Методичні рекомендації - Діловодство в міських та сільських радах

Подождите немного. Документ загружается.

ДІЛОВОДСТВО

В СІЛЬСЬКІЙ РАДІ ТА ЇЇ

ВИКОНАВЧОМУ КОМІТЕТІ

методичні рекомендації

ПРИМІРНА ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в сільській раді та її виконавчому комітеті

Ця інструкція розроблена виконавчим апаратом обласної ради на основі "Примірної

інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді

Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади", затвердженої

постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153.

Вона розрахована на більшість сільських рад області і може використовуватись як їх

власна, індивідуальна інструкція.

Що стосується селищних, міських рад, де документообіг складає 600 і більше документів

на рік, де є спеціальна діловодна служба (канцелярія, загальний відділ) і наявні сучасні

засоби механізації і автоматизації діловодства, застосовується карткова форма реєстрації

документів, то в апаратам цих рад і виконкомів слід розробляти дещо інші власні інструкції на

основі Примірної інструкції Кабінету Міністрів України.

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Дана інструкція встановлює правила документування діяльності сільської ради, її

виконавчого комітету і сільського голови, та регламентує порядок роботи з документами з

моменту їх створення або надходження до передачі в архів.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення

поширюються на всю службову документацію, окрім ведення діловодства, що містить

інформацію з обмеженим доступом (таємної документації), та діловодства за зверненнями

громадян.

1.3. Відповідальність за організацію діловодства несе сільський голова. Ведення

діловодства відповідно до вимог державних стандартів і цієї інструкції покладається на секретаря

рад сільвиконкому.

1.4. Сільський голова в межах наданих йому прав зобов'язаний:

• вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

• не допускати вимагання від підпорядкованих органів різних відомостей, звітів, зведень

та інших непередбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане

необхідністю;

• регулярно перевіряти стан діловодства в апараті виконкому та у підпорядкованих

підприємствах та установах;

• сприяти в міру можливості раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних

процесів, оснащення канцелярської діяльності необхідним обладнанням та устаткуванням;

• організовувати навчання працівників діловодної служби та підвищення їх кваліфікації;

• здійснювати контроль за додержанням в своєму апараті і підпорядкованих органах вимог

щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених

державними стандартами і даною інструкцією.

1.5. У разі звільнення секретаря, а також у разі його відпустки чи тривалої відсутності з

інших причин усі неоформленні службові документи за вказівкою сільського голови передаються

іншому працівнику виконавчого комітету, або сільський голова бере їх на свою відповідальність.

1.6. Діловодство у сільській раді і його виконкомі здійснюється українською мовою.

2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ РАДИ

І ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

2.1. Документування управлінської діяльності сільської ради і виконавчого комітету

здійснюється створенням документів, передбачених номенклатурою справ, що на кожен

рік затверджується сільським головою та погоджується у державному архіві.

2.2. Управлінська діяльність ради і виконавчого комітету здійснюється шляхом прийняття

нормативних актів у формі рішень ради, виконавчого комітету, розпоряджень сільського голови,

що регулюється статтею 59 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні".

2.3. Підставами для прийняття нормативних актів ради і її виконавчого комітету є

Конституція України і закони України, постанови Верховної Ради, укази і розпорядження

Президента України, а з питань делегованих державою повноважень виконавчому комітету —

декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення і розпорядження

вищестоящих органів виконавчої влади, а також потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.4. Розпорядчі документи, які надходять від органів вищого рівня, сільвиконком в разі

необхідності доводить до організацій, що належать до сфери його управління, у вигляді копій

документів разом із супровідним листом.

2.5. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні

мати посилання на них із зазначенням найменування документів, дат, номерів і заголовків.

2.6. Хід обговорення питань на сесіях і засіданнях виконавчого комітету і їх рішення

фіксуються у протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених в ході засідань.

Якщо засідання стенографуються або записуються на магнітній плівці, то вони

розшифровуються, належним чином оформляються і додаються до протоколу.

2.7. Рішення сесії та виконкому доводяться до виконавців, кого це стосується, шляхом їх

надсилання.

2.8. Виконком, сільський голова, в разі неможливості дати усні або телефонні вказівки,

можуть під час здійснення оперативних зв'язків посилати організаціям та установам, кого це

стосується, листи.

3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД ТА РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

3.1. Приймання документів

3.1.1. Приймання документів проводить секретар ради і виконкому або особа, яка на

момент надходження документа його заміщає.

