Резник С.Д. Игошина И.А. Резник В.С. Введение в специальность. Менеджмент организации

Подождите немного. Документ загружается.

Глава

10.

Как

эффективно

использовать свое

время

легко. Еженедельник удобен

при

значительном объеме фиксиро-

ванных

дел и

незначительном числе нефиксированных занятий,

которые нетрудно отмечать

и на

полях,

и в

разделах. Ежемесяч-

ник

удобен, когда работа заранее известна

надо только кое-что

записать дополнительно.

тому

же он

занимает мало

места.

Надо

выбирать

то

средство

планирования времени, которое наиболее

вам

подходит.

Часто поступают так: берут что-то наиболее прием-

лемое,

но в

него вносят дополнения

учетом своих проблем.

Если,

например,

вы

работаете рано

по

утрам,

то

надо «дорисовывать»

сверху

еще

строки

—

скажем,

с 6

часов утра. Можно поступать

так: сделать

на

картоне постоянное расписание недели,

а в

ежене-

дельнике отмечать только

изменения'и

перестановки,

также дру-

гие

нефиксированные

дела.

Можно такую картонку-расписание

дополнить

не

еженедельником,

книжкой-календарем небольшого

формата

и в ней

записывать все,

что не

отражено

постоянном

расписании.

Дневник

времени

представляет собой личную рабочую картотеку,

которой сшиты отдельные листы

которая, благодаря рациональ-

ному

подбору нужной информации, должна быть удобна своей

на-

глядностью.

Этот

дневник является одновременно настольным

ка-

лендарем, записной книжкой, личным дневником, инструмен-

том

планирования, списком адресов, справочником, картотекой

идей

инструментом контроля.

Это

постоянный спутник, «письменная память», которая всегда

всюду

под

рукой [19,

с.

101]. Дневник времени представляет

со-

бой, кроме

того,

практическую составную часть последовательной

системы планирования времени,

именно рабочий накопитель всех

планов

дня, формуляров

листков, используемых

повседневной

практике.

Структура

дневника

времени.

Календарная

часть.

В эту

часть

можно

внести различные формуляры

для

месячных, декадных

дневных планов

промежуточными

регистрами.

Особое значение

придается плану дня. Основной принцип: один лист

на

один день.

календарной части можно найти листки

для

заметок

по

соответ-

ствующим месяцам

декадам,

которые облегчат перенос сроков

целевых установок

на

отдельные недели

дни. Отдельные днев-

ные

листки

можно после использования сброшюровать

соот-

ветствующем порядке,

и по

прошествии времени

они

составят

архив времени

успехов жизни

—

надежное вспомогательное

средство

для

осознанного планирования будущих успехов. Новые

•J

Раздел

Основы

персонального

менеджмента

входящие дневные листки должны быть снабжены всеми сроками

заданиями

из

декадных

месячных листков.

соответствую-

щих

листков переносятся такие даты,

как дни

рождения, юбилеи

т.п.; таким образом,

все

личные

дела

можно интегрировать

ничего

не

будет утеряно

при

условии регулярного заполнения

контроля.

Раздел

служебных

частных дат. Здесь

на

соответствующих

ли-

стках

формулярах можно записывать

постоянно иметь

при

себе

важнейшую

информацию, например:

•

важнейшие понятийные сокращения;

•

списки дней рождения;

•

сроки проведения возможных мероприятий;

листки-памятки.

Раздел

адресов

телефонов. Благодаря данному разделу

у вас

все-

гда

под

рукой важнейшие телефонные номера

адреса, которыми

чаще

всего пользуетесь.

Общая

часть. Различные отделения,

как в

бумажнике, позволя-

ют

разместить здесь фотографии, студенческий

билет,

читательский

билет,

другие документы.

заполнении дневника

не

должно быть мелочей,

при

этом:

• все

записи должны быть достаточно подробными, понятными;

•

записи должны делаться карандашом, чтобы

при

необходимо-

сти их

можно было

бы

легко изменить

или

стереть,

не

допуская

не-

ряшливости

дневнике.

