Бутинець Ф.Ф. (ред.) та ін. Контроль і ревізія. Підручник
Подождите немного. Документ загружается.
_ Контроль і ревізія ^
■
■
2. Чи є облік дієвим, оперативним, чи використовуються облікові дані для
безпосередньої та швидкої допомоги керівництву, адміністративно-
управлінському та інженерно-технічному персоналу у вирішенні завдань, що
виникають. Чи своєчасно видаються на підприємстві необхідні довідки;
пояснення; матеріали для аналізу, обгрунтованих рекомендацій, розрахунків,
організації обслуговування тощо.
3. Як організована облікова робота на підприємстві: чи встановлений
твердий графік, що передбачає терміни виконання всього комплексу облікових
робіт не тільки працівників бухгалтерії, але й обліково-зобов'язаних осіб. Чи
правильно розподілені обов'язки між всіма обліковими працівниками відповідно
до посад та кваліфікації, чи розроблені для них посадові інструкції, в яких
перераховуються їх обов'язки та передбачається відповідальність за доручену
ділянку роботи. Чи проводиться систематичний інструктаж про правила
заповнення та проходження документації і порядок ведення обліку, чи
перевіряється в процесі інструктажу виконання окремих робіт з одночасним
виправленням помічених недоліків та помилок. Такий інструктаж також
доцільно проводити при проведенні ревізії.
4. Які форми документації застосовуються на підприємстві і як
використовуються типові форми первинного обліку, чи не виготовляє
підприємство спеціальних форм при можливості і доцільності застосування
типових. Які є недоліки в застосуванні на підприємствах спеціальних форм, чи
дотримуються правила користування бланками суворої звітності, чи не
випускаються зайві екземпляри документів.
5. Чи забезпечена на підприємстві, що ревізується, єдність і порівняння
облікових та планових показників, а також одноманітність в методах їх
розрахунку, необхідна для контролю виконання плану. Це можна перевірити за
плановими документами, обліковими та звітними даними.
430
m
Глава 14. Ревізія в умовах застосування комп ' ютерних технологій ________
Глава 14
Ревізія в умовах застосування комп'ютерних технологій
14.1. Використання комп'ютерної техніки в ревізійній роботі
14.2. Ревізія на підприємствах, що ведуть комп'ютерний облік
14.1. Використання комп'ютерної техніки в ревізійній роботі*
Значний прогрес в ревізійній роботі досягається за рахунок широкого
використання комп'ютерної техніки як при проведенні ревізії, так і при обробці
ревізійної інформації. Це дає можливість не тільки покращити якість діяльності
ревізорів, але й позбавити їх громіздкої технічної роботи.
Застосування комп'ютерної техніки при проведенні ревізії має беззаперечні
переваги, так як дозволяє:
► зменшити кількість даних, що оброблюються вручну. Наприклад,
запаси обліковуються в натуральному та вартісному вираженні. Зв'язок між
цими вимірниками досить простий, тобто кількісні характеристики запасів є
основними, а вартісні - виробничими. Окрім того, облікові регістри містять
багато інформації, щодо проміжних та кінцевих підсумків. Перевірку таких
підсумків можна легко здійснити за допомогою комп'ютера. В результаті у
ревізора вивільняється час для більш ретельної перевірки документів;
► за допомогою використання комп'ютерної техніки економити час на
виконання нескладних, але стомлюючих одноманітних прийомів порівняння
фактичних даних з обліковими;
► в автоматичному порядку здійснити перевірку тотожності чи взаємної
ув'язки показників різних форм звітності;
► зберігати і багаторазово використовувати отримані дані;
► здійснювати попередню оцінку результатів робіт шляхом отримання не
всіх результатів обробки інформації, а тільки відхилень.
Практичне використання комп'ютерної техніки в діяльності ревізорів може
мати місце в наступних випадках (див. рис. 14.1).
При підготовці питань використовувались матеріали наукового дослідження Шигун М.М. в
частині застосування комп'ютерної техніки в процесі контролю
431
Контроль і
ревізія
=В
Рис. 14.1. Комп'ютерна техніка в діяльності ревізора
Для можливості практичного використання комп'ютерів в діяльності
ревізорів необхідне виконання наступних умов:
► наявність комп'ютерів у самого ревізора чи у ревізійному органі;
► наявність розроблених макетів вихідних документів, призначених для
оформлення робочої документації, узагальнення результатів виконаних робіт;
► наявність програмного забезпечення, здатного реалізувати моделі обробки
інформації, а також доступність програмного забезпечення користувачам-ревізорам;
► вміння ревізора працювати з персональним комп'ютером.
