Ахметова Г.В. Контроль и ревизия

Подождите немного. Документ загружается.

Контроль и ревизия материальных ценностей

В условиях среднего и крупного бизнеса при значи-

тельных объемах поставок и большой номенклатуре потреб-

ляемых материалов необходимо использовать в текущем учете

фиксированные (учетные) цены.

В каждом первичном документе на основании номенк-

латуры-ценника проставляется учетная цена за единицу, по

которой осуществляется таксировка первичных документов.

В качестве учетных цен на практике используют дого-

ворные цены, планово-расчетные цены, когда к договорной

цене прибавляют плановую величину транспортно-

заготовительных расходов, фактическую себестоимость мате-

риалов предыдущего месяца или отчетного периода (отчетно-

го года), среднюю цену группы материалов.

Отклонения фактической себестоимости материалов от

учетной цены учитывают на синтетическом счете 16 «Отклоне-

ние в стоимости материальных ценностей».

3.5. Ревизия операций приобретения и заготовления

материальных ценностей

Однократность использования материалов обязывает

предприятия постоянно возобновлять процесс их приобретения.

Ревизор выясняет источники поступления материалов на

предприятии. К ним относятся: внесение материалов в счет

вклада в уставный (складочный) капитал; безвозмездное по-

ступление материалов; приобретение материалов у постав-

щиков за плату; покупка материалов подотчетными лицами за

наличный расчет; оприходование материалов, изготовленных

в цехах собственного производства; поступление материалов

от ликвидации основных средств; полученных в результате

операций по договорам, предусматривающим исполнение

обязательств не денежными средствами; оприходование из-

лишков материалов, выявленных при инвентаризации.

Основным источником поступления материалов явля-

ется приобретение их у поставщиков в соответствии с догово-

рами. В договорах предусматривается номенклатура постав-

Контроль и ревизия

ляемых материалов, сроки поставки, количество, цена, поря-

док расчетов, санкции за просрочку поставки, недопоставку

продукции, нарушение графика отгрузки (доставки), за по-

ставку продукции (товаров) ненадлежащего качества, нару-

шение условий к таре и упаковке, отказ (или уклонение) от

оплаты. При невыполнении условий договора поставщик уп-

лачивает пени, штрафы, неустойки.

Пени взимаются за просрочку поставки со стороны по-

ставщика или просрочку оплаты со стороны покупателя. Штра-

фы взимаются с поставщика за несоблюдение им качества по-

ставляемых материалов, предусмотренных договором. Неустой-

ки взимаются за невыполнение договора поставщиком. Кроме

того, предусматривается частичное или полное возмещение

ущерба, понесенного из-за невыполнения договора. Споры ме-

жду сторонами разбираются арбитражным судом.

Оперативный контроль за выполнением договоров ведется в

отделе маркетинга (отделе снабжения) предприятия-

покупателя в разрезе поставщиков и сроков поставки, что позво-

ляет контролировать соблюдение поставщиками договорной

дисциплины.

Поступившие от поставщиков расчетные и другие со-

проводительные документы: платежные требования, счета-

фактуры, товарно-транспортные накладные, квитанции же-

лезнодорожной накладной и др. – регистрируются отделом

маркетинга (отделом снабжения) в Журнале учета

поступаю-

щих грузов. В нем указывают регистрационный номер, дату

записи, наименование поставщика, дату и номер транспорт-

ного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и

дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске

груза. В примечаниях к акту делают отметку об оплате счета

или отказе от акцепта.

Во время ревизии необходимо ознакомиться с геогра-

фией поставщиков, проследить, как осуществляется контроль

за поступающими грузами. Ревизор должен проверить, как

ведется Журнал учета поступающих грузов, все ли его рекви-

зиты заполняются.

Контроль и ревизия материальных ценностей

При наличии оплаченных счетов поставщиком, по кото-

рым материалы не поступили, необходимо по имеющейся пере-

писке с поставщиком, железной дорогой установить, достаточ-

ные ли меры были приняты по розыску не поступивших грузов.

При получении счетов-фактур от поставщика ревизор об-

ращает внимание на правильность их оформления и, в частности,

на то, чтобы отдельной позицией был выделен уплачиваемый

НДС. Если он не выделен, то покупатель не в праве выделять

его самостоятельно для последующего зачета по расчетам с

бюджетом.

Ревизор может выборочно проверить ряд счетов за ре-

визуемый период и по результатам проверки сделать соответ-

ствующие выводы о состоянии контроля договоров с постав-

щиками.

