Аблязов В.И., Тисенко В.Н. Методология разработки документов в технических проектах
Подождите немного. Документ загружается.
101
одно решение. Хотя можно услышать от некоторых руководителей
просьбу проанализировать какую-то проблему и предложить
варианты её решения. При тщательном исследовании проблемы
альтернативных решений и быть не может.
Альтернативные варианты решения проблемы появляются только
тогда, когда вы не можете определить то решение, которое полностью
решает проблему. Но и в этом случае, выбрав предпочтительный
вариант, вы на главном уровне, приводя свои утверждения, поясняете,
почему выбранный вариант предпочтительнее.
Однако бывает так, что ни один из вариантов не обеспечивает
в достаточной мере желаемому результату. В этом случае выбор
варианта зависит от тех целей, которые вы хотите достичь (рис. 14).
Здесь речь идет не об альтернативных вариантах решения
проблемы, а о выборе альтернативных целей или результатов.
5.3. ФОРМИРОВАНИЕ ГЛАВНОГО УРОВНЯ И СТРУКТУРЫ
ДОКУМЕНТА
Как видим, на главном уровне не просто даётся ответ на главное
утверждение, но фактически предлагается план документа, то есть
читатель должен быть подготовлен к началу высказывания
утверждений (идей) главного уровня. Например, в приведённой выше
четвёртой схеме, утверждения главного уровня, призванные ответить
на новый вопрос читателя: «Каким же образом было организовано
взаимовыгодное общение между участниками?», фактически
предопределяют дальнейшую структуру документа.
На рис. 15 и 16 показаны возможные структуры документов
Рис. 14. Альтернатива достигаемого результата
Выбор варианта А, Б или В в зависимости от цели
Если цель —
быстрое получение
Если цель —
сохранение коллектива
А
Если цель —
модернизация
Б
В
102
сравнительно большого и небольшого объёма.
Формулировки утверждений главного уровня должны давать
представление о сути ваших предложений. Текст, написанный далее,
лишь только раскрывает и поясняет суть этих предложений.
В небольших документах нет необходимости повторять в
заголовках ваши предложения.
Утверждения главного уровня должны представлять собой
идеи, которые фактически становятся заголовками соответствующих
разделов (рис. 15). Если этого не происходит, значит, вводная часть
не выполнила своей задачи и её надо переработать. Поэтому в
документе, наряду с заголовками, которые отражают утверждения
главного уровня не должно быть заголовков разделов типа:
«Исходные данные» или «Ожидаемые результаты». Эти названия не
Рис. 15. Структура документа большого объёма
Главное утверждение
Ситуация
НАЗВАНИЕ ДО
КУМЕНТА
Развитие ситуации
Первое утверждение главного уровня
Второе утверждение главного уровня
Третье утверждение главного уровня
Первый заголовок
Второй заголовок
………………
103
соответствуют по уровню абстракции утверждениям главного уровня,
поскольку не несут никакой идеи (смысловой нагрузки). Естественно
сам заголовок «Исходные данные» имеет право на существование, но
не среди утверждений главного уровня, а, например, в техническом
задании.
Утверждения главного уровня должны представлять собой
идеи, которые фактически становятся заголовками соответствующих
разделов (рис. 15). Если этого не происходит, значит, вводная часть
не выполнила своей задачи и её надо переработать. Поэтому в
документе, наряду с заголовками, которые отражают утверждения
главного уровня не должно быть заголовков разделов типа:
«Исходные данные» или «Ожидаемые результаты». Эти названия не
соответствуют по уровню абстракции утверждениям главного уровня,
поскольку не несут никакой идеи (смысловой нагрузки). Естественно
Рис. 16. Структура документа небольшого объёма
Главное утверждение
Ситуация
НАЗВАНИЕ ДОКУ
МЕНТА
Развитие ситуации
Первое утверждение главного уровня
………………
Второе
утверждение главного уровня
104
сам заголовок «Исходные данные» имеет право на существование, но
не среди утверждений главного уровня, а, например, в техническом
задании.
Что касается размера вводной части, он бывает различным и
зависит от вида документа. Обычно вводная часть занимает два, три
абзаца. Но может, состоять из одного предложения. Например, в
служебной записке: «В Вашем письме от … Вы спрашивали меня о
…». Главное, что определяет её размер, он должен быть достаточен,
чтобы донести до читателя основную мысль и чтобы читатель захотел
прочесть документ полностью.
Наиболее часто во вводной части используется обычная структура
построения С — РС — Р. Но, в зависимости от того, какой тон вы
хотите придать документу, эту последовательность можно изменить.
Для создания агрессивно-активного тона документа вводная часть
может, в этом случае, начинаться вопросом В — С — РС. Например,
«Каким же образом должна была быть организована система
управления качеством на нашем предприятии, имеющем
тридцатилетний опыт выпуска добротной продукции…, чтобы….?».
