Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

якщо до працівника раніше не застосовувались заходи дисциплінарно-

го чи громадського стягнення (п. З ст. 40 КЗпП).

У разі розірвання контракту з ініціативи роботодавця з підстав,

зазначених у контракті, але не передбачених чинним законодавст-

вом, звільнення проводиться за п. 8 ст. 36 КЗпП, з урахуванням га-

рантій, встановлених чинним законодавством і контрактом.

Згідно із п. 18 Положення контракт повинен передбачати зо-

бов'язання роботодавця щодо компенсації моральної та матеріаль-

ної шкоди, заподіяної працівникові у разі дострокового розірвання

контракту:

• працівником

з причин невиконання чи неналежного вико-

нання роботодавцем зобов'язань, передбачених контрактом;

• роботодавцем - з підстав, не передбачених чинним законо-

давством та контрактом.

У разі невиконання або неналежного виконання сторонами зо-

бов'язань, передбачених у контракті, його може бути достроково розі-

рвано з попередженням відповідної сторони за два тижні, що доводить

відмінність трудового контракту від цивільно-правової угоди.

4.3. Порядок документального оформлення

прийняття, переведення, звільнення з роботи

Порядок документального оформлення прийняття на робо-

ту. Коли людина звертається з проханням про прийняття на роботу,

нею займається відділ кадрів підприємства, установи, організації.

Це перша фаза прийняття на роботу - фаза зустрічі. Заявникові да-

ють бланки заяви, особистого листка з обліку кадрів, автобіогра-

фії, особової картки і розповідають про умови прийняття на роботу

і про підприємство як місце роботи. Прийняття на роботу на під-

приємства різних форм власності

здійснюється

відповідності

правилами внутрішнього трудового розпорядку, які запроваджені

керівниками підприємств та погоджені із профспілковими органі-

заціями, якщо такі існують на підприємстві.

Влаштовуючись на роботу, працівник має подати адміністрації:

трудову книжку, а у випадку, коли особа влаштовується на

роботу вперше - довідку з домоуправління, ЖЕКу або сіль-

ської ради про останню діяльність;

звільнені у запас військовослужбовці подають

військові

кви-

тки;

101

молоді спеціалісти - направлення на роботу, якщо таке ви-

дається навчальним закладом.

В усіх випадках паспорт подається особисто.

У разі, коли робота потребує спеціальних знань, адміністрація

може вимагати від працівника диплом (копію) про закінчення на-

вчального закладу та спеціальну професійну підготовку.

З метою охорони здоров'я населення особи, які працевлашто-

вуються на підприємства харчової промисловості, громадського ха-

рчування, продовольчі магазини, дитячі заклади, усі види транспо-

рту, а також на підприємства зі

шкідливими

умовами праці, підля-

гають медичному обстеженню і за його результатами надають ме-

дичну довідку.

Списки професій та порядок медичного обстеження встанов-

лює Міністерство охорони здоров'я України.

Під час бесіди особа, яка приймає на роботу, має пересвідчити-

ся, що документи того, хто працевлаштовується, відповідно оформ-

лені, тобто записи зроблено вірно, фотокартки на документах від-

повідають особі пред'явника.

Потім особі, яка працевлаштовується, видається бланк наказу про

прийняття на роботу, або це може бути типова форма заяви, яку візує

керівник відділу, куди влаштовується особа, тобто він погоджується з

можливістю прийняття працівника, а також визначається, на яку поса-

ду може бути призначений претендент і з яким окладом.

Під час оформлення на роботу особа знайомиться з посадовою

інструкцією та правилами внутрішнього розпорядку організації,

підприємства.

Результати медичного обстеження, відмітки про всілякого роду

інструктажі з техніки безпеки і протипожежного мінімуму простав-

ляються на зворотному боці бланку-заяви про прийняття на роботу.

Після підписання заяви першою особою підприємства (устано-

ви, організації) відділ персоналу заповнює особову картку та запи-

сує прізвище працівника у штатно-посадову та алфавітну книги.

Особова картка - це затверджена форма облікового документа,

яку заповнює спеціаліст кадрової служби на основі опитування особи,

що приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну). На всіх

осіб заповнюється картка за формою Т-2; на спеціалістів з вищою

освітою - за формою Ф-206, наукових працівників - Т-4. Заповнену

картку підписують керівник, працівник та завіряє керівник служби пе-

102

рсоналу (кадрової служби). Особові картки комплектуються за струк-

турними підрозділами, в алфавітному порядку.

Після звільнення працівника особова картка зберігається у від-

ділі персоналу протягом двох років, а в архіві - ще 73 роки.

