Мельник М.В. (ред.) и др. Ревизия и контроль

Подождите немного. Документ загружается.

111

законодательству или стандартам, например, в соответствии с Единой

государственной системой делопроизводства приказы руководителя

организации и решения коллегиального органа организации исполняются

согласно указанному в них сроку, а письма организации с резолюцией ее

руководителя исполняются в течение 10 дней. Следует провести анализ

принимаемых решений.

Повышение эффективности в работе управления связано с прохождением

распорядительных и информационных документов. Ревизор проверяет систему

регистрации входящих и исходящих документов, систему движения

документов по подразделениям организации.

112

ГЛАВА 7. РЕВИЗИЯ ДОГОВОРНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

7.1. Заключение договоров

Реализация коммерческих планов любого хозяйствующего субъекта

невозможна без совершения сделок и заключения договоров

Определение договора содержится в ст. 420 ГК РФ. Договором признается

соглашение двух или нескольких лиц об установлении изменении или

прекращении гражданских прав и обязанностей. В соответствии со ст. 432 ГК

РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой форме

достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые

названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые

для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по

заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Как правило, для оформления хозяйственных отношений организации

используют договоры, предусмотренные частью второй ГК РФ. Однако

гражданское законодательство позволяет заключать договоры, не

предусмотренные законом или иными правовыми актами. Главное, чтобы такие

договоры не противоречили действующему законодательству.

Стороны могут заключить между собой договор, содержащий элементы

разных договоров. Данный договор будет называться смешанным- К

отношениям сторон по такому договору применяются в соответствующий

частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном

договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа

смешанного договора.

Согласно общему правилу условия договора определяются по усмотрению

сторон. Вместе с тем отдельные его условия могут быть предусмотрены в

законе или ином правовом акте. Важно правильно оценить этот момент. В

случае, когда в законе сформулировано какое-то правило и сделана оговорка

«если иное не предусмотрено договором» или другая равнозначная но

содержанию оговорка, то такая норма является диспозитивной. Диспозитивная

норма означает, что стороны при заключении договора вправе решить этот

вопрос так, как они считают нужным. Если же они этого не сделают, то будет

применяться общее правило, изложенное в диспозитивной норме. При

отсутствии в статье закона указанной оговорки норма является императивной и

стороны договора должны руководствоваться правилом, сформулированным в

данной норме. Изменить такое правило в договор они не имеют права.

113

В действующей организации должна осуществляться договорная работа

т.е. правовая деятельность, направленная на регулирование взаимоотношений с

контрагентами с помощью договоров. Данная работа имеет два цикла:

заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с

контрагентами) и использование договоров (оперативные мероприятия, учет,

контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств). Эти два

цикла договорной деятельности самостоятельные, разъединены во времени,

едины по направленности, характеру и содержанию решаемых вопросов.

В зависимости от задач, которые стоят перед организацией как •частником

разнообразных хозяйственных связей, следует различать:

• договорную работу по реализации результатов собственного

производства (договорная работа но заказам потребителей);

•договорную работу по обеспечению собственных потребностей в работах,

продукции, услугах со стороны.

Договорное оформление и выполнение заказов потребителей обычно

возлагается на плановый отдел, отдел сбыта либо на специально организуемый

договорный отдел. Договорная работа но обеспечению организации

материальными ресурсами сосредоточена в службах, ответственных за

материально-техническое снабжение, капитальное строительство, ремонт

оборудования и пр.

Действия, составляющие содержание работы по заключению и

исполнению договоров, группируются по стадиям, на каждой из которых

решаются определенные вопросы формирования и исполнения договорных

обязательств. Выделим шесть таких стадий.

1. Подготовка к заключению договоров. На данной стадии, как правило,

решаются вопросы проведения преддоговорных переговоров с будущим

контрагентом, разрабатываются основные условия договоров,

подготавливаются бланки договоров, составляются планы договорной

кампании.

2. Оценка оснований заключения договоров. На данной стадии решению

подлежит основной вопрос: заключать или нет договор. Для этого

анализируются производственная и коммерческая ситуация, в которой

находится организация.

3 Оформление договорных отношений. На этой стадии проводится работа

над проектами договоров, урегулируются разногласия, конкретизируется

содержание договоров, порядок внесения в него изучений и расторжения.

4 Доведение содержания договора до исполнителей. На этой стадии

исполнители получают информацию в следующих формах:

• непосредственное ознакомление заинтересованных лиц с договорной,

документацией, что обычно удостоверяется их подписью;

114

• передача подразделениям организации выписок из договоров (копий

договорных документов);

• издание специальных документов, содержащих систематизированную

информацию об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок

и т.п.).

