Аблязов В.И., Тисенко В.Н. Методология разработки документов в технических проектах
Подождите немного. Документ загружается.
111
(объект, предмет) суждений, а изменяется предикат (действия
выполняемые над субъектом), или наоборот, остаётся неизменным
предикат, а изменяется субъект. Например, в следующей группе
суждений неизменным остаётся субъект (студенты Ямала).
Студенты, поступившие на обучение в Политех по направлениям
Ямало-Ненецкого национального округа, не имеют академических
задолженностей.
Студенты Ямала проявляют творческую активность при
проведении учебных тренингов.
Студенты Ямала стремятся получить практические навыки во
время прохождения практики на предприятиях.
Методы обучения ямальских школьников можно рекомендовать
для распространения.
В представленной ниже группе суждений предикат остаётся
неизменным.
Грачи стали готовиться к отлёту на юг в жаркие страны.
Скворцы стали собираться в стаи.
Дикие утки стали собираться в стаи.
Скоро наступят холода.
Все идеи в группе должны быть логически связаны.
Последовательность наших суждений не должна быть случайной.
Рассмотрим, каким образом это осуществляется.
6.3. УСТАНОВЛЕНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ИДЕЙ
Для того, чтобы определить связи между идеями нужно провести
логический анализ. Как уже отмечалось ранее, существует всего три
вида аналитической деятельности подобного рода: хронологическая;
структурная и сравнительная (рис. 8).
6.3.1. Хронологическая последовательность
Хронологической последовательностью является
последовательность определенных действий, приводящих к
определённому результату. То есть, мы сначала определяем цель, а
112
затем формулируем меры, последовательно выполняя которые,
достигаем определённого результата.
Если в качестве цели рассматривать, например, вопросы
стратегического планирования компании (финансовые,
временные), то для достижения этой цели требуется проследить
изменение положения компании на рынке с течением времени. Мы
отметим, что для этого должна быть реализована, например,
следующая последовательность мер:
— разработка стратегии создания соответствующего товара (услуги);
— реализация стратегии;
— оценка реакции рынка;
— изменение стратегии в соответствии с реакцией рынка.
В группу этих мер никоим образом не должны попасть, например,
такие составляющие, как: быстрый (медленный) рост продаж, приток
денежных средств и т.п. Они являются результатами принятых этих мер.
Если, например, целью является оценка положения компании на
рынке, то для её достижения необходимо провести анализ:
— определить сегменты рынка;
— оценить конкурентоспособность в каждом сегменте;
— проследить изменение положения на рынке с течением времени.
Чтобы избежать ошибок при формировании идей данной группы и
не включать в неё инородные элементы достаточно просто
представить, что вы сами совершаете данные действия.
6.3.2. Структурная последовательность
Структурная последовательность применяется при описании
структуры, т. е. когда необходимо разделить целое (компания,
отрасль, регион, техпроцесс) на части. При этом выделенные
составляющие должны удовлетворять условиям MECE (Mutually Ex-
clusive, Collectively Exhaustive):
— взаимно исключать друг друга;
— взятые вместе, полностью характеризовать предмет.
113
Структура может быть реальной или абстрактной, она может быть
предметом или процессом. Часто структуру изображают диаграммой,
картой или рисунком.
Для описания структуры организации существует три
основных способа деления:
а) по виду деятельности, например, производство, исследования,
испытания, маркетинг. Если вид деятельности отражает какой-либо
процесс, то используется хронологическая последовательность.
Например, когда требуется описать устройство какого-то объекта, то
необходимо провести анализ принципа его работы. Если бы мы
говорили о радиолокаторе, то характеризовали бы его части в
следующей хронологической последовательности:
1. Модулятор.
2. Излучатель.
3. Антенна со сканирующим устройством.
4. Ресивер.
5. Индикатор.
Модулятор преобразует энергию, а излучатель выдает ее. Антенна
направляет ее в пространство. Натолкнувшись на препятствие,
радиолуч возвращается, улавливается антенной, сканируется и
передается ресиверу, а индикатор в свою очередь визуализирует эти
сигналы.
б) по месту осуществления деятельности по их географическому
расположению, например, город, область, регионы, ближнее зарубежье;
в) по функциональной специализации, связанной с
определёнными типами товаров (например, автозапчасти, хозтовары,
спортивный инвентарь), рынков или клиентов. Например, для
реорганизации структуры муниципальной власти мы должны
составить список ведомств, которые должны войти в ее состав. По
нашему мнению, в компетенцию местных властей города должны
входить:
1. Жилищно-коммунальное хозяйство.
114
2. Транспорт.
3 Здравоохранение.
4. Образование.
5. Культура и отдых.
6. Охрана окружающей среды.
Перечисление составляющих организовано в порядке убывания их
значимости для населения.
