Савченко А. Документационное обеспечение создания на предприятии Службы управления персоналом

Подождите немного. Документ загружается.

Документационное обеспечение создания на предприятии

Службы управления персоналом

Савченко А. Документационное обеспечение создания на предприятии

Службы управления персоналом// Кадровик. Кадровое делопроизводство. - N 5. –

2008.

Содержание

Служебная записка...................................................................................................2

Обоснование необходимости создания Службы управления персоналом

предприятия на базе отдела кадров..................................................................................2

Пример табличного представления исходных данных для расчета

численности работников Службы управления персоналом предприятия.....................6

Положение о Службе управления персоналом...................................................12

Приказ О создании Службы управления персоналом.........................................13

Приказ О назначении должностных лиц Службы управления персоналом......14

Должностные обязанности работников службы управления персоналом

организации........................................................................................................................16

Заместитель директора предприятия по персоналу (руководитель Службы

управления персоналом)...................................................................................................16

Начальник отдела кадров......................................................................................18

Начальник отдела подготовки кадров...................................................................20

Инженер по подготовке кадров..............................................................................22

Инспектор по кадрам..............................................................................................24

Специалист по кадрам............................................................................................25

Менеджер по персоналу.........................................................................................26

Инспектор по контролю исполнения поручений...................................................27

Архивариус..............................................................................................................28

Делопроизводитель................................................................................................29

Машинистка.............................................................................................................29

Квалификационные требования к должностям работников службы управления

персоналом.........................................................................................................................30

Положение об отделе управления персоналом...................................................34

Положение о персонале организации...................................................................38

Формирование службы управления персоналом на предприятии необходимо

начать с обоснования необходимости ее создания (реорганизации), расчета

численности сотрудников службы, разработки проекта штатного расписания службы

и подготовки проекта положения о службе управления персоналом.

Документационным обеспечением этих решений является разработка

соответствующих документов: служебной записки с обоснованием необходимости

создания службы управления персоналом предприятия, расчета численности

службы, штатного расписания службы и положения о службе управления

персоналом. В статье рассмотрен порядок и примеры оформления этих документов.

Первым шагом*(1) к образованию Службы управления персоналом

предприятия является подготовка служебной записки, в которой будет отражено

обоснование необходимости создания на предприятии специализированного

подразделения по работе с персоналом. Служебная записка может иметь

информационный, инициативный или отчетный характер:

в тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного

подразделения или должностного лица.

Служебная записка с обоснованием необходимости создания Службы

управления персоналом, помимо своей основной функции - обеспечения

оперативного обмена документированной служебной информацией, выполняет

также функцию вспомогательную, фактически выступая в качестве

документированного обоснования соответствующего управленческого решения.

Образец и примерная форма такой записки представлены на рис. 1.

Служебная записка

Обоснование необходимости создания

Службы управления персоналом предприятия на базе отдела кадров

3 марта 2005 г. Основание: N Р-9090 от

25.02.2005

Первому заместителю директора предприятия

И.О. Фамилия

В соответствии с распоряжением директора предприятия от 25 февраля с.г. и

параграфом 1 раздела V годовой программы организационного развития

предприятия мною во взаимодействии с юрисконсультом предприятия подготовлено

обоснование необходимости создания Службы управления персоналом предприятия

на базе сформированного ранее отдела кадров. При подготовке обоснования были

приняты во внимание:

1. Общие показатели финансово-экономической деятельности предприятия за

2004 г. (выписка из отчета планово-экономического отдела прилагается).

2. Данные об объеме и видах работ по управлению персоналом предприятия,

выполненных отделом кадров в 2004 г. (справка-доклад за подписью начальника

отдела кадров прилагается).

3. Данные о выполнении норм времени сотрудниками отдела кадров по

основным видам работ за январь-февраль с. г. (служебная записка заместителя

начальника отдела кадров прилагается).

4. ...

В свете изложенного представляется целесообразным создать в управлении

предприятия с 1 апреля 2005 г. на базе отдела кадров Службу управления

персоналом предприятия. Создание Службы обеспечит более эффективное

функционирование подсистемы управления персоналом предприятия и системы

управления предприятия в целом. Расчеты по комплектованию Службы персоналом,

ее обеспечению материальными ресурсами на 2004 г. (помещениями, мебелью,

техникой, расходными материалами, а также денежными средствами) прилагаются.