3.1.2. Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". Конверти

зберігаються і додаються до документів лише в тому разі, коли без нього не можна встановити

адреси відправника, час відправлення і надходження документа.

3.1.3. Неправильно оформленні (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не

за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2 Попередній розгляд документів

3.2.1. Попередній розгляд документів здійснює секретар ради І виконкому або особа, яка

його заміщає.

3.2.2. Попередній розгляд документа робиться для того, щоб визначити, кому його

потрібно вручити для обов'язкового розгляду, чи необхідно його реєструвати, а також для

встановлення терміну виконання безпосереднім виконавцем.

3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється у день його одержання. Доручення

органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Сільському голові в першу чергу передаються закони України, кореспонденція

Верховної Ради, Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної ради,

облдержадміністрації, районної ради і райдержадміністрації, а також найважливіші документи,

які містять інформацію з принципових питань діяльності ради, її органів і потребують вирішення

керівництвом.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа проводиться шляхом проставлення на ньому умовного

позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про цей

документ у книзі реєстрації вихідної чи вхідної документації.

3.3.2. Не підлягають реєстрації діловодною службою:

• телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;

• зведення та інформація, надіслані до відома;

• рекламні повідомлення, плакати;

• прейскуранти (копії);

• поздоровні листи і запрошення;

• друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

• форми статистичної звітності;

• інше.

3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання

з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, фінансові, бухгалтерські

тощо) як ті, що створюються і використовуються в раді і виконкомі, так і ті, що надходять від

інших установ і громадян.

3.3.4. Документ реєструється в день його надходження або не пізніше наступного дня.

Кожен документ реєструється лише один раз.

3.3.5. Документ реєструється в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Окремо

реєструються:

• закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента України, Кабінету

Міністрів України;

• документи обласної ради і облдержадміністрації, районної ради і райдержадміністрації;

• листи, документи інших органів;

• акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи з питань

матеріального забезпечення та фінансових операцій;

• нормативні акти (рішення, розпорядження з питань власної діяльності ради і її

виконавчого комітету).

3.3.6. Реєстраційний номер документів складається з порядкового номеру в межах групи

документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питаннями

діяльності, кореспондентами; тощо.

3.3.7. Журнал реєстрації* вхідних документів містить такі позиції:

• дата надходження та індекс документа;

• кореспондент, дата та індекс одержаного документа;

• короткий зміст;

• резолюція або кому направлений документ;

• позначка про виконання документа.

3.3.8. Журнал реєстрації вихідних документів містить графи:

• дата та індекс документа;

• кореспондент (кому надіслано);

• позначка про виконання документа.

•Примітка

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до

500 600 документів на рік . Такими є більшість сільських рад і виконкомів області. В інших

випадках для реєстрації всіх документів застосовується реєстраційно-контрольна картка

(РКК).

Реєстраційні картки мають встановлену форму. Вони групуються у довідкові картотеки, які

створюються на кожен календарний рік .

Довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів .

Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання

за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання;

- друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного

питання.

У разі постановки питання на контроль, заводиться додатково реєстраційно-контрольна

картка . Один примірник картки вручається разом із документом, інший -залишається в

картотеці. Це потрібно мати на увазі при складанні, інструкцій у радах і виконкомах, де

застосовується реєстраційно-контрольна система, яка детально регламентована в Примірніи

інструкції, що затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 року.

4.СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів використовується папір форматів АЗ

(297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм).

4.1.2. Всі службові документи оформляються або на бланках ради, або відповідно на

бланках виконкому, а також на бланках сільського голови.

Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів, інструкції з діловодства

та з додержанням таких правил:

• встановлюються окремо бланк для листів і окремі бланки для організаційно-розпорядчих

документів — рішень ради, рішень сільвиконкому, розпоряджень сільського голови;

• бланки виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів (на всю ширину

аркуша) друкарським способом на білому папері фарбою яскравого кольору з полями:

— ліве — 20 мм;

— верхнє — не менше, як 10 мм;

— праве і нижнє-не менше як 8 мм.

Документи, що створюються від імені кількох організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. Кожен документ, як правило, повинен містити одне питання за винятком складання

протоколів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Документ повинен бути аргументованим, складеним грамотно, стисло та

об'єктивно.

4.1.5. Текст розпорядчих документів та листів повинен, як правило, складатись з двох

частин. У першій — зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій

— висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину,

наприклад: розпорядчу без констатуючої, лист-прохання без пояснення.