Для вопросительного тона вводной части структура может выглядеть
так: РС — С — Р и т. д.
Применение рассмотренной структуры вводной части
целесообразно для применения большинства документов. Например,
при написании отчёта о проделанной работе по очередному этапу в
соответствии с календарным планом.
С = Определяете тематику, над которой вы работаете — для
первого этапа, или ссылаетесь на результаты работ в предыдущих —
для последующих этапов.
РС = Говорите о том, какие вопросы нужно было решить, или
рассмотреть на данном этапе..
В = Каковы результаты? (Вопрос, естественно, может быть чисто
риторическим, просто подразумеваемым).
О = Выполнены (не выполнены).
105
Далее в основной части отчета переходите к описанию основных
результатов (утверждений главного уровня).
Рассмотренную Схему С — РС — Р, но только в более сжатом
виде, целесообразно использовать и при изложении в документе
утверждений главного уровня. При этом вводная часть первого
утверждения главного уровня должна отметить, какое отношение
имеет данный предмет к общему утверждению, а в остальных
показываете, как каждый последующий предмет, который вы
предлагаете обсудить, взаимосвязан с предыдущим.
При этом следует избегать применения «пустых» заголовков, не
отражающих сути идеи (Табл. 5).
Подобные смысловые формулировки заголовков не только
помогают уточнить суть излагаемой идеи, но также и правильно
формировать структуру документа.
Таблица 5
Примеры «неудачных» и «удачных» заголовков разделов
«Пустой» заголовок Заголовок, отражающий идею
Исследования Исследования влияния климата на
успеваемость студентов
Выводы Выводы по результатам обследования
транспортных потоков
Бенчмаркинг Оценка эффективности при помощи
бенчмаркинга
106
6. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИДЕЙ В ДОКУМЕНТАХ
Выше было сказано, что документ становится понятным, когда
идеи в нём взаимосвязаны, структурированы и образуют пирамиду
с разными уровнями абстракции.
Связь между идеями может быть трёх видов: сверху вниз, снизу
вверх и горизонтальной.
Утверждение, стоящее в пирамиде над какой-нибудь группой
идей, обобщает их или делает из них вывод (рис. 17), а они, в свою
очередь, разъясняют это обобщение, как в первом случае, или
доказывают его, во втором.
Людям проще мыслить дедуктивно, однако письменное
изложение документа индуктивным способом легче и понятнее.
Особенно громоздким дедуктивный метод становится, если он
требует дополнительных разъяснений. Поэтому дедуктивный способ
применяют в документах, как правило, только на нижних уровнях
пирамиды. На главном же уровне пирамиды следует придерживаться
индуктивного метода. Это для читателя и проще, и понятнее.
Рис. 17. Индуктивный и дедуктивный методы
Западноевропейские страны
—
респу
б
лик
и
Италия —
республика
Германия —
республика
Разъяснения
Финляндия —
республика
Гелий не электропроводен,
следовательно, он не металл
Металлы
электропроводны
Гелий не
электропроводен
Доказател
ь
ство
Гелий не металл
107
6.1. ПРИМЕНЕНИЕ ДЕДУКТИВНОГО МЕТОДА
РАССУЖДЕНИЙ
При дедукции второе суждение уточняет субъект (объект) или
предикат (действие этого субъекта) первого суждения. Рассмотрим
применение этого метода. Предположим, что вы, проведя анализ
работы организации, предлагаете с целью улучшения качества внести
предложения по изменениям в процесс работы организации (рис. 18а).
Чтобы понять и представить вашу логику рассуждений читатель
сначала должен понять и запомнить высказывания А1, Б1, В1 о том, что
не отвечает требованиям качества. Затем должен сопоставить причину
низкого качества А2 с фактом А1 и запомнить это, пока то же самое не
проделает с Б1 и Б2, а потом с В1 и В2. Наконец этот процесс надо
повторить, увязывая А1 и А2 с действием А3, направленным на
достижение требуемого качества, потом с действием Б3 и В3.
Предлагая подобную схему рассуждений в документе, вы
фактически заставляете читателя проделать весь ваш достаточно
долгий процесс мышлений.
Рис. 18. Предложения по улучшению процесса работы:
а) дедуктивным методом; б) индуктивным методом
Необходимо изменить
Вот то, что не
эффективно
а)
А1
Б1
В1
Причины того, что
не эффективно
А2
Б2
В2
Следовательно,
необходимо
А3
Б3
В3
Почему?
Как?
Необходимо изменить
б)
Как?
А3
Б3
В3
А1
А2
Б1
Б2
В1
В2
Почему?
