Панасенко Ю.А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления

Подождите немного. Документ загружается.

целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для

факса также проверяется как общее количество полученных страниц,

соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их

читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или

плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы •поступили по почте, вскрываются все конверты, за

исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия

уничтожаются, кроме писем частных граждан, так как обратный адрес может

быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов,

поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае

штемпель на конверте может служить подтверждением дня получения

документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового

документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный

двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о

поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и

учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано

сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер

последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее

количество поступивших документов.

Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или

электрическим штемпелевателем.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на

регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистри-руемые документы сразу

сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации

должен быть список документов, не подлежащих регистрации! Обычно он

помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству.

45. Распределение поступивших документов

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяют

прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа

конкретному исполнителю, т.е. фактически время решения вопроса. Обычно

в крупном учреждении эту работу проводит опытный сотрудник службы

делопроизводства, а в небольшой фирме — секретарь-референт.

Для того чтобы квалифицированно рассмотреть и распределить документы,

надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение

обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь

классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому

вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе — освободить

руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения

второстепенных вопросов,

К руководителю должны поступить только документы, касающиеся

основных вопросов деятельности учреждения, принципиальных вопросов

или несущие новую информацию, распорядительные документы

вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в

отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в

день их поступления, срочных документов — немедленно.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным

подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается

очередность исполнения.

46. Регистрация документов

Регистрация документа — запись основных сведений о документе в

журнале (на карточке) или в памяти компьютера с последующим

проставлением на документе номера и даты регистрации, которая преследует

три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа

по документам. Существует несколько форм регистрации: централизованная,

децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе

регистрации — осуществлении всех регистрационных операций в одном

месте или одним работником, например секретарем-референтом. Такая

система позволяет создать единый справочный центр по документам

предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в

местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система,

когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же

регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не

должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри

предприятия. Каждый документ получает свой регистрационный номер.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные

регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

При этом внутренние документы должны регистрироваться в день

подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие

— в день

отправки.

Из входящего документа в регистрационную форму выписываются, как

правило, следующие сведения:

• дата получения;

• регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-

получателем;

• дата документа;

• регистрационный номер документа, присвоенный ему

учреждением-автором;

• автор (корреспондент), т.е. чей это документ;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция;

• срок исполнения;

• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и

его исполнение);

• номер дела (куда документ помещен после исполнения). Формы

регистрации могут быть трех видов: журнальная,

карточная и автоматизированная электронная (на компьютере).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов

выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан,

конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании,

трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы,

регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень

незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как

затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную

работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов.

Форма карточки (РКК — регистрационно-конт-рольной карточки) и

расположение в ней реквизитов могут

(быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по

делопроизводству.

В современных условиях ручная карточная система регис-рации быстро

заменяется регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на

экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными

полями и в нее заносятся сведения о документе.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

• одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

• организовать децентрализованную регистрацию документов в

структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах

(поступивших и внутренних) в одной базе данных;

• на основе базы данных организации создать информационно-справочную

работу;

• организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

47. Контроль за исполнением документов

Контроль исполнения порученного задания — одна из функций

управления, различают контроль по существу решения вопроса и контроль за

сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения,

решения вопроса осуществляют руководитель (учреждения или отдела) или

специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка,

насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба

документационного обеспечения управления или в небольшой фирме —

секретарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и

предупредительный.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих

какое-либо поручение, обычно указан срок исполнения. В распорядительных

документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по

каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их

исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически по-

вторяющихся вопросов должны существовать инструкции с типовыми

сроками исполнения.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может

быть ручная сроковая картотека, однако чаще используется

автоматизированная система контроля

исполнения документов.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются

регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными

(картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один

разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят

карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий

месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут

расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем

помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до

тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам

исполнения, т.е. ставят каждую карточку в картотеку за число исполнения

документа. На отдельные карточки выписываются и все пункты

распорядительных документов. Таким образом, по сроко-вой картотеке легко

можно узнать, какой документ и в какой день должен быть исполнен.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль.

Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых

истекает через 3 дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя.

Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную

рабочую

атмосферу в офисе.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об

исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда

отправлен документ. Документ считается исполненным, если полностью

выполнены поставленные задания. Если в процессе решения вопроса доку-

мент передавался от одного исполнителя к другому, все это также

фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля карточка вынимается из сроковой

картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более

полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа).

Наиболее рациональным является автоматизированный контроль за

исполнением документов, который ведется на компьютере. Специальные

программы позволяют выводить

на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный

срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть

все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом

видеть загрузку каждого. При использовании локальных сетей в учреждении

компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных

документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных

исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам

документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически

составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер

руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов

выполняется либо с использованием специализированных программ

контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации

документооборота.

48. Информационно-справочная работа

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может

вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в

автоматизированном режиме. Справочная картотека строится из

регистрационных карточек.

В момент регистрации надо составить две карточки: одна . помещается в

сроковую контрольную картотеку, другая — в справочную. Это приходится

делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще

находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не

удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по

справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него

имеются две карточки — в сроковой и справочной картотеках..

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более

полная и имеющая все отметки о решении вопроса переставляется в

справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки

вынимается и уничтожается либо используется при создании

дополнительной справочной картотеки (например, если основная картотека

построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут

располагаться по алфавиту корреспондентов).

Значительно расширены возможности информационно-справочного

обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить

справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную

карточку документа.

49. Отправка документов

Обработка и отправка исходящих документов обычно проводятся

централизованно секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют

правильность его оформления:

• наличие подписи;

• наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее

проставляют) и номера;

• наличие заголовка;

• правильность адресования;

• если документ предназначен разовому корреспонденту,

наличие адреса;

• наличие отметки об исполнителе;

• наличие всех страниц в документе и всех указанных

приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по

почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или

представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для

доработки.

