Методичні рекомендації - Діловодство в міських та сільських радах

6.3 Книги обліку цінностей при вжитті

заходів по охороні спадкового майна.

75 років, ст. 211

6.4 Заповіти, в тому числі прирівнені до

нотаріальних засвідчень, і алфавітні

книги до них.

75 років, ст. 212

6.5 Доручення. 3 роки, ст. 213 3 дня закінчення строку

їх дій

6.6 Постанови і переписка з питань відмови

у

здійсненні нотаріальних дій.

3 роки,ст.223

6.7 Листування з судовими та іншими

органами з нотаріальних питань.

3 роки, ст. 214

6.8 Книга реєстрації актів громадянського

стану.

75 років, ст. 376

6.9 Книга обліку надходження і

використання бланків свідоцтв про

реєстрацію актів громадянського стану.

1 рік, ст. 4.59 3 наступною передачею

в архів ЗАГСу

6.10 Звіт про витрачання

бланків.

1 рік, ст.2.4 3 наступною

передачею в архів

ЗАГСу

7. Облік

військовозобов'язаних

7.1 Книга обліку військовозобов'язаних. 3 роки, ст. 547

7.2 Книга (картки) обліку призовників. 3 роки, ст.547

7.3 Книга (картки) обліку офіцерів,

прапорщиків, старшин, сержантів,

солдатів, матросів запасу.

3 роки, ст. 547

7.4 Книга (картки) обліку допризовників. 3 роки, ст.547

7.5 Книга звірок первинного

обліку військовозобов'язаних і

призовників.

3 роки, ст. 547

7.6 Листування по обліку призову

військовозобов'язаних.

І рік, ст. 548

8. Бюджетно * фінансові матеріали

і бухгалтерський облік.

8.) Сільський бюджет.

Копія.

Постійно, ст. 189 Оригінал у справі з

протоколом сесії

8.2 Річний звіт про виконання бюджету.

Копія.

Доки не мине

потреба, ст. 198

Оригінал у справі з

протоколом сесії

8.3 Листування з фінансових,

бухгалтерських і господарських питань.

3 роки ,ст. 197

8.4 Річні бухгалтерські звіти з необхідними

додатками і пояснювальними записками

до них.

Постійно, ст.308

8.5 Квартальні бухгалтерські звіти про

виконання кошторису видатків

установ, що фінансуються із

сільського бюджету.

3 роки,ст.308

8.6 Протоколи, копії розпоряджень та

інші матеріали про встановлення

посадових окладів і персональних

надбавок до заробітної плати.

10 років, ст. 523

8.7 Документи соціального страхування

та соціального захисту населення.

3 роки, ст. 690

8.8 Акти про приймання, передачу і

списання майна і матеріалів.

З роки, ст. 315 За умови

завершення ревізії

8.9 Книга прибутків. 3 роки, ст. 322 За умови

завершення ревізії

8.10 Книга видатків. 3 роки, ст. 322 За умови

завершення ревізії

8.11 Книга обліку господарського майна і

матеріалів.

3 роки, ст. 322

8.12 Книга обліку будинків і

будівель.

Постійно, ст. 336 До нової

переоцінки

основних фондів

8.13 Особові рахунки платників сільгосп-

податку і страхових платежів.

5 років, ст. 273 Після припинення

діяльності

8.14 Особові рахунки по

самооподаткуванню.

5 років, ст. 273 Після припинення

діяльності

8.15 Кошториси адміністративно-

господарських видатків

сільвиконкому і підпорядкованих

установ, організацій та підприємств.

5 років, ст. 211

8.16 Бухгалтерські документи касового і

меморіального порядку з додатками

до них.

3 роки, ст. 324

8.17 Книги (картотеки) бухгалтерського

обліку.

3 роки, ст. 322 За умови

завершення ревізії

8.18 Оборотні відомості. 3 роки, ст. 322 За умови

завершення ревізії

8.19 Касова книга. З роки, ст.322 За умови

завершення

ревізії

8.20 Акти документальних ревізій і

перевірок бюджетно - фінансової

діяльності сільвиконкому.

5 років, ст. 342 За умови

завершення ревізії

8.21 Особові рахунки

(картки-довідки) працівників ради і

виконкому.

75 років "Б", ст. 316 Після завершення

виплат

8.22 Розрахункові відомості на видачу

заробітної плати.

