Маренков Н.Л. Ревизия и контроль в коммерческих организациях

Подождите немного. Документ загружается.

• за несанкционированным проникновением в помеще-

ния (охрана, пропускной режим, сигнализация, техни-

ческие средства наблюдения);

• за несанкционированным доступом к компьютерной и

некомпьютерной информационной базе (система компь-

ютерных паролей, инициирование изменений в файлах,

сейфах), мероприятия по блокированию несанкциони-

рованного получения информации с помощью техни-

ческих средств (защита от наблюдения и фотографиро-

вания, от подслушивания, от перехвата);

• за допуском сотрудников к ознакомлению и работе с

документами и бездокументарными носителями инфор-

мации конфиденциального характера с целью исключе-

ния возможности ознакомления со сведениями, не от-

носящимися к выполняемой ими работе, и разглаше-

ния коммерческой тайны организации. Такая система

должна включать: схему выдачи разрешений на доступ

сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую

тайну; оформление обязательств о неразглашении све-

дений, составляющих коммерческую тайну; формаль-

ное установление порядка работы с документами с гри-

фом «КТ» (коммерческая тайна); контроль и ведение

досье на сотрудников, допущенных к работе с докумен-

тами и материалами, составляющими коммерческую

тайну; учет и анализ нарушений режима работы с доку-

ментами, содержащими коммерческую тайну, а также

различного рода попыток несанкционированного досту-

па к конфиденциальным документам традиционного и

автоматизированного исполнения.

Лимиты полномочий при заказе товаров (услуг, ра-

бот). Решения по заказам, превышающим установленный

уровень, должны приниматься на совете директоров (прав-

лении) либо на оперативном совещании управленческих

работников верхнего звена (заместителей директора по

экономическим, коммерческим, финансовым, производ-

ственным вопросам. По крупным сделкам решения необ-

ходимо принимать на общем собрании собственников.

Регламентация деятельности на основе специальных

схем последовательности операций. Такие схемы долж-

161

6-Ревизия и контроль

ны содержать необходимую информацию о разделении

обязанностей, санкционировании операций, процедурах

контроля, а также правила, определяющие порядок ка-

кой-либо деятельности. Информация в схемах должна

быть представлена в легкой для понимания, наглядной

форме. Очевидно, что эти схемы необходимо своевремен-

но доводить до сотрудников.

Внедрение новых информационных технологий в

учетную и контрольную деятельность. Крупным орга-

низациям корпоративного типа с множеством относитель-

но самостоятельных подразделений), имеющим достаточ-

но устойчивую организационную и финансовую структу-

ру, с резервами роста, налаженными процессами снабже-

ния и сбыта, целесообразно поэтапно переходить на но-

вые качественные программные технологии, в том числе

полнофункциональные, реализованные на основе едино-

го информационного пространства. Это позволит:

• устранить проблемы несогласованности загрузки

мощностей и заказов клиентов;

• повысить производительность контрольной деятель-

ности работников;

• обеспечить режим управления организацией в ре-

альном масштабе времени (что даст общесистемный

эффект управления организацией);

• обеспечить эффективное и согласованное взаимодей-

ствие между подразделениями, исключающее дуб-

лирование информации;

• исключить проникновение ошибочной информации

при подготовке и вводе данных в компьютерную

систему ручным способом («узкое место» традици-

онных технологий);

• исключить производственный брак (например, кон-

троль качества с помощью технологии штрихового

кодирования обрабатываемых узлов и деталей);

• оперативно контролировать по каналам связи дви-

жение грузов на всех участках маршрута (техноло-

гии «безбумажного» информационного отслежива-

ния материальных потоков).

162

6-2

Использование автоматизированных систем учета

для подготовки управленческих маркетинговых реше-

ний (позиционирование товара на рынке, выбор эффек-

тивных методов рекламы, управление товарно-материаль-

ными запасами, выбор поставщиков и покупателей, це-

новая и ассортиментная политика, составление прогно-

зов продаж в количественном и суммовом выражении с

учетом существующих условий, конкурентоспособность

продукции) позволит реально интегрировать маркетинг в

систему управления организацией. Качество внедряемых

АСУ должно быть достаточно высоким, чтобы исключить

ошибки в аппаратных или программных средствах, кото-

рые могут привести к неправильной обработке операций.

Документальное подтверждение выполнения конт-

рольной работы. Каждое должностное лицо, исполняю-

щее важные контрольные функции, должно регулярно

отчитываться в письменной форме и ставить подпись,

подтверждающую, что эти функции исполняются. Такие

отчеты должны поступать в определенный координаци-

онный центр ответственности. Лицо, проверяющее дан-

ные отчеты, также должно ставить подпись, свидетель-

ствующую о том, что они проверены. Выполнение этого

правила позволяет координировать и контролировать ра-

боту звеньев системы внутреннего контроля.