Документ може бути підготовлений також у вигляді анкети, таблиці.

4.1.6. Відповідальні за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів

візують їх своїми підписами.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службовий документ повинен мати обов'язкові свої реквізити і стабільний порядок

їх розміщення.

Так, на бланку розміщується державний герб України, назва ради, назва виконавчого

комітету, назва виду документів (рішення ради виконавчого комітету, розпорядження голови).

Назва виду документів не зазначається на листах. Рішення, розпорядження мають дату і номер

розпорядчого документа. Документ повинен мати індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи,

а по закінченню його виконання — також позначку про виконання, направлення його до справи.

4.2.2. Заголовок до тексту документу (рішення, розпорядження, довідки тощо) повинен

містити короткий виклад змісту. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може

бути узагальненим.

4.2.3. Заголовки не подаються до текстів телеграм, телефонограм і повідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1. Датою документа є дата його підписання. У разі прийняття або затвердження

документа на сесії або засіданні виконкому датою документа вважається дата його прийняття або

затвердження.

4.3.2. Дата підписання і затвердження документа, а також ті дати, які є в тексті, подаються

трьома парами арабських цифр. Наприклад: 15 червня 1998 року подаються так; 15.06.98.

У текстах нормативно-правових актів (рішення, розпорядження) застосовується словесно-

цифровий спосіб оформлення: 15 червня 1998 року.

4.3.3. Дата на документах, крім документів прийнятих на засіданнях колегіальних органів,

проставляється особою, яка їх підписує або затверджує.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на

документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки

про виконання і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом

на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку,

його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індекси — умовні позначення — надаються документам під час реєстрації і вказують

на їх місце складання, виконання та зберігання.

4.4.2. Індекси вхідних і внутрішніх документів складаються з порядкових номерів у межах

групи реєстрованих документів і можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ,

питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

У такому ж порядку розміщуються складові частини індексу.

4.4.3. Індекс спільного нормативно-правового акту складається з індексів установ, що

видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад:

89/01-13/4.

4.5. Погодження документів.

4.5.1. Погодження документів здійснюється у разі потреби в оцінці діяльності документа,

його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству.

4.5.2. Погодження документів може бути внутрішнім (у рамках ради і виконкому) та

зовнішнім (наприклад: при субординаційному зверненні виконкому до органів вищого рівня).

4.5.3. Внутрішнє візування оформляється візуванням проекту документа особою, що

відповідає за його підготовку. Віза включає: підпис, ініціали, прізвище візуючого і дату візування.

Віза проставляється на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, а в разі

відсутності тут місця — на зворотному боці цього аркуша.

В разі наявності зауважень і пропозицій до тексту проекту документа, то вони можуть бути

подані візуючим на окремому аркуші з відповідною відміткою на проекті документа.

4.5.4. Проекти рішень ради, виконкому, розпоряджень голови візуються особами, що

готують проект, та секретарем ради, виконкому.'

4.5.5. При зовнішньому погодженні на лицьовому боці останнього аркуша проекту

документа після підпису ставиться гриф і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", посаду особи, з

якою погоджується документ, її підпис, ініціали, прізвище і дату.

4.6. Засвідчення документів.

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та

проставлення печатки.

4.6.2. Всі службові документи, що створюються в сільській раді і її виконавчому комітеті,

підписує, як правило, сільський голова.

Секретар ради може підписувати рішення ради у випадках, передбачених Законом "Про

місцеве самоврядування в Україні". В разі відсутності сільського голови інші документи, які

стосуються діяльності ради, також можуть бути підписані секретарем ради; документи, що

належать до питань компетенції виконавчого комітету, — заступником сільського голови з питань

діяльності виконавчих органів ради.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне,

якщо документ надрукований не на бланку, скорочене — на документі, надрукованому на

бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня

підписуються всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до

сфери управління ради або її виконкому, підписується тільки оригінал, який залишається в справі,

а на місця розсилаються засвідчені відповідно печаткою ради чи виконкому примірники.

4.6.6. У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові

документи тощо), то вони підписуються цими особами у послідовності відповідно до посади.

Наприклад".

Сільський голова (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.7. Аналогічно підписуються протоколи сесії та засідань виконкомів: сільським

головою і відповідно секретарем ради, секретарем сільвиконкому.

