Семестровое задание - Работа с базами данных в MS Access
Подождите немного. Документ загружается.
СОЗДАНИЕ РАБОЧЕЙ КНИГИ MICROSOFT EXCEL
Для создания рабочей книги в Excel необходимо:
- выполнить команду Пуск, Программы, Microsoft Excel – на экране
появится книга со стандартным именем Книга1;
- переименовать название книги, выполнив команду Файл,
Сохранить как – появится диалоговое окно Сохранение документа;
- в этом окне в поле ввода Папка выбрать из списка - Информатика,
а в поле Имя файла ввести имя книги Товар №54. В поле ввода Тип
файла установить тип Книга Microsoft Office Excel.
- щелкнем кнопку Сохранить и откроется рабочая книга в Excel с
информативным именем «Товар Вариант №54»
ПОМЕЩЕНИЕ ТАБЛИЦ В РАБОЧУЮ КНИГУ EXCEL ПУТЕМ
ОБМЕНА ДАННЫХ
Для этого необходимо сделать следующее:
- откроем рабочую книгу Excel «Товар Вариант №54»;
- выполним команду Данные, Импорт внешних данных,
Импортировать данные – откроется диалоговое окно «Выбор источника
данных»;
- найдем в этом окне БД Access «Товар Вариант №54» и щелкнем по
кнопке Открыть – появится диалоговое окно «Выделить таблицу» (рис.35.);
- в этом окне выберем из списка таблицу «Журнал учета» и щелкнем
по кнопке ОК – появится диалоговое окно «Импорт данных».
52
Рис. 35. Диалоговое окно «Выделить таблицу»
- в этом окне выберем переключатель помещения данных на
Имеющийся лист и затем щелкнем по кнопке ОК (рис.36.).
Рис.36. Диалоговое окно «Импорт данных»
в результате мы увидим помещенную таблицу «Товар» в Excel путем обмена
данных (рис.37.)
53
Рис.37. Таблица «Товар» в Excel
- аналогично в этой же книге Excel на других листах разместим
таблицы из Access «Поставщик», «Поставки».
- переименуем название листов в соответствие с названиями таблиц;
- затем щелкнем по кнопке Сохранить.
54
ОБРАБОТКА ДАННЫХ РАБОЧЕЙ КНИГИ EXCEL
1. Использование фильтров в Excel
Определить количество товара какой-либо категории
поступившего за указанный промежуток времени от определенного
поставщика.
Для этого выполним следующие действия:
- откроем рабочую книгу Excel «Товар Вариант №54»;
- откроем Лист «Товар»и «Поставки»;
- выделим поочередно блок ячеек списка («Дата», «Поставщик»,
«Категория», «Количество товара», «Сумма за товар»), начиная с имен
полей и вниз до конца записей таблицы, и скопируем их на Лист5;
- переименуем Лист 5 на Запрос1;
- выделим диапазон ячеек;
- выполним команду Данные, Фильтр, Автофильтр;
- в столбце «Дата» нажмем кнопку , из списка выберем «Условие» –
появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр;
- в левом поле окна установим «больше», а в правом – наберем
15.12.2009 и соответственно в правом левом поле установим «меньше», а в
правом – наберем 15.01.2010; переключатель установим на «И» (рис.38);
Рис.38. Диалоговое окно «Пользовательский автофильтр»
55
- нажмем кнопку ОК.
- получим следующие результаты фильтрации (рис.39.):
Рис.39. Результаты фильтрации
Определить те договора, по которым на текущий момент на
выполнены поставки.
- выделим поочередно блок ячеек списка («Дата», «Поставщик»,
«Категория», «Количество товара», «Сумма за товар»), начиная с имен
полей и вниз до конца записей таблицы, и скопируем их на Лист6;
- переименуем Лист 6на Запрос2;
- выделим диапазон ячеек;
- выполним команду Данные, Фильтр, Автофильтр;
- в столбце «Дата» нажмем кнопку , из списка выберем «Условие»
– появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр;
- в левом поле окна установим «больше», а в правом – наберем
10.05.2010 (рис.40);
56
Рис.40. Диалоговое окно «Пользовательский автофильтр»
- нажмем кнопку ОК.