Недоведение договорной информации до исполнителей должно

рассматриваться как серьезное дисциплинарное нарушение, влекущее за собой

применение мер ответственности.

5. Контроль за исполнением договоров. На этой стадии осуществляется

деятельность, направленная на поддержание соответствия работы организации

задачам достижения конечных результатов производства, установленных в

договорах, путем сравнения данных об условиях договоров с данными о ходе

производства.

6. Оценка результатов исполнения договоров. На этой стадии определяют

результаты исполнения договоров с помощью сравнения предусмотренных в

договоре показателей с фактически достигнутыми анализируют результаты

исполнения договоров с точки зрения возможности применения мер или

санкций, разрабатывают мероприятия по улучшению исполнения договоров,

устранение причин их нарушения.

Договор как документ, являющийся основанием возникновения прав и

обязанностей у субъектов хозяйственных отношений, должен включать в себя

положения, из которых должно быть ясно, для чего заключен договор, какие

обязательства берут на себя стороны, какая возникнет ответственность в случае

невыполнения обязательств. Содержание положений договора во многом

зависит, какой договор заключается - договор поставки или договор на

оказание услуг. Общие правила можно найти в соответствующих статьях

Гражданского кодекса Российской Федерации. Определим, каким требованиям

должен соответствовать договор как юридический документ и какие реквизиты

для этого необходимы.

Форма документа. Руководствуясь ст. 161 ГК РФ, юридические лица при

совершении сделок между собой и с гражданами должны заключать договор в

письменной форме. Письменная форма по общему правилу подразумевает

составление одного документа, подписанного сторонами. Именно в едином

документе под заголовком «договор», «контракт», «соглашение» стороны

определяют все существенные условия предстоящей сделки. Преимущество

данного способа заключения договора состоит в том, что между сторонами

практически не возникает спор о факте заключения договора.

115

Действующим законодательством предусматривается, что договор той

письменной форме может быть заключен также путем обмена документами

посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной электронной

или иной связи, позволяющей достоверно установить что документ исходит от

стороны ни договору. Данное право предоставлено юридическим лицам ст. 434

ГК РФ. Такой способ заключения договора таит в себе много опасностей,

главная состоит в том, что не любое письмо или телеграмма, тем более

телефонограмма свидетельствует о заключении договора между сторонами.

Отсутствие единого документа может привести к неправильному толкованию

той или иной хозяйственной операции.

Еще одним способом заключения договора, при котором требование о

простой письменной форме признается выполненным, является совершение

лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по

выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров,

предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и

т.п.). Пример такого способа ~ выписка и оплата счета. Предъявление счета (до

его оплаты) не свидетельствует о том, что у сторон возникли какие-либо права

и обязанности. Выписка счета содержит требования продавца к покупателю

oплачивать товар, т.е. означает, что продавец готов вступить в договорные

отношения с покупателем и передать в его распоряжение товар, как только тот

будет оплачен, В случае оплаты товара покупателем по счету продавца между

сторонами возникают отношения по договору купли-продажи, поскольку это

означает, что покупатель согласен с условиями предложенного ему договора.

Для того чтобы счет выполнял соответствующие функции договорного

документа, в нем должны быть указаны:

• дата выдачи счета;

• наименование продавца и его банковские реквизиты;

• наименование покупателя;

• наименование товара (услуги);

• Пена за единицу товара;

• общая сумма счета или причитающегося платежа;

• подпись уполномоченного лица, выписавшего счет.

Иногда в счете указывается срок, в течение которого должен быть

произведен платеж по счету. В противном случае счет при его оплате после

истечения этого срока может быть аннулирован продавцом.

Данный способ заключения договора часто практикуется при розничных и

мелкооптовых продажах.

116

При заключениях долгосрочных договоров, стоимость которых имеет

существенное значение, организациям необходимо составлять единый

письменный документ, способы факсимильной связи и oплаты счета должны

быть исключением.

Дата подписания договора. Дата подписания договора - важный его

реквизит, с которым связаны определенные правовые последствия, в частности,

момент времени, с которого начинает действовать договор, и окончание срока

его действия. Если стороны договора подписывают его в разное время, то он

считается заключенным с момента подписания последней стороной.

Следует также учитывать, что согласно ст. 422 ГК РФ договор должен

соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом

или иными правовыми актами, действующими в момент его заключения.

Значит, указание конкретной даты заключения договора необходимо еще и для

того, чтобы точно знать, каким нормативным актом следует руководствоваться

как при заключении договора так и при его исполнении,

Место совершения сделки. Данное условие может иметь большое

юридическое значение- По законодательству местом совершения сделки

определяются:

• правоспособность и дееспособность лиц, совершающих сделку;

• форма сделки.

