Ахметова Г.В. Контроль и ревизия

Подождите немного. Документ загружается.

Ревизия кассовых операций

ного бухгалтера (бухгалтера) – справку об учетных остатках в

кассе наличных денег и других ценностей по данным счетов

50 «Касса», 57 «Переводы в пути» и бланков строгой отчетно-

сти, учитываемых на забалансовом счете 006.

В первую очередь, ревизор получает от кассира (бух-

галтера) расписку о том, что все приходные и расходные до-

кументы сданы в бухгалтерию и все поступившие денежные

средства оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Текст

расписки вносится в акт инвентаризации.

Если в кассе имеются приходные или расходные доку-

менты, еще не проведенные по кассовой книге, то ревизор

проверяет их законность и полноту оформления, а также сов-

падение их номеров с данными журнала регистрации при-

ходных и расходных кассовых документов. После этого, по

предложению ревизора, кассир обязан составить до начала

инвентаризации последний отчет кассира, записав в кассовую

книгу все исполненные законные и полностью оформленные

документы, и сдать его в бухгалтерию. Справка бухгалтерии

об учетных остатках ценностей должна принимать во внима-

ние данные этого отчета.

Имеющиеся в кассе приходные и расходные докумен-

ты, которые, по мнению ревизора, незаконны или оформлены

не полностью, в кассовую книгу не записываются и в отчет

кассира не включаются. Впоследствии они все перечисляются

в акте ревизии кассы с подробным изложением их содержания

для характеристики причин недостачи или излишка ценно-

стей. Кассиру предоставляется право опротестовать мнение

ревизора в своем объяснении по результатам ревизии.

Если в кассе окажутся частично оплаченные платежные

ведомости, по которым срок оплаты не истек, выданные по

ним суммы подсчитываются, включаются отдельной позицией

в акт ревизии кассы и засчитываются в наличие кассового ос-

татка.

Перед инвентаризацией ценностей следует получить

от кассира письменное подтверждение того, что документов,

не включенных в его отчет, в кассе не имеется и не оприходо-

Контроль и ревизия

ванных или списанных в расход денег в кассе нет. В случае,

если в кассе хранятся (в нарушение действующих правил) по-

сторонние деньги, принадлежащие, например, профкому,

дачному кооперативу и т.п., кассир обязан письменно заявить

об этом до начала инвентаризации, указав их сумму. Тогда

ревизор привлекает к участию в ревизии кассы соответствую-

щих должностных лиц. Факт хранения посторонних денег и

результат их инвентаризации фиксируется в акте ревизии с

соответствующими выводами о допущенных нарушениях.

Может быть и другая ситуация: кассир заявит о том,

что некоторая часть денег ревизуемой организации находится

в данный момент по какой-либо причине вне кассы. Это заяв-

ление немедленно проверяется ревизором с составлением

особого акта. Нормальным можно считать только пребывание

денет в течение рабочего дня у раздатчиков заработной платы

в дни ее выдачи, что должно быть подтверждено распиской

раздатчика в ведущейся кассиром книге учета принятых и

выданных денег.

Любые заявления кассира о наличии посторонних денег

в кассе или о местонахождении денег организации вне кассы,

сделанные после начала инвентаризации, в том числе после вы-

явления недостачи или излишка, ревизор обязан тщательно

проверить и оценить их в зависимости от конкретных обстоя-

тельств с составлением отдельного промежуточного акта, выво-

ды которого отражаются затем в основном акте ревизии.

Инвентаризация наличных денег заключается в поли-

стном пересчете всех имеющихся в кассе денежных купюр и

подсчете разменной монеты. В начале пересчет производится

кассиром, который в присутствии ревизора и главного бухгал-

тера (бухгалтера) сортирует денежные знаки по достоинству

и, пересчитывая их, составляет покупюрную ведомость кассо-

вого наличия, а затем подсчитывает ее итог и сверяет его с ос-

татком по кассовой книге. При расхождении кассир осуществ-

ляет повторный пересчет, при необходимости вносит в ведо-

мость исправления, подписывает ее и передает ревизору для

проверки.