Периодическое перераспределение обязанностей

между внутренними контролерами

(ревизорами,

внут-

ренними

аудиторами,

бухгалтерами). Во избежание зло-

употреблений и для повышения эффективности внутрен-

него контроля целесообразно периодически перераспре-

делять обязанности работников, имеющих необходимую

квалификацию и допуск к определенного вида работам.

Целесообразно ежегодно перераспределять сотрудников

бухгалтерии по эквивалентным с точки зрения оплаты

труда участкам учета. Квалификационный момент не дол-

жен рассматриваться как слабое звено в данной рекомен-

дации, если принять во внимание высокий уровень со-

временных требований к квалификации бухгалтера при

приеме на работу и консультации перераспределяемым

работникам со стороны внутренних аудиторов.

163

В российской практике используется предметная струк-

тура организации работы бухгалтерского аппарата, при

которой отдельные группы бухгалтеров выполняют ком-

плекс работ по определенным участкам учета (матери-

альная группа, группа учета оплаты труда, группа учета

готовой продукции и ее реализации). Здесь возможны

злоупотребления, обусловленные сосредоточением бухгал-

терского контроля над определенным типом хозяйствен-

ных операций в функциях одного лица или долговремен-

ным сговором лиц, ведущих учет на разных участках, а

также ошибки из-за повышенной утомляемости от моно-

тонной работы. Если в организации нет возможности ре-

гулярно проверять работу бухгалтеров, то подобные ошиб-

ки можно вообще не обнаружить, что чревато искажени-

ем всей отчетности.

Периодическое перераспределение обязанностей бух-

галтеров позволяет:

• снизить риск длительных злоупотреблений;

• уменьшить вероятность необнаружения ошибок бла-

годаря взаимному контролю бухгалтерами факти-

ческого состояния учета на принимаемом (переда-

ваемом) участке;

• снизить вероятность ошибок и повысить произво-

дительность бухгалтерского труда в результате сни-

жения утомляемости от монотонности работ на од-

ном и том же участке учета;

• более гибко использовать бухгалтерский персонал.

При работе на различных участках учета у бухгалте-

ров будет возможность сохранить на должном уровне ква-

лификацию, полученную ими до прихода в данную орга-

низацию. Если же бухгалтеров придется дополнительно

обучать для работы на новом участке, то при незначи-

тельных затратах эти работники станут взаимозаменяе-

мыми, что позволит более гибко их использовать для учета

хозяйственных операций.

Всесторонний контроль. Управление организацией и

ее развитие при наличии необходимых для этого ресур-

сов невозможны без эффективного всестороннего контро-

ля над всеми звеньями ее деятельности. При планирова-

164

6-4

нии контрольных мероприятий необходимо всесторонне

рассматривать экономический, юридический, научно-

технический, производственно-коммерческий и соци-

альный блоки. Неправильное понимание инструкций,

ошибки в суждениях, халатность персонала, рассеянность

или усталость ответственных лиц, столкновения по инте-

ресам между формальными и неформальными группами

в коллективах, конфликты, злоупотребления, неэтичное

поведение — все это должно быть объектом пристального

внимания со стороны соответствующих менеджеров, ра-

ботников отдела внутреннего аудита и отдела кадров.

Негативные тенденции необходимо своевременно гасить,

усиливать контроль в сферах деятельности «проблемных»

работников (коллективов). Например, основанием для

принятия решения провести внезапную (внеплановую)

проверку какого-либо из отделов бухгалтерии на предмет

качества ведения учета может служить кризисное психо-

физическое состояние работников, проявляющееся в не-

рвных срывах, конфликтах и т.п. Как правило, большин-

ство работников в период проблем личного характера,

конфликтов или болезни находятся в стрессовом состоя-

нии, что ослабляет их внимание и снижает ответствен-

ность за порученную работу. В этих условиях вероятность

появления ошибок в работе резко возрастает.

Понимание взаимосвязи объектов контроля. Бели в

процессе контроля объекта выявлены отклонения, пре-

вышающие допустимый уровень, целесообразно подверг-

нуть контрольным процедурам объекты, непосредствен-

но связанные с «проблемным». Такой подход позволяет

установить причины отклонений и предотвратить их по-

вторное появление. Например, внутренний аудитор при

проверке бухгалтерских записей, созданных прикладной

компьютерной программой, обнаружил, что отдельные

хозяйственные операции на существенные денежные сум-

мы отражены неправильной корреспонденцией бухгалтер-

ских счетов. В этом случае проводятся следующие конт-

рольные мероприятия: а) выявление и корректировка

искаженных показателей форм бухгалтерской отчетнос-

ти; б) оценка качества прикладной бухгалтерской про-

165

граммы либо всего программно-аппаратного комплекса;

в) оценка профессиональной компетентности бухгалтера,

не заметившего ошибку.