6.3.3. Сравнительная последовательность
Сравнительная последовательность используется тогда, когда
группировка основана на классификации по степени значимости. Она
определяет предметы и понятия, обладающие общим признаком:
например, три проблемы, четыре причины, пять переменных.
При этом нужно следить за тем, чтобы не производилось просто
автоматическое перечисление элементов без учета их взаимосвязи.
Если мы говорим: «Перед компанией стоят три проблемы», то значит,
мы отделяем эти три проблемы от всех других по каким-то
признакам. Взаимоисключение других признаков основано на том,
что каждая подгруппа имеет признак, присущий только ей одной.
В большинстве случаев на первое место ставится наиболее важная
проблема из данной группы.
В деловых документах сравнительные последовательности
встречаются сравнительно редко.
6.3.4. Объединение идей в группы
Иногда бывает трудно понять суть документа и разобраться с
хаотическими идеями, тем более, если их много. Ошибочно
включенные в группу идеи не только нарушают логическую структуру
документа, но и мешают правильно сформулировать цель и понять суть
документа.
Для того, чтобы сделать структуру документа логичной и
понятной нужно правильно объединить идеи в группы. Это можно
сделать, следуя трём правилам:
115
1. Определить тип каждого утверждения.
2. Сгруппировать утверждения по типам.
3. Определить последовательность, в которой должны следовать
группы утверждений.
Поясним применение этих правил на примере сообщения
*
о
причинах экономического спада в Нью-Йорке.
Причин экономического спада в Нью-Йорке много, и они
трудноразрешимы. Среди них можно выделить:
1. Самые высокие заработные платы по стране.
2. Высокие тарифы на электроэнергию, аренду и землю.
3. Пробки на дорогах, большие транспортные издержки.
4. Нехватка площадей под строительство новых предприятий.
5. Высокие налоги.
6. Научно-технический прогресс.
7. Конкуренция со стороны новых экономических центров на
западе США.
8. Перенос бизнеса в пригороды.
Отметим, что в данном документе мы сталкиваемся с хаотичным
перечислением большого числа причин.
Следуя выше приведённым правилам (1 и 2), попробуем разбить
данные утверждения по категориям, определив тип каждой категории.
При необходимости уточним формулировки утверждений.
Тип категории
(проблемы)
Утверждения (причины)
1. Высокие
издержки
1. Самые высокие заработные платы по стране.
2. Высокие тарифы на электроэнергию, аренду
и землю.
3. Высокие транспортные издержки.
5. Высокие налоги .
2. Неподходящие 4. Нехватка площадей под строительство
*
Пример документа взят из книги Б. Минто [4].
116
территории новых предприятий.
6. Научно-технический прогресс, требующий
модернизации производства, что не всегда
возможно в черте города .
8. Перенос бизнеса в пригороды.
3. Альтернативные
варианты
7. Новые центры на западе США.
Теперь сформулируем основное само сообщение (главное
утверждение) и определим последовательность перечисления
проблем по степени их важности, то есть, используем сравнительную
последовательность.
Причины экономического спада в Нью-Йорке установить
несложно:
1. Высокие издержки
2. Неподходящие территории
3. Альтернативные варианты
В итоге мы получили документ, который по своему содержанию
стал логичным, доступен для понимания читателя и отражает суть
проблемы.
6.4. ОБОБЩЕНИЕ ИДЕЙ
Идеи любого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные
ниже, так как они выводятся непосредственно из них. При
дедуктивной связи между идеями обобщающее утверждение выбрать
достаточно просто, поскольку оно основывается на последнем
утверждении (рис. 19а). При использовании индуктивной связи
между суждениями обобщающее утверждение описывает эту связь,
т. е. завершает мыслительный процесс.
117
Если нижестоящие идеи не имеют чётко выраженной логической
связи, то процесс их обобщения бывает трудно завершить и тогда
появляются завершающее пустым утверждением, не несущим
никакой идеи, например:
«Необходимо принять это решение в силу трёх причин».
«У компании есть две цели».
«Мы рекомендуем внести пять изменений».
Подобные пустые утверждения не несут никакого смысла и не
определяют у читателя дальнейшее направление мыслительного
процесса. В результате он теряет дальнейший интерес и может
вообще не понять, о чём идёт речь.
6.4.1. Как избежать пустых обобщений?
Документ, в котором присутствуют пустые обобщения,
становится не только скучным и неинтересным, но также и
непонятным. Он не указывает читателю направление дальнейшего
рассуждения. Поэтому важно, чтобы читатель, поняв суть ваших
рассуждений, самостоятельно продолжил вашу мысль.
Каким же образом правильно обобщить суждения?
Сначала нужно определить тип идей.
