Курс - Информационные технологии

Подождите немного. Документ загружается.

Софт) и др.

Контрольные вопросы по теме:

1. Что такое компьютерные сети?

2. Перечислите группы признаков компьютерных сетей.

3. Перечислите территориальные группы компьютерных сетей.

4. Как компьютерные сети делятся по признаку скорости передачи?

5. Перечислите типы среды передачи.

6. Поясните термины «LAN» и «WAN».

7. Перечислите способы коммутации компьютеров и виды сетей.

8. Дайте классификацию ЛВС.

9. Перечислите основные типы топологий компьютерных сетей.

10. Перечислите основные факторы, влияющие на выбор физической

среды передачи.

11. Перечислите основные технологии ЛВС.

12. Поясните суть технологии Ethernet. Какие варианты Ethernet исполь-

зуются сейчас на практике?

13. Нарисуйте структуру сети с использованием витой пары (оба класса)

и поясните принцип ее работы.

14. Сущность технологии АТМ.

15. Пользуясь рис. 11, объясните принцип объединения компьютеров в

глобальных сетях.

16. Какие виды ГИС используются в России?

17. Что такое сеть ИНТЕРНЕТ?

18. Перечислите основные услуги сети ИНТЕРНЕТ.

19. Перечислите основные виды доступа в сети ИНТЕРНЕТ.

20. Адресация и протоколы сети ИНТЕРНЕТ.

21. Дайте краткий обзор российских сетей протокола Х.25.

22. Перечислите основные виды угрозы информационной безопасности

персональному компьютеру.

23. Что такое компьютерный вирус?

24. По каким признакам можно классифицировать компьютерные виру-

сы?

25. Перечислите основные виды и характеристики антивирусных про-

грамм.

26. Перечислите основные меры по защите от вирусов.

27. Поясните необходимость криптографической защиты информации.

28. Дайте понятие электронной подписи. Насколько безопасно исполь-

зование электронной подписи?

29. Как работает криптозащита?

30. Перечислите основные российские и зарубежные разработки крипто-

защиты; опишите преимущества российских разработок.

Библиографический список

1. Василенко В.И., Василенко Л.А. Интернет в системе государственной служ-

бы.— М.: РАГС, 1998.

2. Желышков В. Криптография от папируса до компьютера.— М.: ABF, 1996.

3. Зельднер Г.А. и др. Компьютер на связи! Факс-модем, глобальные сети, E-

Mail, BBS.— М.: Изд-во ABF, 1996.

4. Компьютерные системы и сети: Учеб. пособие / Под ред. В.П.Косарева и

Л.В.Еремина.— М.: Финансы и статистика, 1999.

5. Компьютерные системы и сети: Учеб. пособие / Под ред. В.П.Косарева и

Л.В.Еремина.— М.: Финансы и статистика, 1999.

6. Крук Б.И., Попантонопуло В.Н., Шувалов В.П. Телекоммуникационные сис-

темы и сети. Т. 1: Учеб. пособие. Изд. 2-е, испр. и доп.— Новосибирск:

Сиб.предприятие «Наука» РАН, 1998.

7. Новиков В.Ю. Карпенго Д.Г. Аппаратура локальных сетей: функции, выбор,

разработка.— М.: ЭКОМ, 1998.

8. Сенгстек Джефф. Хакероустойчивый ПК // Мир ПК.— 2000.— №11. — С.

82—92.

9. Сокольский М.В. Все об Intranet и Internet.— М.: Элиот, 1998.

10. Фролов А.В., Фролов Г.В. Модемы и факс-модемы.—М.: ДИАЛОГ-МИФИ,

1995.

11. Черешкин Д. С. и др. Защита информационных ресурсов в условиях разви-

тия мировых открытых систем.— М., 1997.

Тема 4. ИТ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

ПРОБЛЕМАТИКА ЗАДАЧ АВТОМАТИЗАЦИИ

Годами складывавшиеся в организациях традиционные способы обра-

ботки документов на бумажной основе теряют свои былые прочные позиции,

уступая место новым передовым технологиям электронного документооборота.

Современная тенденция значительного роста объемов информации, не-

обходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что при-

ходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве,

чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом

малоэффективными.

Так, например, подсчитано, что около 15% документов при работе те-

ряются и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отве-

чающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части

информации может обернуться значительными убытками.

Для организации коллективной работы с бумажным документом необ-

ходимо его многократное (до 19 раз!) копирование, доставка в различные

структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласова-

нии, что отнимает немалое количество времени.

Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необхо-

димой информации по запросу в архивах бумажных документов. Тогда как при

работе с электронными документами время поиска документа, а следовательно,

время ответа на запрос значительно меньше.