Комп'ютерна техніка, що
знаходиться у ревізійному
органі, має велике значення в організації його роботи,
дозволяє значно спростити здійснення внутрішнього
контролю за виконанням ревізорами своїх обов'язків.
Так, складання планів, програм ревізій, ведення обліку об'єктів ревізії,
обліку і контролю виконаних робіт, значно спрощується за умови використання
комп'ютера. В ході планування використовується інформація тривалого
використання, яку легко отримати, обробити і використати за допомогою
комп'ютерів, що дозволяють зберігати великі масиви даних, здійснювати пошук
інформації за заданими критеріями, систематизувати показники, легко змінювати
вхідні дані тощо.
Для ефективної організації роботи ревізора необхідно створити
автоматизоване робоче місце, яке передбачає наявність:
432
Застосування
комп'ютерної
техніки
ревізійним
відділом
Глава 14. Ревізія в умовах застосування комп ' ютерних технологій
►комп ютера;
►програмного забезпечення проведення ревізії;
►довідкової бази нормативних документів;
►бухгалтерських програм, що найчастіше застосовуються
господарюючими суб'єктами;
►набору автоматизованих прийомів контролю.
В ході проведення ревізій можна використовувати довідкову нормативну
базу в електронному варіанті, яка зберігається на комп'ютері або компакт-диску
і містить всі діючі нормативні акти і роз'яснення.
На сьогодні програмне забезпечення в діяльності ревізорів представлено
двома основними групами:
►пакетами прикладних програм загального і проблемно-орієнтованого
призначення;
►спеціальними інформаційними системами контролю.
Група пакетів прикладних
програм загального і
проблемно-орієнтованого призначення включає широкий
набір готових універсальних програм, з якими повинен
вміти працювати ревізор. За функціональним призначенням
і застосуванням їх в ревізії виділяють наступні підгрупи (див. табл. 14.1):
►текстові процесори;
►табличні процесори;
►правові бази даних і довідники;
►спеціалізовані статистичні пакети загального призначення;
►бухгалтерські програми та їх окремі модулі;
►програми фінансового аналізу та їх окремі модулі;
►програми електронного документообігу;
►системи підтримки прийняття рішень та експертні системи.
Таблиця 14.1. Пакети прикладних програм загального і проблемно-
орієнтованого призначення
Пакети
прикладних
програм
Застосування Види програм
1
2
3
Текстові
процесори
Використовуються на всіх стадіях ревізії, що
вимагають створення і якісного оформлення робочих
документів ревізора. Вони застосовуються при
складанні програм і планів ревізії; різних довідок і
запитів; робочих документів; при листуванні з третіми
особами; підготовці акту ревізій і рекомендацій
господарюючому суб'єкту тощо
"Word" фірми
"Microsoft"
"Лексикон"
433
Пакети прикладних
програм
загального
і проблемно-
орієнтованого
призначення
Контроль і ревізія
І 2 3
Табличні
процесори
Використовуються при складанні аналітичних
таблиць; реалізації прийомів перевірки, перш за все
пов'язаних з оцінкою фактичних показників
бухгалтерської звітності і аналізом фінансового
стану господарюючого суб'єкта, що ревізується;
поданні отриманої інформації у графічному
вигляді; складанні альтернативних балансів; при
створенні робочих табличних документів
(наприклад кошторисів, фінансової звітності і т.д.).
мають вбудовані функції, в тому числі фінансові,
статистичні можливість вирішення задач типу
"що-якщо"
Excel, Lotus 1-2-3
Правові бази
даних і
довідники
Забезпечують інформаційно-консультаційне
обслуговування ревізорів в процесі проведення
перевірок. Сьогодні існує безліч правових баз
даних загального призначення, що мають різний
ступінь повноти і актуальності. Значно спрощує
проведення ревізії можливість звернутись до
довідково-правової бази, особливо, якщо вона
інтегрована з програмою бухгалтерського обліку і
забезпечує контекстне звернення до відповідної
нормативної бази безпосередньо з бухгалтерської
програми. * В цьому випадку ревізор отримує
необхідне правове обгрунтування порядку
відображення тих чи інших господарських
операцій на рахунках бухгалтерського обліку,
роз'яснення по розрахунках необхідних
показників звітності і т. д.
