Методичні рекомендації - Діловодство в міських та сільських радах

Подождите немного. Документ загружается.

4.13.1. Згідно із Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" сесії сільської

ради відбуваються не рідше одного разу в квартал, засідання виконкому -щомісячно, при потребі

— частіше.

4.13.2. У планах роботи ради і виконкому передбачається перелік питань, які вносяться на

розгляд їх засідань, доповідачів і відповідальних за підготовку.

Питання на розгляд ради і виконавчого комітету вносять органи, організації, посадові

особи, які обумовлені в законі "Про місцеве самоврядування в Україні" і Регламенті сільської

ради І виконкому.

4.13.3. Документи з питань, що вносяться на засідання ради і виконкому, подаються, як

правило, не пізніше, як за 3 дні до засідання. Ці документи включають:

* проекти рішень з розглянутих питань;

* при необхідності — обгрунтовані доповідні записки, довідки про стан справ з

обговорюваної проблеми;

* як правило, висновки і пропозиції постійних комісій з відповідних галузей і питань, які

попередньо розглядаються в цих комісіях.

4.13.4. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку документів на засідання несуть

органи і особи, яким це доручено.

4.13.5. Секретар ради і виконкому контролює своєчасність подання документів і

правильність їх оформлення, доповідає сільському голові про рівень готовності питання до

розгляду на предмет вирішення останнього: включати це питання у порядок денний засідання чи

відхиляти.

4.13.6. Про кожне сесійне засідання сільської ради і виконавчого комітету складається

протокол.

Протоколи і документи, що прийняті на сесіях і засіданнях виконкому, в оригіналах і

копіях знаходяться у секретаря ради і виконкому.

4.13.7. .Відповідним чином готуються і документально оформляються засідання постійних

комісій ради.

4. іі. Оформлення документів про відрядження

4.14.1. Службові відрядження працівників здійснюються в міру необхідності, на виклики

вищестоящих органів управління та з врахуванням асигнувань за кошторисом витрат на

відрядження.

4.14.2. У кожному випадку посвідчення про відрядження виписується на підставі

документа, що засвідчує потребу у відрядженні та у відповідності з розпорядженням сільського

голови з цього питання.

4.14.3. В апараті ради і виконкому ведеться облік посвідчень про відрядження працівників

у спеціальному журналі, де зазначається: номер по порядку, дата і номер посвідчення, прізвище

та ініціали, посада, мета і місце відрядження, термін відрядження, термін фактичного перебування

у відрядженні.

4.14.4. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає про

виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою. Звіт, завізований сільським

головою або секретарем ради, подається до бухгалтери.

5. ПОРЯДОК ОБРОБЛЕННЯ ТА НАДСИЛАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

5.1. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх

одержання від осіб, що їх готували, але не пізніше наступного робочого дня. Надсилання або

передача документів без їх реєстрації не допускаються.

5.2. Під час прийняття від виконавця вихідних документів перевіряються:

• правильність оформлення документа і розміщення на ньому усіх реквізитів;

• правильність зазначення адреси;

• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

• наявність віз на копії документа, що залишається у справах;

• наявність на документі відмітки про додатки (якщо такі є);

• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі

першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в

один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх вкладених документів.

5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, можуть відправлятись у

конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним

або друкарським способом.

5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших населених пунктів, крім найменування

установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (поштовий індекс, область,

район, місто, вулицю, номер будинку).

5.7. В журналі вихідної кореспонденції зазначається номер вихідного документа, дата

реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатись його

копія.

5.8. Оригінали планів, звітів, протоколів тощо залишаються у сільвиконкомі, в інші

установи надсилаються їх завірені копії.

6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

6.1. Порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. З метою своєчасного та якісного виконання документів контролю підлягають

зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України,

указів, розпоряджень та доручень Президента України, запитів та звернень народних депутатів

України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України.

6.1.2. Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені в розпорядчому

документі або в резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ

виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який

в резолюції зазначений першим.

6.1.3. Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар ради і

виконкому.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням строку виконання або без нього. Строки

виконання можуть бути вказані в самому документі. Строки виконання ряду документів

встановлені актами законодавства, це:

• депутатський запит — не пізніше як в 15-денний строк з дня його одержання або інший

строк, установлений Верховною Радою України;

• звернення народного депутата України та депутата місцевої ради протягом не більше як

за 10 днів з дня одержання;

• листи — доручення і листи — запити установ вищого рівня — до зазначеного в них

терміну або протягом ЗО днів;

• звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за

ними у 15-денний строк з дня одержання;

• телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення — до 2-

х днів, листи — протягом 10 днів;

6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за

ЗО календарних днів, а документи з позначкою "терміново" — протягом 7 робочих днів від

дати підписання документа.

