Ноздріна Л.В., Ящук В.І., Полотай О.І. Управління проектами

Подождите немного. Документ загружается.

Тема 4. Основні форми організаційної структури проекту

Більшість експертів в області управління проектами схиляються

до думки, що:

Кращою системою управління є та, у якій потреби проекту

поєднуються з потребами основної організації, а найпростішим і

найефективнішим способом організації проекту є створення не-

залежної проектної команди на постійній основі.

Так, зокрема, Кліффорд Ф. Грей і Ерик У. Ларсен вважають, що

не існує достатньо практичних і теоретичних аргументів на користь

застосування функціональної організації для управління проектами,

тому що навіть для реалізації найпересічніших або повсякденних

проектів необхідний лідер. Єдиним винятком є проекти, де осно-

вна робота виконується конкретними функціональними відділами й

крос-функціональне координування є мінімальним, коли необхідне

управління проектом можна забезпечити по звичайних каналах. Але

навіть у цьому випадку може бути присутнім елемент участі й розпо-

ділу, що властивий матричній організації, тому що керівник визначає

час і ступінь участі кожного працівника в проекті й у роботі основної

організації.

При виборі між незалежними проектними командами й матрич-

ною структурою потрібно врахувати ряд факторів.

Для організацій, які з погляду фінансів не можуть «прив’яза-

ти» необхідний персонал до окремих проектів, підійде матрична

структура.

Звичайно, нею складніше управляти, тому що створюється по-

двійна структура управління, що може вносити невизначеність у

роботу основної організації. І хоча незалежні проектні команди об-

ходяться дорожче, вони діють незалежно, отже, не підривають роботу

основної організації. Говорячи про структури управління проектами,

Кліффорд Ф. Грей і Ерик У. Ларсен відзначають, що це не завжди

питання «або-або». На їхню думку, фірми, що займаються саме

управлінням проектами, використовують проектні команди для

спеціальних проектів, а матрична структура використовується

для більшості інших проектів.

Частина I. Основи управління проектами

Наприклад. У суспільстві, що працює в режимі реального часу,

здатність працювати на випередження винятково важлива.

Сьогодні ми живемо у світі, у якому все рухається швидше, ніж

будь-коли. Гордон Форвард, голова компанії Chaparral Steel, що

займалася виробництвом сталевих брусів й балок з металобрух-

ту, дійшов висновку, що «стояти сумирно — однаково, що впас-

ти намертво», і вважав, що «якщо в нас є чітке розуміння, що

становить нашу компетентність, треба діяти зі швидкістю

світла». Для забезпечення швидких ефективних змін в компанії

реалізовувалися проекти, які класифікувалися за трьома кате-

горіями: 1) «просунуті» розробки; 2) основні; 3) малі. До «просу-

нутих» розробок відносились проекти з високим ступенем ризи-

ку, що створювали якісно новий продукт або процес. Основними

називались проекти із середнім ступенем ризику, що були скеро-

вані на модернізацією систем, з результатами у вигляді нових

продуктів й процесів. Малі проекти — це короткострокові про-

екти з низьким ступенем ризику, пов’язані із внесенням дрібних

змін в існуючі продукти й процеси. Chaparral Steel постійно за-

ймалася 40–50 проектами одночасно, з яких 1–2 були «просуну-

тими» розробками, 3–5 — основними, а іншу частину становили

малі проекти. Майже всі малі проекти виконувалися в рамках

функціональної матриці, де керуючий проектом координував ро-

боту функціональних підгруп. Проектна матриця використову-

валася для розробки основних проектів, а проектні команди

створювалися для виконання «просунутих» розробок.

І хоча Chaparral Steel, потужності якої складали 2,9 млн тонн в

рік, була нещодавно куплена бразильською компанією Gerdau за 4,22

млрд доларів, покупець залишився задоволеним, оскільки завдяки

проектам, що були виконані в поглинутій компанії, Gerdau може про-

понувати на ринку продукцію з високою доданою вартістю.

