Русалева Л.А., Богаченко В.М. Теория бухгалтерского учета

Подождите немного. Документ загружается.

ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

проставлены, содержание операции и все реквизиты от-

ражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую про-

верку, которая сводится к проверке правильности ариф-

метических вычислений и подсчетов, таксировки доку-

ментов. Таксировка выполняется путем умножения ко-

личества на цену. Арифметическая проверка позволяет

контролировать арифметические подсчеты итогов, пра-

вильность отражения количественных и стоимостных

показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы.

Контировка документов заключается в определении сче-

тов, на которые следует записать по дебету и кредиту

оформленные в документах хозяйственные операции.

6.9. Организация документооборота

Понятие документооборота включает в себя составле-

ние графика прохождения документов, контроль за пра-

вильностью .оформления документов и соответствующим

отражением операции по счетам бухгалтерского учёта.

Оптимизация документооборота позволяет установить

количество необходимых документов и число работни-

ков, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены

следующие требования:

— первичные учетные документы, принимаемые бух-

галтерией, должны иметь все обязательные рекви-

зиты;

— при приеме документов должна проверяться пра-

вильность арифметических вычислений;

— документы должны оформляться в соответствии с

требованиями законодательных и нормативных ак-

тов (например, в накладных на получение товаров

240

ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

должна быть выделена сумма НДС для возможно-

сти принятия НДС к возмещению);

— все исправления в документах должны быть заве-

рены подписями лиц, ответственных за их состав-

ление с указанием даты исправления;

— по любой сделке должны быть представлены все

необходимые документы (договор и дополнения к

нему, накладная или акт о выполнении, счет-фак-

тура, платежное поручение).

На начальном этапе составления графика документо-

оборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, ра-

ботающих с первичными документами (работники отде-

ла снабжения, лица, ответственные за реализацию, — мар-

кетологи). В официальном порядке до их сведения дово-

дятся правила оформления первичных документов и сроки

предоставления данных документов в бухгалтерию. В

соответствующем приказе руководителя организации так-

же должна устанавливаться ответственность за несвое-

временное предоставление документов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бух-

галтер обязывает принимать только документы, оформ-

ленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший

документы, оформленные с нарушением правил, несет

персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения

операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каж-

дому первичному учетному документу прилагается пере-

чень бухгалтерских записей с указанием даты и фами-

лии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанав-

ливается контроль за правильностью оформления пер-

вичных учетных документов и отражения на их основа-

нии хозяйственных операций на счетах бухгалтерского

учета.

241

ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

6.10. Порядок и сроки хранения бухгалтерских

документов

Все документы после окончательной бухгалтерской

обработки подшивают в папки и передают на хранение в

текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удоб-

ство хранения. Для быстрого поиска необходимого доку-

мента формируется номенклатура дел. Каждый получен-

ный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-

дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют

номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляет-

ся следующим образом:

Индекс дела

(номера

папок)

Наименова-

ние дела

(заголовок)

Количество

дел в папке

Срок хра-

нения и но-

мер папки

по перечню

Примеча-

ния

Номер дела состоит из двух частей — присвоенного под-

разделению номера и номера по порядку в бухгалтерии.

Графа «Количество дел в папке» заполняется в конце года.

В примечаниях указывается, на основании какого из

перечней устанавливается срок хранения документа: пе-

речня типовых документов, образующихся в деятельнос-

ти госкомитетов, министерств, ведомств и других учреж-

дений, организаций, предприятий (с указанием сроков

хранения) либо перечня управленческих документов по-

стоянного срока хранения, образующихся в деятельнос-

ти негосударственных коммерческих организаций.

Дела из архива выдаются по письменному распоря-

жению главного бухгалтера. Закон РФ «О бухгалтерском

учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ устанавливает, что изъя-

тие документов может производиться только органами

244

ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

дознания, предварительного следствия и прокуратуры,

судами, налоговыми инспекциями и налоговой полици-

ей на основании их постановлений в соответствии с чако

нодательством РФ.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого

вручается под расписку соответствующему должностно-

му лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в при-

сутствии представителей органов, производящих изъя-

тие, главный бухгалтер или другое должностное лицо

организации вправе снять копии с изымаемых докумен-

тов с указанием основания и даты их изъятия. Если изы-

маются недооформленные тома документов (неподши-

тые, непронумерованные и т. д.), то с разрешения и в

присутствии представителей органов, производящих изъя-

тие, соответствующие должностные лица предприятия,

учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись,

пронумеровать листы, опечатать, заверить своей подпи-

сью, печатью). /

В соответствии с перечнем типовых документов, об-

разующихся в результате деятельности госкомитетов, ми-

нистерств, ведомств и других учреждений, организаций,

предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден-

ных Главным архивным управлением при Совете Мини-

стров СССР 15.08.88 г. в редакции Государственной на-

логовой службы Российской Федерации и Федеральной

архивной службой России от 27.06.96 г.), а также ст. 17

Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете»

организации должны обеспечить хранение первичных

учетных документов, регистров бухгалтерского учета и

бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавли-

ваемых согласно правилам организации государственно-

го архивного дела, но не менее 5 лет (таблица).