5 років, ст. 317 За відсутністю

особових рахунків

-75 років

8.23 Документи про інвентаризацію

майна і товарно-матеріальних

цінностей виконкому і

підпорядкованих установ.

3 роки, ст. 330 За умови

завершення

ревізії

8.24 Договори і угоди (господарські,

трудові).

3 роки, ст. 345 Після завершення

строків дії за умови

завершення ревізії

За 199__рік заведено всього ______________________ справ.

З них: а) постійного зберігання ______________ справ.

б) тривалого зберігання ______________ справ.

в) тимчасового зберігання ____________ справ.

г) переходить на наступний рік _______ справ.

При розробці номенклатури використано "Перелік типових документів, що утворюються в

діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і

підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" — Київ, 1997 рік, аналогічний

відомчий "Перелік..." служб юстиції (до розділу "Нотаріальні дії та записи актів громадянського

стану") та Закон України "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських

голів" до розділу "Виборча документація"".

Секретар ради і виконкому ________ ________________________

(підпис) (прізвище та ініціали)

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

ЕПК держархіву _______________ району.

"____"______________199__рік.

ОКРЕМІ ДОДАТКИ

До Примірної інструкції з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах

виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої

влади, затвердженої постановою Кабінетів Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153,

вимоги яких обов'язкові для всіх установ України, а також деякі зразки документів з діловодства

сільських, селищних, міських рад і їх виконавчих комітетів.

* * *

Примірний перелік

документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми, листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Поздоровчі листи і запрошення.

11. Друкованні видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

Примітка: документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному

обліку у відповідних структурних підрозділах (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі

науково-технічної інформації).

Реєстраційно-контрольна картка (РКК)

12 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Автор документа

або кореспондент

Назва виду документа Термін

виконання

70 70

Дата та індекс надходження Дата та індекс документа

105

Заголовок документа або короткий зміст

Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець

Позначка про виконання Розписка Б одержанні документе

210

Лицьовий бік

Контрольні відмітки

Фонд№ Опис№ Справа №

70 70

210

Зворотний бік

ПЕРЕЛІК

обов'язкових реквізитів для заповнення

реєстраційно-контрольної картки(РКК)

п\п

Реквізити Пояснення до заповнення

1

Назва виду документа Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа

не заповнюється .

2 Автор

(кореспондент)

Під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установя(особи) - автора

документа . Під час реєстрації документа, що відправляється, записується найменування

установи(особи) - кореспондента . Допускається скорочене найменування установи .

3 Дата документа Дата, надана документу установою-автором, переноситься на картку трьома парами арабських

цифр(число, місяць, рік)

4 Індекс документа Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на картку з документа, шо

надійшов або відправляється .

5 Дата надходження документа Переноситься на картку з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр.

6 Індекс надходження Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації

надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа заповнюється

номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами.

7 Заголовок документа або короткий

зміст

Переноситься заголовок, сформульований на документі. У

разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил.

8 Резолюція Переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата

резолюції.

9 Відповідальний виконавець Прізвище, ініціали відповідального виконавця переноситься з резолюції, можливе зазначення

номера телефону.

10 Термін виконання Проставляється число, місяць, рік трьома парами арабських цифр • Під час реєстрації

ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді.

11 Відмітка про виконання Короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа - відповіді.

Форма А4 (210x297)

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Дата над- Кореспондент, Резолюція

№ ходження дата та індекс Короткий або кому

п/п

та індекс одержаного

ЗМІСТ

направлений

документа документа документ

]

2

3 4 5 6

Форма А4 (210x297)

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВИХІДНИХ ТА ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ

п/п Дата та індекс документа Кореспондент Короткий зміст Відмітка про

виконання документа

І 2 3 4 5

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ПОСВІДЧЕНЬ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

п/п

Прізвище, ім'я, по батькові Місце роботи та

посада

Місце та мета

відрядження

Дата і номер

посвідчення

Термін відрядження Термін фактичного

перебування V

відрядженні

І

2 3 4 5 б 7

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню

І.Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи;

передачі справ; ліквідації установ).

2. Завдання ( на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на

проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт, технічні тощо).

3. Звіти ( про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат ( на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на

підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Нормативи ( витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного

проектування; чисельності працівників тощо).

6. Переліки ( посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних

матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).

