Панасенко Ю.А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления

Подождите немного. Документ загружается.

Ю.А. ПАНАСЕНКО

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО:

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Москва

РИОР

2005

УДК 651.51.8(075.8) ББК 65.050я73 П16

П16

Панасенко Ю.А.

Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб.

пособие, — М.: Издательство РИОР, 2005. — 93 с.

5-9557-0210-5

В учебном пособии в краткой и доступной форме рассмотрены все основные

вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и

учебной программой по дисциплине «Делопроизводство: документационное

обеспечение управления».

Книга позволит быстро получить основные знания по предмету, а также

качественно подготовиться к зачету и экзамену.

Рекомендуется всем изучающим дисциплину «Делопроизводство:

документационное обеспечение управления» в средних и высших учебных

заведениях.

УДК 651.51.8(075.8) ББК65.050я73

ТЕМА 1.ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1. История развития научных представлений о документационном

обеспечении управления

Термин «делопроизводство» первоначально появляется в устной речи

(предположительно в XVII в.) и относится к процессу решения

(производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). При решении

любого вопроса появлялись документы, которые закрепляли достигнутую

договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может

быть забыто, искажено при передаче или не так понято)! Уже в XVI в. слово

«дело» употребляется в значении «собрание документов, относящихся к

какому-либо делу, вопросу». Впервые это зафиксировано в документах в

1584 г.

В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в то время именовались органы государственной власти.

Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и

даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство,

более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались

центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями

государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии,

существовала должность секретаря, появилась журнальная форма

регистрации документов. В начале XIX в. коллегии были заменены

министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием.

Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных

документов, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к

централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен

единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к

форме и структуре документов, установлен типовой состав их

информационных элементов. Была предпринята попытка внедрения Единой

государственной системы делопроизводства (ЁГСД). Чтобы иметь

возможность применять средства вычислительной техники, в ряде отраслей

были освоены унифицированные системы документации, пригодные и для

традиционных методов обработки документов.

2. Современное состояние документационного обеспечения

управления

Современное делопроизводство определяется стандартом как «отрасль

деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с

документами», т.е. весь процесс с момента появления документа и до его

уничтожения или передачи на хранение в архив.

Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин

«документационное обеспечение управления». Это связано с внедрением

компьютерных систем управления, их организационным, программным и

информационным обеспечением. Для унификации терминологии,

употребляемой в компьютерных программах и литературе, относящихся к

делопроизводству, аналогично стало использоваться понятие «докумен-

тационное обеспечение управления», которое, по существу, является

синонимом понятия «делопроизводство». Например, в названиях таких

нормативных документов, как «Государственная система документационного

обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в

федеральных органах исполнительной власти».

Информационно-документационное обеспечение управления — более

широкий термин, подразумевает, помимо традиционной работы с

документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с

базами данных. Поэтому информационно-документационное обеспечение

управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия

рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее

рациональной организации зависит быстрота принятия решения, доведения

его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и в конечном

счете получение экономического эффекта от деятельности фирмы, орга-

низации, предприятия.

3. Понятие и значение документа в управленческой деятельности

Документ возник прежде всего как способ фиксирования информации для

придания ей юридической силы (от латинского documentum —

доказательство, свидетельство). Документ — результат отображения фактов,

событий, предметов, явлений объективной действительности и

мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма,

графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ

изготавливается на специальном материале (бумаге,

фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его

создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в Законе «Об

информации, информатизации и защите информации»: «документированная

информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе

информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного

элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы,

обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием

для принятия управленческих решений, выступает как доказательство их

исполнения и источник для обобщений, а также как материал для спра-

вочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ — это

еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается,

закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих

документах: планирование — в подготовке различных планов, учет — в виде

составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-

технической документации; руководство — в издании распорядительных до-

кументов; инструктирование — в выпуске инструкций, методических

указаний; контроль — в сборе сведений в письменном виде и т.д. Таким

образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами

управленческой деятельности, используется аппаратом управления в

качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным,

предписывается законом и актами государственного управления.

4. Система документации, основные направления

совершенствования документации

Система документации — совокупность взаимосвязанных документов,

используемых в определенной сфере человеческой деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) — рационально

организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по

единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области

деятельности.

