Рубцов, В.П., Перинська, Н.І. Державне управління та державні установи

Подождите немного. Документ загружается.

371

2) підготовка (оформлення) інформації для передання і виA

бору каналу (способу) передання;

3) передання інформації та її розшифрування.

Перший етап обміну інформацією розпочинають з форму)

лювання ідеї або добору інформації з урахуванням конкретної

ситуації та мети. Потім ідея трансформується в слова або

в іншу форму, придатну для обміну інформацією. Ефективний

обмін інформацією передбачає врахування низки чинників,

які мають до неї безпосередній стосунок.

Другим етапом комунікаційного процесу є підготовка

(оформлення) інформації для передання та вибору каналу (споA

собу) передання інформації. Процес підготовки інформації для

передання технічними засобами раніше потребував досить труA

домісткої операції, що називалась кодуванням. Вибір засобів

повідомлення не обов’язково обмежується одним каналом, часA

то є сенс поєднувати застосування двох чи більше засобів комуA

нікації. Наприклад, одночасне використання засобів обміну

усною та письмовою інформацією ефективніше, ніж тільки

один письмовий обмін.

Третій етап передання інформації передбачає доведення ідеї,

рішення тощо у вигляді необхідної інформації і за певним каA

налом до споживача інформації. На цьому етапі відбувається

інтерпретація інформації та/чи її розшифрування (розкоду)

вання).

Необхідною умовою ефективного обміну інформацією є його

двосторонній характер (зворотний зв’язок). Зворотний зв’язок —

це реакція одержувача, яка показує, чи зрозумів він отриману

інформацію. Така реакція допомагає запобігти можливим пеA

рекрученням змісту інформації. Незадовільний зворотний

зв’язок перешкоджає ефективному інформаційному обміну.

До найпоширеніших перешкод в обміні інформацією в дерA

жавній установі належать такі: недостатній обсяг відібраної

(фільтрованої) службовцем інформації, що до нього надходить;

перевантаження інформаційної мережі; нераціональна струкA

тура установи.

Мультимедіа. Інформація, що напрацьовується в органах

публічної влади, є предметом комунікації. Сучасні методи коA

мунікації базуються на мультимедійних технологіях, які заA

звичай використовують для ефективної презентації — подання

інформації для групи людей. У загальному випадку мультиA

медіа — це ефективна інформаційна технологія, що дає змогу

об’єднувати створені за допомогою комп’ютерних засобів текстові

372

та графічні елементи із відео і звуком. Серед найважливіших

переваг мультимедіа насамперед слід назвати можливість ствоA

рення за їхньою допомогою інтерактивних презентацій. У цьому

разі одержувач інформації перестає бути пасивним споживаA

чем інформації і стає активним учасником процесу. А розробA

ник має освоїти технологію мультимедіа в обсязі, необхідному

для створення комп’ютерних презентацій, в яких використоA

вують окремі елементи руху або основні анімаційні ефекти.

Мультимедіа — новітня інформаційна технологія, що є однією

з найбільш перспективних для використання у сфері комунікації.

Слід пам’ятати, що технології — це переважно інструментарій.

Справді, комп’ютер не може розробити сценарії представлення

інформації (презентації) за допомогою технічних засобів або

підказати, наприклад, яким чином і коли варто застосовувати

на екрані рухливі елементи (анімацію) або звук. Таким чином,

замінити людину він не в змозі, і якнайбільше, що може дати

будьAяка техніка, — це полегшити працю людини і надати неA

обхідне підґрунтя для створення і проведення ефективних преA

зентацій. Разом з тим вірним є й зворотне твердження: нові техA

нології, створюючи нові можливості, впливають на вирішення

проблем і, тим самим, на розвиток у всіх його аспектах: соціальA

ному, економічному, культурному, політичному тощо.

Інформація, яку потрібно зробити надбанням широкої аудиA

торії, повинна бути подана в найбільш наочній і переконливій

формі. Однак тут не варто надто захоплюватися зовнішньою

стороною справи. Презентація мусить бути передусім інформаA

тивною, а різного роду ефекти є лише засобами візуального

і звукового оформлення матеріалу, привернення уваги до деяA

ких її аспектів.

25.7. Застосування сучасних

інформаційноEкомунікаційних технологій

у публічному менеджменті

Застосування інформаційних систем у діяльності органів пубA

лічного управління пройшло певну еволюцію, пов’язану з техноA

логічним прогресом. Цей процес схематично зображено у табл. 5.