Ревизия кассовых операций

Проверка правильности данных, занесенных кассиром

в покупюрную ведомость кассового наличия, производится

ревизором путем полного пересчета всех наличных денег под

наблюдением кассира и главного бухгалтера (бухгалтера).

При этом должны быть вскрыты и полистно пересчи-

таны все пачки денег, запечатанные банком, если это не было

сделано кассиром. В случае несовпадения количества купюр

какого-либо достоинства с данными ведомости, составленной

кассиром, контрольный пересчет осуществляет главный бух-

галтер (бухгалтер) под наблюдением кассира. Если в ведо-

мость приходится вносить поправки, они должны быть под-

писаны всеми тремя участвующими в проверке лицами.

Аналогичен порядок составления ведомостей наличия

денежных документов (марок госпошлин, почтовых марок, про-

ездных билетов и др.) и бланков строгой отчетности. В ведомо-

сти должны быть указаны их наименования, серии, номера, сро-

ки действия или иные специфические признаки и стоимость.

В заключение оформляется акт ревизии, в котором отража-

ется наличие денег не только в ревизуемой кассе, но и у раздатчиков

зарплаты. По каждому раздатчику в отдельности должно быть

проверено, совпадает ли итог имеющихся у него денег и вы-

плаченных сумм с выданной ему из кассы денежной суммой,

за которую он расписался в книге учета принятых и выданных

денег. При расхождении этих данных виновником недостачи

или излишка считается не кассир, а раздатчик, что и отмеча-

ется в основном акте ревизии.

В процессе ревизии проверяется, выделено ли кассе

изолированное помещение, имеет ли оно надежные и исправ-

ные запоры, оконную решетку, охранную сигнализацию, со-

блюдается ли запрет на доступ в помещение кассы посторон-

них лиц, как обеспечен кассир средствами доставки денег из

банка и в банк и его охраной в это время, каковы условия хра-

нения денежных ценностей, удобно ли оборудовано и осна-

щено рабочее место кассира, заключены ли с ним, а также с

раздатчиками заработной платы договоры о полной индиви-

дуальной материальной ответственности.

Контроль и ревизия

Если ревизия кассы выявила излишек денежных средств, реви-

зор обязан проследить, чтобы на его сумму был оформлен и проведен

по кассовой книге приходный кассовый ордер. При недостаче ревизор

должен потребовать оформления расходного кассового ордера, который

проводится по кассовой книге с отнесением недостающей суммы за

счет виновного лица, и проследить за погашением этой задолженно-

сти взносом наличных денег в кассу по приходному кассовому ордеру.

Как при недостаче, так и при излишке ценностей (незави-

симо от их размера), а также в случае выявления других наруше-

ний ревизор указывает в основном акте ревизии обстоятельства

их возникновения, а от кассира и главного бухгалтера (бухгалтера)

требует письменные объяснения, которые прилагаются к акту.

В случае значительной недостачи, свидетельствующей о

растрате или хищении денежных ценностей, либо о злоупот-

реблениях с бланками строгой отчетности, ревизор безотлага-

тельно передает материал в следственные органы и ставит перед

руководством ревизуемой организации вопрос о немедленном

отстранении кассира с заменой его другим лицом.

Особое внимание ревизор обращает на соблюдение та-

ких требований, которые довольно часто нарушаются, что

создает условия для возникновения злоупотреблений. Так, на-

до выявить не практикуется ли передача кассовых ордеров, оформ-

ленных бухгалтерией, не непосредственно кассиру, а получателям

или вносителям денег; оформляются ли на кассовых документах

подписи главного бухгалтера (а на расходных – руководителя орга-

низации) до исполнения операций, а не после ее совершения; совпада-

ет ли хронология регистрации приходных и расходных кассовых

ордеров в журнале, ведущемся бухгалтерией, с датами, указанными

на самих ордерах, и днем записи их в кассовую книгу.

