Курсовая работа - Организация закупок и снабжения на предприятии (на примере ОАО Заволжский моторный завод)

Подождите немного. Документ загружается.

это форма, используемая в тех случаях, когда конкретный товар должен

повторно закупаться для данного отдела. Многоразовая заявка содержит

полное описание товара и высылается в отдел закупок, когда необходимо

повторное обеспечение этим товаром с обозначением нужного количества и

даты поставки.

Отдел закупок составляет заказ на закупку (PO-purchase order), вводит

данные о поставщике, цену и номер заказа в многоразовую карточку-заявку и

отправляет ее обратно в отдел, приславший заявку, там данные с карточки

вводятся в файлы и хранятся до возникновения потребности в данном товаре

новь. По такой карточке-заявке можно осуществить от 24 до 36 закупок,

устраняя бюрократию и экономя время.

Стоимость размещения и обработки заказов можно сократить, когда

условия позволяют использовать общие заказы или открытые заказы. В общий

заказ обычно включаются различные товары. Открытый заказ допускает

внесение дополнительных пунктов или продление срока его выполнения.

Вышеописанным способом могут закупаться предметы для ремонта и

содержания, обычно используемые в больших объемах и поэтому

регулярно закупаемые на протяжении нескольких месяцев.

Определение и анализ возможных источников снабжения.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и

включает поиск квалифицированных источников снабжения и оценку

возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг

до и после продажи.

Среди основных сведений, хранящихся в электронном виде или в книгах

учета, в эффективном отделе снабжения должна быть следующая информация:

1. Действующие

контракты, в соответствии с которыми размещаются заказы.

1. Товарная

классификация закупленных изделий.

2. Учет поставщиков.

Определение цены и условий.

Анализ и выбор поставщика ведут к размещению заказа. Несмотря на

то, анализ предложений и выбор поставщика являются вопросом субъек тивной

оценки, это, тем не менее, логичные шаги в процессе осуществления закупок.

Ряд компаний применяет простую форму оценки предложений при их анализе,

но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы на закупку

размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-

листом или в ходе переговоров.

Подготовка и размещение заказа на закупку.

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в

качестве альтернативы не используется соглашение с поставщиком на продажу

товара или поставка товара на основании общего заказа. Неиспользование

соответствующей формы может обернуться серьезными юридическими

осложнениями. Более того, сделка может быть не учтена должным образом.

Поэтому, даже если заказ осуществляется по телефону, он должен быть

продублирован в письменной форме. В экстренных случаях целесообразнее

отправить машину за товаром до обычной процедуры подачи заявок и

оформления заказа на закупку. Но ни при каких обстоятельствах - кроме

закупок за небольшие наличные деньги - сырье не должно закупаться без

какого-либо письменного (или электронного) заказа.

Формы заказа на закупку отличаются в компании в значительной

степени. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть

наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика,

количества и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки,

указаний по отгрузке, условий оплаты и условий заказа.

Заказ на закупку, пока он не принят к исполнению поставщиком, еще не

является контрактом. Необходимый элемент гарантии - это

форма-"подтверждение", посланная поставщиком в отдел закупок. Это можно

квалифицировать как взаимное согласие и принятие предложения, что является в

основном юридическим вопросом. Общие условия принятия предложений, как

отмечают многие юристы, видимо, и останутся только общими условиями с

многочисленными исключениями.

Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может

контролировать ход его выполнения и/или ускорять выполнение заказа.

Функция контроля выполнения заказа - это стандартная функция, конт-

ролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам

доставки. При возникновении проблем - например, с количеством и качеством

- покупателю необходимо знать об этом как можно скорее, с тем чтобы

предпринять соответствующие меры. Мероприятия по контролю и ускорению

выполнения заказа, которые требуют частых запросов поставщика о том, на

каком этапе находится осуществление заказа с возможным посещением

поставщика, будут осуществляться только для важных и/или долгосрочных

закупок на крупную сумму. Контроль выполнения заказа часто осуществляется

по телефону для получения немедленной информации, но ряд компаний

используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса

информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по

состоянию на конкретную дату.