При отправке документа по почте он запечатывается в конверт. Документы,

направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты

адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заго-

тавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к

почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями

правил оказания услуг почтовой связи.

Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным

каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции,

пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно

уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно

сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной

почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации

документа), т.е. применения специальной программы «электронной подписи»

и заключения специального соглашения об авторизации с каждым

корреспондентом.

ТЕМА 9. ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

50. Понятие номенклатуры дел, ее назначение

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел,

заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в

установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура — это простейший

классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам

(делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел

— документ многоцелевого назначения.

Во-первых, ее главным назначением является систематизация документов,

т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в

дела и, таким образом, определяет систему хранения документов в

учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет

указание срока хранения документов, помещенных в него.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации

документов — индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью

в регистрационный индекс документов. Используется вместо описи как

учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до

10 лет включительно. Служит основой при составлении описей на дела

постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

51.

Порядок составления номенклатуры дел

Нормативно-методические документы по составлению номенклатуры

дел — «Государственная система до-кументационного обеспечения

управления», «Основные правила работы архивов организаций».

Используются также положение об учреждении и его структурном

подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи

дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при

составлении номенклатуры являются сами документы — как полученные

извне, так и созданные в процессе деятельности подразделения.

Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру,

приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела —

краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела

идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода

заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы,

протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка

уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за

который откладываются документы, и т.п.. Понятие «дело» употребляется в

заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и

других дел, содержащих документы, связанные последовательностью

делопроизводства по одному конкретному вопросу. В заголовках дел,

предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов

указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний

приемной комиссии за 2003 г.». В заголовке переписки уточняется, с кем она

ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним

корреспондентом, дается его конкретное название. Например: «Переписка с

фирмой «Софтоп» о поставке принтеров и расходных материалов». Если в

деле переписка с несколькими схожими корреспондентами, их название в

заголовке дела дается обобщенно, как видовое название. Например:

«Переписка с молочноконсервными комбинатами о поставке и

использовании тары». В том случае, когда переписка ведется с различными

корреспондентами, в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь

вопрос. Например: «Переписка об организации факультета повышения

квалификации при университете».

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать

указание на периодичность и характер документов. Например: «Годовые

отчеты кафедр факультета по основной деятельности за I семестр»;

«Месячные отчеты об отгрузке товаров» и т.д. В заголовке дела,

содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм,

их номер или условное обозначение (шифр). Например: «Годовые отчеты о

работе цехов по форме Б-36»; «Ведомости №... по счетам...». В заголовках с

распорядительной документацией, а также с протоколами после указания

вида документа ставятся имя автора и дата. Например: «Приказы директора

банка за 2002 г.»; «Протоколы Правления за 2002 г.».

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой

каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения:

Название раздела

Дел

Заголовок

дела

Кол-во

дел

(томов,

частей)

Срок

хранен

ия дела

(тома,

части)

и №

статьи

по

Переч

ню

Прим

еча-

ния

01-

Устав

фирмы

Положения о

структурных

подразделен

иях

Штатное

расписание

Пост.

ст. 37

Пост.

ст. 38

Пост.

ст. 52

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он

состоит из двух частей — обозначения структурного подразделения и

порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце

каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для

заведения в структурном подразделении дополнительных, в не

предусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под

одним названием, в зависимости от количества документов, может быть

сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года

заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела

со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового

или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен.

Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если

надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив;

незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.

Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый

хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй — в

государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий — в

ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок

(разделов номенклатуры) направляется в структурные подразделения для

заведения по ним дел.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного

года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее

номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими

поправками и утверждается руководителем учреждения. В таком случае Го-

сударственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год

остается без изменений.

52. Формирование и оформление дел Формированием дел называется

группировка исполненных документов в дела.

Дело — совокупность документов (в отдельных случаях — документ),

сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку,

оформленную по определенным

правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску

необходимых документов в постоянно растущем документном массиве

предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в

организации делопроизводства.

В каждом структурном подразделении выделяются лица, ответственные за

сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным

формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляют

служба делопроизводства, ведомственный архив и соответствующий

государственный архив.

Основными нормативными документами, которыми необходимо

пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и

хранению дел, являются «Основные правила работы архивов организаций»,

«Государственная система документационного обеспечения управления» и

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ис-

полнительной власти».

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое

названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка.

Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения,

фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное

наименование, то лучше употребить его. Например, Атлантиксторм, РГГУ и

т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения.

Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается

индекс дела по номенклатуре. Например,

Дело № 02-24, где 02 — индекс структурного подразделения, а 24 —

порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры.

Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет

постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в

нем номенклатурой. В случае появления других документов заводится

самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под

резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о

чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату

документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность

оформления, т.е. перед подшивкой еще раз надо удостовериться в наличии

подписей, отметок, дат, индекса и т.п.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям

видов документов, например акты, приказы, контракты. При большом объеме

документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки

классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие

контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т.д.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными

копиями;

• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

• в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно

оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

• в дело формируются документы одного года;

в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также

черновики документов;

• документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной

хронологической (02.01.03, 01.01.03 и т.д.) последовательности.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в

самостоятельное дело. Протоколы общих собраний акционеров формируются

отдельно от протоколов заседаний совета директоров. Приложения и другие

дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они

относятся. Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в

разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между

предприятиями, вторую — трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются

отдельно от приказов по личному составу. Документы по личному составу

предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту

фамилий сотрудников. Документы ограниченного доступа с грифом «КТ»

или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов

предприятия.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты

к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему

содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления.

Например, отчет за 1996 г. будет составлен в 1997 г., но помещается в дело

1996 г. И наоборот, план на 1998 г. составляется в 1997 г., а помещается в

дело 1998 г. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному

году их действия. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты

группируются отдельно от проектов этих документов.

В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов нормативные

акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по

расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается