Аблязов В.И., Тисенко В.Н. Методология разработки документов в технических проектах

Подождите немного. Документ загружается.

соглашения, за исключением случае, когда такая информация

станет публичной в результате действия владельца

информации.

________________ (подпись)

Дата _____________

Обратите внимание на то, что в документе «Соглашение о

неразглашении» нет сведений о деталях предмета разговора. В нём

фиксируется лишь факт того, что в такой-то день среди таких-то

участников состоялся разговор, детали которого не могут быть

разглашены третьим лицам в течение определённого времени.

И понятно, почему нет деталей - потому что подробности

предстоящих обсуждений до момента подписания документа не

известны.

При всей неопределенности документа следует отметить, что

зарубежные бизнесмены относятся к нему очень серьезно. Дело в том,

что наличие такого документа является серьезным основанием для

удовлетворения иска какой-либо из сторон в случае нарушения его

другой стороны.

Приведенный пример иллюстрирует важность и серьезность

документального отношения сторон, которые, возможно, еще и не

будут вместе работать, но на этом этапе серьезно подходят к вопросу

защиты прав на интеллектуальную собственность и применяют

специальные документы для этого

∗

3. Этап поиска источника финансирования инновационного проекта.

Содержанием этого этапа являются, в основном, работы по общей

презентации идеи проекта и по представлению финансовой

∗

Подробнее об управлении интеллектуальной собственностью см. в

дисциплине «Правовое обеспечение инновационной деятельности»

информации о предполагаемых расходах и доходах будущего

проекта. Отметим, что никаких стандартов в отношении формы

представления такой информации нет. Можно лишь

руководствоваться собственными соображениями, причем основным

соображением здесь следует считать необходимость учета

индивидуальных особенностей лиц, для которых готовится

информация. Ведь задача руководителя инновационного проекта –

заинтересовать потенциального инвестора, убедить в

перспективности проекта. Иными словами, найти ключик к кошельку

инвестора. Поэтому на практике приходится заранее изучить

будущего партнера, понять его предпочтения и в соответствии с

результатами изучения готовить информацию. Совет здесь может

быть один — не старайтесь завалить инвестора обилием информации,

подготовьте 2 страницы общей информации о проекте так, чтобы по

возможности его заинтересовать, а только после положительной

реакции на эту страницу выдавайте остальную информации. Обычно

эта информация структурируется на два документа:

1. Концептуальный бизнес-план (иногда его называют

инвестиционным предложением). Это и есть те 2 страницы, о которых

говорилось выше. В них необходимо выделить следующие разделы:

– характеристика заявителя (кто выдвигает идею инновационного

проекта и хочет реализовать проект);

– идея проекта (что будет результатом проекта, какая продукция

или услуга будет создана). При этом не нужно давать никаких

доказательств, аргументирующих выгодность проекта, нужна только

фиксация будущего результата;

– основные показатели проекта (предполагаемая длительность

проекта, необходимые денежные вложения, предполагаемый период

окупаемости вложений).

2. При положительной реакции инвестора на первый документ

и его предварительном решении об участии в проекте создается

подробный бизнес-план проекта с детальными расчетами движения

денежных средств, с определением рынков сбыта продукции (услуги),

с определением рисков проекта и т. д.

Отметим, что если концептуальный бизнес-план вполне по силам

тех лиц, которые выдвинули идею проекта, он сравнительно мало

затратен, то подробный бизнес-план требует приглашения специалистов

по бизнес планированию, работа над ним требует достаточно больших

средств (до нескольких процентов от стоимости всего проекта). Кроме

того, так как результаты бизнес планирования во многом определяют

решение инвестора об участии в проекте, то целесообразно для

получения более реальных результатов не привлекать авторов проекта.

Это объясняется тем, что авторы — люди заинтересованные в

положительном решении, они не могут быть объективными, волей-

неволей они будут склоняться к более оптимистическому

представлению проекта, а потенциальный инвестор хочет видеть

реальную картину, хочет увидеть все риски, чего, скорее всего, авторы

проекта не покажут.

Остальные этапы инновационного проекта во многом совпадают

с этапами проекта, не реализующего научные достижения, а

используемая документация является достаточно типичной и ее

особенности представляются в последующих разделах пособия.

1.3. СОВРЕМЕННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ДОКУМЕНТОООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ

Естественно, что в последние годы по мере развития средств

вычислительной техники, которые могут быть применены в самых

различных приложениях (при моделировании, расчетах,

проектировании и др.), последняя широко используется при создании

документации предприятия. Причем хронологически можно выделить

два основных этапа внедрения средств вычислительной техники в

систему документооборота предприятия:

Замена компьютерами функций машинистки и чертежника, когда

компьютеры использовались только для ускорения процесса

выполнения документов и для повышения их качества. Результатом

работы компьютеров были так называемые «твердые копии»

документов всех видов, включая чертежи, технологические карты и

т. д. Попутно возникала и возможность создания архива документов в

памяти компьютера, но, как правило, это прекрасное преимущество

не использовалось на практике полностью. Причиной этого являлось

определенное недоверие разработчиков документов к хранению

документов на электронных носителях («Как бы не потерять

документы»!), а также организационная инерционность работников

(«Мы привыкли иметь дело с бумажками, которые всегда легко

посмотреть»).