Приоритет предварительного контроля. Необходимо

усиливать превентивное начало в контроле, чтобы пре-

дупреждать возникновение отклонений, ухудшающих

состояние (действие) управляемого объекта. Это позво-

лит исключить возможные потери и затраты на приведе-

ние объекта контроля в требуемое состояние (действие).

Например, контроль на предмет соответствия различных

вариантов сбытовой политики (по всем ее элементам) внут-

ренним и внешним условиям функционирования органи-

зации предупреждает ухудшение ее положения на конку-

рентном рынке и позволяет наметить новые перспектив-

ные направления развития основной хозяйственной дея-

тельности,

Использование информации об отклонениях, полу-

ченной в предыдущих проверках. В каждой текущей

процедуре контроля предполагается использование инфор-

мации об отклонениях, выявленных предыдущими про-

цедурами контроля этого же объекта.

Непрерывность развития и совершенствования. Со

временем даже самые прогрессивные методы управления

устаревают. Система внутреннего контроля должна быть

построена таким образом, чтобы можно было гибко ее

«настраивать» на решение новых задач.

В п. 6 ст. 32 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-

ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» пре-

дусмотрено, что в обществах, имеющих более 15 участни-

ков, образование ревизионной комиссии или избрание ре-

визора является обязательным. Членом ревизионной ко-

миссии (ревизором) может быть лицо, не являющееся уча-

стником общества. Уставом общества с ограниченной от-

ветственностью может быть предусмотрено исполнение

функций ревизионной комиссии аудитором, не связанным

имущественными интересами с обществом, членами сове-

та директоров (наблюдательного совета)

общества,

с ли-

цом, осуществляющим функции единоличного исполни-

166

тельного органа общества, членами коллегиального испол-

нительного органа общества и участниками общества.

Общее собрание акционеров утверждает положение о

ревизоре (ревизионной комиссии), в котором определя-

ются статус, состав, функции, полномочия ревизионной

комиссии, порядок деятельности и отношений с иными

органами управления обществом.

Ревизионная комиссия осуществляет регулярные про-

верки и ревизии финансово-озяйственной деятельности и

текущей документации общества не реже одного раза в

год. Проверки могут проводиться по поручению собра-

ния акционеров, совета директоров, акционеров, владею-

щих в совокупности не менее чем 10% обыкновенных

акций, а также по инициативе самой комиссии.

Ревизионная комиссия осуществляет:

• проверку законности заключенных от имени обще-

ства договоров, совершаемых сделок, расчетов с кон-

трагентами;

• анализ соответствия ведения бухгалтерского и ста-

тистического учета существующим нормативным по-

ложениям;

• проверку соблюдения в финансово-хозяйственной и

производственной деятельности установленных

норм, нормативов, правил, ГОСТов, технических

условий и др.;

• анализ финансового положения общества, его пла-

тежеспособности, ликвидности активов, соотноше-

ния собственных и заемных средств;

• выявление резервов улучшения экономического со-

стояния и выработку рекомендаций для органов

управления обществом;

• проверку своевременности и правильности платежей

поставщикам продукции, работ, услуг, платежей в

бюджет, начислений и выплат дивидендов, процен-

тов по облигациям, погашения прочих обязательств;

• проверку правильности составления балансов обще-

ства, отчетной документации для налоговой инспек-

ции, статистических органов, органов государствен-

ного управления;

167

• проверку правомочности решении, принятых сове-

том директоров и правлением, их соответствия ус-

таву общества и решениям собрания акционеров;

• анализ решений собрания акционеров, вносит пред-

ложения по их изменению при расхождениях с за-

конодательством и нормативными актами мини-

стерств и ведомств.

