Панасенко Ю.А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления
Подождите немного. Документ загружается.
Реквизит документа — согласно ГОСТ 351141-98 на термины и
определения «обязательный элемент оформления официального документа».
Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись,
резолюция и т.д. — это реквизиты документов. Различные документы
состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется це-
лями создания, назначением, требованиями к содержанию и форме каждого
документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут
характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность,
подлинность и подложность, физическое состояние, формат бумаги, способ
изготовления и т.д.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов.
Отсутствие или неправильное указание любого из них делает документ
недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного управления, состав реквизитов
установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для пас-
порта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.
Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом «О
бухгалтерском учете» предписано, что «первичные учетные документы
принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в.
альбома!!!; унифицированных форм первичной учетной документации», а
документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны
содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
11. Формуляр-образец
Формуляр — совокупность реквизитов, из которых состоит документ.
Типовой формуляр — формуляр, характерный для конкретного вида
документов, например приказа, акта. Он характеризуется определенным
количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат,
автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.
Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной
последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы
документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются
границы расположения каждого реквизита.
Правила составления и оформления служебных документов изложены в
Российском стандарте Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов».
Он распространяется на организационно-распорядительные документы:
«постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т.п.,
включенные в Общероссийский классификатор управленческих документов
(ОКУД) (класс 0200000)». В стандарте перечисляются в определенной
последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-
распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и
оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное
место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией
рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора
знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида до-
кумента, этапов его подготовки и работы с ним.
12. Бланк документа
Бланк — стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится
информация об организации, авторе документа.
В организации обычно применяется два вида бланков — для письма и общий
бланк для всех других видов документов. Но при необходимости создаются
бланки конкретных видов документов (приказа, акта и т.д.). Например,
руководители могут иметь должностной бланк.
Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный
набор реквизитов для бланка письма: герб, эмблема организации,
наименование организации — автора документа, справочные данные об
организации — авторе документа, дата документа, регистрационный номер
документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Максимальный набор реквизитов для общего бланка: герб, эмблема
организации, наименование организации — автора документа, место для
наименования вида документа (или вид документа), дата документа,
регистрационный номер документа, место составления или издания
документа.
Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях,
предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской
Федерации помещается на бланках документов государственных органов и
учреждений, определенных Федеральным конституционным законом Рос-
сийской Федерации от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном
гербе Российской Федерации». Государственный герб Российской Федерации
воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина
Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственно-
го образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти.
Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет
находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов
— в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием
организации-автора. Бланки с изображением государственного герба
Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются
полиграфической продукцией, подлежащей учету. Уничтожение гербовых
бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
На бланке помещается эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации).
Эмблема — символическое графическое изображение, отражающее
направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего
в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (тор-
говая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных
начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное
направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены. Не может
помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб
Российской Федерации или герб субъекта Российской Федераций.
Наименование и справочные данные автора документа. В бланке прежде
всего указывается автор документа, т.е. название организации или
структурного подразделения, подготовивших документ. Также это может
быть и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки
структурных подразделений или должностного лица проектируются только в
том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет
право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование
организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может
указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или
ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или
промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная
организация. Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех
предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное
подчинение.
Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке письма
помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входят
индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов,"телексов,
факсов, адрес электронной почты и страницы (если они есть), номера счетов
в банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патентах и другие
справочные сведения.
Почтовый и телеграфный адреса указываются в соответствии с
требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи.
По международным стандартам почтовый адрес указывается в следующей
последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади),
затем название города, штата или округа, почтовый индекс, в конце —
название страны.
Дата и регистрационный номер документа. Дата — обязательный
реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они
имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата
события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов,
распоряжений, справок, докладных записок и т.д. — датой в бланке является
дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно
является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является
датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых
документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их
утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.
Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования
и дата вступления в силу.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим
документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две
или более), то датой документа считается дата наиболее позднего
(последнего) подписания.
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. Таким
образом, можно установить, где произошла задержка в работе с документом.
Поэтому дата является составной частью таких реквизитов, как гриф
согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о
поступлении в организацию и исполнении, идентификатор электронной
копии документа.