Основное направление совершенствования документации — унификация и

стандартизация. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного

многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры,

языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под

которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные

для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как

нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил,

требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным

органом». Применение стандартов способствует улучшению качества

создаваемого изделия (в данном случае документа). Ответственность за

нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их

информационных элементов и систем документации возложена на

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии

(Ростехрегулиро-

вание).

Результатом работы по унификации документов могут

быть:

• общероссийские унифицированные формы;

• отраслевые унифицированные формы;

• унифицированные формы документов предприятия.

5. Состав управленческих документов

Основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, учредительный

договор, структура и штатная численность, штатное расписание,

должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

• распорядительные документы предприятия (приказы по основной

деятельности, распоряжения, решения);

• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые

контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета

по зарплате, трудовые книжки);

• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга,

годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы,

отчеты, сметы, счета, кассовые

книги и др.);

• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма,

факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

• Нормативные документы государственных органов — документы,

регулирующие различные вопросы деятельности

предприятия (налоги, охрана окружающей среды и т.п.),

которые поступают от государственных и муниципальных

организаций.

В самостоятельную группу также можно выделить коммерческие

контракты (договоры), которые являются основными документами

предпринимательской деятельности.

Все перечисленное выше относится к организационно-распорядительным

документам (ОРД). Исключение — финансово-бухгалтерские документы со

специфическими особенностями составления и обработки, что

регламентируется специальными инструкциями.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных

документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу.

Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов

предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать

справочные данные об организации. На внутренних документах они не

указываются.

6. Общегосударственные нормативные и методические документы

Общегосударственные нормативно-методические документы по организации

делопроизводства должны быть в каждой организации.

К ним относятся:

Нормативные и методические акты по делопроизводству:

• Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и формы

документов, используемых в гражданских правоотношениях, основные виды

и формы договоров;

• Федеральный закон-«Об информации, информатизации и защите

информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ, который установил основные понятия

(например, информация, документ, информационные процессы, ресурсы,

системы, конфиденциальная и персональная информация и др.);

• Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные положения. Общие требования к документам и службам

документационного обеспечения. — М., 1991;

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Является составной частью Единой системы классификации и кодирования

технико-экономической и социальной информации, относится к

унифицированным системам документации и формам документов, разрешен-

ных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации по

ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные)

унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами

(ведомствами) — разработчиками унифицированных систем документации

(УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения

унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы

документации;

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти. — М., 2001. Инструкция предназначена не только

для федеральных органов исполнительной власти, она может быть полезна

для службы делопроизводства организации любой формы собственности;

• ГОСТ Р6.30-2003 на унифицированную систему организационно-

распорядительной документации с требованиями к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные

документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы,

акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000);

• Основные правила работы архивов организации. — М., 2002;

• Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или

ведомственный);

• Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям,

заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях,

в учреждениях и организациях. В этом акте описаны принципиальные

положения по организации работы с этой категорией документов: особен-

ности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки,

формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по

обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована

для организации работы с любыми документами частных лиц. Кроме того,

обработка определенной категории документов

регламентируется специальными актами, такими, как:

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-

ФЗ;

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности

в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998 №34;

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек. Нормативы времени

на работу с документами:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по

документационному обеспечению управления, утвержденные

Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября

1994 г. № 72. — М., 1995; Нормы времени на работы по автоматизированной

архивной технологии и документационному обеспечению органов

управления, утвержденные Постановлением Министерства труда Российской

Федерации от 10 сентября 1993 г № 152. — М., 1993;

Нормы времени на работы по документационному обеспечению

управленческих структур федеральных органов исполнительной власти,

утвержденные постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г. № 23;

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы,

утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от

19 июня 1984 г. № 189/11-64. — М. 1988;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по

комплектованию и учету кадров. — М., 1991.

ТЕМА 2. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

7. Требования к тексту

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими

правилами.

Во-первых, уточняются цель документа и круг вопросов, подлежащих

разрешению. Во-вторых, изучаются решения правительства,

законодательные, ведомственные и нормативные акты, регулирующие

порядок решения вопросов такого типа.

Изучив законодательно-нормативную базу и собрав всю необходимую

информацию, составляют проект документа. При этом используют

трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Проект

документа редактируется и согласовывается. Последний этап —

окончательное оформление и подписание документа.