По экспертным оценкам применение электронного документооборота в

компании способствует росту производительности труда сотрудников на 25—

50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%.

Автоматизация делопроизводства — тема для прикладного программи-

рования не новая. Сегодня есть целый ряд систем для решения данной задачи.

Наиболее популярные системы этого класса— «Евфрат» (Cognitive Technolo-

gies), «1С: Документооборот», программы «Золушка-Канцелярия» и «Золушка-

Кабинет» (НТЦ института развития Москвы), «Дело» («Электронные офисные

системы»), «Эффект Офис» (Garant Int.), DOCS Open (PC Docs). На рынке есть

немало и других разработок, различающихся и по цене, и по функциональным

возможностям.

Потенциальные пользователи таких систем — организации, у которых

объем документооборота (создание, получение, отправление, визирование, хра-

нение, поиск документов) составляет хотя бы несколько документов в день. Ко-

гда же приходится работать с большим количеством документов, сложно удер-

живать в памяти, какие именно документы хранятся и где (в какой папке, в ка-

ком шкафу или комнате). Система автоматизации делопроизводства позволит

не волноваться по этому поводу: найти и изменить электронный документ

очень просто, а места для хранения ему практически не нужно.

Главная же цель внедрения такого рода системы — создание единого

информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы

с местом их хранения и поэтому легкодоступны, а также высвобождение со-

трудников предприятия от ручной работы с документами.

Классификация ПО автоматизации ЭОД:

1. Средства автоматизации карточного учета бумажного делопроизвод-

ства («Дело 96», «Золушка»).

2. Системы обмена электронными документами («1С Документообо-

рот», Exchange).

3. Системы управления электронными документами (DOCS Open, Ex-

calibur EPS).

4. Системы автоматизации деловых процессов (Action Workflow,

WorkRoute, FormFlow).

5. Средства автоматизации карточного учета безбумажного делопро-

изводства (OfficeMedia).

6. Продукты смежных областей, наращивающие базовые возможности

систем делопроизводства (FineReader, Stylus).

7. Продукты, адаптирующие базовые возможности западных систем к

особенностям русского языка (Bit Full Text Retrieval).

8. Полнофункциональные системы автоматизации всех задач бумажного

и безбумажного делопроизводства на русском языке (PowerDOCS).

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту

сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к ре-

шаемой проблеме: текстовые редакторы, программы распознавания символов,

системы электронной почты. В общегосударственных стандартах термин «до-

кументооборот» обозначает контролируемое движение готовых документов как

внутри организации, так и за ее пределами. Электронный документооборот ох-

ватывает, сверх того, стадии подготовки документов и свободный обмен ин-

формацией по компьютерным сетям.

Концептуальные различия российского и зарубежного документооборо-

та приводят к тому, что прямое использование популярных западных продук-

тов, таких как Lotus Notes, возможно лишь для решения частных задач. Это по-

нимают отечественные разработчики и предлагают собственные решения. По-

этому нецелесообразно сравнивать конкретные программы как таковые: все

они написаны на достаточно высоком техническом уровне, а описание любой

из них превысит объем этой статьи. Интереснее сравнивать концепции, поло-

женные разработчиками в их основу.

Существует два основных направления развития и внедрения систем до-

кументооборота на российском рынке: традиционно российское и западное.

РОССИЙСКИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

За последние более чем 100 лет в России сложилась определенная мето-

дика работы с документами. В советское время она получила дальнейшее раз-

витие и была закреплена в государственных стандартах, инструкциях и настав-

лениях по делопроизводству, унаследованных и в послесоветский период. Тех-

нология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных

и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки до-

кументов предусматривается создание специализированных служб: управлений

делами, секретариатов, канцелярий. Основная проблема традиционной техно-

логии — централизованное отслеживание движения документов в реальном

масштабе времени, поскольку требует как централизованного сведения опера-

тивной информации, так и ведения огромного количества различных журналов

и картотек.

Программные продукты этого направления сохраняют все традиции и

нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Они лишь со-

провождают бумажный документооборот, уменьшая трудоемкость рутинных

операций по обработке документов. Однако такая система должна быть спо-

собна существенно расширить рамки традиционного документооборота за счет

обработки документов на персональном компьютере системы этого направле-

ния — своеобразные «мостики» постепенного перехода от бумажных к безбу-

мажным документам.

ЗАПАДНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Традиции западного документооборота также имеют более чем столет-

нюю историю. К началу XX в. в Германии сложилась система, в которой отсут-

ствовали централизованные средства контроля. Каждый поручитель и исполни-

тель вел свой журнал регистрации. Некоторые виды документов вообще не ре-

гистрировались. Такая система ведения делопроизводства живет и поныне, бла-

годаря высокой исполнительской дисциплине работников. Сегодня, в условиях

тотального распространения ПК, наметилась тенденция постепенного отказа от

бумажных носителей информации. По некоторым оценкам, к 2000 г. до 60%

документов не будут иметь бумажных дубликатов.

