Аблязов В.И., Тисенко В.Н. Методология разработки документов в технических проектах
Подождите немного. Документ загружается.
71
4. ОСОБЕННОСТИ И ПРАВИЛА РАЗРАБОТКИ
ДОКУМЕНТОВ
Если документ составлен непонятно, то порядок изложения в нём
мыслей не позволяет читающему воспринимать их. Поэтому без
умения правильно составлять документы практически невозможно
осуществлять функции управления.
4.1. СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА ПОСРЕДСТВОМ
ПИРАМИДЫ ИДЕЙ
Процесс письменного составления документа у каждого человека
индивидуален и определяется его стилем, но, как и всякий процесс, он
может совершенствоваться и улучшаться, прежде всего,
практическими упражнениями (занятиями).
4.1.1. Простые и логически связанные предложения
Излагая письменно свои мысли, прежде всего, нужно стремиться к
использованию достаточно коротких, простых и логически связанных
предложений, поскольку процесс понимания написанного начинается
с его прочтения. Сложные и длинные предложения трудны для
восприятия, требуют повторного их прочтения, вследствие чего
может теряться логика рассуждений.
Умение же выстраивать логические цепочки имеет большое
значение. Для демонстрации этого ниже приведены пары логически
не связанных между собой слов, которые не просты для запоминания:
осциллограф — сверло;
студент — дерево;
компьютеры — дорога;
магистр — машина;
работа — гусь
Теперь для каждой пары придумаем определённую «логическую»
ситуацию, например:
в осциллографе сверлом проделали отверстие;
72
студент залез на верхушку дерева;
если на компьютере имеется доступ в интернет, то длинная
дорога покажется короткой и т. д.
Закрыв теперь слова правого столбца, легко воспроизвести их по
левому.
4.1.2. Группировка, обобщение, пирамидальная структура
Все без исключения умственные процессы (рассуждение,
запоминание, принятие решений) у человека основаны на приёмах
группировки и обобщения.
Поэтому, чтобы наилучшим образом донести до читателя
(собеседника) свои мысли необходимо не только правильно
сформировать свою систему понятий, но и убедиться в том, что
другой человек группирует предметы таким же образом, т. е.
совместить свою систему понятий с системой собеседника.
Читателю, чтобы понять информацию, нужно вникнуть в смысл
каждой фразы, сгруппировать их, установить между ними связь
и объединить в целое.
Этот процесс восприятия для читателя будет значительно
упрощен, если первоначальный текст будет разбит на соподчинённые
блоки, т. е. сгруппирован по принципу пирамиды. Тогда он начнет с
прочтения её вершины и постепенно спустится к её основанию.
Например, трудно запомнить, прочитав их даже неоднократно,
нижеприведённые 12 слов.
Excel Флеш-память
CD Word
Справка ОЗУ
Сервис HD
WinRar Формат
Таблица Антивирусная программа
Если же сначала сформировать некоторую классификацию и
сгруппировать эти слова в соответствии с этой классификацией, создав
73
при этом несколько пирамидальных структур (рис. 6) с обобщающими
категориями, то процесс запоминания не представит затруднений.
Сама классификация (Режимы, Программы, ЗУ), в свою очередь,
тоже представляют собой пирамидальную структуру, наверху
которой объединяющим является, например, «Персональный
компьютер».
Безусловно, недостаточно просто разбить предметы на группы.
Необходимо установить между ними взаимосвязи, установить логику
их объединения (обобщения). В данном случае это сделано путем
введения обобщающих категорий: режимы, программы,
запоминающие устройства. Важно отметить, что количество
предметов, идей, которые человек обычно может запомнить за один
раз, не превышает 5…7. Поэтому число предметов в каждой
логической группе не должно быть большим. В противном случае
нужно попытаться или уменьшить число предметов (идей), или
вводить дополнительное структурирование пирамиды.
Теперь вместо 12 слов нам нужно запомнить только три
обобщающих категории, уровень абстракции которых на один
уровень выше. А поскольку между отдельными предметами в каждой
Рис. 6. Обобщение предметов
ЗУ ПРОГРАММЫ
Анти-
вирус
Excel
Word
WinRar
Флеш
CD
HD ОЗУ
РЕЖИМЫ
Справка
Сервис
Таблица
Формат
74
категории есть простая логическая связь, типа «тарелка — шнурок»,
то эта информация будет воспринята читателем.