6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи,

яка його встановила, а в разі ЇЇ відсутності — того, хто її заміщає.

У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке

подається не пізніше як за 3 робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без

зазначеного строку — до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постановку документів, доручень на контроль, формування картотеки контрольованих

документів;

• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

• попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів

контролю за виконанням документів (доручень);

• інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

• повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах, сесіях, засіданнях

виконкому;

• зняття документів з контролю; формування картотеки виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється тільки на реєстраційно-

контрольних картках (РКК).

Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється

штамп "Контроль" або літера "К", бажано червоного кольору, після чого документ передається

виконавцеві, а один примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

6.3.3. Картки документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній

контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання

документів, за виконавцями, групами документів (розпорядження голови, рішення сесії тощо).

6.3.4. Дані про хід виконання документів за наслідками перевірки або одержані по

телефону вносять на картки у графу "Контрольні відмітки", при цьому попередні записи не

закреслюються.

6.3.5. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання

вирішено і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.6. Після виконання документ знімається з контролю. Це може зробити особа, яка

поставила його на контроль. При цьому на документі і реєстраційно-контрольній картці робиться

помітка про зняття з контролю.

6.3.7. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично

узагальнюються і доповідаються голові за формами, у яких зазначається:

а) Перелік невиконаних документів у

встановлений термін за станом на

"__"_________199_р.

— номер по порядку, коли надійшов документ, його номер і дата; зміст документа;

зазначений термін виконання; прізвище і посада виконавця.

Секретар ради і виконкому __________________________

(Підпис) (Прізвище та ініціали)

б) Зведення про виконання документів, що

підлягають контролю, за станом на

"___"___________199_р.

— номер по порядку; виконавці (підрозділи або особи); надійшло документів на контроль

- всього; в т.ч. за попередній місяць; з них виконані; виконуються в термін; з продовженням

терміну; прострочені.

Секретар ради і виконкому __________________________

(Підпис) (Прізвище та ініціали)

7. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР. ФОРМУВАННЯ СПРАВ

7.1. Складання номенклатур справ

7.1.1. У сільській раді і її виконавчому комітеті створюється індивідуальна номенклатура

справ — систематизований перелік найменування справ, оформлений у відповідному порядку із

зазначенням строків зберігання для забезпечення обліку і швидкого розшуку документів та

відбору їх на державне зберігання.

7.1.2. Номенклатура справ розробляється посадовою особою, відповідальною за

діловодство, тобто секретарем ради і її виконавчого комітету, та обов'язково погоджується з

експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву і затверджується головою

сільвиконкому.

7.1.3. Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань,

які вирішуються. Першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого

рівня, далі — група організаційно-розпорядчих документів ради і виконкому, планово-звітна

документація і листування, насамперед з органами вищого рівня.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники,

бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

7.1.4. Кожна справа, яка включається до номенклатури, повинна мати умовне "позначення

— індекс (арабськими цифрами), який складається з порядкового номера розділу (групи справ) та

порядкового номера в межах кожного розділу номенклатури.

7.1.5. Номенклатура справ складається на кожен календарний рік. У кінці діловодного

року вона закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично

заведених за рік справ. Цей запис своїм підписом скріплює секретар ради і виконкому.

7.1.6. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи),

вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну вирішення.

7.1.7. Номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, один з них зберігається у

діловодстві ради і виконкому, другий — надсилається до відповідної державної архівної

установи, з якою погоджується номенклатура справ, третій - використовується для формування

справ і пошуків необхідного документа, четвертий передається виконкому для здійснення

контролю за формуванням справ.

7.1.8, Номенклатура справ щорічно, не пізніше листопада — грудня переглядається,

аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і

затверджується сільським головою.

7.1.9. Номенклатура справ підлягає перескладанню і перепогодженню з відповідним

державним архівом один раз на п'ять років.

