Аблязов В.И., Тисенко В.Н. Методология разработки документов в технических проектах
Подождите немного. Документ загружается.
121
— снижение уровня инфляции до 4 % к концу 2010 года.
Подобная конкретизация не только помогает определиться с
планом дальнейших действий, но и увеличивает ответственность
самих исполнителей.
Это можно наглядно увидеть при разработке перспективных
планов различного уровня: федерального, муниципального,
предприятия и др.
*
Например, в разработанной стратегии Российской
Федерации в области развития науки и инноваций вводятся целевые
индикаторы достижений, такие как:
— рост внутренних затрат на исследования и разработки;
— приток молодежи в научную сферу;
— число малых предприятий в инновационной сфере;
— прирост рабочих мест в малых и средних предприятиях
технологического профиля.
Выделение главных и вспомогательных мер. При описании
действий, которые необходимо предпринять (в планах, руководствах,
рекомендациях) последовательность их упоминания часто бывает
произвольной. Это не позволяет провести их структуризацию и
определить причинно-следственные связи. К тому же перечисляемые
действия и результаты выстраиваются на одном уровне, что делает
документ малопонятным.
В этом случае необходимо провести структуризацию такого
документа, после которой становится возможным определить
обобщающее утверждение. Для этого надо выделить из
предполагаемых действий главные и вспомогательные.
Разделение плана действий на уровни осуществляется по правилу:
если действие реализуется прежде, или обобщает (определяет)
выполнение следующих действий, то оно является главным;
если действия должно быть выполнено, чтобы стало возможным
реализация главного, тогда оно является вспомогательным.
*
Аблязов В. И., Тисенко В. Н., Туккель И. Л. Методика оценки и контроль результатов образовательных
проектов. СНГ / V Московский международный салон инноваций и инвестиций. Инновационные
ресурсы России и государств-участников — М: ВВЦ, 15–18 февраля 2005. С. 84—89.
122
Приведём примеры главных и вспомогательных мер.
Главная:
Передача передового опыта
Вспомогательные:
— выделение бригады наставников;
— разработка методических материалов;
— проведение тренингов на рабочих местах;
— авторское сопровождение за ходом проведения техпроцессов.
Главная.:
Система образования нуждается в решительных изменениях.
*
Вспомогательные:
— наука не может развиваться без кадровой подпитки;
— уровень подготовки специалистов в большинстве вузов никуда
не годится.
После подобного разделения реализуемых действий легко
провести структурирование документа, что даёт возможность
исключить повторение различных мер, а, при необходимости,
дальнейшую детализацию действий.
Обобщение всех перечисленных мер. После того, как точно
определены и сформулированы идеи, проведено структурирование
этих идей, можно переходить к формулированию обобщающего
утверждения. Обобщающее утверждение должно отражать результат
выполнения всех предлагаемых мер.
В случае индуктивной хронологической последовательности при
формулировании обобщающего утверждения нужно следовать
правилу всеохватности и взаимоисключения.
6.4.3. Поиск и обобщение общих признаков
при описании ситуации
Излагаемые идеи описывают либо действия, либо ситуации.
В первом случае, рассмотренном в предыдущем разделе, идеи
*
Данный пример взят из статьи Министра образования и науки РФ А. Фурсенко: «Современных вузов в
России — 10 %, научных институтов — только 5 %» Газета «Известия» № 167, 09.09.2008 г.
123
указывают, что надо делать. Во втором случае они рассказывают о
том, что имеет место. При этом они могут быть охарактеризованы при
помощи родовых понятий: причины, проблемы, выводы,
рекомендации, изменени и др. Их объединение обусловлено какой-то
общей характеристикой. Задача автора документа состоит в том, что
он должен последовательно проделать следующие этапы:
— найти структурное сходство, объединяющее идеи в одну группу;
— сформировать подгруппы схожих идей;
— проанализировав идеи сформулировать обобщающее
утверждение.
Структурное сходство. Для определения структурного сходства
идей необходимо, чтобы они описывали или субъект одного типа, или
объект одного типа, или утверждение одного типа. Подобные
категории можно охарактеризовать одним существительным во
множественном числе.
Формирование подгрупп. Часто формирование подобных
подгрупп схожих идей не представляет затруднений. Например:
разделение причин снижения качества на «объективные» и
«субъективные»; неудовлетворённость поступающей информацией по
причинам «недостоверности» и «неактуальности» и т.п. В ряде
случаев формирование подгрупп удаётся осуществить только после
выявления взаимосвязей между идеями.