4.1.3. Расположение идей «сверху вниз»
Последовательность изложения текста крайне важна для
написания понятного текста. Для лучшего понимания желательно
обобщающую идею дать в самом начале, а затем уже приводить
аргументы и детализацию идеи. Подобное представление
информации в виде модели «сверху вниз» приведено на рис. 7.
75
Рис. 7. Пирамидальные структуры
2Р 3Р 4Р
1А
1Р
1П
2П
3П
4П
5П
2А
3А
Для лучшего понимания событий (идей) в группе лучше сразу
разъяснить и их логические связи. Тогда можно быть уверенным, что
читатель заранее будет знать, на что обратить внимание. В противном
случае, если этого не сделать, читатель может увидеть
(сформировать) не те связи, или, что ещё хуже, вообще не
сформировать их. Тогда вы и ваш читатель (собеседник) зря
потратите время.
Проиллюстрируем это на примере возможного восприятия
читателем (слушателем) информации, излагаемой без учёта
вышеприведённых правил
*
.
Исходный текст документа Комментарии и восприятие
документа читателем
По оценкам экспертов, на
сегодняшний день, в мире
насчитывается около 1 миллиона
Вы просто воспринимаете
информацию о большом числе
роботов
*
В качестве примера исходного текста взят фрагмент дипломного проекта
студента факультета инноватики 2008 года.
Главный уровень
Главная идея
76
роботов.
Наиболее развитой в этом
отношении является Азия. На её
долю приходится почти 50%
всего объема.
Вы подготавливаетесь к тому,
что континент Азия является
важнейшим регионом и вероятно
должен стать основным
объектом вашего исследования
Следующей является Европа с
приблизительно 34% и завершает
этот список Северная
Америка с 16%.
Вы начинаете предполагать, что
вероятно нужно уделить также
внимание особенностям развития
(распространения) роботов в
Европе и, возможно, в Америке
Сейчас, в эру развития
технологий и технического
прогресса, роботы являются
практически незаменимыми,
особенно в областях, связанных с
риском для человеческих жизней.
Поскольку автор связывает
применение роботов, в первую
очередь, с областями,
связанными с риском для жизни,
вы, возможно, делаете вывод о
каких-то опасностях на
азиатском континенте.
Это не только военная авиация и
наземные транспортные средства,
которые управляются беспилотно,
но и аварийные команды,
пожарные, взрывотехники, с
которыми мы сталкиваемся
каждый день.
Необъяснима очевидность
применения роботов в военной
авиации, тем более, выполняемые
ими функции. Может быть в
качестве камикадзе?
Наконец мы читаем об областях
применения роботов и, вероятно,
для отражения важности
слышим тезис о повседневности.
Около 10000 машин участвуют в
защите, спасении жизни людей,
что и является наиболее быстро
развивающимся направлением.
Менее 1% от общего числа
существующих (1 млн.) роботов
говорит скорее о недостаточном
развитии данного направления.
Наблюдается тенденция к Тезис «лучше быть здоровым и
77
увеличению
многофункциональности,
снижению веса и стоимости
роботов.
богатым, чем …» настолько
тривиален, что вряд ли в нём
можно усматривать какую-то
тенденцию.
Для использования одного робота
в различных ситуациях
разрабатываются мобильные
платформы со свойствами
реконфигурируемости.
И вот только теперь автор
высказал тот основной тезис,
ради которого всё вышесказанное
говорилось
Так что, как видно, из
приведенных ранее качественных
и числовых оценок, производство
и реализации
многофункциональных
реконфигурируемых роботов,
актуально, они легкие,
универсальные и более надежные,
чем не реконфигурируемые
роботы. Поэтому тема
«Особенности внедрения на
отечественном рынке
специализированных
робототехнических комплексов
для экстремальных условий»
также актуальна.
В итоге мы видим ничем не
обоснованный вывод об
актуальности работы.
Совсем другим было бы восприятие этой информации, если бы
автор при её изложении использовал вышеизложенные правила
расположения идей «сверху вниз». Тогда ему следовало сначала дать
обобщающую идею: «Актуальность проблемы создания
многофункциональных роботов».