При вашем согласии прошу утвердить прилагаемые к служебной записке

проекты штатного расписания, организационной структуры и численного состава

Службы управления персоналом предприятия, проект Положения о Службе и

подписать соответствующий приказ о создании Службы (проект прилагается).

Одновременно прошу вас внести на рассмотрение ближайшего заседания

аттестационной комиссии предприятия вопрос о назначении начальника Службы

управления персоналом.

Приложения:... (по тексту).

Заместитель директора предприятия по управлению персоналом

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания прилагаются

Юрисконсульт предприятия

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

И.О. Фамилия

000-00-00

Рис. 1. Пример служебной записки с обоснованием необходимости

создания

Общие требования к подготовке служебной записки определены ГСДОУ и

Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих

документов. Эти требования конкретизированы в Типовой инструкции по

делопроизводству применительно к одному из видов служебных записок -

пояснительной записке, в частности к составу и порядку оформления ее реквизитов.

Содержание служебной записки должно отвечать общим требованиям,

предъявляемым к содержанию простых служебно-деловых писем. В частности, в

содержании рассматриваемой служебной записки целесообразно излагать только ту

информацию, которая имеет непосредственное отношение к теме (цели) документа -

к обоснованию необходимости формирования (реорганизации) Службы управления

персоналом предприятия. Объем содержания служебной записки не должен

превышать 1-2 машинописных страниц (т.е. примерно 3000-3500 знаков).

Содержание служебной записки обычно излагается от первого лица

единственного числа ("прошу", "предлагаю", "направляю" и т.д.). Применительно к

рассматриваемому варианту служебной записки это обусловлено закрытым

характером ее содержания и тем, что указанный документ, как правило,

подписывается только одним должностным лицом - ответственным исполнителем

или его непосредственным начальником (начальником соответствующего

структурного подразделения предприятия).

Структура служебной записки должна включать вступление, основной текст и

заключение. Вступление служебной записки может содержать ссылку на письменное

(документ) или устное распоряжение (указание) должностного лица предприятия,

послужившее юридическим основанием для подготовки соответствующего

обоснования. Основной текст служебной записки содержит:

описание сути вносимых на рассмотрение руководителя предприятия (или

иного должностного лица, в ведении которого находятся вопросы формирования

Службы или ее структурной реорганизации) предложений по формированию Службы

управления персоналом;

обоснование в пользу оптимального, с точки зрения исполнителя документа,

варианта соответствующего управленческого решения, включающее результаты

проработки вопроса в контексте ранее принятых управленческих решений, исходные

данные и расчеты, анализ исходных и расчетных данных, а также прогноз

ожидаемого эффекта от реализации управленческого решения.

Заключение служебной записки обычно содержит выводы и предложения.

Состав и порядок оформления реквизитов любой служебной записки как

официального документа определяются общими требованиями ГОСТ Р 6.30-2003

"Унифицированные системы документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению

документов" и Типовой инструкцией по делопроизводству, и применительно к

служебной записке с обоснованием необходимости создания Службы управления

персоналом предприятия включают:

наименование вида документа (10);

дата документа (11);

адресат (15);

заголовок к тексту (18);

текст документа (20);

подпись (22);

отметка об исполнителе (27);

идентификатор электронной копии документа (30).

Содержание служебной записки обычно излагается от первого лица

единственного числа.

Структура служебной записки должна включать вступление, основной текст и

заключение.

Наименование вида документа оформляется в двух межстрочных интервалах

от верхней границы текстового поля листа писчей бумаги прописными буквами с

выравниванием по центру без абзацного отступа. Выделяется полужирным

шрифтом. Рекомендуемый размер шрифта для набора - 12-14, величина

межстрочного интервала - 1,0-1,5, гарнитура - Times New Roman (Arial).

Заголовок к тексту оформляется в межстрочном интервале от предыдущего

реквизита строчными буквами через интервал, выделяется полужирным шрифтом с

выравниванием по центру без абзацного отступа. Точка в конце заголовка не

ставится. Реквизит должен в краткой форме отражать его содержание,

формулируется в предложном падеже ("О формировании...").

Под датой документа в данном случае необходимо понимать дату завершения

работы над документом. Оформляется в двух межстрочных интервалах от

предыдущего реквизита с выравниванием по ширине без абзацного отступа

арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Для

обозначения дня месяца и месяца используется две пары цифр, разделенных

точкой, для обозначения года - четыре цифры, также отделенные точкой (от

последней пары цифр).