Расчетные документы поставщика служат основанием

бухгалтеру для выписки экспедитору (агенту, товароведу) до-

веренности во форме № М-2 (с корешком) или форме № М-2а

(без корешка) на получение материалов. К доверенности при-

лагается квитанция (железнодорожная, водная, авиационная).

По этим документам экспедитор (агент, товаровед) получает

груз на пункте его прибытия.

Доверенность является бланком строгой отчетности,

подписывается руководителем предприятия, главным бухгал-

тером (бухгалтером), заверяется печатью.

Доверенность формы № М-2а

регистрируется в Жур-

нале учета выданных доверенностей и выдается экспедитору

(агенту, товароведу) под его расписку в этом Журнале.

Доверенность формы № М-2

в Журнале учета выдан-

ных доверенностей не регистрируется, а в ней заполняется

корешок, который остается в бухгалтерии и служит для кон-

троля за выполнением поручения по выданной доверенности.

Ревизор проверяет:

− контролируются ли сроки использования доверенно-

сти путем отметки в корешке доверенности или в

Журнале учета выданных доверенностей;

− подтверждаются ли использованные доверенности

приходными документами;

Контроль и ревизия

− возвращаются ли в бухгалтерию доверенности, не ис-

пользованные по каким-либо причинам;

− не было ли случаев выдачи новых доверенностей ра-

ботникам, не отчитавшимся по ранее полученным до-

веренностям.

Выявленные нарушения ревизор отражает в акте реви-

зии и предлагает руководителю и главному бухгалтеру (бух-

галтеру) ревизуемой организации ликвидировать их.

Отсутствие контроля за использованием доверенностей

способствует хищениям. Поэтому ревизор выясняет, ведется ли

в бухгалтерии учет выданных доверенностей, выделено ли лицо,

ответственное за их регистрацию, оформлен ли список лиц,

имеющих право подписывать эти документы.

Сопоставляя регистрацию документов с приходными доку-

ментами, ревизор определяет полноту приемки материалов на

склад, а в случае не использования доверенностей выясняет,

возвращаются ли они в срок. При этом проверяются в Журна-

ле записи об их возврате.

Кроме того, лицо, ответственное за регистрацию дове-

ренностей, должно предъявить ревизору акт об уничтожении

неиспользованных доверенностей за истекший год. В необхо-

димых случаях списание и уничтожение возвращенных дове-

ренностей производит ревизор.

Экспедитор принимает на станции прибывшие мате-

риалы по количеству мест и массе. При обнаружении им при-

знаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может

потребовать от транспортной организации проверки груза. В

случае выявления недостачи мест и массы, повреждения тары,

порчи материалов составляется коммерческий акт, который

служит основанием для предъявления претензий к транс-

портной организации.

Принятые материалы экспедитор (агент, товаровед)

доставляет на склад и сдает их материально ответственному

лицу склада.

Контроль за поступлением материалов на склад произво-

дится по первичным документам: приходным ордерам, актам о

Контроль и ревизия материальных ценностей

приемке материалов, товарно-транспортными накладным,

актам об оприходовании материальных ценностей, получен-

ных при разборке и монтаже зданий и сооружений.

Приходный ордер

выписывается материально ответст-

венным лицом склада при отсутствии количественных и каче-

ственных расхождений фактически поступивших материалов

с документами поставщика. Выписывается в одном экземпля-

ре в день поступления материалов, подписывается заведую-

щим складом и экспедитором (агентом, товароведом). Исполь-

зуется для оперативного учета материалов на складе, анали-

тического и синтетического учета поступления материалов в

бухгалтерии.

Для сокращения количества первичных документов раз-

решается бездокументальное оформление поступивших мате-

риалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве при-

бывшего груза с документами поставщика нет, то на документах

поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся

основные реквизиты приходного ордера.

Акт о приемке материалов

применяется для оформле-

ния поступивших материалов без счета поставщика (неотфак-

турованные поставки) и в случае количественных и качест-

венных расхождений с данными сопроводительных докумен-

тов поставщиков. Акт составляется комиссией, назначаемой

руководителем предприятия, с обязательным участием пред-

ставителя поставщика или незаинтересованной организации.

Акт выписывается в двух экземплярах, первый из которых пе-

редается в бухгалтерию предприятия как основание для бух-

галтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или из-

лишков; второй экземпляр поступает в отдел маркетинга (от-

дел снабжения) для предъявления претензий поставщику или

сообщения ему о представлении платежного требования на

излишки. Акт является одновременно приходным документом и

основанием для расчетов с поставщиком, поэтому приходный ордер

не выписывается.

