

♦ автоматизировать делопроизводство, документооборот,

бухгалтерский учет;

♦ обеспечить создание интегрированных баз данных и баз знаний

предприятия;

♦ обеспечить сокращение персонала и повышение производительности

труда;

♦ обеспечить интеграцию всех звеньев управления компанией;

♦ автоматизировать обработку данных и обеспечить соответствующий

прогноз деятельности компании и мониторинг ее основных

экономических и иных показателей.

Влияние информационных технологий на деятельность фирмы

изображено на рисунке:

Корпоративные решения в сфере использования информационных

технологий в организации управления включают комплекс

организационных, информационно – технологических и финансовых

мероприятий. При наличии корпоративной среды осуществляется

переход компании от традиционных методов управления к

информационно – технологическим, обеспечивающим высокую

эффективность и интеграцию в сфере управленческих решений.

Предприятие может оказаться в условиях кризиса, нестабильности,

плохого финансового состояния в силу разного рода внутренних и

внешних причин. Но пути выхода из кризисного состояния,

стабилизации и дальнейшего развития предприятия всегда есть. Для

организации основой успешной деятельности является обеспечение

требуемого уровня рентабельности его хозяйственной деятельности. Не

менее важно поддержание платежеспособности фирмы, планирование и

контроль связанного с этим фактором движения денежных средств.

Поэтому всегда нужна полная осведомленность и прозрачность

финансовой деятельности предприятия. Для этого используются

информационные технологии.

Можно перечислить основные проблемы, возникающие на

предприятии, которые подлежат решению:

¾ отсутствие организационного единства среди подразделений

предприятия, в частности, понимания сущности бизнес - процессов,

ра

ле

нч

ес

ки

роцесс

Производственные процессы

Информационные

технологии в

организации

управления

единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-

справочной информации.

¾ трудности планирования деятельности долгосрочного, текущего,

оперативного управления на всех уровнях

¾ недостаточная оперативность данных о финансово-хозяйственной

деятельности подразделений, филиалов и Объединения в целом.

¾ высокая трудоемкость сбора и обобщения (консолидации) данных

территориально-распределенных участков

¾ отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморасчетах

(взаимозачетах) с контрагентами, и, как следствие, трудность

управления дебиторской - кредиторской задолженностью.

Учитывая эти проблемы управления предприятием менеджерам

хотелось бы наглядно видеть финансовые потоки.

Основной задачей проекта автоматизации является создание

эффективной системы управления при помощи современных

информационных технологий.

Представленный программный комплекс для автоматизации учета

финансово – хозяйственной деятельности «Парус» включает следующие

направления:

9 управление финансами - бухгалтерский учет, финансовый анализ и

планирование, консолидация;

9 маркетинг и логистика – маркетинг (клиенты), закупки, склад,

реализация, магазин;

9 управление производством – учет затрат и калькуляция

себестоимости, технико – экономическое планирование, техническая

подготовка производства;

9 управление персоналом – учет персонала, табельный учет рабочего

времени, расчет заработной платы.

Комплексный подход к автоматизации позволяет выбрать

подходящее решение:

тиражное решение – самый быстрый и дешевый способ внедрения

проектное – учитывающее специфические требования и

разрабатываемое на базе готового;

специальное – совершенно новое оригинальное решение, разработанное

специально для предприятия, учитывающее его характеристики

Все эти решения обеспечивают эффективное управление,

планирование и анализ деятельности предприятия.

Автоматизированная система управления полностью поддерживает

классическую модель управления предприятием на макро- и микро

уровнях и позволит руководству оперативно собирать информацию о

реальном состоянии дел на предприятии, анализировать ее с помощью

программы и на основе полученных данных принимать тактические и

стратегические управленческие решения.

Внедрение системы автоматизации вносит существенные

изменения в существующую технологию планирования и контроля,

управление бизнес - процессами. Каждый документ, отображающий в

информационном поле течение или завершение того или иного

сквозного бизнес - процесса, в интегрированной системе создается

автоматически, на основании первичного документа, открывшего

процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь

контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции

построенных системой документов.

Организация процесса консультирования

Основными целями автоматизации деятельности предприятия

являются:

- Сбор, обработка, хранение и представление данных о деятельности

организации и внешней среде

- Автоматизация выполнения бизнес операций (технологических

операций), составляющих целевую деятельность предприятия.

- Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной

деятельности.

Исходя из основных целей, задачами консультанта для решения

поставленных вопросов будут являться:

y проведение экспресс – диагностики предприятия для нахождения

«проблемных» участков финансово-хозяйственной деятельности

y подготовка отчета о проведенной экспресс – диагностике, разработка

рекомендаций и предложений

y внедрение информационных технологий

y обучение сотрудников работе с данным программным продуктом

y сопровождение процесса автоматизации

y вмешательство при необходимости в управление, т.е. принятие

управленческих решений, направленных на внедрение рекомендаций,

если на это имеются полномочия.

Экспресс-диагностика:

Для внедрения новой информационной системы необходимо

проведение экспресс - диагностики. Консультанты должны выяснить ряд

моментов, необходимых для правильной и эффективной автоматизации:

Ù особенности ведения бухгалтерского учета. Каждое предприятие

имеет специфику своей деятельности. Как правило, в этом и кроется ряд

проблем организации.