Останній етап характеризується упровадженням у практиA

ку управлінської діяльності Інтернету. Поєднання концепції

інформаційних систем окремих органів чи організацій і розвиA

ток комунікаційних технологій, насамперед, Інтернету та

мобільного зв’язку, а також узагальнення накопиченого

досвіду застосування інформаційних і комп’ютерних техноA

логій у діяльності органів публічної влади, призвело до появи

концепції «електронного урядування», «електронного уряду»,

«електронної держави».

Електронне урядування — це управлінська діяльність, що

суттєво базується на сучасних комунікаційноAкомп’ютерних

програмноAтехнічних комплексах (інформаційних системах).

Система електронного урядування передбачає що є внутрішня

урядова інформаційна інфраструктура, аналог корпоративної

мережі, та зовнішня інформаційна інфраструктура, що забезпеA

чує взаємодію з громадянами, підприємствами та організаціями.

373

Таблиця 5

Еволюція інформаційних систем

Домінуюча коA

мунікаційноA

комп’ютерна

технологія

ФункціоA

нальна

орієнтація

інформаційA

ної системи

Основна

цільова

група

Провідна

наукова

дисципліна

Доступне

охоплення

1960–1970 рр.

Лампові та наA

півпровідниA

кові обчислюA

вальні машини

Електронне

опрацювання

даних

Конторський

персонал

ОбчислюA

вальна техA

ніка

Окремі підA

розділи та

окремі техA

нологічні

процеси

1970–1980 рр.

МініAкомп’юA

тери

Управлінські

інформаційні

системи

КваліфікоA

вані фахівці,

службовці

Менеджмент Організація

1980–1990 рр.

Персональні

комп’ютери,

автоматизовані

робочі місця

ОпрацюванA

ня даних

кінцевими

користуA

вачами

Фахівці та

службовці

Теорія оргаA

нізацій, поA

ведінка в орA

ганізації

Організації,

сукупності

організацій

1990–2000 рр.

Комп’ютерні

мережі

Стратегічні

інформаційні

системи

Фахівці,

службовці та

менеджери

Теорія

мереж,

стратегічне

управління

2000 — по тепеA

рішній час.

Інтернет,

електронне

урядування

ІнформаційA

ні системи

із відкритим

доступом

Фахівці,

службовці,

менеджери,

клієнти, гроA

мадяни

СуспільстA

вознавчі

науки;

залучення

громадян до

управління

Організації,

сукупності

організацій,

суспільство

374

У межах концепції «електронної держави», або «електронно)

го уряду», інтегруються інформаційні ресурси органів державA

ної влади (передусім, виконавчої влади) та органів місцевого

самоврядування, забезпечується доступ до них, а також ствоA

рюється система онAлайнових послуг (зокрема тих, що мають

вартісне вираження).

Поняття «електронне урядування» містить у собі три основA

ні складові:

• доступ громадян, організацій і службовців відповідно до

рівня їхньої компетентності до будьAякої інформації, зокрема

оперативної, якою володіють, збирають або створюють органи

публічної влади. У цьому аспекті такий засіб, як єдиний вебA

портал місцевої влади і є тим інструментом, який забезпечує

такий доступ з будьAякої точки в будьAякий час. Безумовно, тут

і далі не йдеться про інформацію, яка, відповідно до чинного

законодавства України, не може бути оприлюднена, насампеA

ред та, що становить державну таємницю;

• збирання, опрацювання й аналіз інформації передусім чеA

рез максимальну автоматизацію всіх процесів і процедур в орA

ганах виконавчої влади та місцевого самоврядування, введенA

ня електронного документообігу, створення баз даних тощо;

• надання органами публічної влади всіх рівнів своїх послуг

громадянам, підприємствам та організаціям в онAлайновому реA

жимі. Цей аспект передбачає можливість подання ними в електA

ронному вигляді всієї звітності, інформації про себе, як нової, так

і тієї, що змінилася, направлення звернень і запитів (наприклад,

на реєстрацію/перереєстрацію, для отримання довідок, інформаA

ції тощо). Тут знову інструментом виступає єдиний вебAпортал,

на якому розміщуються відповідні бланки для заповнення.

Відповідно до вітчизняного та закордонного досвіду, резульA

тати, які дає впровадження системи «електронного уряду»,

можна розділити на три сегменти: для органів публічної влади;

для приватного та громадського секторів, зокрема, безпосеA

редньо для жителів міста, району чи місцевості.