Дневник

— это

важный

необходимый документ,

и с ним

сле-

дует

обращаться соответственно. Здесь сосредоточена важнейшая

деловая

информация, которая всегда

под

рукой (адреса, фамилии,

даты

пр.).

10.3.

Основные правила

экономии

рабочего

времени

Существенное значение

для

упорядочения работы имеет выпол-

нение

изложенных ниже правил, способствующих рациональному

использованию

рабочего времени.

ТОЧНО ОПРЕДЕЛИТЕ СВОЮ ЦЕЛЬ. Множество людей

попусту

тратят свое время

энергию

на

какое-нибудь дело,

в об-

щем-то, из-за того,

что

отчетливо

не

представляют себе, что, соб-

ственно,

они

собираются сделать.

Не

зная точно,

чему

они

идут,

они

сбиваются

еще на

старте, теряют дорогу. Определив

самого

Глава

10.

Как

эффективно

использовать

свое

время

j Q3

начала

«пункт назначения»,

вы

достигнете

его

гораздо

быстрее.

Это

решающее

условие.

СОСРЕДОТОЧЬТЕСЬ

НА

ГЛАВНОМ. Запишите

на

листке

порядке

важности самые срочные дела. Назавтра примитесь

за

дело

№ 1 и не

отступайте

от

него, пока

не

закончите. Затем также посту-

пите

делом

№ 2,

затем

делом

№ 3 и

т.д.

Не

тревожьтесь, если

концу

дня вы

разделаетесь только

одним

или с

двумя

номерами,

возьмите

на

вооружение правило «чистой страницы».

Оно

требует

обязательного перенесения

на

другие

дни

всего,

что не

удалось сде-

лать

за

истекший день.

ПРИДУМЫВАЙТЕ СЕБЕ СТИМУЛЫ.

Мы

лучше делаем

то,

что

нам

хочется делать. Отсюда задача: как-то превратить свои

за-

нятия

из

«надо»

«хочется»,

продуктивность повысится почти

автоматически.

УСТАНОВИТЕ ТВЕРДЫЕ СРОКИ. Один

из

способов свя-

зать

себя обязательством

—

назначить

для

выполнения определен-

ного

задания твердый срок.

Но

следует помнить,

что

сроки должны

быть реальными,

и вы

должны твердо держаться срока.

НАУЧИТЕСЬ

БЫТЬ

РЕШИТЕЛЬНЫМ.

Не

откладывайте

дело

со дня на

день. Говорят,

что

успех состоит

том, чтобы посту-

пать

правильно

в 51%

случаев. Поэтому, располагая определенны-

ми

фактами, решайте

действуйте.

НАУЧИТЕСЬ ГОВОРИТЬ «НЕТ». Если

вы не

научитесь это-

му,

то

окажетесь вовлеченными

такие дела, которыми никогда

не

занялись

бы по

своей воле.

7. НЕ

ТРАНЖИРЬТЕ ВРЕМЯ

ТЕЛЕФОННЫХ РАЗГОВО-

РАХ.

Телефон

во

многом экономит время, когда следует получить

какие-то

данные, сделать заказ, условиться

встрече.

Но

всегда есть

искушение

просто

поболтать

кем-то

по

телефону. Прежде

чем

снять трубку, определите, ради чего

вы это

делаете

чего конкрет-

но

хотите добиться.

затем ведите разговор

на

деловом уровне.

ВЕДИТЕ ЗАПИСНУЮ КНИЖКУ (или дневник). Записывай-

те

все

предстоящие дела, записывайте мысли, номера телефонов

—

вам не

придется

мучаться,

вспоминая какие-то данные. Сбереги-

те

время, затрачиваемое

на

справки,

потому держите

порядке

списки

требующихся адресов

телефонов. Одним словом,

не за-

гружайте

память там,

где это не

нужно.

ЛИКВИДИРУЙТЕ ДОСАДНЫЕ ПОМЕХИ. Добрые друзья,

товарищи

по

учебе, любящие поболтать, могут начисто провалить

ваши

намерения выдержать сроки.