При обобщении идей, описывающих действия (меры), необходимо
учитывать, что в основу их группировки всегда положена
хронологическая последовательность. Поэтому группировать их
необходимо в зависимости от результата. Основой обобщения
Рис. 19. Формирование обобщающего утверждения:
а) при дедуктивном рассуждении; б) при индуктивном хронологическом;
в) при индуктивном структурном.
б)
Обобщение
а)
Результат
Аргументы
Меры
в)
Вывод
Классиф
и
кация
118
является результат, достигаемый в результате этих действий.
При обобщении идей, описывающих ситуацию, используется
структурная последовательность. Нужно определить структуру,
которая легла в основу группировки, и проверить, сгруппированы ли
все по признаку, который их объединяет. Нужно убедиться в том,
что идеи подгруппы отвечают правилу MECE:
— взаимно исключают друг друга;
— взятые вместе, полностью характеризуют предмет.
Затем нужно определить тип вашего утверждения.
Это будет либо утверждение о мерах, дающее указание что-то
сделать, либо утверждение о ситуации, рассказывающееся о чём-то
произошедшем или имеющемся.
После этого нужно сформулировать обобщающее утверждение,
в котором:
— описать результат предлагаемых мер, если это указание к
действию (рис. 19б);
— указать общий признак (вывод, характеристику), при описании
ситуации (рис. 19в).
Рассмотрим, каким образом определяется результат принятых мер.
6.4.2. Определение результата принятых мер
В большинстве деловых документов содержатся рекомендации
по принятию каких-либо мер. К таким документам относятся:
технические отчеты, описания различных систем, планы действий,
нормативные и регламентирующие документы, разработанные
решения каких-то проблем, рекомендации по применению и
использованию различных устройств и т.п. Кроме того, к подобным
документам относятся многочисленные организационные документы:
приказы, указания, правила, инструкции и др.
Этот процесс описания мер (рекомендаций, указаний), их
обоснования и обобщения является достаточно сложным. Поэтому не
всем авторам удаётся изложить подобные документы достаточно
ясно.
119
В значительной степени это возникает по причине трудности
в определении взаимосвязи между мерами в группе. Все эти меры,
сгруппированные по правилу взаимоисключения и всеохватности,
направлены на достижение определённой цели (результата),
выраженной их обобщением. Если все меры выполнить, то получим
результат. С другой стороны, действует и обратное утверждение:
результат может быть получен, если выполнить данные меры.
Появляется система взаимодействия «Меры ↔ Результат».
Полученный результат, в свою очередь, может являться одной из
составляющих другой системы, более высокого уровня абстракции и т. д.
Тогда структура документа будет представлять собой иерархическую
систему, состоящую из ряда подсистем, каждая из которых приводит к
определённому результату после выполнения группы мер (рис. 20).
Использование подобной структуры документа позволяет, после
формулирования предполагаемых результатов, правильно
сгруппировать идеи по группам. Поскольку, как сказано выше,
основная трудность при написании подобных документов, возникает
по причине неочевидности определения взаимных связей между
предполагаемыми мерами.
Для упрощения процесса написания подобного рода документов
рекомендуется предварительно последовательно выполнить
Рис. 20. Иерархия группировки идей о принятии мер
Результат
Меры
Результат
Меры
Результат
Меры
120
следующие действия:
1. Предельно точно описать каждую из предполагаемых мер.
2. Определить причинно-следственные связи и на их основе
определить. какие из этих мер являются главными (причина), а
какие — второстепенными.
3. Сформулировать обобщающее утверждение, являющееся
результатом выполнения всех перечисленных мер.
Точное описание предполагаемых мер и результатов. В
иерархических системах с причинно-следственными связями (рис. 20)
обобщение обычно начинается снизу. Чтобы получить данный
(промежуточный) результат необходимо выполнить определённые
действия. Для достижения результата следующего, более высокого
уровня, нужно выполнить следующую группу мер и т. д. При этом
нужно следить, чтобы перечисленные меры отвечали принципам
взаимоисключения и всеохватности. Чтобы не было среди них
повторений, в том числе и на разных уровнях.
Точность описания ожидаемого результата напрямую связана с
полнотой представления предполагаемых мер. Поэтому, вряд ли
можно утверждать, что принимаемые меры являются
исчерпывающими, если в качестве результата сформулировано
утверждение такого рода: «… обеспечит существенное повышение
эффективности (инновационности, качества и т. п.)…». Каким
образом оценить и проверить уменьшение или увеличение этого
«существенного повышения» уровня, которое произойдёт в том
случае, если какие-то из предполагаемых мер будут не выполнены,
или, наоборот, будут сделаны дополнительно?
Чтобы это понять и оценить, необходимо результат, как, впрочем,
и меры, указывать более конкретно, например:
— снижение к концу второго квартала 2009 года числа
бракованных деталей не менее чем на 2 %;
— увеличение до 93 % посещаемости студентами лекций после
реализации мер, указанных в приказе ректора;