Усе більше компаній саме так підбирають потрібну структуру для

управління проектом. Але не слід забувати, що вибір фірмою для ро-

боти над проектом певної організаційної структури — це тільки час-

тина справи. Слід вміло сполучати потреби як організації-засновни-

ка, так і проекту за допомогою визначення взаємодії між проектом

і організацією-засновником щодо повноважень, розподілу ресурсів і

інтеграції результатів проекту в основну роботу.

Тема 4. Основні форми організаційної структури проекту

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ ДО ЧАСТИНИ I

1. Дайте визначення поняття проекту та процесу управління про-

ектами.

2. Чим проект відрізняється від програми і плану?

3. Охарактеризуйте історію методів управління проектами.

4. В чому полягає суть інноваційних проектів?

5. З яких етапів складається життєвий цикл проекту?

6. Наведіть класифікацію проектів і охарактеризуйте оточення

проекту.

7. Визначте цілі і результати проекту.

8. Сформулюйте визначення місії проекту.

9. Хто виступає учасниками проекту?

10. Хто є менеджером проекту?

11. В чому полягають відмінності між проектним і функціональ-

ним менеджером?

12. Хто може виступати ініціатором проекту?

13. Хто несе відповідальність за успіх проекту?

14. З кого складається команда проекту?

15. В чому полягає суть проектного аналізу?

16. Яким видам аналізу піддається проект?

17. Наведіть існуючі методи оцінювання проекту.

18. Що таке бізнес-план і для чого він використовується у проекті?

19. З яких розділів складається техніко-економічне обґрунтування

(ТЕО)?

20. Що включає поняття «організація системи управління проек-

тами»?

21. В чому полягає відмінність між інформаційною системою уп-

равління проектами та комп’ютерною системою управління проекта-

ми?

22. Які існують структури управління проектами?

23. В чому полягають переваги тієї чи іншої структури управління

проектами?

24. Якими чинниками обґрунтовується вибір організаційної струк-

тури управління?

Частина I. Основи управління проектами

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ ДО ЧАСТИНИ I

1. Яке з обмежень на проект є найважливішим для успіху про-

екту?

a) ризики;

b) якість;

c) час;

d) вартість.

2. Яке з обмежень на проект найскладніше контролювати?

a) комунікації;

b) час;

c) якість;

d) вартість.

3. Місія проекту визначається:

a) командою і результатами проекту, потребами, які задовольня-

ються;

b) завданнями і замовником проекту;

c) сукупністю споживачів і конкурентів;

d) результатами проекту, потребами, які задовольняються, сукуп-

ністю споживачів;

e) місією організації.

4. План — це:

a) фіксація системи цілей, задач і засобів, які перед бачають спря-

мовану зміну ситуації при передбаченому стані се редовища;

b) комплекс взаємопов’язаних соціально-економічних заходів,

спрямованих на досягнення генеральних цілей або реалізацію певно-

го напряму розвитку декількох мульти- та монопроектів;

c) всі варіанти правильні.

5. Управління проектом — це:

a) діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально

можливою ефективністю при заданих обмеженнях за часом, коштами

(і ресурсами), а також якості кінцевих результатів проекту;

b) комплекс взаємопов’язаних соціально-економічних заходів,

спрямованих на досягнення генеральних цілей або реалізацію певно-

го напряму розвитку декількох мульти- та монопроектів;

Тема 4. Основні форми організаційної структури проекту

c) всі варіанти правильні.

6. В основу методів управління проектами покладені:

a) перераховані методи сіткового планування;

b) метод критичного шляху;

c) метод PERT.

7. Портфель проектів — це:

a) сукупність як зв’язаних, так і не зв’язаних проектів, тобто су-

купність всіх проектів компанії, виконуваних у цей час;

b) запланований комплекс економічно-соціаль них, науково-до-

слідних заходів, спрямованих на досягнення генеральних цілей або

реалізацію певного напряму розвитку;

c) організаційні рамки для планомірного, систематичного і побу-

дованого на методичних правилах одержання знань, ідей і результату.