Що дає публічній владі діюча система електронного урядуA

вання? Це:

– удосконалення системи управління, оптимізацію струкA

тури управлінського апарату, значне зниження фінансових

і матеріальних витрат на його утримання;

– єдиний захищений простір інформаційних ресурсів і доA

кументообігу між усіма органами виконавчої влади та місцевоA

го самоврядування;

375

– введення системи постійного контролю за ситуацією та

розвитком регіону загалом і окремих районів за всіма параметA

рами життєдіяльності міста, регіону або місцевості;

– підвищення інвестиційної привабливості та конкурентоA

спроможності регіону;

– введення дієвої системи внутрішнього контролю за робоA

тою органів публічної влади і окремих посадових осіб з боку

керівництва цих органів, а також їхніх підрозділів;

– доступ державних і муніципальних службовців у режимі

реального часу до необхідної інформації в межах їхньої компеA

тенції, можливість підвищувати їхню кваліфікацію без відриA

ву від місця роботи;

– об’єднання інформаційних ресурсів і послуг органів викоA

навчої влади та місцевого самоврядування;

– зміцнення довіри до органів публічної влади і до держави

загалом з боку громадян і суб’єктів підприємницької діяльності;

– більш ефективні взаємодія і співробітництво з державниA

ми органами зарубіжних країн і міжнародних неурядових орA

ганізацій.

Приватний бізнес також виграє від запровадження цієї сисA

теми. Це:

– ефективне підтримання економічної діяльності місцевих

суб’єктів підприємницької діяльності, що дасть змогу ефекA

тивно інтегруватись у загальнонаціональний і світовий екоA

номічний простір;

– створення єдиної платформи регіону чи міста для просуA

вання інвестиційних та інноваційних проектів;

– значне зменшення рівня бюрократії і рівня корупції шляA

хом переведення державних послуг, що мають вартісне вираA

ження, у систему державних мережевих (онAлайнових) послуг

(реєстрація і перереєстрація компаній, надання статистичних

даних, подання звітності, митне декларування тощо);

– вільний доступ до об’єктивної, достовірної та оперативної

інформації про діяльність органів державної влади і місцевого

самоврядування та прийняті ними рішення;

– можливість проходження всіх процедур звітності в податA

кові та інші органи влади в онAлайновому режимі за допомогою

єдиного інтерфейсу спілкування;

– публічні, відкриті процедури проведення державних заA

купівель і конкурсів;

– контроль за роботою органів публічної влади й окремих

посадових осіб.

376

Запровадження системи електронного урядування матиме

такі позитивні наслідки для громадян:

– створення інтерфейсу спілкування громадянина з органаA

ми державної влади та місцевого самоврядування;

– надання в онAлайновому режимі всіх публічних послуг

(реєстрація за місцем проживання, замовлення довідок, інших

особистих документів, реєстрація автомобіля тощо);

– доступ до необхідної інформації, зокрема до матеріалів

громадських бібліотек;

– можливість отримання освіти шляхом онAлайнового дисA

танційного навчання;

– можливість отримання невідкладної та планової медичної

допомоги і консультацій;

– вільний доступ до об’єктивної і достовірної інформації про

діяльність органів державної влади і місцевого самоврядуванA

ня та прийняті ними рішення;

– контроль за роботою органів виконавчої влади та місцевоA

го самоврядування і окремих посадових осіб;

– пошук роботи, зокрема в органах виконавчої влади та місA

цевого самоврядування через відкриті кадрові конкурси на

заміщення вакантних посад;

– можливість брати активну участь у суспільноAполітичноA

му житті міста, району або місцевості.

Додатково слід відзначити політичні дивіденди, які отримає

влада внаслідок запровадження системи «електронного уряду».

Насамперед, мова йде про зростання рівня довіри та популярA

ності серед населення, громадськості та представників бізнесу

у такої влади після запровадження системи електронного уряA

дування.

Наразі в Україні діє понад 50 законодавчоAнормативних актів,

починаючи із законів України, указів Президента України, посA

танов Кабінету Міністрів до зареєстрованих в Міністерстві юстиA

ції нормативноAправових актів міністерств і відомств, які пов’яA

зані зі створенням та функціюванням систем електронного

урядування. У січні 2007 року парламент України затвердив

програму розвитку інформаційного суспільства до 2015 р. ДеA

які базові нормативноAзаконодавчі документи наведені у списA

ку джерел в кінці книги.

ІС ранніх поколінь реалізували, як правило, розрахункові,

облікові функції, передання повідомлень або функції найA

простішого опрацювання. Збільшення продуктивності досягалоA

ся при цьому завдяки тому, що в полі зору системи менеджменту

377

знаходилася значно більша кількість партнерів, клієнтів, проA

цесів виробництва, товарів, одиниць збереження й обліку. СуA

часні ІС є системами підтримки прийняття рішень. ПризнаA

чення таких систем переслідує мету не автоматизації функцій

менеджера, а підтримку його дій для пошуку ліпшого рішення.

