Соколова Н.В. Деловая корреспонденция на русском и английском языке
Подождите немного. Документ загружается.
регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения
оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют
следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила,
инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием
наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 N 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это
выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки,
например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251
22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное,
если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная
подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ,
относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном
уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по персоналу
Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их
обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и
даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 N 430-162
24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя
подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной
стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой
стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права
лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют
заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи
(инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его
телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
924 45 67
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку
на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие
сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем
документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом
нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и
другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Рекомендации по оформлению текста организационно-распорядительных документов
Текст может начинаться с красной строки или исполняться флаговым способом (от левого
края листа).
Смысловые куски текста разделяют на абзацы, разделы и подразделы (главы и параграфы),
которые нумеруют арабскими цифрами с точкой.
Названия разделов и подразделов (заголовки и подзаголовки) выделяются различными
способами: увеличенным размером шрифта, прописными буквами., малыми прописными буквами,
разрядкой, курсивом, жирным шрифтом. Подчеркивание заголовков, а также написание их
чернилами не допускается.
Переносы слов в заголовках не допускаются.
Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, их
разделяют точкой.
Заголовки отделяют от текста увеличенным интервалом (или одной пустой строчкой).
Каждый раздел, часть, главу следует начинать с нового листа (страницы).
Страницы нумеруются арабскими цифрами, с проставлением номера посередине верхнего
поля, нумерация начинается со второго листа, на титульном листе номер не проставляется, но он
включаются в общую нумерацию.
При использовании в тексте цитаты иди утверждения того или иного автора следует делать
ссылки на заимствованный источник путем заключения в квадратные скобки номера, под которым
произведение значится в вашем списке использованной литературы. В случае затруднения оформления
списка отдельных авторских книг следует обратиться непосредственно к ним, где вначале или в конце
дается точное библиографическое описание книги.
Формуляр-образец 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
Формуляр-образец 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка
углового бланка
20 73 88 10
?<----->?<---------------->? ?<----------------->?<->?
?????????????????????????????????????????????????????????????
/\ ? ?/\
3 ? ? ? ?
\/ ? ? ?
????? ???????????????????????? ????????????????????? ? ?
/\ ? /\ ?01 02 ? ? 16 19 ? ? ?
? ? 17 ? ? 03 ? ? ? ? ?
? ? \/ ? ? ? ? ? ?
? ? ???????????????????????? ????????????????????? ? ?
51 ? ? ?08 09 10 ? ? 15 ? ? ?
? ? ?04 05 06 07 ? ? ? ? ?
? ? ? ? ? ? ? ?
\/ ? ? ? ? ? ? ?
????? ???????????????????? ? ? ? ?
/\ ? ?11 12 ? ? 17 ? ? ?
? ? ?13 ? ? ? ? ?
22 ? ? ?14 ? ? ? ? ?
\/ ? ? ? ? ? ? ?
????? ???????????????????? ? ? ? ?
/\ ? ?18 ? ? ? ? ?
18 ? ? ? ? ? ? ? ?
\/ ? ? ? ? ? ? ?
????? ?????????????????????????????????????????? ? ?297
? ? ? ? ?
? ?20 ? ? ?
? ? ? ? ?
? ? ? ? ?
? ? ? ? ?
????? ?????????????????????????????????????????? ? ?
/\ ? ?21 22 25 ? ? ?
20 ? ? ? ? ? ?
\/ ? ? ? ? ?
????? ?????????????????????????????????????????? ? ?
/\ ? ?23 24 26 ? ? ?
? ? ?27 ? ? ?
? ? ? ? ? ?
40 ? ? ?????????????????????????????????????????????? ? ?
? ? /\ ?28 30 29 ? ? ?
? ? 16 ? ? ? ? ?
\/ ? \/ ? ? ? ?
????? ?????????????????????????????????????????????? ? ?
/\ ? ? ?
20 ? ? ? ?
\/ ? ?\/
?????????????????????????????????????????????????????????????
? 210 ?
?<-------------------------------------------------->?
Формуляр-образец 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
Формуляр-образец 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка
продольного бланка
20 10
?<----->? ?<->?
?????????????????????????????????????????????????????????????
/\ ? ?/\
3 ? ? ? ?
\/ ? ? ?
????? ?????????????????????????????????????????????? ? ?
/\ ? /\ ?01 02 03 16 19 ? ? ?
? ? 17 ? ? ? ? ?
? ? \/ ? ? ? ?
? ? ?????????????????????????????????????????????? ? ?
? ? /\ ?08 09 10 ? ? ?
? ? 20 ? ? ? ? ?
73 ? ? ? ?04 05 06 07 ? ? ?