Следует убедиться в соблюдении правил нумерации

кассовых ордеров, отсутствии в них помарок, подчисток и ис-

правлений, полноте оформления реквизитов, предусмотрен-

ных бланком, соответствии этих бланков унифицированным

формам, погашении документов, прилагаемых к кассовым ор-

дерам, штампам или надписью «оплачено» с указанием даты.

В случаях, когда кассовые документы подписываются

не руководителем организации и главным бухгалтером (бух-

галтером), а уполномоченными ими лицами, необходимо удо-

Ревизия кассовых операций

стовериться, что круг таких лиц определен приказом руково-

дителя, а экземпляр этого приказа с образцами их подписей

имеется у кассира.

Ревизора интересует законность и своевременность, а

также достоверность событий, отраженных в кассовых доку-

ментах и составленных на их основе бухгалтерских записях.

Так, путем сравнения дат, указанных в кассовых документах и

выписках банка по расчетному счету или иным счетам, про-

веряется своевременность оприходования наличных денег,

полученных в банке, и правильность датирования кассовых

записей о сдаче денег в банк. Наличие разрывов укажет на то,

что деньги временно использовались в личных целях. Важно

проверить, своевременно ли возвращаются в банк деньги, по-

лученные ранее из банка, но не использованные по целевому

назначению (например, не выданные по платежным ведомо-

стям суммы, подлежащие депонированию).

Необходимо установить, не нарушается ли кассовая дисци-

плина использования денег не по их целевому назначению. Для этого

на основании корешков денежных чеков, остающихся в чеко-

вой книжке, составляется группировочная таблица, отра-

жающая в хронологическом порядке поступление денег в кас-

су из банка по каждому целевому назначению в отдельности

(выплата заработной платы и премий, пособий, депонирован-

ных сумм, хозяйственно-операционные расходы, командиро-

вочные), а затем по тем же назначениям группируются дан-

ные о фактических платежах из кассы и возврате в банк не ис-

пользованных остатков. Сравнение этих группировок выявит

возможные нарушения.

Проверяется также, все ли денежные суммы, посту-

пившие в кассу не из банка, вносились на расчетный счет и

насколько своевременно это делалось.

Подлежит проверке правильность арифметических

подсчетов в кассовых документах и в кассовой книге, а также

переноса остатка на следующий лист. Попутно проверяется

ежедневное соблюдение лимита остатка кассовой наличности.

Необходимо убедиться и в том, что при разноске кассо-

вых отчетов в журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 (или при

Контроль и ревизия

составлении заменяющей их машинограммы) корреспонди-

рующие счета выбраны правильно. Неверная корреспонден-

ция зачастую маскирует присвоение денег.

Особое внимание ревизор отводит относительно выдаче де-

нег из кассы по трудовым соглашениям с нештатными работника-

ми и в порядке оплаты приобретаемых материальных ценностей.

Должна быть проведена выборочная проверка действительно-

го выполнения работ и получения денег указанными в доку-

ментах лицами, а в отношении приобретений выяснена пол-

нота оприходования приобретенного имущества.

Сплошной проверке подлежит достоверность выплат

депонентам, не обращавшимся за получением причитающих-

ся им сумм более трех месяцев.

Ревизору надлежит также ознакомиться с актами еже-

месячных внезапных ревизий кассы, которые должны прово-

диться силами самой организации. Регулярность этих реви-

зий, их результаты, принятые по ним меры подлежат оценке

ревизором.

Хранящиеся в кассе денежные документы учитываются

на счете 50, субсчет 3 «Денежные документы». Кассир состав-

ляет отдельные отчеты о их движении, которые служат реги-

страми аналитического учета. Ознакомившись с ними и убе-

дившись в тождественности их итогов данным синтетического

счета, можно установить, какими именно видами прочих де-

нежных средств располагала организация, а затем приступить

к проверке операций по каждому из них в отдельности.