Но по мере повышения как возможностей средств вычислительной

техники, так и уровня компьютерной грамотности работников

предприятий происходит переход на качественно новый уровень

использования преимуществ так называемого «электронного»

документооборота предприятий, когда в предельном случае

предприятие обходится вообще без твердых копий, а все документы

изготавливаются, хранятся и используются в электронном виде.

Конечно, это именно предельный случай, практически применяемый

очень редко в реальной жизни. Тем не менее можно утверждать, что

переход к электронному документообороту — процесс постоянный и

поступательный.

Следует отметить, что, как всегда бывает в реальной жизни,

наступают моменты времени, когда сама жизнь требует

опережающего применения прогрессивных методов организации

производства. В частности, это справедливо и для документооборота

и можно привести реальный пример, когда около 30 лет тому назад в

период отсутствия не только персональных компьютеров вообще, но

и больших ЭВМ на большинстве отечественных предприятий жизнь

заставила предпринять большие усилия и начать использовать

электронные документы.

Речь идет о времени выполнения грандиозного проекта (сейчас мы

бы сказали — суперинновационного) изготовления российского

космического челнока «Буран». Сейчас уже далеко не секрет, что вся

поверхность этого летательного аппарата была покрыта множеством

(более 40 тысяч штук) теплозащитных плиток, которые клеились на

поверхность. Причем для обеспечения нужной степени адгезии

(соединения) плиток к поверхности корпуса «Бурана» нужно было,

чтобы зазор между плитками и поверхностью был как можно меньше

(на уровне нескольких микрометров). В то же время корпус имел

достаточно большие геометрические размеры (диаметр до 2 метров,

длина — десятки метров) и, естественно, изготавливался с

несоизмеримо большими погрешностями формы. Таким образом,

налицо было противоречие, когда не очень точное изготовление

корпуса сопровождалось высокими требованиями к зазорам между

плиткой и поверхностью корпуса.

Кроме того, по аэродинамическим соображениям корпус был

спроектирован с достаточно сложной криволинейной поверхностью,

чтобы минимизировать нагрев корпуса при вхождении в атмосферу

Земли из-за турбулентных завихрений воздуха. Поэтому каждая

плитка должна была быть изготовлена, как говорят, «по месту», для

чего весь корпус обмерялся с помощью специальных измерительных

машин и форма каждой плитки проектировалась с учетом формы

части поверхности корпуса, на которой в дальнейшем должна быть

наклеена плитка.

Эти особенности конструкции и технологии изготовления привели

к тому, что каждая из сорока тысяч теплозащитных плиток была, во-

первых, сложной, а во-вторых, имела свою индивидуальную форму.

Изготовление же плиток можно было организовать только на станках

с ЧПУ, так как ни один самый искусный станочник не мог сделать

такое сложное по форме и такое точное по размерам изделие как

плитка.

Нетрудно себе представить, что не только само изготовление

сорока тысяч чертежей сложных по форме изделий (а значит, чертеж

должен иметь множество сечений, чтобы отразить такую сложную

форму), но и хранение такого количества чертежей в бумажном виде

представлялось крайне сложной задачей.

Вот тогда-то и возникла необходимость изготовления чертежей

в электронном виде, а затем и их хранение. Так зародилась

«безбумажная технология», когда информация о форме корпуса

заносилась с измерительной машины в ЭВМ, которая рассчитывала

формы всех плиток, и составляла управляющие программы для

станков с ЧПУ. Управляющие программы по каналам связи

передавались на станки с ЧПУ, на которых и изготавливались эти

самые плитки.

Сейчас уже этим не удивишь работников современных

предприятий, на которых внедрены принципы безбумажной

технологии и принципы CALS-технологий, когда все этапы

жизненного цикла изделия (вплоть до его утилизации)

информатизируются и выполняются в едином информационном

пространстве, а тридцать лет назад это была задача очень сложная и

дорогостоящая.

Таким образом, на современных предприятиях процесс

документооборота автоматизирован при помощи различных систем

автоматизации. Однако никакая автоматизация документооборота не

может быть эффективной, если исходные документы не совершенны

и логически непонятны.

Одним из известных авторитетов в области оптимального

формирования структуры и логической последовательности

составления отчетов, деловых писем, докладов, служебных записок

является Барбара Минто, читающая свой курс по принципам

составления деловых писем и устных выступлений большинству

крупных компаний США и Европы. Освоение этих принципов и

применение их на практике, согласно теории автора, позволяет:

— сократить время, затрачиваемое на подготовку конечного

документа;

— улучшить ясность текста;

— сократить его объём.

Форма и правила составления большого числа документов

определяются различными рекомендациями и требованиями. Поэтому

их заполнение не представляет больших затруднений. Однако

значительная часть разрабатываемых документов требует от

составителей не только соблюдения формальных требований, но и

умения грамотно сформулировать документ, сделать его понятным,

логически связанным. Необходимо провести обоснование излагаемых

в нём идей и, в конечном итоге, сформулировать такое решение,

принятие которого, в создавшейся ситуации, является правильным.