7.2. Формування справ

7.2.1. Групування виконаних документів (формування справ) відповідно до номенклатури

необхідно проводити, дотримуючись таких правил:

- групувати у справи оригінали, а в разі їх відсутності — засвідчені копії правильно

оформлених документів. Не можна включати до справ чорнових, особистих, дублетних

документів і тих, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

• групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових,

перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи на займаній

посаді в раді і виконкомі;

• окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового строків зберігання. Як

виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання можуть групуватись протягом

року в одну справу, якщо вони пов'язані з вирішенням одного питання. А після закінчення

діловодного року чи перед передачею в архів документи повинні бути розкладені за окремими

справами, згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій — тимчасового

терміну зберігання;

• включати до справи документи тільки з одного або з групи споріднених питань;

• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у

передбачені номенклатурою справи, заводиться нова справа з внесенням її найменування та

строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

• справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

7.2.2. Документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку

або у їх поєднанні.

7.2.3. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справу за їх характером і

хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, що затверджені розпорядчими

документами, є додатками до них і розміщуються разом з ними. Якщо ж вони затверджені як

самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення;

надання відпусток; відрядження працівників тощо — групуються у різні справи.

7.2.4. Документи засідань виконкомів, постійних комісій, сесій рад групуються окремо у

дві справи:

• протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

• документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань

систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються

одного протоколу, — за порядком денним.

7.2.5. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються

у справи за напрямками діяльності. При невеликій кількості таких документів вони формуються в

одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.6. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і

систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом.

7.2.7. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх

надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про

прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія;

документи про освіту; витяги з розпоряджень про призначення, переведення, звільнення;

доповнення до особового листка обліку кадрів про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи

групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не

включаються у зв'язку з внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку

кадрів.

7.2.8. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах

року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.9. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ здійснює секретар ради і

виконкому.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу створення чи надходження і до передачі їх до архіву зберігаються

безпосередньо за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно

до номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. Відповідальність за схоронність документів і справ несе сільський голова та

секретар ради і виконкому.

7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи зберігаються у робочих

кімнатах, шафах і столах, які зачиняються.

7.3.4. В разі використання магнітних стрічок для запису засідань ради чи виконкому, ці

стрічки зберігаються у секретаря ради і виконкому в коробці, при цьому робиться відмітка про

дату засідання і час запису.

7.3.5. Видача справ в тимчасове користування іншим установам здійснюється з дозволу

сільського голови чи секретаря ради і виконкому. На видану справу заводиться картка-замінник, у

якій зазначається: назва ради (виконкому), номер справи, дата її видачі, кому видана, дата ЇЇ

повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.6. Вилучення документів із справи постійного строку зберігання забороняється. У

виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу сільського голови з

обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО НАСТУПНОГО ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ

8.1. Для визначення цінності документів, встановлення строків їх зберігання і відбору для

передачі в установи державного архіву проводиться на місцях експертиза цінності документів.

Цю функцію повинна здійснювати створена для цього постійно діюча експертна комісія

(ЕК).

8.2. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і

переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків їх зберігання.

8.3. За результатами експертизи складаються описи документів постійного і тривалого

термінів зберігання та одночасно готується акт про виділення документів, що не підлягають

зберіганню, для знищення.

8.4. Описи для тривалого і постійного зберігання, які необхідно передавати в архів,

затверджуються експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву.

Після цього сільський голова затверджує акт встановленого зразка про виділення

документів для знищення.

8.5. Закінчені справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання

підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерація аркушів

у справі; складання підсумкового напису; складання (при потребі) внутрішнього опису

документів; оформлення обкладинки справи.

8.6. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються,

аркуші не нумеруються, уточнення елементів обкладинки не проводиться.

8.7. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинці справ постійного і

тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність

заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи

вносяться додаткові відомості (номери протоколів, види і форми звітності тощо).

8.8. На всі закінчені діловодством справи складаються описи — окремо на справи

постійного зберігання, тривалого зберігання і на справи з особового складу.

8.9. Описи складаються секретарем ради і виконкому при методичній допомозі районного

державного архіву.

8.10. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією.

Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості

справ, перший і останній номери справ за описом.

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких

випадках в кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи

продовжуються діловодством, зазначається: "Документи з даного питання див. також у розділі

за _____ рік, №__".

8.11. Зведений опис справ постійного строку зберігання складається у чотирьох

примірниках і підлягає затвердженню ЕГІК державного архіву через два роки після завершення

справ у діловодстві. Для затвердження до державних архівів надсилається усі чотири примірники

описів, один з яких після затвердження залишається в держархіві, решта повертається назад. Рада

і виконком відповідно до затверджених справ зобов'язані передавати до держархівів справи в

установлені строки.

8.12. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і

оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання, але вони державним архівом не

затверджуються.