Штатно-посадова книга - це книга реєстрації прийнятого на

роботу персоналу. Вона слугує для визначення якісного складу

працівників на певний момент і є основним робочим документом,

який складається на основі штатного розкладу.

Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу дати

оперативну відповідь на укомплектованість штату в якісному і кі-

лькісному вимірі.

Для оперативного пошуку даних про працівників існує алфа-

вітна

книга,

до якої всі працюючі записуються в алфавітному по-

рядку.

У випадках, коли особа призначається на посаду з матеріальною

відповідальністю, з нею укладається особлива письмова угода про від-

повідальність за забезпечення збереження переданих

їй

цінностей, яка

зберігається у бухгалтерії або в особовій справі працівника.

У разі бригадної відповідальності бригадир призначається на-

казом керівника, нових працівників до бригади зараховують тільки

за згодою загальних зборів бригади.

Порядок документального оформлення переведення на ін-

шу роботу. Переведення працівників із одного підрозділу

до

іншо-

го оформляється наказом про переведення.

Працівник звітує за попереднім місцем роботи, передає справи

згідно з описом, якщо цього потребують умови. Медичне обсте-

ження та інструктаж з техніки безпеки проводяться у випадках, ко-

ли це необхідно.

Переведення на іншу роботу реєструється у відділі кадрів, на-

каз про переведення зберігається в особовій справі працівника.

Після видання наказу про зарахування на роботу про переве-

дення на іншу роботу в трудовій книжці працівник кадрової служби

робить відповідний запис.

У наказі слід точно зазначити назву посади, на яку призначено

працівника, відповідно до штатного розкладу. Те саме має бути

зроблено і в трудовій

книжці .

Під час оформлення переведення на іншу роботу працівник, у

разі потреби, знайомиться з посадовою інструкцією та з правилами

внутрішнього розпорядку підрозділу.

103

Всі документи, подані у відділ кадрів при прийнятті на роботу,

переведені на іншу роботу, видані щодо працівника за час його ро-

боти, підшиваються у папку (теку), яка визначається як особова

справа працівника.

Особова справа

це добір документів, що містить докладні ві-

домості про працівника. Кожній особовій справі присвоюють но-

мер, який відповідає номеру у штатно-посадовій книзі. В особову

справу підшиваються всі документи і розпорядження, які стосують-

ся працівника і відображають його проходження по службі, відомо-

сті про винагороди, проходження курсів підвищення кваліфікації,

результати атестацій, відомості про догани і стягнення.

Порядок документального оформлення звільнення з робо-

ти. Звільнення працівника з роботи у відповідності з чинним зако-

нодавством може здійснюватися за власним бажанням, переводом

на іншу роботу в іншу організацію, зайняттям виборної посади (де-

путат Верховної Ради), призовом до лав армії, а також з ініціативи

адміністрації.

Для звільнення з роботи за власним бажанням та у зв'язку з пе-

реведенням до іншої організації працівник пише заяву на ім'я кері-

вника організації, ознайомлює з нею керівника структурного під-

розділу, де працює, кадрову службу, а також інших осіб, які визна-

чені організацією. Ознайомлення здійснюється за допомогою візу-

вання заяви посадовими особами. Отримавши відповідні візи на за-

яві, працівник подає

її

на підпис керівникові, після чого вона і на-

правляється до кадрової служби, де складається наказ про звіль-

нення працівника, в якому формулюється підстава для звільнення і

зазначається стаття Кодексу законів про працю України. У відпові-

дності з чинним законодавством процес звільнення триває два тиж-

ні (14 днів).

У відділі кадрів працівник одержує обхідний лист. Обхідний

лист - документ, який дозволяє зафіксувати повний розрахунок

працівника з організацією. Він містить перелік підрозділів, які по-

винні засвідчити відсутність боргів перед організацією у працівни-

ків, що звільняються. Обхідний лист має довільну форму, зразок

наведено нижче.

104

ВАТ «Рекорд»

ОБХІДНИЙ ЛИСТ

Сидорова

II.

«31»

травня 2007р.

Назва підрозділу

Відмітка посадової особи

Господарча частина

2. Начальник з режиму

Бібліотека

4. Начальник відділу

5. Відділ кадрів

6. Бухгалтерія

Отримавши всі відмітки, працівник здає обхідний лист в бухгал-

терію, яка здійснює остаточний розрахунок з особою, яка звільняється.

Якщо з якихось причин керівництво не відпускає працівника,

то, зареєструвавши заяву про звільнення у службі, яка відповідає за

організацію діловодства, людина працює визначені законодавством

днів, а потім може не виходити на роботу.

