Курс - Информационные технологии

Подождите немного. Документ загружается.

ния его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электрон-

ная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной

почты Internet. Файлы документов могут быть «сырыми», т.е. не содержащими

внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы), или

структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры,

позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных

элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в

формате XML). Еще одной разновидностью данной группы документов явля-

ются файлы составных документов, например файлы Binder Microsoft Office.

4. Особый тип документов составляют записи баз данных специализиро-

ванных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lotus

Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного

электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного

файла, но представляет собой некоторую целостную единицу.

ПОДСИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ

ФУНКЦИИ

Система автоматизации документооборота складывается из нескольких

подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее

функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между со-

бой. Разделение системы документооборота на подсистемы носит несколько

«академический» характер. В реальной практике программные продукты доста-

точно условно можно отнести к той или иной группе классификации. Как пра-

вило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом про-

дукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого клас-

са. Поэтому построение систем автоматизации документооборота из сущест-

вующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной

задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документо-

оборота.

1. Системы автоматизации делопроизводства.

2. Архивы документов.

3. Системы ввода документов и системы обработки образов документов.

4. Системы управления стоимостью хранения документов.

5. Системы маршрутизации документов.

6. Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. Теперь крат-

ко остановимся на функциях каждой из них.

СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде пред-

ставлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции сис-

тем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение доку-

ментов в организации. В их функции входит фиксация документов

в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточ-

ки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависи-

мости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафик-

сированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел,

имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обра-

ботки документов опирается на сформулированное в данной организации По-

ложение о делопроизводстве. Как было уже отмечено, документы хранятся в

бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их те-

кущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения.

Обычно в системах делопроизводства различают входящие и исходящие доку-

менты, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных

органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на

контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения,

срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой

запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов кар-

точки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна

обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполне-

ния документов и прочую сводную информацию.

Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации де-

лопроизводства, больше всего подходят стандартные инструменты, используе-

мые для разработки автоматизированных рабочих мест,— от настольных баз

данных до систем на базе различных SQL- серверов.

Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закон-

чится данным шагом, можно подумать и о других инструментах, обеспечиваю-

щих более последовательное развитие системы. Так, например, при переходе к

электронному Хранилищу Документов база данных системы делопроизводства

должна содержать ссылки на соответствующие объекты электронного архива,

при использовании электронных средств маршрутизации документов система

должна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие места

пользователей, определение текущего местоположения документа и так далее.

АРХИВЫ ДОКУМЕНТОВ

Архив документов — это то, что собственно хранит электронный доку-

мент. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание,

либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов. Архив должен

обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в сис-

темах предыдущего класса, архивы документов должны обеспечивать полно-

текстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В пре-

дельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом,

т.е. обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск

близких по смыслу слов.

В архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспе-

чивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может иден-

тифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специаль-

ного имени и пароля, определенного в системе управления архивом. Помимо

разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечи-

вать выделение групп пользователей или ролей.

Следующей функцией архива документов является обеспечение воз-

можности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания,

это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если

один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокиру-

ется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится

работа.

Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Вер-

сии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе

пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной

из предыдущих версий документа.

К сервисным функциям архива документов относится возможность соз-

дания резервных копий документов без прекращения работы системы, интегра-

ция в системе обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.

СИСТЕМЫ ВВОДА ДОКУМЕНТОВ И СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ОБРА-

ЗОВ ДОКУМЕНТОВ

Одной из самостоятельных функций систем документооборота является

ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумаж-

ного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводится к про-

стому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа доку-

мента оказывается недостаточно.

Образ документа может потребовать так называемого аннотирования,

наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделе-

ний, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть

снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в систе-

ме делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вруч-

ную.

Более сложной функцией является автоматическое распознавание содер-

жимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст.

Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания

текста (OCR-программы; например, FineReader, CuneiForm). Еще более слож-

ной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа

определяет наличие записей, в том числе и рукописных, в определенных полях

бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет зна-

чения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения

определенных полей бланка могут выбираться из установленного в системе

справочника.

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ СТОИМОСТЬЮ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕН-

ТОВ

Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов

объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При

этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве, далеко

не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются дос-

таточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже за-

вершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспе-

чивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как

стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорцио-

нальна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономер-

ностью для оптимизации стоимости содержания архива.

Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную за-

дачу, обеспечивая возможность работы с различными периферийными устрой-

ствами — накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими

стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Систе-

ма обеспечивает автоматический перенос данных с них на более «дешевые»

устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.

СИСТЕМЫ МАРШРУТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пе-

ресылкой документов на рабочие места исполнителей, сбором информации о

текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по за-

вершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства

доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания ти-

повых маршрутов прохождения документов в организации. На основании раз-

работанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-

процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой

маршрутизации.

Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при

которой маршрут формируется «стихийно». Каждый пользователь системы, об-

ладающий соответствующими правами, может определить следующего или

следующих исполнителей документа.

Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-

процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить раз-

личные корректирующие воздействия в случае необходимости.

При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-

Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место

пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и

доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента.

По завершении работы документ обратно погружается в архив.

В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива

документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.

Вторая схема не подразумевает физического перемещения документа.

Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для дос-

тупа к заданиям на обработку документов.

ВВОД И РАСПОЗНАВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ПЛАНШЕТНЫЙ СКАНЕР

До того как вы сможете вставить в компьютер изображение с фотогра-

фий, слайдов, художественных изображений или печатный текст, они должны

быть оцифрованы, то есть преобразованы в двоичный формат, понятный ком-

пьютеру. Самым известным приспособлением, используемым для преобразова-

ния изображений в цифровую форму, является сканер, который преобразовыва-

ет информацию на бумажном носителе в цифровую. Другим известным устрой-

ством этого типа является цифровая камера или цифровой фотоаппарат. Как

только изображение оцифровано, его можно редактировать в графическом ре-

дакторе. Можно подвергнуть изображение трассировке в программе рисования

или разместить его, скомпоновав с текстом, в текстовом редакторе, например

MS WORD.

Качество сканирования зависит от качества исходного изображения.

Несомненно, что программы редактирования изображений, такие как Adobe

Photoshop, HSC Live Picture, Fauve Xres, Mi-crografx Picture Publisher, могут

существенно улучшить качество цифровых изображений.

У сканеров бывают различные уровни качества. Кроме оптики скани-

рующего аппарата, ключевым элементом является CCD (Charge-coupled device

— ПЗИ, прибор зарядовой инжекции) — фотоэлемент, который преобразует

отраженный свет в цифровую информацию. Количество ПЗИ в матрице фото-

приемника напрямую связано с оптическим разрешением (optical resolution)

сканера, которое определяет количество информации (в пикселях или точках

на дюйм

: PPI —pixel per inch, DPI — dot per inch), воспринимаемое сканером.

Чем больше имеется ПЗИ, тем выше оптическое разрешение сканера. Напри-

мер, сканер невысокого класса может иметь оптическое разрешение 300х600

(по горизонтали/по вертикали) пикселей, сканер среднего класса — 600х1200

пикселей, оптическое разрешение сканеров класса «хай-энд» — 1200х1800 и

выше. Кроме того, аппаратно, используя встроенную программу обработки

изображения, разрешение на выходе может быть поднято в 1,5—2 раза.

Сканеры невысокого класса

Сканеры невысокого класса — это, как правило, планшетные устройст-

ва; обычно они используются при выводе газет, каталогов и рабочих бюллете-

ней, а также могут подойти для производства продукции мультимедиа. Такие

сканеры не применяются для коммерческой печати высокого уровня, так как

оцифрованные изображения, производимые ими, могут иметь недостаточную

детализацию и мягкость цветопередачи, что отличает их по качеству от скане-

ров среднего класса и класса «хай-энд».

Пиксель — минимальный размер (единица) изображения

Сканеры среднего класса

Сканеры среднего класса используются для черно-белых публикаций и

цветных каталогов. Самой главной причиной, по которой сканеры среднего

класса способны выводить высококачественные изображения, является то, что

они предлагают пользователю градацию цвета выше, чем 8 бит на пиксель (8

бит — 256

уровней полутона, от чисто белого до чисто черного). Самые луч-

шие сканеры среднего диапазона имеют глубину цвета свыше 10—12 бит на

пиксель. Многие планшетные сканеры среднего диапазона дают возможность

подключения диапозитивных приставок, чтобы сканировать слайды и диапози-

тивы.

Сканеры класса «хай-энд»

Сканеры высочайшего класса могут стоить от десяти до сотен тысяч

долларов. Эти устройства, обычно используемые в фирмах допечатной подго-

товки и сервисных бюро, обладают совершенной оптикой и управлением фоку-

сировки, что гарантирует создание четкого, насколько это возможно, изобра-

жения. Большинство сканеров класса «хай-энд» может создавать файлы с гото-

вым цветоделением при совместной работе с программными средствами ска-

нирования. Это означает, что изображение разбивается на цветовые состав-

ляющие: голубой, пурпурный, желтый, черный, когда сканированное изобра-

жение сохраняется на диске. «Хай-энд»-сканеры, как правило, 36-битные или

даже выше по качеству и обладают динамическим диапазоном намного боль-

шим, чем сканеры невысокого и среднего классов.