Обобщающее утверждение. Если перечисленные идеи обладают
общей характеристикой, то обобщающее утверждение обычно
представляет собой вывод, сделанный на основе их сходства.
Если идеи представляют собой меры, то обобщающее
утверждение представляет собой результат действия этих мер.
124
7. ОСОБЕННОСТИ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИДЕЙ И
ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Деловая презентация не является просто докладом на слайдах.
Информация, которая появляется на экране, должна быть не только
понятной, но и интересной слушателю. Нужно постоянно удерживать
его внимание и поэтому информацию нельзя просто читать с экрана.
Информация с экрана должна быть проста для восприятия и для
понимания [6, 7].
Всё это налагает определённые требования к представлению
информации при презентациях.
7.1. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ СТРУКТУРЫ
Заголовки. Проведение форматирования на слайдах должно
отображать иерархию идей. Основные идеи документа должны
выноситься в заголовки, а раскрытие идей в подзаголовки
(подчеркивание, маркирование и пр.).
Желательно, чтобы количество идей в группе не должно
превышать 4…5. Каждая идея должна отображаться на отдельном
слайде. Исключение может быть сделано только в том случае, если
производится их перечисление.
Идеи одной группы должны оформляться одинаково. Общность
идей должна отражаться также использованием одинаковой
грамматической формы. Например, начинаться с глагола в начале
строки изложения.
Заголовки должны быть достаточно краткими, но не безликими.
Не несут никакой информации заголовки: «Исследования»; «1 часть»;
«Основные положения»; «Причины» и пр. Они должны отражать суть
происходящего: «Исследования автомобильных грузопотоков»,
«Причины снижения успеваемости в группе». Следует избегать
пространных заголовков. В них необходимо формулировать только
125
основную мысль. Необходимые дополнения делаются в комментарии
во время презентации.
Сами заголовки не должны являться частью последующего текста.
Если часть заголовка необходимо дальше использовать, то его просто
повторяют.
Основную идею, утверждение желательно указывать в начале
слайда, тогда слушателю сразу становится ясно, о чём пойдет речь.
Тексты слайдов. Для зрителей сам выступающий представляет не
меньший интерес, чем текст слайдов. Поэтому следует разделять
текст, выносимый на слайды, и тот, который предназначен для
устного комментария.
Слайды, в первую очередь, формируют последовательность
изложения. Текст на слайде должен быть простым и ясным. В него
необходимо включать только основные мысли, предварительно
сгруппированные и обобщенные. Обычно на слайде не помещают
больше 6…7 строк. Если возникает необходимость в представлении
большего объёма информации, то нужно продумать, каким образом
можно разделить эту информацию на два слайда.
Для улучшения восприятия информации следует избегать
специфических терминов, запутанных фраз и большого количества
цифр.
Например, вряд ли аудитория воспримет фразу:
«Задача технологии формирования контекстов – представление
систем инновационных контуров Ямала в виде полных наборов мер и
представительных множеств значений этих мер».
Значение 3,7 млн. руб. воспринимается лучше, чем 3698214 руб.
На слайде не стоит делать какие-то разъяснения. Необходимый
комментарий, отражающий особенности формулируемых идей,
поясняющий взаимосвязи, озвучивает выступающий. Выступающий,
просто зачитывающий текст, представленный на слайде, рискует
потерять контакт с аудиторией.
126
Размер шрифта текста на слайде должен быть достаточен, чтобы его
можно было прочитать. Рекомендуется, чтобы соотношение расстояния
от дальнего зрителя до экрана (в метрах) к минимальной высоте букв (в
см) было не более 3,8. То есть, если расстояние до экрана составляет
3,8 м., то высота букв на экране должна быть не менее 1 см.
Идеи, выносимые на слайде, в необходимых случаях, необходимо
дополнять графическими рисунками и комментариями.