Место совершения сделки особенно важно при заключении

внешнеторговых контрактов и договоров с фирмами государств — членов СНГ.

Точное указание должности, фамилии, имени, отчества лица,

подписавшего договор. Договор от имени юридического лица должно

подписывать лицо, имеющее соответствующие полномочия. Такими

полномочиями обладают руководитель исполнительного органа (директор,

генеральный директор) либо лицо, действующее по доверенности. Директор

либо генеральный директор действуют на основании устава организации, их

подпись должна быть заверена ее печатью. В случае подписания договора по

доверенности к договору должна быть приложена доверенность с подписью

лица, выдавшего ее, И печатью организации. В этом случае печать на договоре

не требуется. В договоре должны быть указаны должность лица,

подписывающей договор, и полностью фамилия, имя, отчество.

Статьей 183 ГК РФ установлено следующее: при отсутствии полномочий

действовать от имени другого лица или превышении таких полномочий сделка

считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если

другое лицо эту сделку не признает. Сотрудник

117

организации, подписавший документ, не будучи на то уполномоченным

самостоятельно отвечает за последствия подписанного. Однако юридическое

лицо может признать подпись своего сотрудника.

Признает возможно в таких формах:

• письменное или устное одобрение;

• признание претензии контрагента;

• оплата или приемка товаров, свидетельствующая о признании подписи

юридическим лицом;

• заключение другой сделки в обеспечение или во исполнение

предыдущей;

• просьба об отсрочке или рассрочке исполнения;

• акцепт инкассового поручения.

Еще одним важным моментом оформления договора являются реквизиты

сторон. В отношении каждой стороны должны быть указаны;

• почтовые реквизиты;

• местонахождение (юридический адрес организации);

• фактический адрес;

• банковские реквизиты;

• отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для

контейнеров и т.д.).

Особое внимание необходимо уделить наличию и правильности сведений,

касающихся юридического адреса и банковских реквизитов.

7.2. Основные вопросы, решаемые в процессе ревизии договорной

дисциплины

Дня того чтобы уяснить себе, каким образом происходит процесс ревизии

договорной дисциплины, кратко охарактеризуем основные его элементы,

Ревизия системы документооборота по договорам. Ревизия соблюдения

договорной дисциплины обязательно должна начинаться ревизии системы

документооборота. В крупной организации, как правило существует

юридический отдел или отдел по работе с договорами. Однако даже при

наличии такого отдела движение договоров в организации представляет собой

сложный процесс. В этом процессе участвуют службы организации: отделы

снабжения, сбыта, которые могут заниматься составлением договоров или

получать их от контрагентов (регистрация), должностные лица, визирующие

договоры руководство организации (подписание); отделы, ведущие

претензионную работу. Ревизору необходимо составить схему Договоров и

проверить их фактическое движение.

118

Руководствуясь номенклатурой дел, ревизору необходимо выяснить, какие

дела, связанные с договорами, должны вестись в организации, в каких

подразделениях. Минимальным перечнем дел являются журнал регистрации

договоров, договоры с поставщиками и покупателями. Перечень зависит от

размера организации и характера деятельности. Фактический контроль ведения

установленных дел обходимо провести во всех подразделениях организации.

Важным моментом системы документе оборота является регистрация

договоров. Ревизору необходимо определить, в какой момент регистрируются

договоры — до подписания руководителем или после. Подписание договора

без регистрации в журнале может привести к тому, что договор будет

отправлен контрагенту без регистрации. Регистрироваться должны договоры

как составляемые непосредственно в организации, так и полученные от

контрагентов.

При заключении договоров с поставщиками на основании утвержденного

положения либо решения руководителя по каждому индивидуальному случаю

должны изучаться предложения с целью наиболее эффективного использования

финансовых средств. Исследование предложений поставщиков обязательно

проводится при заключении договоров па поставку оборудования, при

привлечении строительных и подрядных организаций, в случае заключения

логово-ров на консультационные и информационные услуги.

Ревизору следует проанализировать материалы о конкурсном отборе

поставщиков. При отсутствии данных материалов либо сомнении в реальности

проделанной работы необходимо отразить данный факт в акте ревизии.

Руководитель, заключая договор, должен иметь полную уверенность в том,

что предлагаемый к подписанию договор максимально соответствует

потребностям организации. Такую уверенность обеспечивает система

визирования договоров. В данном случае должностные лица несут

ответственность в соответствии со своими обязанностями. Виза начальника

отдела снабжения свидетельствует о необходимости осуществления покупки,

начальника планово-экономического отдела — о соответствии цены и наличия

запланированных средств, виза главного бухгалтера — об отсутствии

трудностей с отражением данной операции в бухгалтерском учете, виза

начальника юридического отдела — о соответствии текста договора

действующему законодательству. В opганизации обязательно должна

действовать система визирования договоров- Ревизору необходимо убедиться,

что все заключаемые договоры имеют визы согласования, выявить факты

подписан незавизированных договоров и отразить данные факты в акте

ревизии.