4.6.8. У разі підписання документа особами однакових або непідпорядкованих один

одному рівнів, то підписи цих осіб ставляться на одному рівні. Наприклад:

Сільський голова Голова комітету профспілки

працівників КСП

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений в документі, відсутня, то цей документ

підписує особа, яка виконує її обов'язки або її заступає. При цьому зазначається посада

підписуючого і його прізвище, вноситься виправлення, наприклад "в.о.", "Заст.". Не допускається

підписання з прийменником "за "або косою рискою перед найменуванням посади.

4.6.10. Ряд документів ради і її виконавчого комітету засвідчується особливим способом

після його підписання — затвердженням.

До таких документів можуть належати:

• акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених об'єктів, списання);

• кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд);

• розцінки на здійснення робіт;

• структура і штатна чисельність;

• штатні розписи;

• тощо.

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або

виданням окремого розпорядження.

4.6.12. Гриф затвердження розмішується у правому верхньому кутку першого аркуша

документа і складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади особи,

яка затверджує документ, її підпис, ініціали і прізвище, дата.

4.6.13. Окремим розпорядчим документом (розпорядженням сільського голови), як

правило, затверджуються нормативно-правові акти, положення, інструкції, правила тощо за

формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження сільського голови

20.04.98 № 15

4.6.14. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт

витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється

гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах,

посвідченнях, довіреностях, а також в інших випадках, передбачених чинним законодавством,

зокрема:

• акт прийому об'єктів завершеного будівництва, списання, експертизи тощо;

• довідки (лімітні, про виплату страхових сум, використання бюджетних асигнувань на

зарплату, про нараховану і належну зарплату тощо);

• довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські,

пенсійні, платіжні доручення;

• договори (про матеріальну відповідальність, підряди, оренди приміщень, про здійснення

робіт тощо);

• заявки на обладнання;

• посвідчення про відрядження;

• кошторис витрат;

• гарантійні листи (на виконання послуг тощо);

• подання і клопотання про нагородження, відзначення преміями;

• протокол (погодження планів поставок);

• реєстр (чеків, бюджетних доручень);

• статути державних підприємств, об'єднань;

• титульні списки;

• штатні розписи;

• тощо.

4.6.15. Негербова печатка ставиться на копіях документів, що розсилаються по інших

установах.

4.6.16. Печатка ставиться так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування

посади особи, яка підписала цей документ.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній

посадовій особі.

4.7.2. В разі адресування документів установі або її структурному підрозділу без

зазначення посадової особи їх найменування подається в називному відмінку, наприклад:

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

4.7.3. Якщо документи надсилаються посадовій особі, то найменування установи

зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Міністерство промислової політики України

Управління справами

Головному спеціалісту

(Прізвище, ініціали)

4.7.4 Якщо документ адресується керівнику або його заступнику, то найменування

установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного архівного управління

при Кабінеті Міністрів України

(Прізвище, ініціали).

4.7.5. У разі потреби в реквізиті "Адресат "можуть зазначитись почесне звання та вчений

ступінь.

4.7.6. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресати необхідно

зазначити узагальнено, наприклад:

Установам і організаціям, які працюють

на території сільради

4.7.7. Документ не повинен мати більше трьох адресатів, при цьому слово "Копія" перед

зазначенням адресатів не ставиться. У разі надсилання документів більш як чотирьом адресатам,

складається список на розсилку і на кожному примірнику зазначається тільки один адресат.

4.7.8. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Повна адреса зазначається у разі

надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Архіви України"

252100, МСП, Київ-110,

вул. Солом'янська, 24

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім

прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

327025, м. Миколаїв - 25,

Київське шосе, 67, кв, 4

(Прізвище, ініціали)

4.7.9. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним

кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках можуть

використовуватись конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8.1. Резолюція робиться сільським головою або особою, що його заміщає у випадку його

відсутності, у вигляді напису на документі, який містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст

доручення, термін виконання, підпис керівника, дата.

Якщо доручення дано кільком особам, то головним виконавцем є перша, зазначена в

резолюції, і вона має право організовувати виконання доручення.

4.8.3. На документах, виконання яких не потребують додаткових вказівок, у резолюції

зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата. .

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції, лише за

винятком, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання та

уточнюються виконавці.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Під час проходження документа обов'язково робляться необхідні помітки:

• про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому правовому полі першого

аркуша документа зазначається скорочене найменування ради, виконкому, дата надходження,

індекс документа;

• про взяття документа на контроль (якщо це необхідно) — на лівому полі першого аркуша

документа на рівні заголовка до тексту пишеться слово "Контроль "або літера "К".

