Аблязов В.И., Тисенко В.Н. Методология разработки документов в технических проектах

Подождите немного. Документ загружается.

действий работников необходимо в тех случаях, когда появляется

новый работник, происходит смена вида деятельности работника и

т. д.

Приведем примеры. Один из авторов настоящего пособия во

время посещения одного из зарубежных автомобильных заводов

обратил внимание на то, что на рабочих постах (так называемых

станциях) документированы даже маршруты перемещения рабочего в

пределах нескольких метров рабочей зоны станции. Казалось бы, в

этом нет необходимости, так как рабочие знают все свои действия, их

последовательность и маршруты своих перемещений «назубок». Но в

том-то и дело, что система должна быть рассчитана на самые крайние

случаи жизни, даже на случай, когда рабочий забыл что-либо, хотя

представить это и трудно.

В учебном процессе СПбГПУ широко используются современные

технические средства. В частности, на факультете инноватики

применяются мультимедийные проекторы, которые крайне

чувствительны к несоблюдению порядка их выключения после

занятий. Если не соблюдать прописанные в инструкции по

эксплуатации правила и выключить проектор из сети, не выждав

несколько минут, в течение которых охладится лампа освещения, то

дорогостоящая лампа выходит из строя. Таким образом было

выведено из строя несколько проекторов, так как не удавалось

проинструктировать всех преподавателей, использующих проекторы,

при этом даже проинструктированные преподаватели забывали

выполнить требования. И так продолжалось до тех пор, пока не был

сделан простой документ в виде бирки, прикрепленной к шнуру

питания проектора, на которой было написано «Не выключать!». На

этом проблема была исчерпана.

Наверное, правильным будет вывод, что нужны все те документы,

которые составлены разумно и правильно. Если же они разработаны

формально, тогда они не приживутся на предприятии, тогда создастся

иллюзия, что такая документация вообще не нужна. Но такое

отношение к документации породит далеко идущие последствия,

будет создана благодатная почва для появления дефектов в работе,

что, как мы видели, будет способствовать увеличению стоимости

продукции, за что покупатель платить не будет.

В доказательство этого приведем пример такого документа как

«Должностная инструкция работника предприятия», в которой

должны быть прописаны права и обязанности каждого работника. Как

правило, для любой должности имеются разработанные и

опубликованные типовые должностные инструкции, но они именно

типовые. А должностные обязанности конкретного работника и его

права, конечно, могут отличаться от типовых. На практике ни

работодатель, ни работник зачастую не уделяют внимания этому

документу, в лучшем случае ограничиваясь подписанием типовой

инструкции. Но это создает такие благодатные условия для

конфликтных ситуаций, когда работодатель понимает права и

обязанности работника по-своему, а работник — по-своему. А к чему

приводят конфликты? Ни к чему иному как к потерям времени,

нервов и средств, следствием чего будет ухудшение потребностей

какой-либо из заинтересованных сторон.

Ниже мы увидим, что аналогичные соображения приводят к выводу

о необходимости документирования и данных о продукции

(конструкторская документация), и технологических процессов

(технологическая документация), и процессов взаимоотношения с

заказчиком (например, техническое задание, договор на поставку

продукции и т. д.).

Рассмотрим виды документов, с которыми приходится иметь дело

на большинстве производственных предприятий, выполняющих

инновационные и иные проекты по заказам потребителей.

Прежде всего, следует разделить документацию на внутреннюю

и внешнюю.

Внешняя документация — это документация, с помощью которой

организация взаимодействует с внешним миром (государственными

учреждениями, компаниями-партнерами, заказчиками, поставщиками

и т. д.). Она служит для решения внешних вопросов. Как правило,

внешняя документация делится на входящую и исходящую.

Внутренняя документация используется внутри организации

и должна обеспечивать качественное выполнение производственных

процессов при выполнении проектов. Она служит для решения

внутренних вопросов.

Естественно, что требования к внутренней и внешней

документации различны. В частности, состав и содержание

документов, с помощью которых организация работает с внешним

миром, должны быть согласованы обеими сторонами и согласованные

требования должны соблюдаться. Эти требования в свою очередь

должны быть прописаны в регламентирующих документах.

Например, состав и содержание внешних документов

определяется государственными (могут быть обязательными для

использования всеми организациями, работающими на территории

данного государства) и отраслевыми стандартами (могут быть

обязательными для использования всеми организациями в пределах

отрасли — авиастроение, машиностроение и т. д.). Типичным

примером обязательных государственных стандартов являются

стандарты, в которых устанавливается комплексом стандартов

Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) (см.

последующие разделы настоящего пособия).

Требования к составу и структуре внутренней документации

определяются руководством самой организации, которые вправе

использовать любые варианты. При этом основной критерий

выбора — удобство ее использования всеми сторонами,

использующими внутренние документы. Примером внутренних

документов могут служить заводские стандарты, приказы и

распоряжения, технологические документы и т. д.