245

Таблица

о.

№ статьи

Закона РФ

«0 бухгал-

терском

учете»

308, 309,

314,315,

318-322,

332, 333,

335, 336,

338

Вид документа

Доверенности на получение денежных

сумм и товарно-материальных ценностей

(в том числе аннулированные)

Гарантийные письма, Книги учета депо-

нированной заработной платы, журналы ре-

гистрации исполнительных листов. Жур-

налы, книги регистрации счетов, кассовых

ордеров, доверенностей, платежных пору-

чений и др. Отчеты, сведения о поступле-

нии, расходовании и остатках

Срок хранения документа

в учреждениях,

на предприя-

тиях, в органи-

зациях, доку-

менты которых

поступают

в архив

5 лет

в учреждениях,

на предприя-

тиях, в органи-

зациях, доку-

менты которых

не поступают

в архив

5 лет

Примечание

Продолжение таблицы

310,316,

317, 323,

334

313

324-328,

340

Первичные документы и приложения к

ним, зафиксировавшие факт совершения

хозяйственных операций и явившиеся

основанием для бухгалтерских записей

Учетные регистры (главная книга, журна-

лы-ордера и др.). Вспомогательные и конт-

рольные книги, журналы, картотеки, кассо-

вые книга, оборотные ведомости. Докумен-

ты об инвентаризации. Акты ревизий, доку-

менты к ним

Инвентарные карточки и книги учета

основных средств

Документы о выплате пособий, пенсий,

листков нетрудоспособности по государ-

ственному социальному страхованию. Ис-

полнительные листы. Поручения-обяза-

тельства за товары, полученные в кредит.

Справки в бухгалтерию на оплату учебных

отпусков, получение льгот по налогам и др.

Документы по дебиторской задолженности

о недостачах, растратах, хищениях.

Образцы подписей (материально ответст-

венных лиц)

5 лет (1)

До минования

надобности

(1)

4 1 ' ~

5 лет (1)

До минования

надобности

(1)

При условии завершения

ревизий. В случае возник-

новения споров, разногла-

сий, следственных и судеб-

ных дел — сохраняются до

вынесения окончательного

решения

После ликвидации

основных средств

Не менее 5 лет

Продолжение таблицы

303

304

305

306

Бухгалтерские отчеты, балансы

организаций, объяснительные записки к ним:

а) сводные годовые

б) годовые

в) квартальные

Отчеты по финансированию:

а) сводные годовые

б) годовые

в) квартальные

г) месячные

Передаточные, разделительные,

ликвидационные балансы, приложения,

объяснительные записки к ним

Протоколы заседаний комиссий по рассмот-

рению и утверждению отчетов и балансов:

а) годовых

б) квартальных

Постоянно

5 лет (1)

Постоянно

5 лет (1)

5 лет (3)

Постоянно

5 лет (1)

10 лет

5 лет (2)

10 лет

5 лет (2)

5 лет (4)

10 лет

5 лет (2)

При отсутствии годовых —

постоянно •

При отсутствии годовых —

10 лет

1. При отсутствии годовых —

постоянно

2. При отсутствии годовых —

10 лет

3. При отсутствии годовых и

квартальных — постоянно

4. При отсутствии годовых и

квартальных — 10 лет

1. При отсутствии годовых —

постоянно

2. При отсутствии годовых —

10 л

Окончание таблицы

307

311

312

329, 330

331

337

339

Аналитические таблицы по разработке и

анализу годовых отчетов и балансов

Лицевые счета: а) рабочих и служащих;

б) получателей пенсий и государственных

пособий. Акты ведомости переоценки и

определения износа основных средств

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

Документы о переоценке основных средств

Паспорта зданий (1), сооружений (1),

оборудования

Договоры, соглашения (хозяйственные,

трудовые и др.)

Договоры о материальной ответственности

Постоянно

75 лет — «В»

ЭПК 5 лет

(1)

5 лет (1)

Постоянно

5 лет (2)

5 лет (J)

5 лет (1)

5 лет

75 лет — «В»

5 лет (1)

До переоценки

5 лет (2)

5 лет (1)

•5 1

После прекращения

выплаты пособий и пенсий

При отсутствии лицевых

счетов — 75 лет

Паспорта зданий, соору-

жений — памятников архи-

тектуры, находящихся под

охраной государства, — по-

стоянно

После ликвидации основ-

ных средств

По истечении срока

действия договора,

соглашения при условии

завершения ревизий

После увольнения

материально ответственного

лица

Зз

ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что представляет собой документация?