Адресатом в рассматриваемом документе являются сведения о должности,

инициалах и фамилии лица, которому предназначена служебная записка.

Оформляется в межстрочном интервале от предыдущего реквизита строчными

буквами с выравниванием по ширине без абзацного отступа. Формулируется в

дательном падеже ("заместителю директора предприятия по управлению

персоналом...").

Текст документа оформляется в двух межстрочных интервалах от

предыдущего реквизита строчными буквами с выравниваем по ширине с абзацным

отступом 1,25 (1,27) см от левой границы поля.

Подпись оформляется в двух межстрочных интервалах от последней строки

предыдущего реквизита с выравниваем по центру или от левого поля листа без

абзацного отступа. Положение последней буквы фамилии должностного лица при

расположении реквизита от левой границы поля листа определяется правой

границей поля листа.

При подготовке служебной записки могут быть применены и некоторые другие

реквизиты, например, ссылка на регистрационный номер и дату документа (13),

отметка о наличии приложения (21), визы согласования (24). Ссылка на

регистрационный номер и дату документа в рассматриваемой ситуации возможна

тогда, когда есть документ, во исполнение которого подготовлена служебная

записка. Оформляется на уровне реквизита "Дата документа" от правой границы

поля листа. Включает регистрационный номер документа, во исполнение которого

подготовлена служебная записка, и его дату. Отметка о наличии приложения

оформляется в случае, если служебная записка имеет приложения. Приложением к

служебной записке с обоснованием необходимости создания Службы управления

персоналом на предприятии может стать документ "Расчет численности работников

Службы управления персоналом". Визы согласования оформляются в случае, если

имеется необходимость в согласовании содержания служебной записки с другими

должностными лицами. Реквизит включает должность лица, визирующего документ,

его подпись и расшифровку подписи с указанием инициалов, фамилии лица и даты

согласования. При наличии у лица, визирующего документ, замечаний (особого

мнения) согласование оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Юрисконсульт предприятия

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Документ "Расчет численности работников Службы управления персоналом"

может быть представлен в качестве приложения к служебной записке с

обоснованием необходимости создания Службы управления персоналом. Исходные

данные для расчета численности работников Службы предприятия включают:

сведения о видах и объемах работ по управлению персоналом, реально

выполняемые в предыдущий период или предполагаемые для выполнения;

значения норм (нормативов) времени на выполнение соответствующих видов работ.

В качестве примера содержания такого документа рассмотрим исходные

данные (в табличной форме) о видах работ по одной из функций управления

персоналом предприятия - ведению кадрового учета и делопроизводства (табл. 1).

Таблица 1

Пример табличного представления исходных данных для расчета

численности работников Службы управления персоналом предприятия

┌────┬──────────────────────────┬───────────────┬─────────┬───────────┬───────────┬────────────────┐

│ N │ Наименование вида работы │Номер норматива│ │Объем за│Значение │Затраты времени,│

│ п/п│ │ │ │год │нормы, час │чел.-час │

├────┼──────────────────────────┼───────────────┼─────────┼───────────┼───────────┼────────────────┤

│ 1. │Обработка входящих доку-│ 3.1.2.1 │10 док. │ 20 000 │ 0,65 │ 1300 │

│ │ментов │ │ │ │ │ │

│ 2. │Обработка исходящих доку-│ 3.1.2.5 │10 док. │ 20 000 │ 0,80 │ 1600 │

│ │ментов │ │ │ │ │ │

│ 3. │Контроль исполнения доку-│ 3.1.3.1 │10 док. │ 4000 │ 0,80 │ 320 │

│ │ментов │ │ │ │ │ │

│ 4. │Разработка норм.-мет. по-│ 3.2.1.1 │1 авт.л. │ 10 │ 72,5 │ 725 │

│ │собий │ │ │ │ │ │

│ 5. │Исполнение тематич. запро-│ 3.2.4.1 │1 запр. │ 200 │ 24,1 │ 4820 │

│ │сов │ │ │ │ │ │

│ 6. │Проведение проверки орга-│ 3.2.6.1 │1 пров. │ 20 │ 19,6 │ 392 │

│ │низации работы в подразде-│ │ │ │ │ │

│ │лениях │ │ │ │ │ │

└────┴──────────────────────────┴───────────────┴─────────┴───────────┴───────────┴────────────────┘

На основе исходных данных для расчета численности работников Службы

определяются:

1. Совокупные (годовые) затраты времени (СЗВ) на выполнение работ по

управлению персоналом предприятия - путем сложения значений затрат времени на

выполнение каждого вида работ. В нашем примере СЗВ = 9157 чел.-ч.