Особлива увага в системах підтримки приділяється діалогу

й «дружності» інтерфейсу системи особи, що приймає рішення.

Системи першого покоління мало відрізнялися від траA

диційних інформаційних систем. Тому замість терміна «систеA

ма підтримки прийняття рішень» почасту використовувався

термін «системи управлінських рішень».

Проблемні ситуації — джерело управлінських рішень.

Поява проблемної ситуації перед управлінцями, що вимагає

від них ухвалення рішення, може бути поєднана з двома різниA

ми фазами управління державним органом:

– стан органу відхиляється від наміченого (запланованого),

що може зірвати досягнення кінцевої мети;

– проблемна ситуація виникає через необхідність визначенA

ня майбутнього стану об’єкта управління, що забезпечує мету,

задану особою, яка приймає рішення, а також сукупність проA

міжних станів, які формують найбільш ефективну траєкторію

руху до заданого кінцевого стану.

Проблему трактують, звичайно, як ситуацію, в якій є два

стани — реальний і бажаний. У кожному з цих двох станів

є набір об’єктів, властивостей і зв’язків, що об’єднуються в деA

якому процесі. Для переходу від наявного до бажаного стану

необхідно змінити існуючий набір об’єктів, зв’язків і властиA

востей, спочатку прийнявши про це рішення, а потім реалізуA

вавши його.

Прийняття рішення є актом вольової дії, який передбачає

здійснення низки інтелектуальних процесів: усвідомлення меA

ти і засобів дії, уявного моделювання дії, обґрунтованого вибоA

ру найкращого варіанту дій. Такий підхід до розуміння рішення

дає можливість показати його з різних точок зору. У широкому

сенсі рішення розглядається як процес вибору однієї (у визнаA

ченому змісті найкращої) альтернативи дій або деякої припусA

тимої їхньої підмножини з безлічі можливих альтернатив.

У вузькому ж сенсі рішення можна трактувати як результат

конкретного вибору альтернативи дій.

Одним із різновидів систем підтримки прийняття рішень

є експертні системи, які акумулюють досвід фахівців у даній

проблемній царині. Між тим практика показала, що експертні

378

системи виявляються ефективними тільки для проблем, що

мають обмежену безліч причинноAнаслідкових зв’язків на елеA

ментах системи або процесу і які мають незначний обсяг факA

тографічної інформації про елементи соціальноAекономічної

системи або процесу.

БудьAяка система підтримки прийняття рішень, незалежно

від її призначення, внутрішньої структури і прийнятих

підходів до побудови, має забезпечувати такі характеристи)

ки: інтерактивність; інтегрованість; потужність; доступність;

гнучкість; надійність; робастність; керованість.

Інтерактивність означає, що система відгукується на

різного роду дії, на процес вирішення якої людина хоче вплиA

вати в діалоговому режимі. Інтегрованість — це властивість

забезпечувати сумісність складових частин системи у процесі

підтримки ухвалення рішення. Потужність означає здатність

системи відповідати на найістотніші запитання. Доступ)

ність — це здатність забезпечувати видачу відповідей на запити

користувача в необхідній формі і в необхідний час. Гнучкість

характеризує здатність системи адаптуватися до змін вимог

і ситуацій. Надійність полягає у здатності системи виконуваA

ти необхідні функції протягом заданого періоду часу. Робаст)

ність — це міра здатності системи відновлюватися при виникненA

ні помилкових ситуацій як зовнішнього, так і внутрішнього

походження. Керованість означає можливість користувача

контролювати дії системи і втручатись у хід вирішення завдання.

У досконалій системі підтримки прийняття рішень реалізоA

вано низку загальних принципів створення (архітектури) таA

ких систем. Зокрема це: погодженість, ортогональність, відпоA

відність, економічність, прозорість, спільність, відкритість,

повнота. Узгодженість означає, що гарна архітектура узгоA

джена, коли часткове знання системи дає змогу передбачати

інше. Ортогональність — цей принцип вимагає, щоб функції

були незалежні одна від одної і специфіковані по окремості.

Відповідність означає, що в архітектуру варто включати тільA

ки ті функції, що відповідають істотним вимогам до системи

(у гарній архітектурі немає непотрібних функцій). Економіч)

ність: жодна функція в описі архітектури не повинна ні в якоA

му вигляді дублювати іншу. Прозорість — коли функції, знайA

дені у процесі виконання, повинні бути відомі користувачу.