Расход знаков почтовой оплаты должен быть подтвер-

жден реестрами отправленной корреспонденции, имеющей

служебный характер, а марок госпошлин – актами их исполь-

зования, содержащими указания назначения и адресатов тех

документов, подача которых облагается пошлиной.

На счете 57 «Переводы в пути» учитываются денежные

средства в пути. Проверке подлежат причины возникновения

таких средств, полнота и своевременность их поступления на

расчетный счет или в кассу. За длительным пребыванием денеж-

ных средств в пути могут скрываться их недостачи в кассе или

даже присвоение денег кем-либо из должностных лиц, а также

Ревизия кассовых операций

разные незаконные операции. Поэтому следует убедиться, что

занесение таких сумм в дебет счета 57 имеет надлежащее до-

кументальное обоснование.

Объектом контроля является соблюдение порядка ведения

записей в кассовой книге и требований к ней в условиях автома-

тизации учета. В организации с согласия кассира и при усло-

вии обеспечения полноты сохранности кассовых документов

кассовая книга

может вестись автоматизированным способом,

при котором ее листы формируются в виде машинограммы

«Вкладной лист кассовой книги»

. Одновременно с ней фор-

мируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные

машинограммы должны составляться к началу следующего

рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все

реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги (КО–4).

Нумерация листов кассовой книги в этих машино-

граммах осуществляется автоматически нарастающим поряд-

ком с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» по-

следним за каждый месяц должно автоматически печататься

общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в

последней машинограмме за календарный год – общее коли-

чество листов кассовой книги за год.

В условиях автоматизированного ведения кассовой

книги должна производиться проверка правильности работы

программных средств обработки кассовых документов.

Ревизору необходимо выборочно проконтролировать

итоги страниц книги и перенос сумм остатков наличных де-

нег с одной страницы на другую.

Ревизор обязан удостовериться в полноте и своевре-

менности поступления выручки предприятиями, осуществ-

ляющими расчеты с покупателями с применением ККМ. Для

учета поступающей выручки эти предприятия ведут книгу

кассира-операциониста, которая должна быть пронумерова-

на, прошнурована и скреплена подписями налогового ин-

спектора, директора и главного бухгалтера предприятия и

печатью. Если используются несколько ККМ, то на каждую из

них ведется отдельная книга кассира-операциониста.

Контроль и ревизия

По окончании ревизии представитель администрации

совместно с кассиром-операционистом снимает показания

счетчиков ККМ. Кроме того, кассир обязан: оформить при-

ходный кассовый ордер на всю сумму наличных денег; соста-

вить кассовый отчет; сдать наличные деньги, полученные че-

рез контрольно-кассовые машины, вместе с приходным кассо-

вым ордером и кассовым отчетом старшему кассиру в главную

кассу. В кассовой книге старший кассир делает запись по при-

ходу фактической суммы выручки в целом по предприятию.

На всех ККМ в обязательном порядке применяется

контрольная лента.

Контрольная лента, книга кассира-операциониста и дру-

гие документы, подтверждающие проведение денежных расче-

тов с населением, должны храниться в течение сроков, установ-

ленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.

2.2. Ревизия кассы

Ревизия наличных денег, денежных документов и

бланков строгой отчетности проводится в сроки, установлен-

ные приказом руководителя предприятия, но не менее одного

раза в квартал. Обязательна ревизия при смене кассира. Реви-

зия должна производиться внезапно комиссией, назначаемой

руководителем предприятия.

Перед началом работы комиссии кассир должен соста-

вить отчет о кассовых операциях за последний день, вывести

остаток денег по кассовой книге и дать расписку о том, что к

началу проведения ревизии все приходные и расходные до-

кументы включены в кассовый отчет, сданы в бухгалтерию и к

моменту ревизии не оприходованных и не использованных

денег нет. Расписка кассира включена в заголовочную часть

Акта инвентаризации

наличных денежных средств, находя-

щихся в кассе по состоянию на « » ____ г. (форма № ИНВ-15).