Поэтому в разделе 4 настоящего пособия рассмотрены основные

положения и правила составления подобных деловых документов,

позволяющих определить пути решения создавшихся проблем.

1.4. СОЗДАНИЕ НОВОЙ ПРОДУКЦИИ

Создания новой научно-технической продукции включает обычно

в себя три основные стадии: исследование, разработку и производство.

Стадия исследований, определяемая как научно-

исследовательская работа (НИР), выполняется в тех случаях, если

проблема не достаточна ясна. Основным результатом проведения

НИР является «Отчет о НИР» — научно-технический документ,

который содержит систематизированные данные о научно-

исследовательской работе, описывает состояние проблемы, процесс

и/или результаты научного исследования [1]. Ответственность за

достоверность данных, содержащихся в отчете несет организация-

исполнитель. Фундаментальные, поисковые и прикладные НИР

по всем областям науки и техники могут выполняться научно-

исследовательскими, проектными, конструкторскими организациями,

высшими учебными заведениями, научно-производственными и

производственными объединениями, промышленными

предприятиями, акционерными обществами и другими

организациями.

После того, как появилась уверенность о возможности создания

новой инновационной продукции, приступают к её разработке.

На стадии разработки проводятся опытно-конструкторские работы

(ОКР) по разработке новой продукции. Целью ОКР является не

создание опытных образцов новой техники, а разработка комплекта

конструкторской документации (КД).

К конструкторским документам относятся графические,

текстовые, аудиовизуальные (мультимедийные) и иные документы,

содержащие информацию об изделии, необходимую для его

проектирования, разработки, изготовления, контроля, приемки,

эксплуатации, ремонта (модернизации) и утилизации [2].

Создаваемые на стадии ОКР опытные образцы являются

средством проверки качества документации, ее отработки и

выполнения требований технического задания.

Разработанная КД передается на предприятие, которое

осуществляет серийное производство новой продукции.

Выполнение разработки новой научно-технической продукции на

всех её этапах осуществляется, как правило, на договорной основе

между заказчиком и разработчиком (исполнителем).

1.5. ФИНАНСИРОВАНИЕ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИХ

РАЗРАБОТОК

Создание научно-технической продукции может осуществляться

может финансироваться различными способами:

— по государственному заказу (финансирование из федерального

или муниципального бюджета по различным программам). Госзаказы

размещают, как правило, на конкурсной основе с учетом данных

о квалификации исполнителя и в соответствии с действующим порядком

организации закупки товаров, работ и услуг для государственных нужд.

— по заказу конкретного потребителя (заинтересованная

организация, общество, коммерческая структура);

— инициативно без конкретного заказчика. Разработчик и

изготовитель в этом случае финансируют разработку из собственных

или заемных средств.

Создание продукции по госзаказу и заказу конкретного потребителя

осуществляется в рамках договора на выполняемые работы (услуги),

Договор заключается в установленном порядке. В состав договора, как

правило, входит техническое задание (ТЗ) на выполняемые работы.

1.6. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ДОГОВОРА

Договор между субъектами хозяйственной деятельности является

основным юридическим документом, в котором оговорены все

обязательства договаривающихся сторон — заказчика и исполнителя.

В договоре и (или) ТЗ, при необходимости, указывают порядок

организации работ, обеспечивающих выполнение и подтверждение

обязательных требований, а также требований, установленных

законами и нормативными документами органов государственного

надзора или другими документами, определяющими обязательные

правила и требования к разрабатываемой продукции.

В преамбуле договора указываются официальные названия

юридических сторон, заключающих договор и физические лица их

представляющие.

В договоре указываются:

— предмет договора (краткая характеристика выполняемой работы);

— обязанности сторон;

— сроки выполнения работ (оказания услуг);

— стоимость работы и порядок выполнения расчетов;

— порядок сдачи и приемки выполненных работ;

— права на интеллектуальную собственность создаваемую в ходе

выполнения договора;

— характер применения штрафных санкций в случае

невыполнение обязательств по договору;

— реквизиты сторон и др.

Образец договора приведен в приложении 1. Неотъемлемой частью

каждого научно-технического договора является техническое задание.

1.7. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Техническое задание (ТЗ) является основным исходным

документом для создания нового изделия. Техническое задание

составляется, как правило, до момента заключения договора на

основании результатов работ, проводимых на предпроектной стадии с

учетом технико-экономического обоснования.

Техническое задание устанавливает назначение, технические

и тактические характеристики разрабатываемого изделия, условия

эксплуатации и другие требования. После согласования и

утверждения ТЗ заказчиком и разработчиком оно становится

основным техническим документом, на основании которого

проводятся все этапы работ и осуществляется их приемка.

Для различных отраслей правила составления ТЗ несколько

отличаются друг от друга. Однако существуют общие положения,

которые отражаются в ТЗ, тем более, что качественно составленное ТЗ в

значительной степени определяет успех выполнения всей работы и

позволяет исключить спорные и конфликтные ситуации при ее

завершении.