У випадку, коли працівника звільняють з ініціативи адмініст-

рації, в останньої мають бути серйозні підстави для цього. Такою

підставою можуть бути накази про порушення працівником трудо-

вого розпорядку, дисципліни або про здійснення

якихось

інших

проступків. Законодавством визначено, що після першого проступ-

ку працівник не може бути звільненим. Таких зауважень, покарань,

документально оформлених, має бути не менше двох, і лише після

цього може бути розірвано угоду про трудові стосунки між праців-

ником та підприємством і видано наказ про звільнення працівника з

ініціативи адміністрації, який ще потребує погодження профспілки,

якщо така існує на підприємстві.

105

4.4,Особливості

документального оформлення

організації роботи з кадрами в органах місцевої влади

Організацію роботи з кадрами у міській державній адміністрації

здійснює відділ кадрової роботи та з питань державної служби, а в го-

ловних управліннях, відділах та інших службах місцевої державної

адміністрації - структурні підрозділи (відділ, сектор, служба) кадрів.

Координацію роботи з кадрами, наприклад у Київській міській

державній адміністрації, здійснює регіональна рада по роботі з кад-

рами.

У секретаріаті, головних управліннях, управліннях, відділах та

інших службах місцевої державної адміністрації розробляються рі-

чні і перспективні плани роботи з кадрами, в яких визначаються за-

ходи щодо

їх

добору, підготовки, перепідготовки та підвищення

кваліфікації, заохочення і контролю за

їх

роботою.

Прийняття

на державну службу в місцеву державну адмініст-

рацію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою

процедурою, передбаченою законодавством.

Прийняття осіб на роботу до місцевої державної адміністрації

на посади, що не віднесені до категорії державних службовців, та

увільнення

їх

з роботи здійснюється відповідно до законодавства

про працю.

Відділ кадрової роботи та з питань державної служби, керівни-

ки структурних підрозділів місцевої державної адміністрації ви-

вчають ділові якості осіб, які претендують на посади державних

службовців.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного

рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних

службовців, може проводитись в установленому порядку стажу-

вання у відповідних структурних підрозділах адміністрації.

При прийнятті на державну службу може встановлюватися ви-

пробування строком до шести місяців. У разі негативного результа-

ту випробування особа звільняється з посади державного службов-

ця відповідно до законодавства про працю.

Особи, які вперше призначаються на посади державних службов-

ців, приймають Присягу і підписують її текст, передбачений ст. 17 За-

кону України «Про державну службу», про що робиться запис у

трудовій

книжці .

106

Для зайняття посад державних службовців та просування

їх

по

службі в місцевій державній адміністрації та її структурних підроз-

ділах створюється кадровий резерв. З працівниками, зарахованими

до кадрового резерву, проводиться робота, що сприяє набуттю ни-

ми практичного досвіду, необхідного для зайняття посад.

Переважне право просування по службі мають державні служ-

бовці, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих ре-

зультатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищують

свій

професійний рівень.

Відрядження керівництва та працівників місцевої державної

адміністрації здійснюється у відповідності з планами роботи адмі-

ністрації, її структурних підрозділів, а також згідно з документами

центральних органів влади.

Відрядження оформляється розпорядженням керівника місце-

вої державної адміністрації за поданням одного із його. Проект

розпорядження про відрядження в межах держави готується відді-

лом кадрової роботи з питань державної служби, а про відрядження

за кордон - службою міжнародних зв'язків секретаріату місцевої

державної адміністрації.

Посвідчення про відрядження в межах держави оформляється

відділом кадрової роботи та з питань державної служби на підставі

виданого розпорядження і підписується заступником голови місце-

вої державної адміністрації

керівником секретаріату.

Посвідчення про відрядження за кордон оформляється служ-

бою міжнародних зв'язків на підставі виданого розпорядження і

підписується заступником голови з питань міжнародних зв'язків

або особисто головою держадміністрації.

У разі, коли заступники голови, працівники секретаріату, кері-

вники структурних підрозділів місцевої державної адміністрації

від'їжджають у відрядження, яке не оформляється у місцевій дер-

жавній адміністрації, вони повинні обов'язково повідомити про це

голову адміністрації та отримати його письмову згоду на виїзд у

відрядження.

Чергові відпустки працівникам міських державних адміністрацій

надаються в установленому порядку згідно з графіком відпусток.

Графік відпусток першого заступника, заступників голови, ке-

рівників структурних підрозділів секретаріату місцевої державної

адміністрації, керівників її головних управлінь, управлінь та інших

служб затверджується розпорядженням голови адміністрації.

107

Графік відпусток працівників секретаріату місцевої державної

адміністрації затверджується наказом заступника голови адмініст-

рації - керівника секретаріату.

Перший заступник та заступники голови місцевої державної

адміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питань дер-

жавної служби до

грудня кожного року пропозиції щодо скла-

дання графіків чергових відпусток на керівників структурних під-

розділів секретаріату адміністрації, керівників головних управлінь,

управлінь, відділів та інших служб.