Вы

можете сохранить

их

дружбу

(и

ваш

график), тактично

дав

понять,

что вы в

цейтноте.

•j

Раздел

Основы персонального менеджмента

10.

УЧИТЕСЬ СЛУШАТЬ.

Вы

избежите серьезных ошибок,

по-

вторений

переделок, если

первого раза будете стремиться полу-

чить исчерпывающие сведения

указания. Если что-нибудь оста-

ется

неясным, сразу

же

спросите.

И.

ОТКАЖИТЕСЬ

ОТ

ШАБЛОНА.

Многие

из нас

становятся

жертвами

шаблонного мышления. Попробуйте изменить что-то

своей

работе,

усовершенствовать

ее,

воспользуйтесь новинками тех-

ники,

поинтересуйтесь,

как

другие

экономят время.

12.

НЕ

УПУСКАЙТЕ

ИЗ

ВИДУ

МЕЛОЧЕЙ.

Вы

можете избе-

жать небольших,

но

растрачивающих время задержек, если будете

по

возможности предупреждать наступление внезапных мелких

кризисов.

13.

ПРИСТУПАЙТЕ

ДЕЛУ

СРАЗУ

ЖЕ.

Прежде

чем

присту-

пить

работе, многие люди приводят

порядок свои столы, точат

все

карандаши, имеющиеся

под

рукой, выпивают чашечку кофе,

потом

удивляются, куда девалось время.

Раз вы

знаете,

что

надо

делать, беритесь

за

дело

сразу

же.

14.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ

ВРЕМЯ

ПОЛНОСТЬЮ.

Это

значит,

что

время поездок, ожидания, завтрака можно занять такими делами,

как

планирование своего рабочего дня, обдумывание предстоящих

задач,

просматривание записок.

15.

СЛЕДИТЕ

ЗАТЕМ,

НА

ЧТО

ТРАТИТЕ СВОБОДНОЕ ВРЕ-

МЯ.

Мы

могли

бы

сберечь многие часы, если

бы

были чуть разбор-

чивей

при

выборе телепередач, книг, журналов.

16.

МЕНЯЙТЕ

РОД

ЗАНЯТИЙ. Почти никогда тело

не

устает

все

сразу. Обыкновенно

устают

лишь отдельные группы мышц.

Меняя

род

занятий,

вы

сможете побороть ощущение усталости

сделать больше.

17.

НАЧИНАЙТЕ РАНЬШЕ. Начиная день всего

на

15-20

ми-

нут

раньше того,

чему обычно привыкли,

вы

зададите

тон

всему

дню.

18.

ВОСПИТЫВАЙТЕ УВАЖЕНИЕ

СВОЕМУ ВРЕМЕНИ.

Приобретите

привычку мысленно давать вашему времени какую-

то

оценку,

и вы

станете

по-новому относиться

нему. Такой под-

ход

поможет

вам

также судить

том, стоит

ли

именно

вам

зани-

маться

теми небольшими делами, которые, может быть, пробива-

ются

ваше рабочее

время.

Отнеситесь

вниманием

этим способам, испытайте

их, и вы

окажетесь

таком мире,

котором время перестает быть вашим

по-

стоянным

противником.

Глава

10.

Как

эффективно

использовать

свое

время

1Q5

Резюме

Увеличение затрат времени

на.планирование

приводит

сокра-

щению

времени

на

использование

и в

конечном счете

экономии

времени

целом.

Вы

обязаны уметь анализировать свое

время,

составлять план

личной

работы,

при

этом необходимо учитывать

все

выполняемые

вами

работы, уметь расположить

их в

порядке важности.

Старайтесь регулярные дела четко фиксировать

по

времени,

за-

креплять

за

ними одни

и те же

часы, отмечать степень неотложности

нерегулярных дел, особенно тех, которые могут превратиться

«го-

рящие».

Дневник времени

—

важнейшее вспомогательное средство пла-

нирования

времени.

Он

является одновременно настольным кален-

дарем, записной книжкой, личным дневником, инструментом пла-

нирования.