2. Приведенные совокупные (годовые) затраты времени (СЗВп), т.е. затраты

времени, в которых учитываются затраты времени на организационно-техническое

обслуживание рабочих мест и отдых персонала - путем умножения значения СЗВ на

коэффициент 1,1. В нашем примере СЗВп = 9157 х 1,1 = 10 072,7 = 10 073 чел.-ч;

3. Примерная численность персонала (Чсуп) Службы управления персоналом

- путем деления значения СЗВп на значения показателя годового полезного фонда

рабочего времени одного сотрудника. Если полезный фонд времени принять как

2006 часов в год, то Чсуп = 10073: 2006 = 5,021 = 5 специалистов.

На основе расчетных данных о примерной численности персонала Службы

производится расчет потребности Службы управления персоналом предприятия в

материальных ресурсах (помещениях, мебели, технике, расходных материалах и

т.п.), а также в денежных средствах.

Таким образом, содержание и структуру документа "Расчет численности:

"образуют исходные данные и произведенные на их основе вычисления.

Реквизитами рассматриваемого документа являются:

наименование вида документа (10);

заголовок к тексту (18);

текст документа (20);

подпись (22);

визы согласования (24);

отметка об исполнителе (27);

идентификатор электронной копии документа (30).

Оформление документа "Расчет численности работников Службы управления

персоналом" следует начать с отметки "Приложение N _". Указанная отметка

оформляется от верхней границы текстового поля листа писчей бумаги строчными

буквами с выравниванием от правой границы поля. Прочие реквизиты "Расчета

численности..." оформляются с соблюдением стандартных требований,

предусмотренных ГОСТом Р 6.30-2003 к оформлению указанных реквизитов.

Если Служба управления персоналом предприятия включает несколько

структурных подразделений, выполняющих в тесном взаимодействии друг с другом

самостоятельные функции и задачи управления персоналом, то возникает

необходимость в подготовке документов, определяющих организационную структуру

органа, а также численный состав каждого из ее подразделений. Организационная

структура и численный состав Службы управления персоналом предприятия

устанавливается исходя из целей Службы, объема и содержания возлагаемых на

нее функций и задач, направленности и интенсивности, сложившихся на

предприятии информационных (коммуникационных и документационных) потоков, а

также организационных и материальных возможностей предприятия.

Соответствующие документы, фиксирующие организационную структуру и

численный состав Службы, - тоже могут быть оформлены в виде приложений к

служебной записке с обоснованием необходимости создания Службы управления

персоналом предприятия.

Содержание документа "Организационная структура Службы управления

персоналом" образуют схема организации кадрового органа предприятия и

пояснительный текст к ней. Структуру этого документа формируют абзацы

пояснительного текста. Реквизитами документа являются:

наименование вида документа (10);

заголовок к тексту (18);

текст документа (20);

подпись (22);

визы согласования (24);

отметка об исполнителе (27);

идентификатор электронной копии документа (30).

Перечисленные реквизиты, а также отметка "Приложение N _" оформляются с

соблюдением требований, изложенных ранее.

В качестве самостоятельного элемента документа следует рассматривать

схему организационной структуры. Схема включает заголовок, графическое

изображение условных обозначений структурных подразделений и связей между

ними, а также легенду (расшифровку условных обозначений).

Содержание документа "Численный состав Службы управления персоналом

предприятия" в соответствии с Методическими рекомендациями по унификации

текстов представляется в виде таблицы, имеющей следующие графы:

┌────────────────┬────────────────────────────┬───────────────────────────────┬────────────────────┐

│Номер по порядку│Наименование и код (условное│Квалификационная категория (ру-│Численность работни-│

│ │обозначение) структурного│ководитель, специалист, техни-│ков соответствующей│

│ │подразделения, наименование│ческий исполнитель) │квалификационной ка-│

│ │должности работника струк-│ │тегории структурного│

│ │турного подразделения │ │подразделения │

├────────────────┼────────────────────────────┼───────────────────────────────┼────────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

│ │ │ │ │

└────────────────┴────────────────────────────┴───────────────────────────────┴────────────────────┘

Структуру документа образуют расположенные в соответствующих графах

таблицы данные, а реквизитами документа являются:

наименование вида документа (10);

заголовок к тексту (18);

текст документа (20);

подпись (22);

визы согласования (24);

отметка об исполнителе (27);

идентификатор электронной копии документа (30).