Ревизор тщательно проверяет отклоненные поставщи-

ком претензии ревизуемого предприятия. Он выясняет при-

Контроль и ревизия

чины, по которым они отклонены. При обоснованном отказе

от предъявленных претензий ревизор требует от руководства

объяснения о том, какие меры были приняты к работникам,

виновным в недостачах, некачественной приемке грузов и не-

удовлетворительном оформлении их приемки.

В бухгалтерском учете претензии к поставщикам и другим

организациям отражаются на счете 76, субсчет 2 «Расчеты по

претензиям». Ревизор знакомится с данными этого счета и пе-

репиской по предъявленным претензиям, чтобы иметь пред-

ставление о том, как решаются эти вопросы в ревизуемой ор-

ганизации.

Товарно-транспортная накладная

– это комбиниро-

ванный документ, который совмещает оформление поставки

и перевозки материалов покупателю, а также расчеты авто-

транспортной организации с заказчиком за перевозку груза.

Использование товарно-транспортных накладных позволяет

проследить за материалами с момента их отправки со склада

поставщиком до момента приемки на складе предприятия.

Акт об оприходовании материальных ценностей

, по-

лученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений,

составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из

представителя заказчика и подрядчика, подписывается ими.

Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, тре-

тий передается подрядчику. Заказчик, в свою очередь, первый

экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты

подрядчику.

В процессе ревизии операции приобретения и заготов-

ления материальных ценностей ревизор проверяет также пра-

вильность учета неотфактурованных поставок. К неотфакту-

рованным поставкам относятся материалы, поступившие на

предприятие без расчетных документов поставщика. Между

поставщиком и покупателем имеется договор купли-продажи.

Поступившие материалы оцениваются в месяце их по-

ступления по учетным ценам (без НДС) или расчетным це-

нам, если предприятие использует в качестве учетных цен

фактическую себестоимость материалов. За рыночную можно

Контроль и ревизия материальных ценностей

принять цену, которая указана в договоре купли-продажи.

Если в договоре купли-продажи стоимость материалов не ус-

тановлена, то нужно исходить из той цены, по которой пред-

приятие обычно покупает аналогичное имущество. Это пре-

дусмотрено Положением по бухгалтерскому учету «Расходы

организаций» (ПБУ 10/99), утвержденным приказом Минфи-

на России от 6 июня 1999 г. № 33н.

После того как покупатель получит расчетные документы,

бухгалтеру надо сравнить указанную в них цену со стоимостью,

по которой материалы были оприходованы. Если они равны, то

никаких проводок делать не нужно, а надо лишь учесть «вход-

ной» НДС.

Если же цена поставки не совпадает со стоимостью оп-

риходованных материалов, то записи в учете зависят от того,

когда поступили документы поставщика: до или после утвер-

ждения годовой бухгалтерской отчетности за период, в кото-

ром были получены материалы.

Если расчетные документы пришли до утверждения

годовой бухгалтерской отчетности, то бухгалтер должен сразу

же скорректировать стоимость материалов, согласно данным,

приведенным в документах поставщика. Одновременно уточ-

няются расчеты с поставщиком. Затем на основании получен-

ных документов отражается фактическая стоимость поставки.

Если расчетные документы поступили, когда годовая

бухгалтерская отчетность уже сдана, то стоимость материалов

не корректируется. Задолженность перед поставщиком пере-

считывается. Образовавшаяся при этом разница считается

прибылью (убытком) прошлых лет, выявленной в отчетном

году. Поэтому ее относят к внереализационным доходам (рас-

ходам) и списывают на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Тщательно ревизором проверяются документы по при-

обретению материалов за наличный расчет через подотчет-

ных лиц.

Подотчетное лицо составляет авансовый отчет об из-

расходованных суммах на покупку материалов. К нему долж-

ны быть приложены все оправдательные документы: счета и

Контроль и ревизия

чеки магазинов (заверенные печатью, штампом), квитанция

приходного кассового ордера (при покупке у другого пред-

приятия), акт закупки, если материал куплен на рынке или у

населения.

В акте указывается содержание хозяйственной опера-

ции с указанием даты, места покупки, количества и цены.

Оформление акта закупки позволяет проверить достовер-

ность хозяйственной операции. Одним из обязательных рек-

визитов акта является проставление в нем данных паспорта

продавца товара или номера патента, если продавец произво-

дит товар.

3.6. Ревизия операций отпуска материалов со склада

Проверку расходных операций начинают с выявления

основных направлений отпуска материалов со склада: в цеха

основного и вспомогательного производства на изготовление

продукции (выполнение работ и оказание услуг), на содержа-

ние и эксплуатацию машин и оборудования, на цеховые и

общехозяйственные нужды, на освоение новых видов продук-

ции, непромышленным производствам и хозяйствам, на сто-

рону в переработку, на передачу в счет вклада в уставный

(складочный) капитал, на безвозмездную передачу юридиче-

ским и физическим лицам, в счет взноса в совместную дея-

тельность.