Чтобы успевать больше

меньшее

время,

требуется всего

две

вещи: организованность

самодисциплина. Следующие правила

помогут

вам

этого добиться.

Точно определите свою цель.

Сосредоточьтесь

на

главном.

Придумывайте

себе

стимулы.

Установите твердые сроки.

Научитесь быть решительным.

Научитесь говорить «нет».

7. Не

транжирьте время

телефонных разговорах.

Ведите записную книжку.

Ликвидируйте досадные помехи.

10.

Учитесь слушать.

11.

Откажитесь

от

шаблона.

12.

Не

упускайте

из

виду мелочей.

13.

Приступайте

делу

сразу

же.

14.

Используйте время полностью.

15.

Следите

за

тем,

на что

тратите свободное время.

16.

Меняйте

род

занятий.

17.

Начинайте раньше.

18.

Воспитывайте уважение

своему времени.

Практика использования указанных правил показывает,

что они

помогают поднять уровень плановости

распределении рабочего

времени, четче определить

круг

своих функций, значительно

со-

кратить затраты времени.

•\

Раздел

Основы персонального менеджмента

Итак,

для

эффективного использования времени возьмите себе

привычку вести дневник

ежедневно планировать рабочий

день,

затем проводить анализ использования рабочего времени

вно-

сить

соответствующие коррективы.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что

такое

дневник

времени?

Сущность «правила

60:40».

3. Для

чего нужна карточка учета времени?

Охарактеризуйте структуру дневника времени.

Перечислите основы правила экономии рабочего времени.

ПРАКТИЧЕСКОЕ

ЗАДАНИЕ

Составить свой распорядок рабочего

дня.

Составить карточку учета своего

времени,

опираясь

на п.

Глава

КАК

ПРИНИМАТЬ

ПРАВИЛЬНЫЕ

РЕШЕНИЯ

Для

любой

волнующей

человека про-

блемы

всегда

легко

найти

решение

—

простое,

достижимое

окончательное.

Генри

Менкен,

американский

публицист

сатирик

(1880-1956)

11.1.

Необходимость

техника

принятия

решении

11.2.

Постановка

проблемы

выявление

альтернатив

11.3.

Выбор

оптимального

варианта

11.4.

Реализация

решения

контроль

результатов

Каждый

день

нашей жизни

мы

принимаем решения

—

боль-

шие

малые, связанные

учебой,

личными

общественными

делами.

Принятие решений,

так

же как и

обмен информацией,

—

состав-

ная

часть любой управленческой функции. Необходимость приня-

тия

решений возникает

на

всех этапах процесса управления, связа-

на

со

всеми аспектами управленческой деятельности.

Неправильное решение может дорого стоить, иметь фатальные,

непоправимые последствия. Поэтому

так

важно понять природу

сущность

решений.

11.1.

Необходимость

техника

принятия

решений

Под

решением понимают нахождение определенного варианта

действий,

и сам

процесс деятельности,

и ее

конечный результат.

Принятие

решений предполагает выбор первоочередных задач

дел.

Принять решение

—

значит установить приоритетность, т.е. оче-

редность

решения задач

или

рассмотрения

проблем.

Решение

— это

результат

анализа,

прогнозирования, оптимизации, экономического

обоснования

выбора альтернативы

из

множества вариантов дос-

тижения конкретной цели. Необходимость принятия решения про-

108

Раздел

Основы

персонального

менеджмента

низывает

все,

что

делает менеджер, формируя цели

добиваясь

их до-

стижения.

Поскольку принятые решения касаются

не

только менеджера,

но

других работников,

а во

многих случаях

—

всей фирмы, пони-

мание природы

сути принятия решений очень важно

для

каждо-

го, кто

хочет добиться успеха

области современного менеджмента

[32,

с.

256]. Решение является результатом оценки ситуации путем

обработки информации

выступает

как

продукт управленческого

труда,

информация

этом случае становится предметом труда.

Все

решения должны быть подчинены главной цели

—

выполнению

поставленных задач [31,

с.

170].

понятие «технология принятия решения» входят следующие

элементы:

•

зачем

делать

(идея,

цель);

• что

делать (количество

качество объекта);

• с

какими затратами (ресурсами);

•

как

делать

(по

какой

технологии);

•

кто

должен делать (исполнители);

•

когда делать

(сроки);

• для

кого делать (потребители);

•

где

делать

(место);

• что это

даст (экономический, социальный, экологический, тех-

нический эффекты) [32,

с.

259].

Если речь идет

решении какой-либо проблемы,

то

рекоменду-

ется организовать процесс принятия решения следующим образом

[78,

с.

197]:

Рис.

Процесс принятия решения

Можно также руководствоваться моделью выработки решения

(рис.

3).

Но

самое главное заключается

следующем: важна

не

сама тех-

ника

принятия решения; намного важнее системный, целенаправ-

ленный подход, правильный учет факторов,

а не

выбор самого лег-

кого

удобного пути [78,

с.

199].

Глава

11.

Как

принимать правильные

решения

109

Рис.

Модель выработки решения

11.2.

Постановка проблемы

выявление альтернатив

Любая постановка проблемы начинается

с ее

предварительной

формулировки.

Для

этого необходимо собрать

все

данные

для

уточ-

нения постановки проблемы, попробовать разбить

ее на

части,

на

этапы. Постараться изложить проблему

форме противоречия.

Следующим этапом является изложение проблемы письменно;

если

это не

получается, значит, проблема

не

понята.

При

этом сле-

дует

избегать чрезмерной общности, некорректности формулиро-

вок

определения объектов,

взаимосвязи между ними изобразить

на

бумаге.

Не

нужно принимать следствия, симптомы

за

сами проблемы.

Подмена реальной проблемы

ее

следствиями

—

распространенная

ошибка. Необходимо использовать такой пример. Первое

пришед-

шее

голову

объяснение проблемной ситуации необходимо

счи-

тать

следствием.

Задавая вопрос: «Чем

вызвано

это

следствие?»

воспринимая ответ опять

как

следствие (исходной проблемой

си-

туации),

можно добраться

до

действительных причин.

Раздел

Основы персонального менеджмента

сложной ситуации можно обратиться

за

помощью

друзьям,

коллегам.

Но

прежде убедитесь,

что

собственные возможности

исчерпаны.

Если постановка проблемы хорошо проработана,

то

почти

на-

верняка есть возможные решения

— как

побочный результат пер-

вого

этапа.

Основная задача этого этапа

—

обеспечить полноту набора воз-

можных альтернатив. Следует воспользоваться табличным методом.

Он

заключается

формулировании поля возможных решений путем

запоминания

таблицы, строками которой являются компоненты про-

блемной ситуации,

столбцами

—

параметры решения, которые дол-

жны

быть учтены,

также временные

ресурсные возможности.

Анализ

пересечения каждой строки

каждым столбцом

—'

источ-

ник

вариантов.

Для

несложных проблем может оказаться схема дихотомическо-

го

деления (деление исходного варианта

на

пару противоположных

возможностей). Тогда

при

многократном

делении

получится «де-

рево решений».

Попробуйте

по

отношению

проблеме сформулировать вопро-

сы

такого

типа:

•

Какие возможности есть

для ...

• Что

можно сделать, чтобы

...

• Как

надо

себя

вести,

если

...

Альтернативные варианты управленческих решений должны

приводиться

сопоставимый

вид по

фактору времени, качеству

объекта,

масштабу

производства,

методу

получения информации,

условиям применения объекта, факторам инфляции, риска

и не-

определенности.

Основные правила сопоставимости альтернативных вариантов

решений:

•

альтернативных вариантов должно быть

не

менее трех;

• в

качестве базового должен приниматься наиболее новый

по

времени вариант решения

[31,

с.

265].

Если

одиночку

не

удается составить обозримое

полное поле

решений, следует привлечь коллег

мозговому штурму. Суть

его —

высказывании участниками любых идей. Нужно постараться

си-

стематизировать, сгруппировать полученные варианты. Фиксация

каждого

варианта

на

отдельной карточке облегчит

их

классифи-

кацию.