Ù определение области охвата проекта автоматизации и выявление его

рисков. Необходимо определить участи автоматизации и определить

основные проблемы

Ù структура и система учета на предприятии. Рассмотреть бизнес-

процессы предприятия, описать данные, получаемые для управления

предприятием

Ù проанализировать отношение сотрудников к новой информационной

системе. Как правило, успех автоматизации на 30% зависит от помощи

персонала и его настроя

Ответы на вопросы получены на основании материалов и сведений,

полученных в ходе рассмотрения процессов хозяйственной

деятельности, опроса менеджеров и сотрудников и предполагаемого

документооборота.

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком

объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут

переведены на компьютер разделы бухучета.

Как правило, при автоматизации бухгалтерского учета выделяются

основные участки ведения бухучета:

Участок: Банк-Касса

Участок: Учет расчетов с дебиторами – кредиторами (учет расчетов с

дебиторами-кредиторами, учет расчетов с подотчетными лицами,

учет счетов-фактур);

Участок: Учет Материальных Ценностей (учет основных средств, учет

материалов);

Участок: Закупки, склад, реализация

Участок: Заработная плата

Участок: Кадровая деятельность

Участок: Формирование Отчетности (главная книга, баланс с

приложениями, отчеты в налоговые органы, ПФ, ФСС).

Используя данные, полученные в результате экспресс –

диагностики, консультанты разрабатывают проект автоматизации.

Внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда,

когда следствием внедрения является повышение эффективности и

улучшение качества ведения бухгалтерского учета на предприятии. Это

выражается в:

Упорядочении бухгалтерского учета

Увеличении количества информации, получаемой из бухучета

Снижение числа бухгалтерских ошибок;

Повышение оперативности бухучета;

Повышении экономичности бухгалтерского учета

Для того, чтобы перевод финансовой деятельности на компьютер

был эффективен и дал результат начинать необходимо с подготовки,

которую условно можно разбить на пять этапов.

Автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в

бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно

улучшить.

При выборе масштабов автоматизации существует важный аспект.

Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и

в других структурных подразделениях. Например в планово –

экономическом, производственном отделах, секторе по кадрам, отделе

продаж, закупок руководство хочет знать о состоянии дебиторской и

кредиторской задолженности, о структуре затрат и о многом другом.

Автоматизированный на «Парусе» бухучет в состоянии дать всю эту

информацию с учетом всех специфических требований. Поэтому нужно

определить весь объем информации, требуемый для внутреннего

пользования на предприятии и произвести настройку программы так,

чтобы эта информация выдавалась в том виде, в каком требуется.

Когда понятно, что следует изменять в бухучете и какие разделы в

каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что

автоматизация деловых процессов будет давать на выходе.

После рассмотрения проекта автоматизации и его утверждения

начинается стадия внедрения, который условно можно разбить на два

этапа: этап настройки и этап обучения.

Процесс настройки программы автоматизации бухучета можно

расписать на следующие этапы, в хронологическом порядке

выполнения:

1. Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой)

плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной

оптимизацией бухгалтерского учета и постановкой задачи.

2. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой)

типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия,

проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.

3. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой)

форм первичных документов в соответствии с особенностями

предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой

задачи.

4. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой)

форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с

особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и

постановкой задачи.

5. Настройка форм отчетности и налоговых расчетов на реально

используемый план счетов и типовые хозяйственные операции - процесс

весьма сложней и трудоемкий, при его проведении следует ввести

некоторое количество стандартных на предприятии хозяйственных

операций в программу для того, чтоб потом проверять правильность

настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными на

таком условном примере.

Этап обучения.

По окончании настройки программы начинается этап обучения

персонала работе с ней. Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел

просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные

операции по запуску программ, копированию файлов, психологический

барьер "боязни компьютера" должен быть преодолен. Дальнейшее

обучение делится на две ступени:

1. Обучение первого уровня.

Это обучение персонала бухгалтерии

текущей работе с программой: ведению хозяйственных операций,

распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и

отчетности. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер,

рабочее место которого автоматизировано. Эффективной является

только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на

компьютерах "в режиме реального времени", то есть если требуется

оформить некий документ, то бухгалтер делает это немедленно. Именно

автоматизированная работа бухгалтерии "в режиме реального времени"

и является конечной целью обучения первого уровня.

2. Обучение второго уровня

. Когда программа настроена и сотрудники

обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не

стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или

оба вместе):

Изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и

придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации

или автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям;

Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и

нужно будет производить донастройку либо перенастройку этих форм,

создаваемых программой.

Впоследствии в ходе проекта следует предусмотреть процедуры

управления изменениями, которые обеспечили бы своевременный

анализ целесообразности и оценку стоимости каждого изменения в

системы, осуществляемого по запросу пользователей. Часто такие

запросы возникают в связи с изменением нормативных требований,

пересмотром российских или международных стандартов финансовой

отчетности. Иногда в систему приходится вносить массу корректировок

даже при незначительном изменении стандартов.

Информационная система «Парус отличается достаточной

гибкостью и способна отражать изменения внешних условий

посредством установления новых версий. Новые версии

устанавливаются в целях расширения функциональных возможностей

системы и корректировки недостатков более ранних версий

программного обеспечения.