При разделении документации по видам деятельности следует

различать документацию по общим и административным вопросам

(вопросам общего руководства организацией и ее производственной

деятельностью) и документацию по функциям управления

(управление финансами, планированием, поставками и сбытом и

т. д.).

Документы могут быть представлены в самом разном виде и

иметь различные наименования: отчеты, чертежи, графики, планы,

приказы, договоры, патенты, докладные записки, объяснительные

записки и т. д.

По степени сложности документы делятся на простые, в которых

рассматривается один вопрос (например, объяснительная записка по

поводу невыполнения служебного задания) и сложные, которые

посвящены многим вопросам (например, план-график выпуска

продукции, где должны найти отражение и вопросы проектирования

изделий, и вопросы технологической подготовки производства и

т. д.).

Нужно разделять документы по степени гласности на открытые,

доступ к которым не ограничен, и документы с ограниченным

доступом, имеющие разные уровни секретности (совершенно

секретные, секретные), имеющие ограничение «Для служебного

пользования (ДСП)», а также конфиденциальные документы.

Говоря о юридической силе документа, нужно разделить их

на подлинные и подложные. Подлинные документы могут быть

действительными и недействительными (когда истек срок действия

документа или документ был отменен другим документом).

Если документ имеет срок исполнения, установленный законом

и соответствующими правовыми актами, то он относится к срочным

документам. К срочным документам относятся также телеграммы

и другие документы со специальным грифом «срочно». Остальные

документы относятся к несрочным.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой

документ (он отражает работу автора над текстом документа) и

оригинал (подлинник) — единственный экземпляр документа,

оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с

установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии (идентичное,

заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника),

выписки из документа (заверенная часть текста подлинника) и

дубликат (повторный экземпляр документа, имеющий юридическую

силу).

По срокам хранения документы делятся на документы

постоянного и документы временного хранения. Документы

временного хранения в свою очередь подразделяются на документы

со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Документы бывают информационные, содержащие сведения

и факты о производственной и иной деятельности организаций, и

директивные — обязательные для исполнения, носящие характер

юридической или технической нормы (законы, стандарты и т. д.).

В зависимости от степени унификации различают документы

индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и

унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные

документы по содержанию являются специфическими, носят характер

разового документа. Типовыми являются документы, рассчитанные на

изложение однородных процессов и явлений (например, типовой

договор, типовой технологический процесс, типовые правила

внутреннего распорядка и т. п.).

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст

с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении

в зависимости от конкретной ситуации (например, личный листок

по учету кадров, заявление на оформление визы).

Подобным документом является анкета. В анкете

унифицированный текст с постоянной информацией располагается в

левой части листа, строками друг под другом, в форме

существительных в именительном падеже, а переменная вносится в

документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким

образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где

отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего

данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда

характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу

и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки.

Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает

машинописные работы и создает предпосылку для кодирования

информации и использования отрывного талона с кодированными

сведениями.

В таблицах постоянная информация размещается в заголовках

граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или

словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф

и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой

информационной емкостью, позволяет строго классифицировать

и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

В табличной форме оформляются штатное расписание, график

отпусков и другие документы.

В производственной деятельности организаций используются

разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон,

вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные

связи. Это, например, договоры (поставки, выполнения работ или

услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения, соглашения

о неразглашении и т. д. Каждый из названных документов имеет

общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и

используются для составления и оформления документов по

аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и

вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию,

которая развивается во вторичных документах (например, первичным

является приказ по министерству, а вторичным - приказ по организации,

который прописывает конкретные действия в организации

по реализации первичного документа).

Приведенная классификация достаточно условна и не является

всеобъемлющей, ее можно развивать дальше и больше

детализировать. Однако нашей задачей было показать, что

документация предприятия очень обширна, а номенклатура

документов очень разнообразна. Документы составляют основные

информационные ресурсы предприятия, они обеспечивают

информационную поддержку принятия управленческих решений на

всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов

предприятия. Документооборот — это непрерывный процесс

движения документов, объективно отражающий деятельность

предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Эффективный

документооборот является обязательной составляющей эффективного

управления предприятием.

1.2. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТАЦИИ

ИННОВАЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ

Настоящее пособие, прежде всего, ориентировано на студентов

технических университетов. Поэтому его основной материал

посвящен документации, характерной для технических проектов. При

этом особо следует выделить документацию, которую следует

использовать при выполнении именно инновационных проектов.

Поэтому кратко остановимся на основных этапах, характерных для

инновационных проектов в технической сфере.

Как и любой проект, инновационный проект состоит из ряда

последовательности этапов, в каждом из которых осуществляется

конкретная деятельность, заканчивающаяся определенными

результатами (документами, продукцией, и т. д.).