8. Інвестиційний проект — це:

a) реформування системи соціального забез печення, охорони

здоров’я, соціальний захист незабезпечених верств населення, подо-

лання наслідків стихійних лих і соціаль них потрясінь;

b) пакет інвестицій і пов’язаних з ними видів діяльності;

c) розробка нового продукту, дослідження у галузі будівельних

конструкцій чи розробка нової інформаційно-керуючої системи.

9. Інноваційні проекти — це:

a) комплекс взаємопов’язаних заходів інвестиційного характеру,

спрямованих на комерційне застосування науково-технічних розро-

бок, освоєння нових видів продукції, послуг, впровадження новітніх

технологій;

b) розробка нового продукту, дослідження у галузі будівельних

конструкцій чи розробка нової інформаційно-керуючої системи;

c) реформування системи соціального забез печення, охорони здо-

ров’я, соціальний захист незабезпечених верств населення, подолан-

ня наслідків стихійних лих і соціаль них потрясінь.

10. Проекти дослідження і розвитку — це:

a) ядерний колайдер, дослідження геному людини, дослідження в

будь-якій сфері людської діяльності;

Частина I. Основи управління проектами

b) реформування системи соціального забез печення, охорони

здоров’я, соціальний захист незабезпечених верств населення, подо-

лання наслідків стихійних лих і соціаль них потрясінь;

c) приватизація підприємства, створення аудиторської системи,

введення нової системи податків.

11. Організаційні проекти — це:

a) реформування підприємства, реаліза ція концепції нової систе-

ми управління, створення нової органі зації чи проведення міжнарод-

ного форуму;

b) приватизація підприємства, створення аудиторської системи,

введення нової системи податків;

c) реформування системи соціального забез печення, охорони

здоров’я, соціальний захист незабезпечених верств населення, подо-

лання наслідків стихійних лих і соціаль них потрясінь.

12. Економічні проекти — це:

a) приватизація підприємства, створення аудиторської системи,

введення нової системи податків;

b) запровадження на підприємстві сучасної інформаційної системи;

c) реформування підприємства, реаліза ція концепції нової систе-

ми управління, створення нової органі зації чи проведення міжнарод-

ного форуму.

13. Соціальні проекти — це:

a) приватизація підприємства, створення аудиторської системи,

введення нової системи податків;

b) реформування підприємства, реаліза ція концепції нової систе-

ми управління, створення нової органі зації чи проведення міжнарод-

ного форуму;

c) реформування системи соціального забез печення, охорони здо-

ров’я, соціальний захист незабезпечених верств населення, подолан-

ня наслідків стихійних лих і соціаль них потрясінь.

14. Освітні проекти — це:

a) проведення конференції, створення нової органі зації чи про-

ведення міжнародного форуму;

Тема 4. Основні форми організаційної структури проекту

b) проекти по запровадженню дистанційної форми навчання, під-

вищення кваліфікації працівників підприємства, підготовки абітурі-

єнтів до вступу у ВНЗ;

c) створення сайту підприємства з детальним інформаційним на-

повненням.

15. Оточення проекту — це:

a) сукупність зов нішніх та внутрішніх сил, які сприяють чи за-

важають досягненню цілей проекту;

b) діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально

можливою ефективністю при заданих обмеженнях за часом, коштами

(і ресурсами), а також якості кінцевих результатів проекту;

c) комплекс взаємопов’язаних соціально-економічних заходів,

спрямованих на досягнення генеральних цілей або реалізацію певно-

го напряму розвитку декількох мульти- та монопроектів.

16. З яких фаз складається життєвий цикл:

a) концепція, проектування, будівництво, монтаж налагодження

устаткування, іспит, завершення;

b) ініціація, розробка, реалізація, регулювання;

c) концепція, розробка, реалізація, завершення;

d) бізнес-план, планування, контроль, регулювання.

17. До основних ознак проекту не належать:

a) кількісна вимірюваність;

b) часовий горизонт дії;

c) обмеженість ресурсів;

d) життєвий цикл.

18. Визначальним показником при виборі проектів є:

a) зв’язок наявних фінансових і трудових ресурсів;

b) альтернативна вартість інвестицій;

c) лінія прогресу;

d) сукупна вартість володіння.