"'Консультант
Плюс"; правові
системи "Гарант" і
"Гарант-Практик";
"1С:Гарант";
"1С:Кодекс";
"1С:Эталон. Полное
законодательство
России"; "Дело и
право";
"Юрисконсульт";
"Референт"
Спеціалізовані
статистичні
пакети
загального
призначення
Використовуються ревізорами при проведенні
досить складних розрахунків. Вони реалізують
набір різних статистичних методів, дозволяють
виконувати обмін з найбільш поширеними
системами управління базами даних, мають
можливість графічного представлення даних
"Mathematics";
"Statistics";
"Quick";
"Statgraphics"
Бухгалтерські
програми та
їх окремі
модулі
3 бухгалтерськими програмами ревізори мають
справу при проведенні перевірок. Ревізор повинен
дати оцінку комп'ютерній системі обліку
підприємства, що ревізується, в тому числі
оцінити програму, яка застосовується,
правильність її використання тощо. При цьому
ревізору часто доводиться працювати
безпосередньо в області цієї програми на об'єкті,
що перевіряється. Бухгалтерські програми
дозволяють виконувати комплекс робіт, що
пов'язані з ревізійними перевірками чи
відновленням обліку в обмежені строки, провести
ревізію і відновити облік за минулі роки, деякі з
програм дозволяють моделювати різні варіанти
відображення господарських операцій і отримання
фінансових результатів
"1С: Бухгалтерия";
"Парус";
"Галактика"; "БЭСТ
4"; "Толстый Ганс"
434
Глава 14. Ревізія в умовах застосування комп ' ютерних технологій
1 2
і
Програми
електронного
документообігу
Дозволяють накопичувати, зберігати, здійснювати
швидкий пошук і доступ до документів в електронних
архівах, виконувати їх об'єднання, а також
забезпечують групову роботу при створенні
документу. Є приклади позитивного використання
таких систем в управлінні ревізійного відділу. Часто
ревізорам в ході перевірки доводиться мати справу з
такими системами і у підприємств, що перевіряються,
тоді дасться оцінка правильності її застосування. Крім
того, якщо система електронного документообігу
функціонує у господарюючого суб'єкта, то це спрощує
і прискорює проведення ревізії на об'єкті через
швидкий доступ і отримання необхідних документів
"1С: Электронный
документооборот";
"Эскадо"
Програми
фінансового
аналізу та їх
окремі модулі
Орієнтовані на аналіз фінансового стану
підприємства, вироблення стратегічних і тактичних
рішень управління підприємством. Програми аналізу
дозволяють виконувати перевірку фінансової,
податкової та іншої звітності завдяки закладеному в
них механізму перевірки взаємопов'язаних
показників. Вони забезпечують проведення
безпосередньо фінансового аналізу по різних
методиках і розраховують велике число економічних
показників, дозволяють складати і аналізувати
бізнес-плани. Деякі програми дозволяють
трансформувати фінансову звітність згідно з
міжнародними стандартами GAAP і IAS. В останній
час засоби фінансового аналізу інтегровані в системи
бухгалтерського обліку і управління підприємством,
наприклад в розробці фірм "Галактика", "Інфософт"
"Інтелекс-Сервіс". "Інформатик", "Ланкс", "R-Style
Software Lab" та ін.
"ИНЕК-АФСП";
"ИНЕК-АДП"; "1С:
АФС"; "ИНЕК-
Инвестор"; "Фін
експерт";
"СтатЕксперт";
"Три Кита";
"Audit Expert";
"Project Expert"
Системи
підтримки
прийняття
рішень та
експертні
системи
Використовуються щя автоматизації управлінських
функцій ревізійних органів. Дозволяють: в області
фінансів - розрахувати собівартість виконаних робіт
на основі погодинної оплати, вести облік виконаних
робіт і формувати рахунки за виконані роботи,
здійснювати розрахунок і аналіз дебіторської
заборгованості; в області документообігу
-формувати довідники і тексти договорів, акти про
виконані роботи; в області управління персоналом
-вести облік тимчасових витрат співробітників за
видами робіт в розрізі клієнтів та інших робіт; в
інформаційно-аналітичній області - вести детальні
довідники контрагентів, структурних підрозділів
ревізійного управління та їх співробітників; видів
робіт і годинних ставок; в області статистичного
аначізу - здійснювати вибірку даних за довільними
критеріями, отримувати статистичні форми звітності
"Формула
времени",
розроблена
фірмою
"Русаудит"
435
_ Контроль і ревізія
д
В зарубіжній практиці контролю системи підтримки прийняття рішень та
експертні системи використовуються при наданні послуг з бізнес-діагностики,
приватизації, дослідженні ринків, оцінки бізнесу тощо, а також при моніторингу
клієнтів, плануванні, здійсненні вибірок, підготовці фінансової звітності тощо.
