Все дела, которые из нерегулярных удается перевести в регулярные, сразу
становятся доступнее для организации. Регулярными можно сделать чтение журналов,
посещение театра или кино, ремонт одежды, посещение прачечной, закупку продуктов и
многое другое, Это позволит экономить время, заранее подготовиться к делу, не сбивать
этим делом общего расписания.
Превращение нерегулярных дел в регулярные
и точно планируемые - следующий
шаг к организации времени.
А как лучше организовать планирование затрат времени на регулярные дела?
Здесь очень важно то, что регулярность у разных дел разная. Уроков истории в неделю
четыре, а английского языка- всего один. Туалету нужно уделять время ежедневно, а
стричься можно один раз в месяц.
Поэтому против каждого регулярного дела можно в
нашем списке сделать запись о характере регулярности: ежедневно, по вторникам и
средам, еженедельно. Регулярные дела нужно разделить на жестко фиксированные во
времени и имеющие интервал времени, допускающий те или иные варианты.
Разделение регулярных дел на жестко фиксированные во времени и имеющие
временные рамки - пятый
шаг к организации времени.
Многие регулярные дела, имеющие временные рамки, можно четко фиксировать
во времени, чтобы облегчить их выполнение. Регулярность не просто позволяет
подготовиться к делу. Она создает настрой на это дело, позволяет присмотреться к нему
и в силу его повторяемости выработать правила выполнения дела. Регулярность - первое
условие поисков более
эффективных способов работы.
Четкое фиксирование по времени регулярных дел, закрепление за ними одних и тех
лее часов - шестой шаг к организации времени.
Для каждого из нерегулярных дел важно отметить степень его неотложности. Есть
среди нерегулярных дел и первоочередные, например, надо срочно купить авторучку.
Бывают «негорящие» нерегулярные дела, но если их долго
не делать, то они могут стать
и «горящими». Так, если не заплатить вовремя за пользование телефоном, то его могут
отключить. И тогда вместо получасового дела возникает многочасовое. «Горящее» дело
– будь-то необходимость взять рубашки из прачечной или заказать билет на самолет -
нарушает ход других дел, мешает общей организации работы. Его
надо избежать,
предупредить, предотвратить. Поэтому среди нерегулярных дел нужно отметить не
только неотложные, но и такие, которые могут стать неотложными.
Выделение степени неотложности нерегулярных дел, и особенно тех, которые
могут превратиться в «горящие» - седьмой шаг к организации времени.
Чтобы облегчить работу по составлению списков дел и дальнейшую обработку
этого
списка, можно вместо табличной формы применять карточки. А еще лучше - иметь
цветные карточки. Например, регулярные дела, точно фиксированные по времени,
занести на синие карточки, а регулярные, но имеющие интервал времени для
выполнения - на зеленые, нерегулярные - на белые, а «горящие» и неотложные дела - на
красные карточки. На карточке надо записать дело, его
регулярность, фиксированное
время выполнения, неотложность и т. д. Но и при записях на карточках полезно все же
иметь и листочки со списком.
Список имеет то преимущество, что позволяет видеть вею картину в целом.
Теперь дела у нас строго распределены и классифицированы.
33