Відпустка надається на підставі заяви, яка за 14 днів до початку

відпустки подається на

ім'я.голови

адміністрації. Заява про надання

відпустки керівників головних управлінь, управлінь, відділів та ін-

ших служб місцевої державної адміністрації, керівників структур-

них підрозділів секретаріату має бути погоджена у відповідного за-

ступника голови адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються на підставі за-

яви, яка за

днів до початку відпустки подається на ім'я заступ-

ника голови місцевої державної адміністрації - керівника секрета-

ріату. Заява про надання відпустки має бути погоджена керівником

структурного підрозділу секретаріату та відповідним заступником

голови місцевої державної адміністрації.

Відпустки працівникам секретаріату надаються наказом по се-

кретаріату місцевої державної адміністрації.

Контроль за дотриманням графіку відпусток здійснюється від-

ділом кадрової роботи та з питань державної служби.

4.5. Накази з особового складу

З особливою увагою необхідно підходити до складання тексту

наказів з кадрових питань, пам'ятаючи, що його чіткість і правиль-

ність

допоможе

уникнути порушень права про працю.

Накази з особового складу регламентують прийняття громадян

на роботу, переміщення працівників на

інші

посади, звільнення, на-

дання відпусток, заохочення, накладення стягнень тощо.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми

наказів з особового складу. На підприємствах (в установах, органі-

заціях) з невеликим обсягом документообігу зазначені накази офо-

рмляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах

паперу.

108

Техніка оформлення наказів з особового складу має деякі особ-

ливості. У заголовку такого наказу пишуть: «Про особовий склад».

Констатуюча частина може опускатись. У розпорядчій частині пун-

кти розміщуються у певній

послідовності:

призначення на посаду,

переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізви-

ща

тощо.

Накладення дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень

оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує вико-

ристання

їх

як довідкових. Кожний пункт наказу починається з діє-

слова, яка означає дію («призначити», «перевести», «звільнити»,

«оголосити подяку» тощо) і пишеться великими літерами. З

нового

рядка зазначаються прізвище, ім'я, по батькові особи, а потім ви-

кладається текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазна-

чається підстава для його складання.

Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації.

Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чин-

ності.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки

правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права пра-

цівників.

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити: на яку

посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформля-

ється на роботу людина; вид прийняття на роботу (на постійну

випробувальним строком, зі стажуванням тощо, на тимчасову - на

певний строк, за сумісництвом тощо); особливі умови роботи (при-

йняття матеріальної відповідальності, скорочений робочий день

тощо). При переведенні на роботу в тексті зазначаються вид і моти-

вування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення за-

значається його тривалість.

У наказах про надання відпустки слід зазначити її вид (основ-

ний, додатковий, навчальний, без обмеження заробітної плати), за-

гальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернен-

ня з неї, за який період роботи надано відпустку.

Звільняючи працівників, обов'язково зазначають дату і моти-

вують підставу звільнення.

До особливостей накладення стягнення на порушника трудової

дисципліни і видання у відповідності з цим наказу слід віднести той

109

факт, що цій процедурі має передувати отримання від порушника по-

яснення щодо вчиненого проступку, і тільки потім видається наказ.

Наказ про заохочення видається на підставі подання керівника

підрозділу і за погодження профспілки, якщо така існує на підпри-

ємстві. У тексті наказу наводиться підстава і вид заохочення.

Накази з особового складу оформляють в такому порядку, як і

накази з основної діяльності. При цьому особлива увага приділя-

ється візуванню.

Накази з особового складу мають такі реквізити:

назва організації, що видає наказ;

2) назва документа;

3) місце видання наказу;

4) номер наказу;

5) дата підписання;

6)заголовок;

7) текст наказу;

8) підпис керівника організації.

4.6. Трудові книжки, порядок

їх

ведення, обліку,

зберігання та видачі при звільненні працівників

Трудова

книжка

є основним документом про трудову діяль-

ність працівника. Трудові книжки заводяться на всіх працівників

підприємств, закладів, установ і організацій усіх форм власності,

які пропрацювали в них понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є

співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерсь-

ких) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також по-

заштатних працівників за умови, що вони підлягають державному

соціальному страхуванню.

На працівників, які працюють за умовами трудового договору у

підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також на пра-

цівників, які працюють у окремих громадян по

їхньому

обслугову-

ванню (як домашні робітниці, няньки, шофери, охоронники

тощо)

трудові книжки не заводяться.

їхня

робота підтверджується довід-

кою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між

наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до

фонду державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ве-

дуться тільки за місцем основної роботи.

по