Перечисленные реквизиты, а также отметка "Приложение N _" оформляются с

соблюдением требований, изложенных ранее, и с учетом представления текста

документа в виде таблицы.

Численный состав Службы управления персоналом должен быть

зафиксирован в штатном расписании создаваемого подразделения.

Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по

применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и

его оплаты. В соответствии с указанной инструкцией штатное расписание Службы

управления персоналом предприятия составляется по установленной форме и

ежегодно утверждается по состоянию на 1 января приказом руководителя

предприятия. Изменение в штатное расписание в течение года вносятся в процессе

организационного развития Службы распоряжением руководителя предприятия.

Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-З) утверждена

постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 и представляет собой

комбинацию трафаретного текста и таблицы.

Порядок оформления штатного расписания организации и пример см. в статье

В. Янковой "Неоднозначность формы Т-3". "Кадровик. Кадровое делопроизводство".

N 4, 2008.

Содержание штатного расписания Службы включает:

перечень структурных подразделений в составе органа;

перечень должностей работников органа;

сведения о количестве должностей (штатных единиц);

сведения о должностных окладах работников органа;

сведения о надбавках, установленных к должностным окладам работников

органа;

сведения о месячном фонде заработной платы органа.

Структуру документа образуют расположенные в соответствующих полях

трафаретного текста и графах таблицы данные. Реквизитами документа являются:

код формы документа (07);

наименование предприятия (08);

наименование вида документа (10);

дата документа (11);

регистрационный номер документа (12);

гриф утверждения документа (16);

заголовок к тексту (18);

текст документа (20);

подпись (22);

визы согласования (24);

оттиск печати (25);

отметка об исполнителе (27);

идентификатор электронной копии документа (30).

Оформление реквизитов штатного расписания производится с учетом способа

расположения, предусмотренного на бланке формы N Т-3.

Регистрационный номер документа составляет порядковый номер штатного

расписания. Гриф утверждения оформляется словом Утверждаю (без кавычек) с

указанием наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,

инициалов, фамилии и даты утверждения. Оттиск печати проставляется поверх

отметки М.П. (место печати) или таким образом, чтобы внутри оттиска оказались

начальные буквы наименования должности лица, утвердившего документ.

Остальные реквизиты штатного расписания Службы управления персоналом

оформляются с соблюдением требований, предъявляемых к оформлению штатного

расписания организации.

Общая организация повседневной деятельности Службы управления

персоналом предприятия и входящих в нее структурных подразделений

регламентируется особыми документами - положениями.

Общий порядок разработки Положения о Службе управления персоналом

предприятия, включая требования к ею содержанию, структуре и оформлению,

определен Типовой инструкцией по делопроизводству, Методическими

рекомендациями по унификации текстов управленческих документов, а также

ГОСТом Р 6.30-2003.

Содержание Положения излагается в последовательности "от главного к

второстепенному". Центральное место в содержании документа отводится вопросам

статуса Службе в интегрированной системе управления предприятия, раскрытию

основных направлений ее деятельности, общей организации руководства Службой.

Текст содержания документа излагается от третьего лица единственного или

множественного числа. Заголовок к тексту положения формулируется в предложном

падеже.

Структура Положения о Службе управления персоналом предприятия

включает следующие основные разделы:

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Задачи Службы управления персоналом.

Раздел 3. Функции Службы управления персоналом.

Раздел 4. Права Службы управления персоналом.

Раздел 5. Ответственность Службы управления персоналом.

Раздел 6. Взаимоотношения Службы управления персоналом

(взаимодействие Службы с другими структурными подразделениями и

должностными лицами предприятия).

С целью более полного учета специфики организации и содержания

деятельности Службы управления персоналом предприятия указанная структура

может быть дополнена и другими разделами - например, такими, как "Управление

Службой" и "Заключительные положения". Реквизитами документа являются:

эмблема предприятия (03); код формы документа (07); наименование

предприятия (08); наименование вида документа (10);

дата документа (11);

регистрационный номер документа (12);

место составления (издания) документа (14);

гриф утверждения документа (16);

заголовок к тексту (18);

текст документа (20);

подпись (22);

визы согласования документа (24);

отметка об исполнителе (27);