Экспедирование заказа - это своего рода давление на поставщика с тем,

чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял товар с

опережением графика или ускорил доставку товара в случае отставания от

графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа

или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может

выполнить условий соглашения. Ускорение выполнения заказа необходимо

только для небольшого количества заказов на закупку, поскольку если

покупатель проделал хорошую работу по анализу возможностей поставщиков,

то только надежные поставщики - т. е. те, которые выполнят условия

соглашения о закупке, - будут выбраны для сотрудничества.

Получение и проверка товаров.

Оприходование сырья - важный этап. Многие компании со временем

объединили в одном отделе все функции по получению сырья и товаров, за

исключением крупных компаний с многочисленными филиалами. Функция

получения сырья настолько тесно связана с функцией закупок, что во многих

компаниях отдел по получению сырья прямо или косвенно подчинен отделу

закупок. В компаниях, где была введена система "точно-в-срок"(just-in-time)

управления сырьем, сырье, полученное от сертифицированных поставщиков или

их партнеров, минует проверку и доставляется непосредственно к пункту

использования. Функцией контроля полученного сырья можно пренебречь

также при осуществлении закупок малой стоимости.

Обработка счета и оплата.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя и требует аккурат-

ного обращения. Обычно счет выписывается в двух экземплярах. Часто на

счетах присутствует номер заказа, стоимость изделия и общая сумма к оплате

по каждому виду изделия.

1.3. Виды закупок.

Анализ расходов поставщика не является единственной основой для

определения цены приобретения. Какие еще средства можно при этом ис-

пользовать? Многое зависит от товаров, которые закупаются. Существует 7

общих типов закупок:

Сырье. Эта группа товаров включает так называемые "подвижные

товары", такие как медь, пшеница, нефть-сырец и, кроме них- сталь, цемент и

т.д Для таких товаров цена в любой конкретный момент, возможно, менее

важна, чем тенденция ее динамики. В большинстве случаев цена легко

определяется, поскольку торговля этими товарами осуществляется на хорошо

организованных рынках. О ценах регулярно сообщается во многих торговых и

деловых журналах, таких как Iron Age, Chemical Marketing reporter, The Wall

Street Journal.

Особые товары. Эта группа состоит из товаров и сырья, которые нужны

для конкретного производства, и потому на них осуществляется особый заказ.

Особые товары - это комплектующие или сырье, необходимое для дан-

ного производства. В этом случае на передний план выходит вопрос - про-

изводить или покупать. Цены на такие товары получают, как правило, из

котировок, поскольку прайс-листов на эти товары не существует. В данной

сфере распространены субподряды, а наличие специального оборудования,

особой квалификации и производственных мощностей может сыграть су-

щественную роль в определении цены. Поскольку степень соответствия

поставщиков указанным выше критериям может быть очень разной, то и

цены у них могут варьироваться. Каждый товар из этой группы уникален и

часто заслуживает особого внимания. Только тщательный поиск поставщиков,

желающих и способных удовлетворить эти потребности по доступной цене,

приведет к положительным результатам.

Стандартные товары. Эта группа включает в себя болты и гайки,

многочисленные формы стали, трубы, цены на которые относительно

стабильны и определяются на основе "прайс-листа со скидкой" и имеются у

большого количества поставщиков. Проблемы запаса, связанные с этим типом

изделий, обычно одинаковы. Случаются небольшие изменения в цене, но

реже, чем в ценах на сырье. Цены обычно берутся из каталогов, дополняемых

периодически списками изделий, продаваемых со скидками.

Из этого не следует, однако, что закупка таких изделий не является важной,

а расценки не нужно внимательно отслеживать. Как раз наоборот. Эти изделия

важны сами по себе; ежегодный объем средств, связанный с закупками этих

товаров, часто впечатляет; и необходимо уделять реальное внимание ценам на

изделия этого типа. Когда заявка поступает в отдел закупок, следует свериться с

прошлыми закупками, как с основным источником информации. Если товар,

который необходимо приобрести, закупался регулярно или заказы на его

приобретение размещались недавно, то в файлах должна сохраниться вся

соответствующая информация - производящие данный товар компании,

компании-поставщики, цена.