- получим следующие результаты фильтрации (рис.41.):
Рис.41. Результаты фильтрации
Определить перечень, количество и объем договоров,
заключенных в текущем квартале.
- выделим поочередно блок ячеек списка («Дата», «Поставщик»,
«Код поставщика», «Объем», «Категория»), начиная с имен полей и вниз до
конца записей таблицы, и скопируем их на Лист7;
- переименуем Лист 7 на Запрос3;
- выделим диапазон ячеек;
- выполним команду Данные, Фильтр, Автофильтр;
- в столбце «Дата» нажмем кнопку , из списка выберем «Условие» –
появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр;
57
- в левом поле окна установим «больше», а в правом – наберем
18.02.2010 и соответственно в правом левом поле установим «меньше», а в
правом – наберем 1.05.2010; переключатель установим на «И» (рис.42);
Рис.42. Диалоговое окно «Пользовательский автофильтр»
- нажмем кнопку ОК.
- получим следующие результаты фильтрации (рис.43.):
Рис.43. Результаты фильтрации
Определить объем поставок в стоимостном выражении за какой-
либо промежуток времени.
- выделим поочередно блок ячеек списка («Дата», «Поставщик»,
«Сумма», «Объем»), начиная с имен полей и вниз до конца записей таблицы,
и скопируем их на Лист8;
- переименуем Лист 8 на Запрос4;
58
- выделим диапазон ячеек;
- выполним команду Данные, Фильтр, Автофильтр;
- в столбце «Дата» нажмем кнопку , из списка выберем «Условие» –
появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр;
- в левом поле окна установим «больше», а в правом – наберем
1.03.2010 и соответственно в правом левом поле установим «меньше», а в
правом – наберем 1.04.2010; переключатель установим на «И» (рис.44);
Рис.44. Диалоговое окно «Пользовательский автофильтр»
- нажмем кнопку ОК.
- получим следующие результаты фильтрации (рис.45.):
Рис.45. Результаты фильтрации
Определить перечень товаров поставленных в текущем месяце.
- выделим поочередно блок ячеек списка («Дата», «Поставщик»,
«Код», «Объем», «Категория», «Наименование», «Код поставщика»,
«Поставлено единиц»), начиная с имен полей и вниз до конца записей
таблицы, и скопируем их на Лист9;
59
- переименуем Лист9 на Запрос5;
- выделим диапазон ячеек;
- выполним команду Данные, Фильтр, Автофильтр;
- в столбце «Дата» нажмем кнопку , из списка выберем «Условие» –
появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр;
- в левом поле окна установим «больше», а в правом – наберем
1.04.2010 и соответственно в правом левом поле установим «меньше», а в
правом – наберем 19.04.2010; переключатель установим на «И» (рис.46);
Рис.46. Диалоговое окно «Пользовательский автофильтр»
- нажмем кнопку ОК.
- получим следующие результаты фильтрации (рис.45.):
Рис.45. Результаты фильтрации
2. Автоматическое подведение итогов в Excel
Рассчитаем среднюю сумму за товар:
откроем Лист «Товар»;
60
выделим поочередно блок ячеек списка («Наименование»,
«Поставлено единиц», «Сумма оплаты»), начиная с имен полей и вниз до
конца записей таблицы, и скопируем их на Лист10;
переименуем Лист 10 на Итоги;
отсортируем список записей с помощью команды Данные,
Сортировка:
-в поле Сортировать по выберем имя столбца «Наименование»,
переключатель - по возрастанию;
-в поле Затем по – «Поставлено единиц», переключатель - по возрастанию;
-в поле В последнюю очередь по – «Сумма оплаты», переключатель - по
возрастанию;
-установим переключатель Идентифицировать поле по подписям и нажмем
кнопку ОК (рис.46.)
Рис.46. Диалоговое окно «Сортировка диапазона»
установим курсор в произвольную ячейку списка и выполним
команду Данные, Итоги – появится диалоговое окно «Промежуточные
итоги»;
61