Далее привести её аргументацию:
— большое число различных модификаций роботов по функциям;
78
— большое число различных роботов по регионам;
— незаменимость применения роботов при различных
экстремальных ситуациях.
После этого, перейдя к более низкому уровню, можно было бы
привести, при необходимости, детализацию аргументов числовыми
примерами, упоминанием регионов и пр.
После проведения подобной доработки фрагмент дипломного
проекта с изложением тезиса (основного для данного раздела) об
актуальности, был бы не только логичным, но и обоснованным.
4.1.4. Процесс мышления — «снизу вверх»
В пирамидальной структуре нашего документа (рис. 7)
прямоугольники символизируют отдельные идеи. Каким же образом
происходит формирование подобного документа? В процессе
подготовки документа человек обычно начинает мышление с самого
нижнего уровня, то есть с формулировки отдельных предложений.
Затем мы логически эти предложения объединяем в абзацы, далее
абзацы в разделы, а разделы в единый документ, объединённый одной
мыслью, находящейся в самом начале. Мы развиваем свои идеи,
выстраивая мысли «снизу вверх».
Объединяя отдельные предложения в один абзац, мы видим
между этими предложениями какую-то логическую связь, которая и
выражается в идею этого абзаца. Иными словами, идея абзаца
обобщает, резюмирует эти предложения. Поэтому нельзя объединять
четыре идеи по совершенствованию технических характеристик и,
например, одну по финансам, так как их сложно обобщить одним
предложением.
Обобщающее предложение абзаца поднимает вас на один уровень
абстракции выше и позволяет рассматривать этот абзац как
высказывание уже одной идей, а не пяти. Далее вы группируете в
единый раздел три абзаца, каждый из которых высказывает какую-то
идею, и поднимаетесь выше ещё на один уровень.
79
Между этими абзацами тоже должна существовать какая-то
логическая связь, которая поможет выразить единую мысль раздела.
Аналогичные рассуждения позволяют объединить и четыре
разделы и все они выражают единую главную идею документа,
представленную на самом высоком уровне.
Для проверки правильности выстроенной структуры и её
соответствия принципу пирамиды нужно проверить, подчиняется ли
она следующим трём золотым правилам [4] составления документов:
1. Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи,
сгруппированные ниже.
2. Идеи любой группы должны быть однотипны, иметь нечто общее.
3. Идеи каждой группы должны располагаться в логической
последовательности.
4.2. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.2.1. Идеи любого уровня должны обобщать идеи,
сгруппированные ниже
Главное в процессе мышления — это обобщение. Основная мысль
абзаца обобщает его предложения, основная мысль раздела — мысли
абзацев и т. д. Подобное обобщение позволяет не только правильно
сгруппировать сами идеи, но также и правильно их сформулировать.
Если не удаётся сразу построить подобную пирамиду идей, то
выстраиваются сначала её отдельные элементы, которые
последовательно дополняются и уточняются.
4.2.2. Идеи любой группы должны быть однотипны
Для того чтобы проводить логическое обобщение все идеи одной
группы должны иметь единую логическую категорию. Таким
образом, если первая идея в группе представляет собой причину
какого-либо явления, то и другие идеи этой группы должны являться
тоже причинами этого явления. Если первая идея описывает этап
какого-то процесса, то и остальные идеи должны быть этапами этого
процесса. Если в первой идее сформулирована проблема организации,
80
то и остальные идеи должны представлять собой проблемы и т. д. Для
проверки правильности группировки нужно просто охарактеризовать
все идеи одной группы одним существительным во множественном
числе, например: рекомендации, причины, проблемы, изменения.
4.2.3. Идеи каждой группы должны располагаться в
логической последовательности
Эта логическая последовательность отражает некоторый
аналитический процесс установления связей между идеями. Человек
способен проводить всего три вида подобной аналитический
деятельности: хронологическая; структурная и сравнительная
(рис. 8).
Рис. 8. Последовательность идей:
а) хронологическая — определение необходимых действий (мер);
б) структурная — разделение системы на составляющие;
в) сравнительная — систематизация схожих вещей.
б)
Получение результата
а)
Мера 1
Мера 2
Мера 3
Компания
Подразд
е
ление А
Подразд
е
ление Б
Подразд
е
ление В
Множество
проблем
Данные
тр
и
проблемы
Все остальные
проблемы
в)