Системы этого направления ориентированы на максимально полное ис-

пользование электронных документов, что предполагает изменение сущест-

вующих отечественных традиций, а самое главное — преодоление психологи-

ческих барьеров как пользователями, так и руководством организаций.

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ЧТО ТАКОЕ ДОКУМЕНТООБОРОТ

С одной стороны, можно трактовать термин «документооборот» как от-

ражение термина «делопроизводство», достаточно хорошо формализованного в

традиционном управлении (имеются даже соответствующие стандарты, зафик-

сированные в ГОСТах), при использовании его в компьютерной индустрии. В

этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компь-

ютеризации традиционных задач делопроизводства — формированию дел и

учету содержащихся в них документов, контролю, исполнению и формирова-

нию соответствующей отчетности.

Другим способом трактовать термин «документооборот» можно было

бы, если найти его аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению,

подобного термина, однозначно соответствующего отечественному «докумен-

тообороту» в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от

пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе мож-

но встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и

западными терминами:

— DMS (Document Management Systems) — в русскоязычной литера-

туре для данного термина имеется более точный перевод: «архивы докумен-

тов»;

— DocFlow — системы или системы маршрутизации документов;

— WorkFlow — системы. Более точно данный термин переводится как

«системы автоматизации бизнес-процессов», имеется и другой перевод данного

термина: «системы поддержки управления».

У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финан-

совой и складской деятельности также сложилась традиция использовать тер-

мин «документооборот» еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом

понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию «бумажной»

отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных,

порождаемых в системе.

При рассмотрении вопросов, связанных с автоматизацией документо-

оборота, обычно возникают смежные темы, такие как автоматизация перевода

документов из бумажного вида в электронный и связанная с ней задача распо-

знавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации

стоимости хранения больших объемов данных

В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме ав-

томатизации документооборота: Document Warehousing («Хранилища Докумен-

тов») и Knowledge Management («управление знаниями»). Проблемы, стоящие

за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации

документооборота, в каком задачи организации Хранилищ Данных (Data Ware-

housing) и оперативного анализа данных (OLAP) относятся к системам опера-

тивной обработки транзакций (OLTP). Т.е. системы данного класса являются

дальнейшим развитием систем документооборота и необходимы для структу-

ризации и долгосрочного хранения больших массивов накопленных в органи-

зации документов, а также для оптимального поиска необходимой информации

на массиве разнородных накопленных документов.

Прежде чем перейти к собственно структуризации задач и подсистем ав-

томатизации документооборота, необходимо отметить некоторые специфиче-

ские особенности данной отрасли автоматизации предприятия.

Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных

«бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных техно-

логий. Дополнительные сложности вызывает то, что до сих пор законодательно

четко не закреплен статус электронного документа. Существуют определенные

сложности с сертификацией систем электронной подписи и систем обеспечения

секретности доступа к документам.

К тому же задача документооборота не является изолированной техно-

логической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тес-

но интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной систе-

мой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота

должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функ-

ции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функциони-

рующие в организациях, в которых она внедряется.

Все перечисленное позволяет сделать вывод: система автоматизации до-

кументооборота достаточно сложный механизм. Очевидно, не имеет смысла

говорить об отдельном программном продукте как о системе автоматизации

документооборота организации. Система документооборота предприятия

включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных

продуктов, как правило созданных различными производителями. Система ав-

томатизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зави-

симости от размера организации и специфики ее деятельности. Например, сис-

темы автоматизации документооборота небольшой торговой организации, за-

конодательного собрания и проектной организации будут выполнять различные

функции, строиться на различных программных продуктах и вообще иметь ма-

ло общего.

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

Прежде чем детально обсуждать функции и реализацию отдельных ком-

понентов системы автоматизации документооборота, необходимо кратко оста-

новиться на формализации термина «документ» по отношению к рассматри-

ваемым приложениям. Можно выделить несколько аспектов использования

термина документ:

1. «Бумажный» документ, представляет собой объект непосредственно

не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной

системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа доку-

мента может быть фотографическая копия документа, микрофиш, изображение,

видеозапись и пр.

2. Электронный образ документа — копия документа (результат скани-

рования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо

собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или

ином формате, может содержать некоторый набор свойств, его иденти-

фицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная ин-

формация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некото-

рой внешней по отношению к нему базе данных.

3. Электронный документ — в отличие от образа документа, представ-

ляет собой файл, внутри которого находится содержательная информация, ко-

торая может быть использована, например, для поиска документа или отнесе-