Панасенко Ю.А. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления

Подождите немного. Документ загружается.

А.С. Смирнов 135-00-00

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил:

• если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой

стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух

сторон листа);

• на документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя

указывается количество изготовленных экземпляров;

• на документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не

только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Форматы бумаги. Размеры полей. Нумерация листов Документы

оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х

210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики —

ведомости, планы и т.д., оформляются на формате АЗ (297 х 420).

Установлены и размеры полей. Они должны быть не меньше, чем:

• левое поле — 20 мм;

• правое поле — 10 мм;

• верхнее поле — 20 мм;

• нижнее поле — 20 мм.

Для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые

будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35

мм.

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и следующие

листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего

поля арабскими цифрами без слова «страница». Точки и тире не ставятся.

Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера

проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

ТЕМА 4. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ -; УСТАВЫ,

ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ

Организационные документы чаще всего представлены уставами,

положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в

частности на должностных лиц, правилами.

16. Устав

Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций,

учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими

организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере

государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Например: «Устав добровольного спортивного общества», «Устав железных

дорог», «Ветеринарный устав» и т.п.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и

управления, а уставы общественных организаций принимаются и

утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций

утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией

субъектов Федерации); устав юридического лица утверждается его

учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в

установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным

документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава

юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской

Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности.

Например, устав организации включает:

• общие положения;

• цели и задачи;

• права;

• деятельность;

• имущество;

• управление;

• реорганизацию и ликвидацию.

Устав акционерного общества содержит разделы:

• общие положения;

• акционерный капитал;

• порядок деятельности;

• права;

• управление;

• учет и отчетность;

• распределение прибыли;

• прочие накопления;

• прекращение деятельности.

17. Положения

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный

характер и определяющие порядок образования, структуру, функции,

компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов

государства (например: «Общее положение о министерствах»), одного органа

(например: «Положение о государственной автомобильной инспекции»),

структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут

регламентировать деятельность должностных лиц. Отдельная группа —

положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и

других отношений по конкретному вопросу. Например: «Положение по

ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской

Федерации». Наиболее многочисленны разновидности положений, составля-

емых при создании новых организаций, структурных подразделений,

проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Часто индивидуальные положения создаются на основе типовых, которые,

как правило, разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами

управления.

Положения утверждаются в установленном порядке.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и

содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Положения и уставы учреждений (предприятий) входят в состав

унифицированной системы организационно-распорядительной документации

и имеют установленную структуру текста, как и положения о структурных

подразделениях. В организации (фирме) должны быть положения о каждом

структурном подразделении. Они оформляются на общем бланке,

подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются

главой организации (фирмы).

18. Инструкции

Инструкции — акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления

правил, регулирующих организационные, научно-технические,

технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности

учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб),

должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка

применения законодательных актов и распорядительных документов

(например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и

ведению бухгалтерских документов.

Правила, регламенты и др. также относятся к инструкциям.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и

лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Должностная

инструкция инспектору по контролю...».

Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в

котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок

пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является

документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются

четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен»,

«следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается»,

«рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от

третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие

должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и

организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения,

заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические

замечания...»).

На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника

службы делопроизводства, составляется должностная инструкция.

Инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем

структурного подразделения, которое ее разрабатывало. Инструкция утвер-

ждается специальным распорядительным актом или непосредственно

руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по

форме гриф утверждения.

На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является

приложением к распорядительному документу. При утверждении

устанавливается срок ее введения, перечисляются необходимые

организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

ТЕМА 5. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

(ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРИКАЗЫ)

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону.

Стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа

вопроса, подготовка проекта, согласование, подписание. Для постановлений

и решений добавляются стадии обсуждения и принятия на заседании

коллегиального органа. Главное условие, обеспечивающее качество

документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше

уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к

его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий

культурный уровень, умение излагать мысли).

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух

взаимозависимых частей — констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого

вопроса и призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения.

Здесь могут быть перечислены факты, события, даны комментарии.

Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в

повелительной форме и начинается словами: «постановляет» («постановил»)

— в постановлении; «решает» («решил») — в решении; «предлагаю» — в

распоряжении; «приказываю» — в приказе.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций,

действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от

первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»). В

распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от

третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). Слова

«постановляет» («постановил»),-«решает» («решил»), «предлагаю»,

«приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку,

т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую

часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной

строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами

«постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.