В организационно-распорядительных документах дата оформляется
арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков — восемь цифр (по две
на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра
одна, перед ней обязательно ставится 0 (например, 03.04.2002). Оформленная
таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки
документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат — 21
мая 2002 года; применяется обычно в документах, содержащих сведения
финансового характера, в нормативных документах, определяющих права
организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек. Международным
стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат:
год, месяц, число (например: 2002.03.08).
При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а
число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.
Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда
буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него
отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию внутренних
документов обычно проводят децентрализовано по группам документов — в
структурных подразделениях, где они создаются и оформляются.
Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа»
является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в
учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по
учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности
имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по
личному составу к порядковому номеру добавляются буквы «К» (кадры) или
«Л/С» (личный состав) (например: приказ № 8к или приказ № 21л/с).
Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме
порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением
(индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивших
документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места
хранения документа и номера дела, по номенклатуре, куда подшит документ
(или его копия).
При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер
дополняется первой буквой фамилии (например: В-17, Д-124).
На документах, авторами которых выступают несколько организаций,
индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания
авторов на документе слева направо (например: № 463/162/298).
Ссылка на регистрационный номер и дату документа, место его
составления или издания включает информацию о документе, на который
дается ответ (пример: на № от). Этот реквизит может размещаться на бланке
и заполняться при составлении письма-ответа.
В общем бланке вместо номера и даты входящего документа указывается
место его составления. Оформляется этот реквизит в соответствии с
административно-территориальным делением России. Он указывается только
в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам
«наименование организации». Так, например, этот реквизит не указывается,
если географическое местонахождение вошло в название организации. АО
«Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник»
должно указать — Москва. Перед указанием городов Москва и Санкт-
Петербург обозначение «г.» (город) не ставится. Перед остальными
населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка,
города и т.д.
13. Порядок адресования
Адресование, т.е. указание получателя информации, производится на
документах, отправляемых в другие организации или частным лицам,
представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные
записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения,
указания).
Адресатом может быть организация, структурное подразделение,
должностное или физическое лицо.
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных
частей:
• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед
фамилией, например: Г.И. Иванову);
• почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки.
Расстояние между ними — 1,5 межстрочного интервала. Длина
максимальной строки не должна превышать 9-10 см, строка ограничивается
длиной текстового поля справа. Знаки препинания — точки и запятые — не
ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению
к самой длинной строке.
На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если
их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе
указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет
тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвер-
тым адресатом не проставляется.
14. Согласование, подписание и утверждение документа
Согласование
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев
согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными
подразделениями, отдельными должностными лицами.
Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа,
соответствия действующим законодательным и нормативным актам и
является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводится внутри и вне учреждения. Внутреннее
согласование проводится с теми подразделениями, участие которых
предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях,
имеющих юридическую службу, до подписания согласование проводится с
юристом. Документ может быть также согласован с заместителем
руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.
Все замечания и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе,
подписываются и прилагаются к документу.
Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется
согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа,
состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее
расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Если подлинник документа
будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле
последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в
учреждении. Для документов, подлинники которых остаются в организации
(это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной
стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием
лиц, визы которых необходимы при оформлении.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно
провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на
бумаге.
Внешнее согласование может быть оформлено протоколом согласования или
обсуждения проекта документа, справкой,
но чаще всего грифом согласования. Он имеет два варианта: с конкретным
должностным лицом и с другим документом — чаще всего письмом,
протоколом и т.п.
Подписание и утверждение документов
Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему
юридическую силу. Должностные лица подписывают документы согласно
своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих
на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На
документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи.
Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального
органа. Так же подписывается протокол. Две и более подписи ставятся на
документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и
контракты подписывают договаривающиеся стороны.
Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее
члены.
Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе
удостоверения. Их подписывают руководитель учреждения и главный
бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском
учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем
говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных
документов, утверждает руководитель организации по согласованию с
главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные
операции с денежными средствами, подписываются руководителем
организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то
лицами».
Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица,
подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в
которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на
бланках, в название должности не входит название учреждения.
Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под
другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их
подписи располагаются на одном уровне.
Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись
которого заготовлена на документе, если документ подписывает его
заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указываются
фактическая должность под- писавшего документ путем внесения
исправлений (допечатывается «зам.» или «и.о.») и его фамилия.
Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью
компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об
информации, информатизации и защите информации»:
«2. Документ, полученный из автоматизированной информационной
системы, приобретает юридическую силу после его подписания
должностным лицом в порядке, установленном законодательством
Российской Федерации.
3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и
передаваемого с помощью автоматизированных информационных и
телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной
цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи
признается при наличии в автоматизированной информационной системе
программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию
подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи
осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий
определяется законодательством Российской Федерации».
Электронная цифровая подпись в электронном документе согласно ст. 4
равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе
при одновременном соблюдении нескольких условий, которые
перечисляются в статье.
Печать
Для заверения подлинности на подпись ответственного лица ставится печать.
Они бывают двух видов: гербовая (или приравненная к ней в коммерческих
организациях) и простая.
Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены
достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р 51511-2001 «Печать с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма,
размеры и технические требования».
Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати
изображается герб Российской Федерации, а по окружности — наименование
юридического лица, которое должно соответствовать наименованию,
закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование
дается в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и
приводится в круглых скобках после полного.
Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная
и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название
учреждения или структурной части.
Отметка о заверении копии
Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись
документа». Она включает слово «верно», наименование должности лица,
заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и
фамилия) и дату заверения.
Например:
Верно
Секретарь Личная подпись Т.В. Романова
14.07.2002
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на
руки, заверительную отметку удостоверяют печатью. .
Гриф утверждения документа
После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение,
после чего они приобретают юридическую силу.
Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую
юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего
распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда
протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе
проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта
оформления:
УТВЕРЖДАЮ - УТВЕРЖДЕН
Президент акционерного общества Приказом министра
«Гималаи» здравоохранения России
Подпись Е.А. Султанов 15.05.2000 №36
15.05.2000
Слова «утверждаю» и «утвержден» пишутся прописными буквами без
кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указываются должность,
подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) лица, утверждающего
документ, и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей или
вышестоящей организации. Располагается гриф утверждения в верхней
правой части документа (на месте адресата в бланке письма).
15. Отметка на документе
Отметка о поступлении документа в организацию
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка,
фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным
штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит
из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты
получения и входящего учетного номера (индекса). Дата получения является
важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения
поступившего документа. С этого числа документ считается в работе
учреждения и учреждение за него отвечает.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и
время их поступления фиксируются автоматически.
Идентификатор электронной копии документа
Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на
бумажном варианте об этом делается специальная отметка.
Идентификатором электронной копии документа является отметка
(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы и
содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие
поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Резолюция
Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и
содержащая принятое решение». К резолюции предъявляются те же
требования, что и к любому распорядительному документу: четкость,
конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов:
• текст;
• подпись;
• дата.
Резолюция может быть двух видов:
• содержащая решение вопроса (например: «зачислить», «выделить 300
тыс. руб.», «отказать»);
• указание на порядок подготовки вопроса.
Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому
поручается — фамилия и инициалы исполнителя; что поручается — характер
и порядок решения вопроса; срок исполнения. Например:
Каревой Я. Д.
Свяжитесь с музеями и выясните их готовность
участия в совещании к 05.08.2001.
Личная подпись 28.07.2001
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное
первым, является ответственным за исполнение документа и организует
работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к
решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после
фамилии.
Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто
является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок
исполнения документа берется из резолюции.
Отметка о контроле
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем
проставляется соответствующая отметка в виде буквы «К» (контроль) или
слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или
быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее
цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Отметка
об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена.
После проставления этой отметки документ подшивается в дело.
Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом,
или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на
нижнем поле в левой его части.
Например:
Сообщено по телефону О.Б. Павловой 12.05.2002.
В дело 03-13.
И. Иванов. 14.05.2002
Эта отметка особенно важна в бухгалтерском учете. Так, все документы,
приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также
документы, послужившие основанием для начисления заработной платы,
подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки
«Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Отметка об исполнителе
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с
указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Это позволяет в
случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо
знает все нюансы вопроса и может предоставить всю необходимую
информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя,
номер его телефона.
Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной
стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.
Например:
Лопухова
Людмила Николаевна
157-98-06