119

Ревизируемая организация должна представить проверяющим ценный

список лиц, имеющих право визирования и подписания договоров с образцами

их подписей. Ревизору требуется выборочно, а при возможности сплошным

способом проверить соответствие образцов подписей подписям, имеющимся на

договорах. Очень часто преамбуле к договору указывают генерального

директора, а ставит свою подпись его заместитель. Подобные случаи могут

привести к негативным последствиям. Выявленные факты несоответствия

подписей должны быть отражены ревизором в документах.

Выборочная документальная проверка соответствия договоров,

заключенных организацией за ревизуемый период, требованиям

действующего законодательства. Ревизор выборочно (размер выборки

зависит от общего объема договоров, заключенных организацией за

ревизуемый период) изучает соответствие договоров требованиям

действующего законодательства. Ревизор выясняет, соответствуют ли договоры

требованиям действую и (его законодательства по форме и содержанию,

устанавливает наличие в договорах всех существенных условий, которые

необходимо предусмотреть в гражданско-правовом договоре данного вида.

Существенными являются условия договора, которые названы в нормативных

актах как существенные условия о предмете договора, а также те, относительно

которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Что касается формы договора, то, например, договоры между юридическими

лицами должны быть заключены только в письменной форме. Проверяется

наличие всех необходимых реквизитов, придающих договору юридическую

силу. Ревизор определяет, соблюдено ли условие обязательного нотариального

удостоверения договора или требование о его государственной регистрации.

Так, сделки с недвижимым имуществом в случаях, предусмотренных законом,

подлежат государственной регистрации. Ревизор проверяет полномочия лица,

подписавшего договор. Например, крупные сделки, совершенные

руководителем (генеральным директор, директором и др.) акционерного

общества, в случаях, предусмотренных Законом об акционерных обществах,

подлежат одобрению советом директоров либо общим собранием акционеров

общества.

Выборочная документальная проверка условий договоров,

заключенных организацией за ревизуемый период. Ревизор выборочно

(объем выборки зависит от общего объема договоров, заключенных

организацией за ревизуемый период) проверяет наличие условий договоров,

выполнение которых может повлечь за собой негативные последствия для

ревизуемой организации, либо отсутствие

120

определенных условий, что также может привести к негативным следствиям.

Бывает, что установленные в договоре условия либо отсутствие определенных

условий не противоречат требованиям законодательства, однако это может

создать трудности для ревизуем организации, например, отсутствие в договоре

купли-продажи условий о цене товара, сроках и формах расчетов или наличие в

договоре условий об одностороннем изменении контрагентом условий о цене

договора, порядке и форме расчетов.

Анализ договоров, заключенных организацией за ревизуемый период. В

случае выявления в ходе ревизии условий договорив, не соответствующих

требованиям действующего законодательства ревизор выясняет, действительны

ли данные сделки. Например, недействительны сделки, не соответствующие но

содержанию требованиям действующего законодательства, заключенные в

ненадлежащей форме или неуполномоченным лицом. Как мы уже говорили,

сделка считается заключенной с момента достижения соглашения сторон по

всем существенным условиям; сделка, требующая государственной

регистрации, считается заключенной с момента такой регистрации. При

выявлении недействительных сделок ревизор выясняет, признается данная

сделка недействительной но решению суда (оспоримая сделка) либо без такого

решения (ничтожная сделка). Например, сделка, противоречащая требованиям

действующего законодательства, ничтожна, если законом не установлено, что

такая сделка оспорима. Ревизор выясняет возможные негативные последствия

признания сделок недействительными или незаключенными, разрабатывает

рекомендации по минимизации данных рисков и излагает свои соображения

относительно указанных последствий. Например, сделка с недвижимым

имуществом, требующая государственной регистрации, считается заключенной

с момента такой регистрации. Такая сделка, не прошедшая стадию

государственной регистрации, признается незаключенной. В случае отнесения

расходов по этой сделке на себестоимость продукции (работ, услуг) возможно

признание налоговой инспекцией подобных действий необоснованными,

поскольку в результате такого отнесения занижается облагаемая база по налогу

на прибыль. Еще один пример: в договоре содержится условие об

одностороннем изменении контрагентом цены, порядка и формы расчете.

Согласования с ревизуемой организацией данных условий не нужно.

Ревизия контроля за исполнением договоров. Все заключаемые договоры

предполагают выполнение каких-либо обязательства в зависимости от

своевременности и полноты выполнения которых зависит эффективность

деятельности организации. Создать единую