8.13. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) оформляються спрощено; вони

не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів, оформлення обкладинки не

проводиться. На справи тимчасового зберігання описи можуть не складатися, їх облік ведеться у

цьому випадку за номенклатурою справ.

8.14. Закінчені діловодством справи разом з реєстраційними журналами, контрольно-

обліковими картками передаються у відомчий архів через рік після закінчення їх у діловодстві

ради і виконавчого комітету.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві на місці, архів оформляє видачу

цих справ у тимчасове користування.

8.15. Передача кожної справи в архів здійснюється лише після проведення експертизи її

науково-історичної цінності, повного впорядкування і оформлення згідно з вимогами діючих

правил та інструкцій з архівної справи. Справи постійного і тривалого зберігання передаються в

архів за описами встановленої форми, а справи тимчасового зберігання — за номенклатурою.

9. ОРГАНІЗАЦІЯ СЛУЖБИ ДІЛОВОДСТВА У СІЛЬСЬКІЙ РАДІ

І ВИКОНАВЧОМУ КОМІТЕТІ

9.1. За стан роботи з документами в раді і виконавчому комітеті відповідає сільський

голова.

9.2. За стан діловодства, обліку і звітності, зберігання документів, журналів і книг

відповідає секретар ради і виконкому, він здійснює всю роботу по діловодству.

9.3. Основними функціями секретаря ради і виконкому з питань ведення діловодства є:

• приймання, реєстрація (облік), розподіл документів і доставка їх виконавцям;

• оформлення та відправлення вихідної кореспонденції;

• організація стенографування, протоколювання та друкування документів;

• контроль за додержанням строків виконання документів;

• зберігання та забезпечення умов використання документів у процесі діловодства;

• складання номенклатури справ;

• формування справ та передача їх у встановлені строки в держархів.

9.4. Вимоги секретаря ради і виконкому з питань діловодства є обов'язковими для всіх

працівників підвідомчих раді і виконкому установ та організацій, а також виконавців.

10. МЕХАНІЗАЦІЯ І АВТОМАТИЗАЦЮ ДІЛОВОДНИХ ПРОЦЕСІВ

10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватись на основі

упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення

кількості форм документів, які використовуються.

10.2. Механізація і автоматизація повинна застосовуватись на всіх етапах діловодного

процесу: підготовка документів, їх друкування, копіювання, зберігання і переміщення, контроль

за виконанням.

10.3. Механізація і автоматизація діловодства повинна здійснюватись з найбільш повним,

раціональним і ефективним використанням засобів оргтехніки, машин, множильної техніки,

апаратів, пристосувань, меблів і обладнання.

В міру можливості слід застосовувати також магнітофонні засоби, а також персональні

комп'ютери.

ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ СІЛЬСЬКИХ, СЕЛИЩНИХ, МІСЬКИХ

РАД І ЇХ ВИКОНАВЧИХ КОМІТЕТІВ

Рекомендації виконавчого апарату обласної ради розроблені на підставі Примірної

інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді

Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади та практики

діловодства виконкомів рад області. Погоджено в обласному державному архіві.

ЗАТВЕРДЖУЮ

_______________ сільська рада _______________сільський голова

виконавчий комітет

Номенклатура справ ________ ______________________

(Підпис) (Прізвище, ініціали)

_______________№_______ "______"______________199__р.

на 199__рік

Індекс

справи

Найменування справи К - сть

справ

Строк зберігання справи

і номери статей за

переліком

Примітка

1 2 3 4 5

1. Документи ради

1-1 Протоколи сесійних засідань. Постійно, ст.6 Заводиться окремо на

кожну сесію

1.2 Рішення ради. Постійно, ст. 6

1.3 Перспективні І поточні плани

роботи.

1 рік, ст. 42

1.4 Довідки, інформації про роботу

депутатів і депутатських об'єднань.

Постійно, ст. 9

1.5 Списки депутатів

сільської ради.

75 років, ст. 1324

1.6 Статистичні звіти про склад

депутатів, постійних комісій та

виконкому.

Постійно, ст. 298

1.7 Протоколи засідань постійних

комісій, Інші матеріали і їх плани

роботи.

Постійно, ст. 15 Справи формуються

окремо по кожній

комісії

2. Документи сільського голови

та виконавчого комітету ради.

2.1 Рішення, розпорядження, інші

документи вищестоящих органів,

що стосуються голови та виконкому.

Доки не мине

потреба, ст. 6

2.2 Протоколи засідань виконавчого

комітету.

Постійно, ст. 6

2.3 Рішення виконкому. Постійно, ст. 6

2.4 Розпорядження

сільського голови.