? ? \/ ? ? ? ?
? ? ?????????????????????????????????????????????? ? ?
? ? /\ ?11 12 15 ? ? ?
? ? 10 ? ? ? ? ?
? ? \/ ? ? ? ?
? ? ?????????????????????????????????????????????? ? ?
? ? ?13 14 ? ? ?
\/ ? ? ? ? ?
????? ?????????????????????????????????????????? ? ?
/\ ? ?18 17 ? ? ?
18 ? ? ? ? ? ?
\/ ? ? ? ? ?297
????? ?????????????????????????????????????????? ? ?
? ? ? ? ?
? ?20 ? ? ?
? ? ? ? ?
? ? ? ? ?
? ? ? ? ?
????? ?????????????????????????????????????????? ? ?
/\ ? ?21 22 25 ? ? ?
20 ? ? ? ? ? ?
\/ ? ? ? ? ?
????? ?????????????????????????????????????????? ? ?
/\ ? ?23 24 26 ? ? ?
? ? ? ? ? ?
? ? ?27 ? ? ?
40 ? ? --- ?????????????????????????????????????????? ? ?
? ? /\ ?28 30 29 ? ? ?
? ? 16 ? ? ? ? ?
\/ ? \/ ? ? ? ?
????? --- ?????????????????????????????????????????? ? ?
/\ ? ? ?
20 ? ? ? ?
\/ ? ?\/
?????????????????????????????????????????????????????????????
? 210 ?
?<-------------------------------------------------->?
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
(приводится в сокращенном варианте, только для класса документов ОРД)
Принят Постановлением Госстандарта России от 30.12.93 N 299, вносились изменения в 1997 и 1999
годах. Слева отображен код унифицированной формы документа (реквизит 7 - ОКУД), который
необходимо определить по виду документа и проставить на бланках (контрольное число непроставляется).
Например, на приказе по вопросам основной деятельности ОКУД 0251151.
Цифры кода означают следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) -
принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе
документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм
документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки регистрационный номер
унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.
0200000 2 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
0211000 0 Документация по созданию организации, предприятия
0211031 3 Договор об аренде
0211071 5 Заявление на государственную регистрацию
0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
0211073 8 Заявление об исключении из состава членов колхоза (совхоза)
0211101 1 Письмо об изготовлении печати, штампа
0211111 7 Положение о структурном подразделении
0211151 9 Приказ о создании предприятия
0211152 5 Приказ о выходе из совхоза
0211161 4 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива
предприятия о создании
0211162 0 Протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава
0211163 7 Протокол заседания правления колхоза
0211171 3 Распоряжение Главы администрации территории о предоставлении земельного участка
0211191 0 Свидетельство о регистрации
0211231 2 Устав
0211241 8 Учредительный договор
0212000 4 Документация по реорганизации организации, предприятия
0212151 2 Приказ о реорганизации
212161 8 Протокол общего собрания
(конференции) трудового коллектива о реорганизации
0212181 9 Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации
0213000 8 Документация по ликвидации организации, предприятия
0213011 4 Акт о ликвидации
0213101 9 Письмо с сообщением о ликвидации
0213102 5 Письмо участника о выходе из совместного предприятия
0213151 6 Приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии
0213181 2 Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации
0213161 1 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации
0214000 1 Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций,
предприятий
0214061 0 Заявка на участие в конкурсе
0214161 5 Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия
0214191 1 Свидетельство о регистрации
0251000 1 Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
0251121 3 Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности
0251151 1 Приказ по вопросам основной деятельности
0251152 6 Приказ о распределении обязанностей между руководством
0251161 5 Протокол коллегиального органа по вопросам деятельности
0251221 8 Указание по вопросам основной деятельности
0252000 5 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации,
предприятия
0252031 8 Договор на производство работ (оказание услуг)
0252051 9 Должностная инструкция
0252111 1 Положение о структурном подразделении
0252131 2 Правила внутреннего трудового распорядка
0252211 6 Структура и штатная численность
0252251 8 Штатное расписание
0253000 9 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации,
предприятия
0253011 0 Акт по вопросам основной деятельности
0253101 2 Письмо по вопросам основной деятельности
0253201 4 Справка по вопросам основной и кадровой деятельности
0281000 0 Документация по приему на работу
0281071 4 Заявление о приеме на работу
0281081 6 Контракт о назначении на должность
0281151 8 Приказ о приеме на работу
0281161 3 Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу
0282000 3 Документация по переводу на другую работу
0282071 8 Заявление о переводе на другую работу
0282141 6 Представление о переводе на другую работу
0282151 1 Приказ о переводе на другую работу
0283000 7 Документация по увольнению с работы