14.2. Ревізія на підприємствах, що ведуть комп'ютерний
облік
Експлуатаційні можливості комп'ютерів
створюють передумови для автоматизації контрольно-
ревізійного процесу. Вони дозволяють здійснювати
програмний контроль змісту господарських операцій
шляхом широкого використання програмно-
методологічних прийомів поточного контролю, перевірки достовірності
економічних даних на всіх стадіях технологічного процесу їх обробки.
Застосування комп'ютерних програм бухгалтерського обліку поставило
питання автоматизації праці ревізорів. До цього часу не створено жодної
програми, яка могла б застосовуватись при проведенні ревізії, але існують
передумови для їх появи.
При проведенні ревізії в умовах комп'ютерної обробки даних зберігається її
мета та основні елементи методології. Але середовище комп'ютерної обробки
інформації суттєво впливає на процес вивчення ревізором системи обліку та
засобів внутрішнього контролю господарюючого суб'єкта: Характерними
змінами для цих систем у випадку застосування технічних засобів є:
►можливість використання електронних первинних документів поряд з
традиційними паперовими документами;
►зберігання нормативно-довідкових показників в пам'яті комп'ютера;
►застосування форми обліку, що орієнтована не на традиційне ручне
ведення обліку, а на прогресивні методи формування вихідної інформації та
забезпечення її достовірності;
►поєднання синтетичного обліку з аналітичним;
►поєднання систематичного обліку з хронологічним;
436
Організація ревізії
на підприємствах з
комп
'ютеризованим
бухгалтерським
обліком
_ Глава 14. Ревізія в умовах застосування к омп ' ютерних технологій _______
И и-^= ^=—
НІ
►підвищення оперативності та зручності використання облікової та
звітної інформації.
Бухгалтерські програми, що використовуються суб'єктом господарювання,
з точки зору ревізії повинні відповідати наступним вимогам:
►простота введення проводок до журналу господарських операцій;
►багаторівневий аналітичний облік;
►можливість складання довільних звітів та аналітичних відомостей як за
проводками, так і за оборотами;
►здійснення ручного й автоматизованого заповнення податкової та
фінансової звітності;
►формування бланків довільної форми, алгоритмів розрахунків;
►зберігання і довільне налагодження ведення обліку і складання звітності
за минулі періоди;
►ведення бухгалтерії на різних робочих місцях;
►одночасне ведення бухгалтерії кількох підприємств на одному
комп'ютері;
► наявність текстового
редактора;~~\ *
► сумісність з іншими бухгалтерськими програмами.
Господарюючий суб'єкт зобов'язаний надати ревізорам необхідний
доступ до системи комп'ютерної обробки інформації. Разом з тим ревізору
замість безпосереднього доступу до комп'ютерної системи можуть надаватися
всі необхідні роздруковані матеріали на паперових носіях.
Застосування обчислювальної техніки в обліковому процесі вносить
суттєві зміни до системи джерел інформації про об'єкти, що ревізуються.
В умовах застосування комп'ютерних технологій поряд з паперовими
носіями інформації створюються й електронні носії. При цьому для ефективного
проведення перевірки, ревізор повинен знати, як отримати та обробити дані, що
зберігаються на електронних носіях інформації.
Це означає, що робота в середовищі комп'ютерної обробки інформації
господарюючих суб'єктів вимагає від ревізора додаткових знань і навичок.
Ревізор повинен розумітися на технічному, програмному забезпеченні
комп'ютерної техніки, а також на системах обробки економічної інформації.