Постійно, ст. 6

2.5 Перспективні і поточні плани роботи

виконкому.

5 років, ст. 42 ЕПК

2.6 Статистичні відомості, що подаються

виконкомом у

статистичні органи.

Доки не мине потреба,

ст.298

2.7 По господарські книги. Постійно, ст. 298

2.8 Довідки, інші матеріали з питань

керівництва роботою підпорядкованих

підприємств, організацій та установ.

Постійно, ст. 21

2.9 Довідки, матеріали з питань здійснення

звя'зків з підприємствами, організаціями,

установами різних форм власності і

підпорядкування, які здійснюють

обслуговування територіальної громади.

Постійно, ст. 21

2.10 Листування з виконавчими державними

органами, господарськими структурами

з питань економічного і соціально-

культурного розвитку села.

5 років, ст. 158

2.11 Документи з питань адміністративно-

територіального устрою.

Постійно, ст. 6

2.12 Нагородні справи. Постійно, ст. 679

2.13 Листи, запити народних депутатів

України і депутатів місцевих рад та

матеріали по їх розгляду.

10 років, ст. 1а,ЕПК

2.14 Пропозиції, заяви і скарги громадян з

питань покращення роботи сільської

ради і виконкому.

Постійно, ст. 28 а

2.15 Заяви і скарги громадян з особистих

питань і матеріали по їх розгляду.

5 років, ст. 28 б

2.16. Листування з партійними та

громадськими організаціями, різне.

3 роки, ст. 57

4.17 Домові книги. Постійно, ст. 779

2.18 Журнал реєстрації вхідної документації. З роки, ст. 100

2.19 Журнал реєстрації вихідних і

внутрішніх документів.

З роки, ст. 100

2.20 Журнал реєстрації пропозицій, заяв і

скарг громадян.

5 років, ст. 95

2.21 Журнал реєстрації прийому громадян. 3 роки,ст.96

2.22 Номенклатура справ, описи справ

постійного строку зберігання, акти про

виділення до знищення документів.

Постійно, ст. 89, ст. 109

3. Виборча документація

(Розділ ведеться у рік виборів

та в разі виборів замість вибулих)

3.1 "Іостанови, інструкції, листи Верховної

Ради України, Центральної виборчої

комісії.

До заміни новими, ст.

56, ч.2

3.2 Протоколи засідань сільської виборчої

комісії.

Постійно, ст. 56, ч, 2

3.3 Протоколи засідань дільничних

виборчих комісій.

Постійно, ст. 56, ч. 2

3.4 Протоколи по висуванню кандидатів у

депутати та на посаду сільського

голови.

- 4 роки, ст.56, ч. 3

3.5 Матеріали передвиборної агітації

(плакати та інше).

4 роки, ст.56, ч. 3

3.6 Матеріали, пов'язані із заявами і

скаргами громадян, що стосуються

виборів.

4 роки, ст.56, ч. 3

3.7 Матеріали з питань фінансового і

матеріально-технічного забезпечення

виборів.

4 роки, ст.56, ч. 3

3.8 Оперативні відомості про хід

голосування.

4 роки, ст.56, ч. 3

4. Документи з питань безпосереднього

здійснення місцевого самоврядування.

4.1 Матеріали проведення місцевих

референдумів.

Постійно, ст.56, ч. 2 ЗУ

про вибори

4.2 Протоколи зборів громадян за місцем

проживання.

Постійно, ст. 6

Переліку

4.3 Протоколи з питань місцевих ініціатив. Постійно, ст. 6

4.4 Протоколи засідань органів

самоорганізації населення (сільських,

вуличних, домових комітетів).

Постійно, ст. 6

5. Кадри і штати.

5.1 Номенклатура кадрів сільської ради і ЇЇ

виконавчого комітету

Постійно, ст. 526

5.2 Кадровий резерв. 5 років, ст. 536

5.3 Штатний розпис. 75 років, ст. 525

5.4 Листування з вищестоящими органами з

кадрових питань.

3 роки,ст.502

5.5 Особові справи працівників ради і

виконавчого комітету.

75 років "В",

СТ.513в

5.6 Матеріали по навчанню кадрів і активу

ради та виконавчого комітету.

З роки, ст. 1336

б. Нотаріальні дії та записи актів

громадянського стану.

6.1 Реєстри для реєстрації нотаріальних дій. Постійно, ст. 202

6.2 Реєстри для реєстрації заборонених

відчужень житлових будівель.

75 років, ст. 203