7. Плани ( виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних

робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за

встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від

капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

8. Програми ( проведення робіт і заходів, відрядження тощо).

9. Розцінка на здійснення робіт.

10. Статути державних підприємств ( об'єднань ).

11. Структура і штатна чисельність.

12. Форми уніфікованих документів.

13. Штатні розписи.

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка

1. Акти ( прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання;

експертизи тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що направляються до Вищої

атестаційної комісії України.

4. Довідки ( лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на

зарплату: про нараховану і належну зарплату тощо).

5. Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні,

платіжні доручення.

6. Договори ( про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди,

оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

7. Завдання ( на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні

тощо).

8. Заяви ( на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

9. Заявки ( на обладнання, винаходи тощо).

10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-

господарські операції.

11. Посвідчення про відрядження.

12. Кошториси витрат ( на утримання апарату управління: на підготовку та освоєння

виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні ( на виконання робіт, послуг тощо).

14. Подання і клопотання ( про нагородження орденами і медалями; преміями).

15. Протоколи ( погодження планів поставок ).

16. Реєстри ( чеків, бюджетних доручень ).

17. Специфікації ( виробів, продукції тощо).

18. Статути державних підприємств ( об'єднань ) .

19. Титульні списки.

20. Штатні розписи.

Перелік документів із зазначенням строків виконання

1. Депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня його

одержання або інший строк, установлений

Верховною Радою України

2. Звернення народного депутата

України та депутата місцевої ради - протягом не більш як 10 днів з дня

одержання

3. Листи-доручення

і листи-запити установ

вищого рівня - до зазначеного в них терміну або

протягом 30 днів

4. Звіт бухгалтерський

і баланс річний - розгляд, затвердження і повідомлення рішень

за ними у 15-денний строк з дня одержання

5. Телеграми, в яких порушуються

питання, що потребують термінового

вирішення - до 2 днів, решта - протягом 10 днів

Форма

Перелік документів не виконаних, в установлений термін

за станом на_______________І99_ року.

п/п Звідки надійшов

документ, номер і

дата

Короткий зміст Термін

виконання

Прізвище і посада

виконавця

Причина невиконання в

строк

Стан виконання Коли буде

виконано

Секретар ради і

виконкому ___________ _________________

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Форма

Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю,

за станом на_______________199_року.

-----

№ п/п

Найменування Документи на контролі

та індекс

структурних підрозділів,

підпорядкованих установ

(виконавців)

Всього Надійшло у поперед-

ньому місяці

з них:

Виконані Виконуються в

термін

3 продовженим

терміном

Прострочені

Секретар ради і

виконкому ___________ _________________

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Зразок

акта про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню

____________________ ЗАТВЕРДЖУЮ

(найменування установи)

_________________________________

(найменування посади керівника установи)

________ ___________________

(підпис) (прізвище та ініціали)

______________________________

(дата)

АКТ

_____ № _____________

____________________________

(місце складання)

Про виділення для знищення документів,

що не підлягають зберіганню.

На підставі _________________________________________________

(назва і вихідні дані перелік;/ документів Із зазначенням строків їх зберігання)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення,

документи фонду

№_____________________________

(найменування фонду)

№ п/п

Заголовок справи або груповий

заголовок справ

Дата справи або крайні дати справи

Номери описів (номенклатур) за рік

(роки)

Індекси справи (тому, частини) за

номенклатурою або номер справи за

описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому,

частини) і номери статей за

Примітки

Разом ____________________________справ за _____________роки.

(цифрами і літерами)

Описи справ постійного зберігання за _______роки затверджені,

а з особового складу погодженні з ЕПК_______________________.

(найменування архівної установи)

(протокол від _____________№_________)

______________________________________ _________ _______________________

(найменування посади особи, яка проводила (підпис) (прізвище та ініціали)

експертизу цінності документів)

_________________________

(дата)

Схвалено

Протокол ЕК

Від _____________№________

Документ в кількості ___________________________________справ

(цифрами і літерами)

вагою _______кг здано в_____________________________________

(найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від

___________№____________.

__________________________________ ___________ _________________________

(найменування посади особи, (підпис) (прізвище та ініціали)

яка здала документи)

________________________________

(дата)

Зразки бланків

ради і виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради (адреса умовна)

Методичні рекомендації - Діловодство в міських та сільських радах

Подождите немного. Документ загружается.