108
Читателю будет проще воспринять эту информацию при помощи
индукции (рис. 18б). В этом случае, вы, сделав предложение о
необходимости внесения изменений в процессы работы организации,
сразу отвечаете на его вопрос: «Как?» (А3, Б3, В3). Читатель сразу, в
начале документа, получает ответ на свой главный вопрос. А потом
он уже может знакомиться с пояснения: «Почему?», последовательно
рассматривая ситуации А, Б и В.
Ниже приведён пример подобного изложения
*
.
Необходимо проводить качественно новую оценку результативности
научных институтов. В мире разработаны системы оценки
эффективности — это не формальное количество профессоров, а индекс
цитируемости, фондовооруженность, ресурсы, международные связи и
т. д.
Суждения нижнего уровня, в этом случае, можно излагать и при
помощи дедукции.
Дедуктивные рассуждения легко воспринимаются, если они сразу,
без дополнительных пояснений, дают ответ. Поэтому на нижних
уровнях пирамиды они воспринимаются лаконичнее и понятнее.
Следует заметить, что если читателю очевиден ход ваших
рассуждений, то какую-то аргументацию (комментарии к
утверждению) в дедуктивных рассуждениях можно опустить. Ниже
приведены четыре примера некоторых дедуктивных рассуждений.
1. (Утверждение) Бюджетное финансирование Городских
программ будет в дальнейшем проводиться только после рассмотрения
поступивших заявок на тендерных комиссиях городского
правительства.
(Комментарий к утверждению) Проведение квалификации ведущих
специалистов и руководителей инновационных предприятий в рамках
послевузовского обучения включено в Городскую программу.
*
Министр образования и науки РФ А. Фурсенко: «Современных вузов
в России — 10 %, научных институтов — только 5 %» Газета «Известия»
№167, 09.09.2008 г.
109
(Следовательно) В дальнейшем договор на проведение повышения по
квалификации ведущих специалистов и руководителей инновационных
предприятий можно будет заключать только при успешном
прохождении заявки на обучение через тендерную комиссию города.
2. (Утверждение) Учёные готовы принять новые теории, если они
основываются на старых..
(Комментарий к утверждению) Но учёные будут оспаривать новое,
если оно требует изменения привычных представлений.
(Комментарий к утверждению) Атомная физика требовала
изменения представлений.
(Следовательно) Поэтому учёные не сразу приняли принципы
атомной физики.
3. (Утверждение) Городское и областное правительство в своих
прогнозах продекларировало в ближайшие годы развитие производств
по выпуску новых моделей автомобилей.
(Комментарий к утверждению) Исходя из этого прогноза
аналитики предсказали рост инвестиций.
(Следовательно) После таких оценок на предприятиях, связанных с
развитием новых производств, были предусмотрены меры по
повышению уровня зарплат специалистов.
(Следовательно) Это увеличило количество выпускников, желающих
получить соответствующие специальности.
4. (Утверждение) Когда в стране существует централизованное
планирование, все решения принимаются представителями
государственной власти.
(Следовательно) Поэтому реальной властью обладают только
государственные чиновники.
(Следовательно) Следовательно, решение социальных и
экономических вопросов зависит от государственных властных
структур.
При использовании дедуктивных рассуждений следует
придерживаться следующих правил: нельзя использовать более
110
четырёх суждений, нельзя использовать более двух суждений типа
«следовательно».
Следует предостеречь составителей документов от формирования
ошибочных рассуждений, внешне напоминающих дедуктивные, но не
являющимися таковыми, по сути. Рассмотрим пример подобного, так
называемого «дедуктивного», заблуждения.
Все преподаватели вузов имеют высшее образование.
Некоторые домохозяйки имеют высшее образование.
Следовательно, некоторые домохозяйки являются
преподавателями вузов.
Здесь второе суждение никак не комментирует первое, поэтому их
нельзя связывать дедуктивно.
6.2. ПРИМЕНЕНИЕ ИНДУКТИВНОГО МЕТОДА
РАССУЖДЕНИЙ
Изложение идей на основе индуктивного метода не всегда
тривиально и требует творческого подхода. Вы должны объединить в
чём-то схожие между собой факты, события, причины, проблемы или
решения в одну группу. А затем правильно сформулировать
утверждение относительно их общности.
При применении индуктивного метода нужно придерживаться
двух принципов:
— объединять суждения в группу;
— исключать те суждения, которые не вписываются в данную
группу.
Установление логической последовательности в дедуктивном
доказательстве не представляет затруднений. Оно определяется самой
структурой рассуждений.
Установление же логической связи при индуктивных
рассуждениях, когда группировка схожих суждений осуществляется
на основе обобщения под общим существительным во
множественном числе, не всегда очевидно.
В индуктивных суждениях неизменным сохраняется или субъект