Ревизионная комиссия в целях надлежащего выпол-

нения своих функций имеет право:

Ш получать от органов управления обществом, его под-

разделений и служб, должностных лиц все затребо-

ванные документы, необходимые для работы мате-

риалы, изучение которых соответствует функциям

и полномочиям ревизионной комиссии. Указанные

документы должны быть представлены ревизион-

ной комиссии в течение пяти дней после ее пись-

менного запроса;

• требовать от полномочных лиц созыва заседаний

правления, совета директоров, собрания акционе-

ров в случаях, когда выявление нарушений в про-

изводственно-хозяйственной, финансовой, правовой

деятельности или угроза интересам общества требу-

ет решения по вопросам, находящимся в компетен-

ции данных органов управления обществом;

• созывать собрание акционеров в случаях, когда вы-

являются нарушения в производственно-хозяйствен-

ной, финансовой, правовой деятельности или есть

угроза интересам общества;

• требовать личного объяснения от работников обще-

ства, включая любых должностных лиц, по вопро-

сам, находящимся в компетенции ревизионной ко-

миссии;

• привлекать на договорной основе к своей работе спе-

циалистов, не занимающих штатных должностей в

обществе;

• ставить перед управляющими органами общества,

его подразделений и служб вопрос об ответственно-

сти работников общества, включая должностных

лиц, в случае нарушения ими положений, правил,

инструкций, принимаемых обществом.

168

При проведении проверок члены ревизионной комис-

сии обязаны изучить все документы и материалы, отно-

сящиеся к предмету проверки. За неверные заключения

члены ревизионной комиссии несут ответственность, мера

которой определяется собранием акционеров.

Если в течение срока действия предоставленных ему

полномочий член ревизионной комиссии прекращает вы-

полнение своих функций, он обязан уведомить об этом

совет директоров за один месяц до прекращения работы в

ревизионной комиссии. В этом случае собрание акционе-

ров на ближайшем заседании осуществляет замену члена

ревизионной комиссии.

Ревизионная комиссия обязана:

ш своевременно доводить до сведения собрания акци-

онеров, совета директоров, правления результаты

ревизий и проверок в форме письменных отчетов,

докладных записок, сообщений на заседаниях ор-

ганов управления обществом;

• соблюдать коммерческую тайну, не разглашать све-

дения, являющиеся конфиденциальными, к кото-

рым члены ревизионной комиссии имеют доступ при

выполнении своих функций;

• требовать от уполномоченных органов созыва вне-

очередного собрания акционеров в случае возник-

новения реальной угрозы интересам общества.

Ревизионная комиссия представляет в совет директо-

ров не позднее чем за десять дней до годового собрания

акционеров отчет по результатам годовой проверки в со-

ответствии с правилами и. порядком ведения финансовой

отчетности и бухгалтерского учета.

Внеплановые ревизии проводятся ревизионной комис-

сией по письменному запросу владельцев не менее 10%

обыкновенных акций общества или большинства членов

совета директоров.

Специфика деятельности санаторно-курортных органи-

заций должна найти отражение в программах проверки

и в специальных методах и приемах ревизионной провер-

ки: инвентаризация, сопоставление нормативных пока-

зателей с фактическими данными, документальная про-

169

верка (сплошная и выборочная), встречная проверка до-

кументов, встречная проверка документов с другими орга-

низациями, экспертная оценка, письменные объяснения

исправлений, устные объяснения, группировка наруше-

ний, анализ и выводы.

При ревизии денежных средств и операций с ними

необходимо включить в программу следующие этапы, по

которым могут быть обнаружены нарушения действую-

щего законодательства:

1. Проверка обоснованности возврата денежных средств

отдыхающим наличным и безналичным путем на лице-

вые или расчетные счета юридических лиц.

Возврат должен осуществляться в соответствии с раз-

работанным санаторием положением (правилами) приема

отдыхающих. Возврат оформляется на основании заявле-

ния и при условии оплаты путевки наличным путем са-

мим отдыхающим в кассу санатория. При оплате путе-

вки органами социального страхования, туристскими

фирмами и другими организациями правомерность воз-

врата следует проанализировать с учетом условий дого-

вора. Перечисление возвращаемых сумм должно произ-

водиться непосредственно организациям — покупателям

санаторных путевок, которые в свою очередь реализова-

ли путевки отдыхающим.

2. При приеме денежных средств от отдыхающих и

населения в кассу санатория по услугам, не оформляе-

мым бланками путевок, используется контрольно-кассо-

вая машина и ведется книга кассира. Ревизионной ко-

миссии следует проверить правильность осуществления

расчетов с населением.

3. Книги кассиров должны находиться при каждой

(ККМ) контрольно-кассовой машине. Выручка точек об-

щественного питания и других подразделений, принима-

ющих наличные средства, сдается в центральную кассу

ежедневно. Ревизору следует проанализировать размер

наличной выручки подразделений санатория, сроки и

полноту ее сдачи в центральную кассу.

4. Целесообразно проверить материалы инвентариза-

ции бланков строгой отчетности, к которым относятся

170