Обоснованность списания материалов в расход выяс-

няется ревизором по данным соответствующих первичных

документов, в которых указывается назначение отпущенных

материалов, вид продукции или статья расхода.

Порядок документального оформления отпуска материалов

со склада предприятия зависит от того, для каких целей они от-

пускаются: систематически на производственные потребности

или эпизодически в цеха и отделы на административные или

общехозяйственные нужды.

При систематическом отпуске материалов в производ-

ство используется лимитно-заборная карта

, выписываемая в

Контроль и ревизия материальных ценностей

плановом отделе или отделе маркетинга для одного или не-

скольких видов материалов. В ней указывается месячный ли-

мит выдач данному цеху материалов определенного номенк-

латурного номера или нескольких номеров. Лимит определя-

ется исходя из производственной программы цеха и дейст-

вующих норм расхода материалов с учетом имеющихся в це-

хах остатков неиспользованных материалов на начало месяца.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземп-

лярах, один из которых до начала месяца передается цеху-

потребителю, другой – складу. При отпуске материалов пред-

ставителю цеха заведующий складом (кладовщик) отмечает

дату и количество отпущенных материалов в обоих экземпля-

рах лимитно-заборной карты и выводит остаток неиспользо-

ванного лимита. Факт отпуска подтверждается подписями за-

ведующего складом (кладовщиком) и получателем материа-

лов. В специальном разделе лимитно-заборной карты отража-

ется остаток неиспользованных в производстве материалов.

Таким образом, лимитно-заборная карта позволяет контроли-

ровать отпуск материалов на производственные нужды в пре-

делах лимита.

Дополнительный отпуск материалов сверх лимита из-

за перевыполнения производственной программы, перерас-

хода материла цехом на возмещение брака и т.д. допускается

только с разрешения руководителя предприятия или главного

инженера по разовым требованиям-накладным

с указанием

причины перерасхода.

В процессе ревизии ревизор выясняет, кем разработаны

лимиты отпуска материалов, какие расходные нормы поло-

жены в основу расчета потребности цеха в материалах, в ка-

кой мере учтены остатки материалов в цехах, как соблюдают-

ся эти лимиты складом при фактическом отпуске материалов,

правильно ли заполняются расходные документы.

На предприятии руководителем должен быть утвер-

жден список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо

дефицитных и дорогостоящих материалов. Эти сведения со-

общаются материально-ответственным лицам склада. Ревизор

Контроль и ревизия

проверяет соблюдение этих правил, так как их нарушение

может привести к злоупотреблениям.

При наличии перерасходов материалов ревизору нуж-

но тщательно ознакомиться с объяснениями мастеров (на-

чальников цехов) о причинах перерасходов и удостовериться

в их обоснованности, особенно в тех случаях, когда руково-

дством предприятия перерасход материалов списан на произ-

водство вместо отнесения его на виновных лиц.

Требованиями-накладными оформляется также разовый

отпуск материалов со склада для производственных и хозяйст-

венных нужд. Выписывается цехом (отделом) на каждый но-

менклатурный номер материала в двух экземплярах, один из

которых остается на складе, другой — передается получателю.

Накладная на отпуск материалов на сторону

применя-

ется для оформления отпуска материалов производственным

единицам предприятия, расположенным за его пределами,

или сторонним организациям. Выписывается отделом марке-

тинга (отделом снабжения) в двух экземплярах: первый эк-

земпляр служит пропуском на вывоз или вынос с территории

предприятия отпущенных материалов, второй отдается полу-

чателю материалов.

ПБУ (5/01) разрешает предприятию самостоятельно вы-

брать один из четырех методов оценки материалов при их от-

пуске в производство или на управленческие нужды: по себе-

стоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себе-

стоимости первых по времени приобретения материалов (спо-

соб ФИФО), по себестоимости последних по времени приобре-

тения материалов (способ ЛИФО). При этом выбранный метод

для конкретного наименования материалов применяется в те-

чение всего отчетного года и закрепляется как элемент учетной

политики предприятия, что проверяется ревизором.

Указанные методы могут применяться в предприятии

к любым видам материалов и в любых сочетаниях, кроме трех

введенных ограничений. Выбранный метод должен быть еди-

ным для вида («группы» материалов), например, топливо, за-

пасные части и т.п.; закреплен в учетной политике организа-