Например:

Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ; Коллегия

РЕШАЕТ.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части.

Формулировки этой части должны быть конкретными, четкими, ясными, не

противоречащими по смыслу ранее изданным распорядительным

документам.

Текст распорядительного документа имеет заголовок, в котором должно быть

кратко сформулировано его содержание. Заголовок начинается с предлога

«о» («об») и формулируется

при помощи отглагольных существительных (например, «о назначении...»,

«об утверждении...», «о введении...») или существительных, указывающих на

предмет (например, «об итогах...», «о мерах»).

Пример оформления приказа:

Администрация N-ской области Управление школ

ПРИКАЗ

05.05.2003 . № 14

' г. N-ск

О подготовке школ области к новому учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому

учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно

с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ

представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.2003.

2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ

необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до

15.06.2003.

3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных

зданий до 15.08.2003. Результаты выполненной работы представить

приемочной комиссии.

4. Создать приемочную комиссию в составе: (указываются должности и

фамилии).

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника

Управления школ Тимофеева СИ.

Начальник управления Подпись О.И. Леонтьев

После составления текста документа необходимо провести его согласование

и подписание. Согласование осуществляется путем визирования или

проставления грифа согласования. Визы или гриф согласования

проставляются на первом экземпляре проекта. Полностью подготовленные

проекты документов представляются на подпись. Подписывается первый

экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в

распорядительный документ после подписания не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания, если в

тексте не указан другой срок введения его в действие.

ТЕМА 6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ

ДОКУМЕНТАМИ

19. Классификация документов по личному составу, их учет и

хранение

Документация по личному составу (кадрам, персоналу) — совокупность

документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности

сотрудников. К таким документам относятся:

• трудовые договоры, заключенные предприятием с работниками;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе

сотрудников);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

С 5 января 2004 г. Постановлением Госкомстата № 1 «Об утверждении

унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и

его оплаты» введены новые унифицированные формы документов:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);

личная карточка (ф. Т-2);

учетная карточка научного работника (ф. Т-4);

приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).

Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности

на территории Российской Федерации.

С 2000 г. действует новый перечень, который называется «Перечень типовых

управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с

указанием сроков хранения».

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и

подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

• учета приказов о приеме, переводе, увольнении — ведется по годам и

является документом долговременного хранения (75 лет);

• учета приказов о командировании — ведется по годам и имеет срок

хранения 5 лет;

учета трудовых книжек и вкладышей к ним — имеет срок

хранения 75 лет;

учета личных дел — имеет срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10

лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после

окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а

уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой

документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеюще-

го типовую форму.

20. Прием на работу

Резюме

В настоящее время является распространенным документом при приеме на

работу на негосударственные предприятия. Особенность резюме —

изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном

хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть

указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных

трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы

претендента и т.д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель

(какую работу хотел бы получить претендент) и устраивающий его размер

оплаты труда.

С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на

какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется

профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например

при приеме на работу, непосредственно связанную с движением

транспортных средств (ст. 328 Трудового кодекса). На определенные

должности поступают в результате конкурса.

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя

опирается на законодательные акты, прежде всего на новый Трудовой кодекс

(ТК) Российской Федерации. Поэтому оформляющий прием на работу,

обратившись к ст. 65 ТК, точно знает, какие документы он может потре-

бовать от работника:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор

заключается впервые или работник поступает на работу на условиях

совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих

призыву на военную службу);

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных

знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или

специальной подготовки).

Пример оформления резюме:

РЕЗЮМЕ

Орлов Игорь Иванович

11.03.60 г.р.

АДРЕС: 127322, г. Москва, ул. Лескова, д. 7, кв. 11.

ТЕЛ.: 210 3318 (Р), 972 7611 (Д)

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь.

ЦЕЛЬ: Получение должности начальника отдела информационной

обеспечения.

ЖЕЛАЕМАЯ ЗАРПЛАТА: От 14 до 20 тысяч руб. в месяц.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1977-1982 — Московский институт стали и сплавов по

специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с

присвоением квалификации ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.

1967-1977 — средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы

получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: С 1992 г. до настоящего времени —

начальник отдела информатики в финансовой компании «ФИН-ТРАСТ»

(обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и

функционирование вычислительной техники).

С 1982 по 1992 г. — инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. —

начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).

С 1980 по 1982 г. — старший техник в Московском статистическом

управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными

таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных,

электронной почтой, Интернетом.

Имею ряд публикаций в специальном журнале «Домашний компьютер».