• про виконання документа і направлення його до справи — на нижньому лівому полі

першого аркуша документа зазначається коротка довідка про виконання (якщо немає окремого

документа про виконання), слова "до справи "і номер справи, у якій буде зберігатися документ,

дата, найменування, підпис виконавця.

4.9.2. Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця —

його прізвище і номер службового телефону, що зазначається на лицьовому або зворотному боці

останнього аркуша документа.

4.9.3. В разі потреби під прізвищем виконавця і номером його телефону зазначається

індекс друкарки (перші літери імені й прізвища), кількість надрукованих примірників і дата

друкування.

4.10. Оформлення копій документів.

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається з дозволу сільського голови або особи,

яка його заміщає. В раді і виконкомі можуть засвідчуватись копії лише тих документів, які в них

створюються.

4.10.2. Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання,

засвідчення їх трудових, житлових прав, а також під час формування особових справ виконком

може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про

одержання освіти тощо).

4.10.3. Копія документа виготовляється, як правило, рукописним чи машинописним

способами, при цьому текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка і

засвідчується підписом особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Копія може бути

виготовлена і засобами оперативної поліграфії (ксероксом).

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша

документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади,

підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища і дати.

4.10.4. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не

відтворюється, зазначається лише дата підписаних документів та його реєстраційний індекс,

посада особи, яка засвідчила копію, її підпис, дата.

На копіях вихідних документів мають бути візи осіб, з якими вони погоджені, та візи

виконавців, напис про засвідчення документа, завірений печаткою. Копія документа повинна

мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки використовуються для доповнень, пояснень окремих питань документа або

документа в цілому. Про їх наявність зазначається в тексті або після тексту документа перед

підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки можуть оформлятись як такі, що:

• затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами;

• пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

• є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

4.11.3. Додатки повинні оформлятись на стандартних аркушах і мати всі для конкретного

виду документа реквізити. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків

зазначаються в тексті. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням

на цей розпорядчий документ, його дату і номер, яка робиться на верхньому правому полі аркуша

додатка.

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад:

Додаток і, Додаток 2 тощо. Знак "№" "перед цифровим позначенням не ставиться.

4.11.4. Додатки до розпорядчих документів підписуються, як правило, секретарем ради

(виконкому) на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

4.11.5. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів

тощо оформляються у такому порядку:

• якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка

зазначається за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим;

• якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно

перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх

примірників;

• якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка оформляється

за формою:

Додаток (назва додатку), його дата, номер і додаток до нього.

Всього на 12 арк. у 2 прим.;

• якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

• якщо кількість додатків велика, то на них складається опис, а в самому документі після

тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.;

• якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, у відмітці про

наявність документа зазначають:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами та

розмноження документів

4.12.1. Рукописи, що здаються до машинописного друку, повинні бути розбірливо

написанні чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивіренні та завізовані виконавцем і

розпорядником друку. На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників необхідно

друкувати, на якому форматі (якщо він відрізняється від стандартного аркуша), дату здачі

матеріалів до друку.

4.12.2. Тексти документів, залежно від їх призначення, можуть друкуватись через один,

півтора чи два міжрядкових інтервали з додержанням інших вимог загального діловодства.

4.12.3. Назву виду документа - РІШЕННЯ, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, ПРОТОКОЛ, а також

такі слова як "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ЗАТВЕРДЖУЮ"

"ПОГОДЖУЮ" та їм подібні друкуються великими літерами.

4.12.4. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні

сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятись посередині

верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка", "стор." та розділових знаків.

4.12.5. Друкований текст перевіряє виконавець. Виправлення тексту допускається тільки

на машинці, без помарок.

4.12.6. Порядок розмноження службових документів визначається сільським головою в

залежності від наявності на даний час засобів друкування, оргтехніки і множильних засобів, що є

в розпорядженні апарату.

4.12.7. Працівники, що здійснюють друкування і розмноження документів, ведуть

журнали обліку проведеної роботи, де зазначаються: номер по порядку, дата, найменування

документів, кількість аркушів, тираж, дата одержання, дата виконання, примітка.

4.12.8. Оригінали документів після їх друкування, виготовлення, множення

повертаються за належністю.

4.13. Підготовка та оформлення документів на розгляд сесій і засідань виконкому та

постійних комісій