ПРИНЦИП РАБОТЫ СКАНЕРА

Аналогично копировальному устройству, сканер освещает оригинал бе-

лым светом с протяженного осветителя, а светочувствительные многоэлемент-

ные фотоприемные линейки, или ПЗИ (датчики сканера), с определенной час-

тотой производят замеры интенсивности отраженного оригиналом света. Число

ПЗИ в линейке может составлять 2000 и больше. Оптическая разрешающая спо-

1 дюйм =2,54 см

В двоичном коде 00 000 000 = 0; 11 111 111 = 2

= 255 — все-

собность сканера определяется количеством ПЗИ в линейке (чем их больше,

тем разрешение лучше). Обычно оно не превышает 300—1200 точек на дюйм.

Более высокие значения достигаются благодаря интерполяции, сглаживающей

неровности контуров, именно эти значения указывают производители в доку-

ментации (1600, 2400).

В процессе сканирования напряжение, создаваемое фоточувствительным

элементом, преобразуется в двоичный код, который передается в компьютер

для дальнейшей обработки. Если сканер при каждом замере регистрирует всего

один бит информации, то он распознает только два цвета:

черный и белый. В зависимости от количества битов, соответствующих одному

замеру, сканер может распознавать большее или меньшее количество оттенков

от черного до белого. Так, при 4-битовом кодировании имеется возможность

распознавания 16 различных оттенков. Восьмибитовые же сканеры обеспечи-

вают регистрацию 256 градаций цвета.

Для кодирования цветопередачи можно также использовать 8 бит, но

при этом сканированные изображения фотографий получаются низкого каче-

ства. Однако необходимо учитывать, что увеличение количества цветов при-

водит к значительным затратам дисковой памяти. Например, для хранения

изображения формата А4 с разрешением 300 dpi требуется дисковой памяти 16

Mb при High Color (16 бита) и 24 Mb при True Color (24 бита)

. True Color бы-

вает и 32-битный, но в качестве данных передаются 24 старших разряда, а

нижние 8, которые содержат цветовой «шум», отсекаются. Для экономии дис-

кового пространства обычно применяют методы сжатия данных.

Для сканирования цветных изображений обычно используется цветовая

модель RGB

. Сканируемое изображение освещается через светофильтр или

го 256 уровней

Это верно для записи изображения на диск в формате BMP, где описывается каж-

дая точка этого изображения. Другие форматы — PCX, TIF, EPS, GIF, JPG и пр. — исполь-

зуют различные алгоритмы сжатия данных, что приводит к уменьшению размера файла на

диске. Минимальный размер на сегодняшний день имеет формат JPG, использующий алго-

ритм, при котором отслеживается изменение текущей точки относительно предыдущей

RGB (Red, Green, Blue) — алгоритм цветоделения на основные, «чистые», цвета;

оттенки — смесь «чистых» цветов в процентах

от трех цветных ламп. Сигнал, соответствующий каждому основному цвету,

обрабатывается отдельно. Программные средства, управляющие работой ска-

нера, с учетом возможностей самого сканера могут обеспечивать один из трех

режимов сканирования:

— сканирование штрихового рисунка;

— сканирование изображения с полутоновой интерпретацией;

— сканирование шкалы яркости (серой шкалы).

Для обеспечения первых двух режимов достаточно иметь сканер с одно-

битовым кодированием (как правило, применяется компаратор — устройство

сравнения двух величин напряжения), причем второй режим реализуется ис-

ключительно программными средствами. Третий же режим требует устройства

с многобитовым кодированием. Штриховой рисунок представляет собой изо-

бражение, содержащее только черные и белые участки, без каких-либо проме-

жуточных оттенков. Сканирование такого изображения не требует дорогостоя-

щих сканеров, сложного программного обеспечения и большого объема памяти

для хранения изображения.

Если поближе рассмотреть иллюстрацию в газете, то можно увидеть, что

она не содержит непрерывных полутоновых переходов, а представляет собой

множество точек. Такое изображение называется полутоновым. При просмотре

с большего расстояния точки полутонового изображения сливаются вместе и

создают имитацию оттенков. Для воспроизведения различных оттенков приме-

няется следующая техника. Расстояние между центрами точек по вертикали и

горизонтали остается постоянным и измеряется количеством линий на дюйм

(точек на дюйм). Размеры же точек изменяются, причем более крупные точки

создают впечатление темного цвета, а точки с меньшими размерами делают

изображение более светлым. Описанное «растровое» представление для газет-

ных фотографий формируется обычно 65-точечными линиями на дюйм. Для

журналов с хорошим качеством иллюстративного материала этот показатель

равен 133 или 155.

Работа большинства систем сканирования основана именно на принципе

полутоновой интерпретации. Такое сканирование по-прежнему является одно-