7.2. РИСУНКИ НА СЛАЙДАХ
Отсутствие рисунков на слайдах делает презентацию
однообразной и утомляет аудиторию. Поэтому даже в тех случаях,
когда используются только текстовые слайды, нужно оживлять
презентацию, располагая, например, в виде рисунка сами идеи
Рис. 21. Графическое представление текстовых файлов
Улучшить
работу
тр
амваев в
Совершенствова
нием
технич
е
ского
Совершенствов
ание
организации
движ
е
ния
Повышением
квалификации
кадров
Регулярное
техобсуживание и
ремонт
Закупка новых
трамваев
Улучшение
состо
я
ние рельс
Улучшением
графика движения
Оптимизация
маршрутов
Ввод новых линий
Улучшение качества
обучение
Повышение зарплат
и соцобеспечения
Введение системы
поощрения
127
(рис. 21).
Здесь зрителю сразу видны три направления, по которым нужно
улучшать работу городских трамваев. Он может сразу заметить, все ли
аспекты, например, по кадровой проблеме отражены. Не нужно ли
здесь также обеспечить, например, подготовку кадров в
специализированных заведениях и пр.
Различные схемы, графики, таблицы и диаграммы позволяют
более наглядно представить излагаемый материал. Особенно это
актуально в тех случаях, когда присутствует большое количество
данных или нужно показать зависимость каких-то явлений.
Слайды с рисунками должны представлять сообщение как можно
проще и чётче. Зритель не должен разгадывать, что изображено на
рисунке или что означают те или иные элементы.
Диаграммы и схемы обычно используют для того, чтобы наглядно
представить ответ на один из возможных пяти вопросов:
— из каких элементов состоит структура?
— каково соотношение между элементами?
— что и как меняется?
— как распределяются элементы?
— какова взаимосвязь между элементами?
Примеры подобных диаграмм показаны на рис. 22 … 24.
При построении диаграмм важно, чтобы на них не просто было
показано какое-то состояние, процесс, а чтобы отражалась и сама
идея. Это содержание желательно подчеркнуть и в самом заголовке.
Тогда зритель сразу увидит вашу идею и начинает мыслить
одинаковыми с вами категориями.
Например, вместо «нейтрального» заголовка: «Процентное
распределение числа предприятий по виду их деятельности» лучше
написать «содержательный»: «Среди городских предприятий малого
и среднего бизнеса доля инновационных предприятий составляет
менее 4 %». Вместо «График изменения стоимости продукции» лучше
128
будет восприниматься «Наблюдается явная корреляция между
стоимостью продукции и ценами на энергоресурсы» и т. д.
Среди городских предприятий малого и среднего бизнеса доля
инновационных предприятий составляет не более 4 %
Инновации
Строительство,
производство,
торговля и пр.
Влияние демографического спада отражается на числе
выпускников школ и на конкурсе абитуриентов ФИ
Рис. 23. Каково соотношение между элементами?
Рис. 22. Из каких элементов состоит структура?
а) организация; б) процесс
а
)
б)
Ректор осуществляет управление
деятельностью в университете
через проректоров по
направлениям
Выполнение НИОКР
предполагает
последовательное
прохо
ж
дение ряда этапов
129
Если вы хорошо подготовили слайды, то дальше будет легче
определить сценарий презентации. Этот сценарий должен включать
вводную часть, формулировку основной идеи и раскрытие основного
утверждения идеями более низкого уровня.
Поскольку восприятие презентации существенно зависит от
мастерства самого выступающего и формы изложения, то ход
выступления нужно тщательно готовить и репетировать.
Рис. 24. Что и как меняется?
2004
2005
2006
2007
2008
130
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской
работе. Структура и правила оформления. — 36 с.
2. ГОСТ 2.001-93 ЕСКД. Общие положения. — 44 с.
3. Я. А. Сироткин. Инвариантные технологии инновационных
проектов.Ч 1. CALS-технологии. САПР машиностроения. Учебное
пособие — СПб.: Изд-во Политехн. ун-та, 2005. — 190 c.
4. Барбара Минто. Золотые правила Гарварда и McKinsey. Принцип
пирамиды в мышлении, деловом письме и устных выступлениях. —
М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007. — 272 с.
5. Стратегии Российской Федерации в области развития науки и
инноваций на период до 2015 года. — М.: Министерство образования и
науки Российской Федерации, 2006. — 124 с.
6. Джин Желязны. Говори на языке диаграмм. — М.: Манн, Иванов и
Фербер, 2007. — 320 с.
7. Джин Желязны. Бизнес-презентация. Руководство по подготовке и
проведению. — М.: Институт комплексных стратегических исследований.
2007. — 144 с.