4.Малоценные предметы. Эта группа состоит из товаров относительно

небольшой стоимости, и дополнительные усилия по проверке цены

до осуществления покупки неоправданны. В этот тип входят товары,

приобретаемые для содержания и ремонта.

5. Основные товары. Эти товары относятся к группе основных акти-

вов (основных средств) предприятия, и их стоимость вычитается по мере

начисления износа, а не сразу после покупки.

5. Услуги. Эта категория закупок довольно широка и включает многие

виды услуг, как, например, реклама, аудиторские услуги, архитектурный

дизайн, юридические услуги, услуги по страхованию, туристические услуги,

услуги по фотокопированию, обеспечению безопасности и вывозу отходов.

6. Товары для перепродажи. Эта категория подразделяется на две груп-

пы: комплектующие изделия, которые ранее изготовлялись на

предприятии, а теперь заказываются у внешнего источника. Примером может

служить крупный производитель бытовой техники, который продает

микроволновые печи, но уже не производит данную продукцию. Вместо этого он

покупает микроволновые печи в сборке под своей маркой.

1.4.Источники снабжения и выбор поставщиков

Эффективные решения по источникам снабжения являются основой со-

здания устойчивой базы снабжения любой компании. Решение разместить

конкретный заказ у поставщика зависит от ряда критериев. Искусство хорошей

покупки заключается в том, чтобы по возможности обосновать решение. Обычно

решение покупателя зависит от его оценки способности поставщика

удовлетворять критериям качества, объема, условий доставки, цены и

обслуживания. Некоторыми наиболее важными характеристиками поставщика,

свидетельствующими о его способности соответствовать этим критериям,

являются предыдущая история компании, техническая мощь и развитость

инфраструктуры, финансовое положение, организация и управление, репутация,

соответствие общепринятым стандартам, степень сотрудничества, трудовые

отношения и местонахождение.

Очевидно, что характер и стоимость закупки будут влиять на весовые коэф-

фициенты отдельных критериев оценки поставщика и, следовательно, на ха-

рактер информации, необходимой для выбора решения. Например, для малого

заказа на новые распределительные щиты, которые будут использованы

инженерами при разработке новой продукции, качество и быстрая доставка -

гораздо более весомый критерий, чем цена. Предпочтительнее местный

технически грамотный поставщик исходя из удобства взаимодействия с

инженерами-разработчиками. С другой стороны, при крупном заказе на

распределительный щит для производственной линии цена будет одним из

ключевых факторов, а доставка должна быть своевременной, но не сверхбыстрой.

Таким образом, даже при потребностях в идентичных деталях весовые

коэффициенты критериев при выборе поставщика могут быть различными.

Способность реагировать на потребности компании отличает хорошего

поставщика от среднего. Каждый покупатель вправе рассчитывать на

максимальную эффективность поставщика. В противном случае возникают

расходы, превышающие первоначальную стоимость закупки; это негативно

сказывается на отношениях между отделами, отношениях с поставщиками и в

конечном итоге на удовлетворении клиента.

Оценка поставщика.

Оценка поставщиков - это непрерывный процесс. Необходимо отслеживать

деятельность существующих в настоящее время поставщиков, чтобы знать,

соответствует ли эта деятельность ожиданиям. Новых поставщиков необходимо

оценивать с точки зрения целесообразности - позволяет ли их потенциал

всерьез рассматривать возможности сотрудничества. Большинство компаний

имеет тенденцию размещать значительную долю своих новых заказов у одних и

тех же поставщиков.

Существующий поставщик - это тот, который был отобран в ходе сравнения

конкурентов и впоследствии получил, как минимум, один заказ. Большинство

покупателей стремятся разбить существующих поставщиков на две категории.

В первую входят новые источники, надежность которых еще под вопросом.

Вторую группу составляют "установившиеся поставщики", зарекомендовавшие

себя в прошлом как надежные, хорошие источники поставок. Обе группы

постоянно оцениваются как с формальных, так и с неформальных позиций. Тем

не менее, пристального внимания заслуживают те источники поставок, которые

за отчетный период еще не проявили себя в меняющихся рыночных условиях.