Инновационный проект содержит достаточно специфичные для

него этапы, по сути определяющие существование самого класса

инновационных проектов. При этом ряд этапов инновационного

проекта является типичным для любого, например, технического

проекта. Напомним, что под инновационным проектом мы понимаем

проект, в результате которого осуществляется удовлетворение

потребностей заказчика путем реализации нового научного

достижения. Напомним также, что если в основу проекта будет

положено новое (а точнее — ранее неиспользовавшееся) научное

достижение, то это будет, если можно так назвать, чистый или

классический инновационный проект. Если же научное достижение

уже было использовано для реализации в аналогичном проекте, то

можно говорить, что это уже не инновационный, а обычный проект.

Но бывают случаи, когда первый пример реализации научного

достижения имел место, но подробная информация о его реализации

не известна на рынке (например, известен лишь только факт

реализации проекта). Такое часто имеет место на практике, когда

компания, реализовавшая инновационный проект, сохраняет в тайне

процесс его реализации. Такая ситуация чаще встречается при

реализации внутренних инноваций, когда компания использует

достижения науки для совершенствования своих технологических

проектов и, конечно, она не желает терять такое существенное

конкурентное преимущество на рынке

∗

Если принять приведенное выше определение инновационного

проекта, то специфическими этапами инновационного проекта можно

считать следующие.

1. Этап поиска и идентификации нового научного достижения,

которое будет положено в основу проекта.

Это ключевой этап, когда во многом закладывается фундамент

успеха инновационного проекта, определяется каким образом и

насколько будут удовлетворены потребности всех заинтересованных

сторон. Отметим, что при этом возможны два варианта выполнения

этапа.

∗

Подробнее виды инноваций и инновационных проектов рассматриваются

в дисциплине «Управление инновационными проектами»

Первый вариант можно назвать вариантом «от науки к рынку»,

когда сначала идентифицируется научное достижение, а затем ищутся

возможности для его коммерциализации, т.е. определяется какие

услуги, какую продукцию можно предложить рынку для

использования. Обычно такой вариант используется в том случае,

когда коммерциализацией начинает заниматься тот, кто создал

научное достижение (ученый, изобретатель).

Во втором варианте осуществляется обратный процесс:

потенциальный руководитель проекта определяет рыночную

потребность, какая продукция или услуга будет востребована рынком,

а после этого ищет научное достижение, с помощью которого

выявленная потребность может быть удовлетворена. Интересно

отметить, что при этом у руководителя могут появиться несколько

вариантов, несколько технологий для выбора. Значит, можно найти

оптимальный вариант удовлетворения рыночной потребности, что

значительно повышает шансы на успех проекта. Можно на основании

опыта практической деятельности утверждать, что во втором случае

шансов на успех в 5-8 раз больше, чем в первом.

2. Этап установление отношений с автором и владельцем нового

научного достижения.

Любое научное достижение имеет своего автора, того кто создал

достижение. Если это достижение оформлено должным образом, то у

него может появиться и владелец (юридическое или физическое лицо).

Например, на полученное достижение может быть оформлен

российский или зарубежный патент с автором (авторами) и

владельцем. В частном случае автором и владельцем может быть одно

и тоже лицо.

Естественно, что при этом упомянутые лица заинтересованы в

том, чтобы каким-то образом, во-первых, сохранить (если они

существуют) свои права на достигнутые результаты, во-вторых, по

возможности получить в какой-либо форме (материальной,

моральной) удовлетворение своих потребностей. При этом на

практике часто довольствуются устными или неправильно

оформленными документальными договоренностями, что приводит

впоследствии к конфликтам. В частности, очень важным является

момент первых контактов с авторами (владельцами) научного

достижения. Именно в этот момент руководитель должен понять

идею и ее инновационность, понять насколько она сможет

удовлетворить рыночную потребность. Естественно, что для этого он

должен узнать как можно больше о достижении, как можно больше

деталей. Другая же сторона старается дать как можно меньше

информации, так как возможно права на интеллектуальную

собственность не защищены. В этом случае возникает необходимость

создать некий специфический документ, в котором эти права хотя бы

частично были защищены. Можно привести пример такого

документа, название которого «Соглашение о неразглашении».

Этот документ не регламентирован никаким стандартом,

составляется в произвольной форме.

СОГЛАШЕНИЕ О НЕРАЗГЛАШЕНИИ

Подписавшие настоящее Соглашение лица соглашаются

считать конфиденциальной всю информацию, которой они

обменяются, и защищать эту информацию с таким же

усердием, с каким они защищают свою собственную

конфиденциальную информацию.

Никакая информация, которой они обменялись во время

переговоров, не будет передана стороне, не имеющей

отношение к переговорам, без письменного разрешения

владельца этой информации, а также не будет

использована без письменного разрешения владельца этой

информации.

Любая информация, которой они обменяются во время

переговоров, будет считаться конфиденциальной в течение

всего времени действия любого делового соглашения между

участниками и в течение 5 лет после окончания такого