Враховуючи різноманітність та складність комп'ютерних технологій, від
ревізора не вимагається бути першокласним спеціалістом з
437
,_, Контроль і ревізія _
комп'ютеризованого бухгалтерського обліку. Тому, якщо ревізор не володіє
достатніми знаннями, він може запрошувати консультанта з інформаційних
технологій.
При проведенні комплексної ревізії в умовах застосування комп'ютерів для
обробки облікової інформації до складу ревізійної комісії рекомендується
включати спеціаліста з технології комп'ютерної обробки економічної
інформації. Це необхідно для виявлення "слабких" місць в програмі з
контрольних позицій, можливих помилок, для виявлення виуривлень в програмі
з метою здійснення зловживань тощо.
Основні напрями взаємодії ревізора і консультанта з комп'ютерної обробки
даних включають:
►оцінку законності придбання та ліцензійної чистоти бухгалтерського
програмного забезпечення, яке функціонує в системі комп'ютерної обробки
даних господарюючого суб'єкта, що ревізується;
►оцінку надійності системи комп'ютерної обробки інформації в цілому;
►перевірку правильності та надійності алгоритмів розрахунків, що
використовуються господарюючим суб'єктом;
►формування з використанням програмного забезпечення, необхідних
ревізору регістрів аналітичного та синтетичного обліку і звітності.
При вивченні організаційної форми обробки даних ревізору слід
встановити, чи оброблює дані сам суб'єкт, що ревізує, чи це за договором робить
третя сторона. В першому випадку ревізор повинен підготувати схему
організації комп'ютерної системи обліку та обробки даних.
При описі організації системи комп'ютерної обробки облікових даних
повинні висвітлюватись наступні питання:
►форма бухгалтерського обліку. Як додаток доцільно описати
послідовність обробки облікової інформації, форми первинних облікових
документів, зведених регістрів бухгалтерського обліку, вихідних форм, що
використовуються;
►розділи та ділянки обліку, що функціонують в середовищі комп'ютерної
обробки даних;
►коротка характеристика програмного забезпечення комп'ютерної
обробки даних. У суб'єкта господарювання можуть застосовуватися і єдиний
438
,_, Глава 14. Ревізія в умовах застосування комп ' ютерних технологій ^
пакетний програмний продукт, і різні програмні продукти для різних розділів та
ділянок обліку. При підготовці опису програмного забезпечення необхідно
вказати розробника програми, дату введення програмного забезпечення, частоту
та метод його оновлення в міру змін діючого законодавства;
►обробка і передача даних. В пакетному режимі база даних
бухгалтерського обліку оброблюється (оновлюється) в міру накопичення
введеної інформації. За наявності структурних підрозділів накопичена за певний
період інформація може передаватися в режимі реального часу, якщо є
мережевий зв'язок, або на магнітних носіях (дискетах);
►технічне забезпечення рекомендується оформити у вигляді схеми, що
складається з окремих блоків технологічного процесу обробки даних;
►забезпечення архівування та зберігання даних.
В ході перевірки ревізору слід вивчити та оцінити систему документообігу
об'єкта, що ревізується, порядок формування, реєстрації, зберігання, обробки
документів і трансформації первинних даних в систему записів на
бухгалтерських рахунках.
Слід встановити місця виникнення первинної інформації і ступінь
автоматизації її збору та реєстрації. На практиці застосовуються різні способи
документального оформлення господарських операцій, зокрема, передача
вихідної інформації до комп'ютера безпосередньо* різноманітними датчиками,
лічильниками, виробничим обладнанням, електронними вагами, касовими
апаратами тощо. При цьому значно скорочуються потоки первинної
документації із' збереженням принципу суцільного документування
господарських операцій. При використанні спеціальних засобів автоматизації
збору і реєстрації інформації (датчиків, лічильників, вагів, зчитувачів штрих-
кодів і т.п.) ревізор повинен переконатися в тому, що перевірка цих засобів
спеціалістами проводиться регулярно, результати належним чином
оформлюються і вживаються відповідні заходи при виявленні відхилень від
норми.
Перше уявлення про рівень автоматизації складання первинних документів
ревізор може отримати і при знайомстві зі схемою розташування
автоматизованих робочих місць (АРМ) управлінських працівників на
підприємстві. АРМ, що розташовані в місцях виникнення первинної інформації
(на складах, в цехах), дозволяють скласти первинний
439