2. Что такое документ?

В соответствии с какими нормативными актами оформ-

ляются первичные учетные документы ?

4. В чем необходимость составления документов?

5. Что подразумевается под «правовым значением докумен-

тов»?

6. Что такое реквизит?

7. Виды реквизитов.

8. От чего зависит количество и содержание реквизитов в

документе?

9. Что такое унификация документов?

10. Каково значение унификации?

11.

Что такое стандартизация документов?

12. Какие требования предъявляются к заполнению документов ?

13. Как производится исправление ошибочных записей в пер-

вичных учетных документах?

14. Как осуществляется бухгалтерская обработка докумен-

тов?

15.

Что представляет собой проверка документов по существу ?

16. Для чего производится проверка по форме и арифметичес-

кая проверка первичных учетных документов?

17. По каким признакам классифицируются первичные учет-

ные документы ?

18.

На какие виды подразделяются документы по назначению?

19. Чем сводные документы отличаются от накопительных?

20.

В каких случаях составляются документы бухгалтерско-

го оформления?

21. В чем состоит отличие внутренних документов от внеш-

них?

22. Как организуется документооборот?

23. Кто является ответственным за организацию докумен-

тооборота?

24. Назовите порядок составления графика документооборота.

25. Для чего составляется номенклатура дел?

26. Кто имеет право изымать документы из архива?

250

ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

ТЕСТ

1. Документ — это:

а) основные реквизиты,

б) показатель, характеризующий хозяйственную операцию,

в) письменное доказательство, подтверждающее факт со-

вершения хозяйственной операции, право на его совер-

шение.

2. Реквизиты — это:

а) основа и начало учетных записей,

б) показатель, характеризующий хозяйственную операцию,

отраженную в документе,

в) содержание хозяйственной операции.

3. Документация — это:

а) способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной де-

ятельностью организации,

б) измеритель хозяйственной операции,

в) основа информационной системы организации.

4. Содержание хозяйственной операции является:

а) обязательным реквизитом документа,

б) дополнительным реквизитом документа,

в) не является реквизитом документа.

5. Производить записи в документах не разрешается:

а) пастой шариковых ручек,

б) автоматизированным путем,

в) простым карандашом.

6. В тексте и цифровых данных первичных документов под-

чистки и неоговоренные исправления:

а) допускаются,

б) не допускаются,

в) допускаются только в банковских и кассовых докумен-

тах.

7. Бухгалтерской обработкой документов в организации явля-

ется проверка поступивших документов:

а) по назначению, по форме,

б) по

составу, по существу,

в) по существу, по форме, арифметически.

8. При проверке документов по существу устанавливается:

а) законность, правильность и целесообразность совершен-

ной хозяйственной операции,

251

ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Заполнение

всех

реквизитов

Четкость

Своевремен-

ность

X X

ф О)

Щ,

го

254

со О

О Ч

О) *

о- к

I— х

ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

Адрес и телефон

организации

и т. д.

Наименование

должностных

лиц, ответствен-

ных за соверше-

ние хозяйствен-

ной операции,

личные подписи

и их

расшифровки

Измерители

хозяйственной

операции

Содержание

хозяйственной

операции

Наименование

организации, от

имени которой

составлен

документ

Наименование

документа,

код

формы

I о х

S 3 а-

255

ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 11

Проставьте сроки хранения первичных документов

№

п/п

Первичный документ

Доверенность на получение денежных сумм

Годовые балансы организаций

Инвентарные карточки и книги учета

основных средств

Документы о выплате пенсий

Расчетно-платежные ведомости

Главная книга

Документ о переоценке основных средств.

Кассовые книги

Лицевые счета рабочих и служащих

Журналы-ордера

Срок

хранения

(лет)

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 12

На основании какого документа могут быть изъяты пер-

вичные документы у организации?

а) Протокол комиссии организации по расследованию дей-

ствий главного бухгалтера,

б) постановление органов дознания,

в) постановления директора организации,

г) решение общественных органов.

ОТВЕТЫ

Практическая работа № 8

№п/п

Вид документа

Практическая работа № 9

а) Кассир, главный бухгалтер,

258

ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

б) кассир, главный бухгалтер, руководитель организации;

в) главный бухгалтер, руководитель организации.

Практическая работа № 10

Воспользоваться типовой формой расходного кассового ор-

дера, так как Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г.

№ 98 были утверждены типовые формы первичной учетной

документации по учету кассовых операций.

Практическая работа № 11

№п/п

Срок

хранения

(лет)

Посто-

янно

До мино-

вания на-

добности

Посто-

янно

Практическая работа № 12

Верный ответ «б».