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

ПОДПИСЬ

И.И. Орлов

Лица, поступающие на работу впервые, еще не имеют трудовой книжки и

страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

Поэтому эти документы будут оформлены на них организацией уже после

зачисления на работу.

Вместе с предъявленными документами в большинстве организаций

поступающий на работу пишет заявление, которое должно содержать

следующие реквизиты:

адресат, т.е. на имя кого оно подается (указывается должность, Ф.И.О.

руководителя), например:

«Генеральному директору ЗАО «Пламя» А.П. Ноткину»;

автор, т.е. чье это заявление, с указанием адреса места жительства, например:

«Фролова Ивана Николаевича, Проживающего по адресу: Москва, 117463,

Ул. Фруктовая, д. 5, кв. 45»; вид документа (заявление);

текст (необходимо указать должность и название структурного

подразделения, куда поступает работник), например: «прошу принять меня

на должность ст. лаборанта лаборатории химического анализа»;

• подпись;

• дата.

Поступающий на работу должен сообщить о себе сведения, которые обычно

отражаются в заполняемом им личном листке по учету кадров.

21. Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров — наиболее удобный обобщающий

структурированный документ, дающий организации необходимые сведения о

работнике.

Личный листок заполняется от руки в одном экземпляре и не должен

содержать помарок и исправлений. Поэтому, передавая личный листок по

учету кадров (анкету) для оформления, следует разъяснить порядок его

заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами

заполнения.

В правилах можно указать следующий порядок заполнения:

• фамилия, имя, отчество пишутся полностью;

• в дате рождения указываются год, число и месяц рождения;

• место рождения записывается на основании паспорта;

• образование — среднее, среднее специальное и высшее — указывается на

основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное

среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании

соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или

начальную школу указывается, сколько классов окончено.

Наименование высшего или среднего специального учебного заведения

пишется полностью. Сокращение названий учебных заведений не

допускается. В этой графе указывается и специальность в соответствии с

записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

• лица, имеющие ученую степень и звание, опубликованные труды и

изобретения, заполняют соответствующую графу;

• в анкете указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и

телефон;

• сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями

в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете

и трудовой книжке. Поступающий на работу подписывает заполненный

листок

по учету кадров и ставит дату. Данные личного листка (анкеты)

подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта,

военного билета (для военнообязанных), документов об образовании,

трудовой книжки. Работник, оформляющий прием на работу, проверяет

правильность изложенных в личном листке (анкете) сведений, сверяя их с

представленными документами.

К личному листку (анкете) прилагаются:

• копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные

подписью работника отдела кадров и печатью;

• фотографии.

При положительном решении вопроса заключается трудовой договор и

издается приказ о приеме на работу.

22. Трудовой договор

Трудовой договор (контракт) — документ, фиксирующий согласие сторон

об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами

трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник.

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой контракт должен заключаться в

письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон

в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.

Договор вступает в силу со дня его подписания.

Существенные условия трудового договора:

• место работы (с указанием структурного подразделения);

• дата начала работы;

• наименование должности, специальности, профессии с указанием

квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или

конкретная трудовая функция.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по

определенным должностям, специальностям или профессиям связано

предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих

должностей, специальностей или профессий и квалификационные тре-

бования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям,

указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке,

устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

• права и обязанности работника;

• права и обязанности работодателя;

• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за

работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника

отличается от общих правил, установленных в организации);

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или

должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные

выплаты);

• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с

трудовой деятельностью.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие

обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок,

совмещение профессий (должностей), повышение квалификации,

дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на

следующие категории работающих:

• постоянные работники;

• временные работники;

• работающие на основном месте работы;

• работающие по совместительству.

В трудовом договоре определяются обязанности работника в соответствии с

той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка

на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и

утвержденную руководством предприятия.

Согласно ТК РФ (ст. 58) трудовой договор может заключаться на

неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время

выполнения определенной работы. При заключении трудового договора не

могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

• основания увольнения работника;

• дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

• введение для работников полной материальной ответственности, кроме

случаев, предусмотренных ст. 232 ТК РФ.

23. Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод

сотрудников предприятия. На основании заключенного трудового договора

оформляется приказ (распоряжение) о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ).

Документы группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную

нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с...): затем

оформляются на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1. Приказ

составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается

руководителем предприятия. Работник ставит свою подпись при

ознакомлении с приказом.

Приказ о приеме на работу составляется на каждого вновь зачисляемого в

организацию. При одновременном приеме нескольких работников, особенно