Формулировки служебного документа должны быть безупречны в

юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности,

максимальной краткости документа при полноте информации и точности,

что исключает возможность двоякого понимания текста.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах

коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного

числа («совет постановляет», «правление решило»). В совместных

документах текст излагается от 1-го лица множественного числа

(«постановили», «решили», «предлагаем»). В протоколах используется

форма изложения текста от 3-го лица множественного числа («слушали»,

«выступили», «постановили»), а запись выступлений ведется от 3-го лица

единственного числа («Иванов возражает... и предлагает»).

Широкое распространение в служебных документах получило применение

сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем документов и

ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны

адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того,

рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте з скобках

давать его расшифровку, например: ОРД (организационно-распорядительная

документация). Документы делятся в зависимости от количества затронутых

в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один

вопрос, документы значительно легче обрабатывать (регистрация,

постановка на контроль, формирование в дела) и направлять на исполнение.

Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных

вопросов, исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них

приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по

содержанию.

При чтении документа большое значение имеет последовательность

представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е.

структура текста. Структура текста — совокупность текстовых

компонентов, расположенных в определенной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в первой

излагаются причины, основания или цели составления документа, во второй

— выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы —

простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз

(предложений) и характеризующиеся единством и относительной

законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех

предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует

печатать абзац, отступив пять печатных знаков.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и

т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты,

которые нумеруются арабскими

цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ

Р1.5-Э2. Номер каждой части включает номера соответствующих составных

частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта

включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта.

Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится.

Например, 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена

законодательными или нормативными актами, в которых указывается, из

каких частей документ состоит.

8. Трафаретные тексты, анкеты, таблицы, первичная документация

Унифицированный текст управленческого документа может быть

представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Трафарет — заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной

информацией и пропусками для заполнения переменной информацией,

которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным

документом.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления

текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов

называются «1етрШе» и переводятся словом «шаблон».

Трафаретные тексты существуют во всех сферах деятельности, причем как в

пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы

предприятий, учреждений, организаций одного ведомства или группы

учреждений и предприятий разных ведомств.

Согласно методике разработки трафаретных текстов сначала выявляются

типовые управленческие задачи, собирается информация, необходимая и

создаваемая в процессе их решения. Затем составляется проект

унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую

ситуацию. Этот проект согласовывается со специалистами, составляющими

эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание

обращается на употребление профессиональных терминов. Наконец, проект

окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями

ГОСТ.

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов,

которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них

установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой

последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются

организацией, возглавляющей отрасль. Формы первичных учетных

документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты —

«опросные листы для получения определенных сведений». Наиболее

известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование — один из основных методов в социологических

исследованиях.

Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных,

приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица

позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном

виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц

перечислены в разделе ГОСТ Р1.5-92. ГОСТ посвящен построению

стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются

на все унифицированные системы документации, в том числе на

организационно-распорядительную. Здесь указывается, что «таблицы

применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей».

ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического

расположения.

9. Элементы текста документа

1. Заголовок к тексту

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок,

являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на

формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Он

размещается посередине или в левом верхнем углу документа над текстом

под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не

подчеркивается. Обязательное составление заголовка — важнейшее

требование правильного оформления документа. Без заголовка разрешается

составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148 х

210), извещения, телеграммы.

2. Отметка о наличии приложения

Отдельные служебные документы имеют приложения — информацию,

направляемую с сопроводительным письмом, поясняющим причину

отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве

приложения даются установленные формы, которые или утверждены, или

вводятся в действие. Например: инструкции, правила, штатные расписания и

т.д. Как приложения могут посылаться документы, до-

полняющие или поясняющие основной, например таблицы, справки и т.д.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о

приложениях с указанием количества листов и экземпляров. При наличии

нескольких приложений их нумеруют.

Сами приложения в правом верхнем углу имеют отметку с указанием, к

какому документу они относятся. Отметка проставляется на первом листе,

включает вид распорядительного документа, его дату и регистрационный

номер. Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными

буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его

дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к приказу ректора университета

21.06.2000 № 38

ТЕМА 3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

10. Реквизит документа

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел

юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет

ГОСТ Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов», в котором

излагаются правила оформления каждого реквизита документа.