Члены комиссии обязаны полистно пересчитать на-

личные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки

строгой отчетности, чековые книжки. При этом денежные до-

Ревизия кассовых операций

кументы и бланки строгой отчетности проверяются по каж-

дому виду с указанием серии и номеров. Результаты проверки

заносят сначала в специальную опись типовой формы №

ИНВ-16, а затем общий итог переносят в № ИНВ-15.

Хранение в кассе денежных средств, не принадлежа-

щих предприятию, запрещается, поэтому при их обнаруже-

нии комиссия отражает их как излишки по кассе. Различного

рода расписки на выданные из кассы суммы наличными, не

оформленные расходными кассовыми ордерами, комиссией к

зачету не принимаются, и суммы считаются недостачей.

В период ревизии в кассе могут находится частично

оплаченные платежные ведомости на выплату заработной

платы, премий, пособий и социальных льгот. В этом случае

члены комиссии и кассир подсчитывают выданные суммы и

указывают их в акте. Если же имеются ведомости, по которым

полностью осуществлена выплата, то кассир их обязан за-

крыть и сумму записать в свой последний кассовый отчет в

присутствии комиссии в начале ревизии.

Если по ведомости только начата выплата, то на каждой

ведомости делают отметку о фактически выплаченной сумме до

начала ревизии и эту отметку заверяют подписями кассира и

членов комиссии, а сумму принимают к зачету в расход.

Осуществив фактическую проверку наличных денег,

документов и бланков строгой отчетности, комиссия обязана

сопоставить фактические данные с данными бухгалтерского

учета и выявить результат: излишек или недостачу. Кассир

дает письменное объяснение причин излишков или недостач.

Руководитель предприятия дает письменное решение по ре-

зультатам инвентаризации, а бухгалтер оприходует излишки

или списывает недостачи.

Излишки денежных средств подлежат оприходованию

и отнесению на финансовые результаты: Д-т сч. 50 «Касса»,

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие до-

ходы». Недостачу денежных средств относят на виновных лиц:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – К-т сч.

50 «Касса»; Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим опе-

рациям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального

Контроль и ревизия

ущерба» – К-т сч. 94. Сумма недостачи погашается кассиром

путем внесения наличных денег (Д-т сч. 50 – К-т сч. 73-2) или

удерживается из заработной платы (Д-т сч. 70 – К-т сч. 73-2).

Если сумма недостач большая, то дело передается в суд. Если

виновные лица не установлены или во взыскании судом отка-

зано, то убытки списываются на финансовые результаты: Д-т

сч. 91-2 «Прочие расходы» – К-т сч. 94.

Вопросы:

1. Каковы важнейшие задачи учета денежных операций в

условиях рыночной экономики?

2. Что такое лимит кассы?

3. На какие цели и сколько времени в кассе могут храниться

денежные средства сверх лимита?

4. Какова величина предельного расчета наличными в на-

стоящее время?

5. На что допускается расходование кассовой выручки без

предварительной сдачи ее в банк?

6. Несет ли кассир индивидуальную материальную ответст-

венность за сохранность принятых ценностей и как она

оформляется?

7. Какие документы используются для оформления кассо-

вых операций?

8. Где и зачем регистрируются приходные и расходные кас-

совые ордера?

9. Какие требования предъявляются к оформлению кассо-

вой книги?

10. Какова периодичность составления кассового отчета?

11. В чем состоит обработка отчета кассира бухгалтером?

12. Что еще может храниться в кассе, кроме денег?

13. На каком счете учитываются бланки строгой отчетности?

14. Как отразить в учете излишек денег в кассе, обнаружен-

ный в ходе ее инвентаризации?