Спільність — знову введена у систему функція повинна вводиA

тись у такому вигляді, щоб вона відповідала якомога більшій

кількості призначень. Відкритість — користувачу має бути

379

дозволено використовувати функцію інакше, ніж це передбачаA

лося під час проектування. Повнота — принцип, за якого

введені функції повинні з урахуванням економічних і технолоA

гічних обмежень щонайповніше відповідати вимогам і побаA

жанням користувача.

Тема 26. ВЗАЄМОДІЯ ОРГАНІВ ПУБЛІЧНОЇ

ВЛАДИ ІЗ ГРОМАДСЬКІСТЮ

26.1. Суть «паблік рілейшнз»

Репутація, або імідж, та похідні від цього — добре ставленA

ня з боку оточення та добрі відносини із оточенням, для будьA

якої організації чи особи є важливим ресурсом її діяльності. Це

стосується також органів, організацій, установ, керівників та

службовців сектора публічного управління. Проблематика

свідомого впливу на імідж є предметом спеціальної діяльності,

яку називають «паблік рілейшнз» або піар (ПР), що в переA

кладі з англійської «рublic relations», або PR означає «відносиA

ни з публікою» або «зв’язки з громадськістю». Тут терміном

«громадськість» позначено всі групи, прошарки й категорії наA

селення, які живуть у тому регіоні чи місті, де діє відповідний

орган влади чи організація. PR є однією з функцій управління,

яка сприяє встановленню та підтриманню спілкування для виA

явлення спільних інтересів та досягненню взаєморозуміння

й співпраці між відповідною організацією та представниками

її оточення. Наразі PR сприймається як важливий елемент

ділових відносин усіх сфер повсякденного життя.

Сьогодні відомо, що без добрих PR, не може ефективно впроA

ваджуватися і демократія, яку визначають як «влада народу,

що створена народом для народу». Громадяни мають знати, як

влада працює, мати інформацію про прийняті від їхнього імені

рішення, бути освіченими, щоб повністю використовувати

надавані їм можливості та послуги. PR повинно допомогти гроA

мадянам знати про їхні права та обов’язки за будьAякого уряду.

Це вимагається як від місцевих органів управління, так і від

центральних органів влади.

За понад 60 років існування PR напрацьовані універсальні

підходи, що можуть бути застосовані в будьAякій країні — як

у суспільному, так і в приватному секторах.

380

Мета взаємодії із громадськістю органу публічної влади —

встановлення двостороннього спілкування для виявлення

спільних інтересів та досягнення взаєморозуміння між громаA

дянами та цим органом чи організацією. Батьківщиною PR

вважаються США і за останні 60 років ця діяльність знайшла

своє визнання в багатьох країнах світу. В Україні цей термін

почав входити у практику управління з кінця 80Aх років XX ст.

Сутність PR пояснюють такі визначення:

1. «Паблік рілейшнз» — це плановані тривалі зусилля, спряA

мовані на створення та підтримку доброзичливих відносин

і взаєморозуміння між організацією та її громадськістю»

(Інститут суспільних відносин, Великобританія, 1987).

2. PR — це мистецтво і наука аналізу тенденцій, передбаA

чення їхніх наслідків, надання порад керівництву організацій

та здійснення програм дій в інтересах і організацій, і громадсьA

кості.

3. PR — це одна з функцій управління, що сприяє встановA

ленню та підтримці спілкування, взаєморозуміння, приваблюA

вання та співпраці між організацією та громадськістю. Ця

функція включає в себе вирішення різних проблем: забезпеA

чення керівництва організації інформацією у громадській думA

ці та надання йому допомоги у виробленні відповідних заходів;

забезпечення діяльності керівництва в інтересах громадсьA

кості; підтримування його в стані готовності до різних змін

шляхом своєчасного передбачення тенденцій; відкрите спілкуA

вання як основний засіб діяльності.

4. PR — це сприяння встановленню взаєморозуміння і добA

розичливості між особою, організацією та іншими людьми,

групами людей або суспільством загалом за допомогою розповA

сюдження роз’яснювального матеріалу, розвитку обміну

(інформацією) та оцінка суспільної реакції.

В основі PR лежить теорія спілкування. Недоліки спілкуA

вання породжують безліч випадків непорозуміння, і тому поA

ліпшення каналів спілкування, розроблення нових засобів

створення двостороннього потоку інформації та порозуміння

є головним завданням будьAякої програми PR. Недоліками

спілкування пояснюється багато складнощів у публічному

управлінні. Керівники державних установ та службовці

постійно чують заклики та вимоги оперативніше, регулярніше

інформувати громадян і громадськість. У цій сфері, як підA

креслюють спеціалісти, можна досягти багато чого за допомоA

гою методів PR.