Неформальная оценка включает оценку личных контактов между

поставщиком и служащими всех отделов компании покупателя. "Как идут дела с

поставщиком X?" - вот типичный вопрос, который могут и должны задавать

служащие отдела снабжения при встречах с представителями других отделов в

своей компании. Вместе с тем при проверке и сравнении со своими личными

впечатлениями может быть полезной информация, полученная из разговоров на

профессиональных встречах, конференциях и в средствах массовой информации.

Фактически в большинстве небольших компаний почти вся оценка имеющихся

в настоящее время источников снабжения осуществляется неформальным

образом. Когда потребители и отдел закупок ежедневно находятся в личном

контакте и существует быстрая обратная связь с оценкой удовлетворительности

деятельности поставщика, то такая неформальность вполне целесообразна.

Тем не менее, в крупных компаниях линии взаимодействия растянуты,

покупатели и потребители могут находиться в абсолютно разных местах, и

крупные контракты могут согласовываться как отделом закупок головной

структуры компании, так и непосредственно отделом головной структуры, в

интересах которого заключается контракт, в то время как более мелкие

контракты на поставку ведутся на местах. Если поставщик также является

крупной корпорацией, то потребности в различных частях страны или мира

могут более или менее удовлетворяться различными филиалами поставщика.

Поэтому по мере роста компании-покупателя необходимость в формальной

оценке деятельности существующих источников также возрастает.

Критерии системы формальной оценки.

1. Оценка качества.

Как правило, большое внимание уделяется оценке деятельности поставщика

с точки зрения качества, вследствие чего определяются корректирующие

действия. Во многих компаниях принимаются во внимание только проверенные

поставщики, которые и оцениваются с точки зрения качества и прочих

параметров деятельности.

2.Оценка своевременности доставки.

Высший рейтинг А. Доставка осуществляется в срок без экспедирования.

Б. Поставщик обычно соглашается на требуемые

сроки поставки

Хороший рейтинг В. Обычно доставка осуществляется в срок без

существенного контроля.

Г. Часто соглашается с требуемыми сроками доставки.

Удовлетворительный

Рейт рейтинг

Д. Сроки доставки иногда срываются,

Неудовлетворительный

Рейтинг

Е. Сроки доставки обычно срываются, обещания по

доставке редко выполняются, необходимы

постоянные действия по ускорению.

3.Цены

Ситуация с ценами легко контролируется, поскольку несоответствия между

ценой, на которую согласились обе стороны, и ценой, указанной в счете

поставщиком, в любом случае должны быть представлены вниманию отдела

закупок. Поэтому рейтинг цен поставщиков часто состоит в сравнении реальной

цены с желаемой ценой, или реальной цены с минимальной ценой, полученной

у других поставщиков, выполняющих тот же заказ.

4.Оценка обслуживания.

Возможно, самая тщательная оценка необходима в вопросе обслуживания.

Необходимо собирать мнения о качестве технической помощи, отношении

поставщика и времени ответа на просьбы о помощи, квалификации

обслуживающего персонала и т. д. Обычным считается иметь относительно

простую схему рейтинга обслуживания: "отличное", "приемлемое" и "плохое",

наряду с объяснениями по поводу конкретных случаев присвоения того или

иного статуса.

5. Другие критерии оценки.

Сопутствующей тенденцией сокращения списка поставщиков, поиска

стратегических источников снабжения и построения более тесных отношений с

основными поставщиками служит растущая комплексность рейтинга

поставщиков. В одних случаях постоянное улучшение прослеживается наряду с

более традиционными факторами. В других случаях контролируются и

становятся частью постоянного учета повторные предложения по разра ботке

продукции или услуги, улучшению стоимости, готовность работать над

улучшением стоимости, готовность к оказанию помощи или разработка любого

аспекта деятельности, который принесет финансовую выгоду конечному

пользователю (клиенту).

Глава 2. Организация закупочной деятельности на ОАО

«Заволжский моторный завод»