19. Базова лінія проекту — це:

a) лінія прогресу;

Частина I. Основи управління проектами

b) лінія виконання на діаграмі Ганта;

с) статистика проекту;

d) затверджений основний план проекту.

20. Зведений план проекту:

a) базовий план;

b) декларація про наміри;

c) документ, який включає результати планування всіх функцій

управління проекту;

d) календарний план проекту.

21. Остаточний план прийнятий до виконання називається:

a) базовою лінією;

b) віхою;

c) сітковим графіком.

22. Завершеним проект вважається, коли:

a) вичерпані фінансові ресурси проекту;

b) відсутня мотивація учасників проекту;

c) закінчився термін проекту;

d) досягнуті цілі проекту.

23. Про цес — це:

a) сукупність взаємопов’язаних ре сурсів і діяльності, яка має чіт-

ко визначені вхід і вихід і створює в ре зультаті цінність (додану вар-

тість);

b) документ, який включає результати планування всіх функцій

управління проекту;

c) ланцюжок робіт.

24. Процеси ініціації передбачають:

a) ухвалення рішення про початок виконання проекту;

b) визначення цілей і критеріїв успіху проекту й розробку робо-

чих схем їхнього досягнення;

c) координацію людей та інших ресурсів для виконання плану.

25. Процеси планування передбачають:

Тема 4. Основні форми організаційної структури проекту

a) визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробку робочих

схем їхнього досягнення;

b) координацію людей та інших ресурсів для виконання плану;

c) ухвалення рішення про початок виконання проекту.

26. Процеси виконання передбачають:

a) координацію людей та інших ресурсів для виконання плану;

b) визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробку робо-

чих схем їхнього досягнення;

c) ухвалення рішення про початок виконання проекту.

27. Процеси аналізу передбачають:

a) визначення відповідності плану і виконання проекту поставле-

ним цілям і критеріям успіху та прийняття рішень про необхідність

застосування коригувальних впливів;

b) формалізацію виконання проекту і підведення його до впоряд-

кованого фіналу;

c) визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгоджен-

ня, затвердження і застосування.

28. Процеси управління передбачають:

a) визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгоджен-

ня, твердження і застосування;

b) формалізацію виконання проекту і підведення його до впоряд-

кованого фіналу;

c) визначення відповідності плану і виконання проекту поставле-

ним цілям і критеріям успіху та прийняття рішень про необхідність

застосування коригувальних впливів.

29. Процеси завершення передбачають:

a) формалізацію виконання проекту і підведення його до впоряд-

кованого фіналу;

b) визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгоджен-

ня, затвердження і застосування;

c) визначення відповідності плану і виконання проекту поставле-

ним цілям і критеріям успіху та прийняття рішень про необхідність

застосування коригувальних впливів.

100

Частина I. Основи управління проектами

30. Власник процесу — це:

a) учасник проекту, відповідальний за хід та результат всього

процесу в цілому;

b) команда проекту;

c) ініціатор проекту;

d) замовник проекту.

31. Основні види цілей проекту:

a) комунікації та інформаційне забезпечення;

b) стабілізація і розвиток;

c) ефективність і рентабельність;

d) лідерство і робота в команді.

32. Функція управління проектом означає:

a) діяльність команди проекту по управлінню проектом;

b) діяльність учасника проекту, відповідального за хід та резуль-

тат всього процесу в цілому;

c) лідерство і роботу в команді.

33. Моніторинг ходу робіт проекту відноситься до функцій:

a) управління контрактами;

b) управління інформаційними системами;

c) управління персоналом проекту;

d) управління комунікаціями;

e) управління ризиком.

34. Організація роботи учасників проекту відноситься до функ-

цій:

a) управління персоналом проекту;

b) управління комунікаціями;

c) управління контрактами;

d) управління ризиком.

35. Область знань по управлінню проектами:

a) особлива область, яка визначається її вимогами до знань і має

такі складові: процеси, практики, входи, виходи, інструменти;

b) знання команди управління проектом;