Гужва В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах

Подождите немного. Документ загружается.

334

• ведення стадій опрацювання документів і контроль вико-

нання документів;

• пошук документів по формальних полях, привласнених да-

ному документу;

• просування документів маршрутом опрацювання;

• масова розсилка документів у підрозділи;

• реєстрація (постановка на облік) звітів системи «Галакти-

ка» як документів;

• виведення на екран списку всіх врахованих документів, пов’я-

заних з документами-підставами системи «Галактика» (наприклад,

рахунками за продані товари або послуги) і напрямами робіт госпо-

дарського плану; перегляд будь-якого з вказаних документів. Зв’я-

зок з документами-підставами встановлюється користувачем.

9.2.3. Контур оперативного управління

До контуру оперативного управління віднесені задачі, безпо-

середньо пов’язані з реалізацією виробничих планів підприємст-

ва. Серед цих задач можна виділити як актуальні для всіх типів

організацій (постачання, складський облік), так і характерні тіль-

ки для торгових організацій (операції з консигнаційним товаром,

роздрібна торгівля).

Схема інформаційних потоків контуру оперативного управ-

ління наведена на рис. 9.9.

9.2.3.1. Управління закупівлею

(матеріально-технічне постачання)

Стандартні функції підрозділу, що відповідає за закупівлю по-

трібних підприємству товарів і матеріалів, звичайно передба-

чають ведення картотеки пропозицій потенційних постачальни-

ків, відстеження вимог (заявок) інших підрозділів на придбання,

складання плану закупівлі відповідно до укладених договорів і

довгострокових контрактів, вибір конкретного постачальника і

формування замовлення на постачання, реєстрацію документів,

на основі яких провадиться закупівля (рахунки, договори, конт-

ракти, гарантійні листи), оформлення довіреності на отримання,

розподіл матеріальних цінностей по складах, контроль стану до-

говорів і платіжних документів на придбання (сплачено/не спла-

чено/прострочено), отримання різних звітів щодо номенклатури,

яка відстежується, партій, груп і систем класифікації, які викорис-

товуються.

335

Банк

Безготівкові

грошові кошти,

фінансові

супроводжувальні

документи

Контур

бухгалтерського

обліку

(БУХГАЛТЕРІЯ)

Каса

Готівкові грошові

кошти, платіжні

документи

Постачальники

Документи-

підстави

Товари.

Супроводжу-

вальні

документи

Денна виручка

з продажів

через торгову

залу

Отримувачі

Купівля

(постачання)

Прийом

послуг

Продаж

(збут )

Надання

послуг

Торговий зал

Консигнація

Прийом

товару

Відпускання

товару

Складський

облік

Оприбутковування

Відпускання

Внутрішнє

переміщення

БД

складського

обліку

Контур оперативного управління

Дані про

купівлі

Дані про

продажі

Відомості

про

консигнації

Облік і контроль

договірних відно-

син з постачаль-

никами, отриму-

вачами

(Контроль по-

ставок, відван-

таження, оплати,

руху фінансових

коштів, штрафних

санкцій)

Технічна

підготовка

виробництва

Техніко-

економічне

планування

Виробництво

Відпуск

у виробництво

Повернення

з виробництва

Рис. 9.9. Схема інформаційних потоків

контуру оперативного управління

336

У системі «Галактика» функції з відстеження пропозицій пос-

тачальників, планування закупівлі і вибору постачальника можуть

бути виконані засобами програмного модуля «Управління мар-

кетингом». Отримання і відстеження заявок на придбання забез-

печується модулем «Управління документообігом». Крім того,

заявки на постачання продукції можна вести в модулі «Управлін-

ня закупівлею», використовуючи як заявки документи-підстави,

що перебувають у стані таких, що «оформлюються». Для контро-

лю взаєморозрахунків з постачальниками рекомендується викори-

стовувати модуль «Постачальники, отримувачі». Безпосередньо

в модулі «Управління закупівлею» зосереджені операції по ро-

боті з конкретними документами на придбання.

Внаслідок глибокої інтеграції модулів, що входять до системи

«Галактика»

, та наявності єдиної бази даних усі відомості, н

е-

обхідні для оформлення документів-підстав, накладні й довірено-

сті можуть бути введені шляхом вибору з існуючих таблиць бази

даних. Підключення потрібної таблиці (класифікатора, довідни-

ка) в момент заповнення тієї або іншої графи документа забезпе-

чується автоматично. За відсутності в таблиці необхідних даних

вони можуть бути введені без виходу з режиму оформлення по-

точного документа. Інтеграція модуля «Управління закупівлею»

зі складським обліком і плануванням виробництва дозволяє в

модулі «Складський облік» відстежувати встановлені рівні нор-

мативних запасів (матеріалів, комплектуючих), виявляти дефіцит

і продукцію, що не користується попитом (неліквіди).

До особливостей модуля слід віднести:

• використання в документах на закупівлю як товарних, так і

нематеріальних позицій (послуг);

• облік партій товарів, що закупаються, відстеження термінів

зберігання, термінів дії ліцензій і сертифікатів;

• підтримка різних валют і міжнародної закупівлі;

• облік митних зборів, транспортних та інших витрат при об-

численні облікової вартості конкретних виробів, що закупаються;

• облік повернення за рекламацією;

• автоматизований розподіл товарів по складах;

• автоматичне формування прибуткових складських ордерів

по групі накладних;

• формування платіжних документів на оплату за документа-

ми-підставами;

• формування довіреності на отримання матеріальних цінностей;

• отримання відомостей про документи-підстави по вибраних

контрагентах за допомогою «картки постачальника»;

337

• повна інтеграція з модулем «Постачальники, отримувачі»;

• відображення в бухгалтерському контурі всіх операцій із за-

купівлі матеріальних цінностей і послуг за допомогою механізму

типових господарських операцій.

Модуль формує такі стандартні звіти:

• звіти про закуповувані товари і послуги (номенклатура, по-

стачальники, групи, партії, зовнішня класифікація);

• звіти про зареєстровані прибуткові та сформовані повернені

накладні;

• звіт про стан замовлень (документів-підстав, що виконують-

ся) на закупівлю;

• реєстри документів-підстав і накладних;

• звіт про невідповідності в документах на закупівлю.

9.2.3.2. Управління продажем (збутом)

Інтерфейс користувача програмного модуля «Управління

продажем» реалізовано в «Галактиці» аналогічно інтерфейсу

модуля «Управління закупівлею». Новим елементом модуля

«Управління продажем» є функція формування відпускних цін.

Програмний комплекс «Галактика» дозволяє створити і підтри-

мувати довільну кількість різних прайс-листів. Так, можна мати

окремі прайс-листи для великооптової та дрібнооптової торгівлі,

для роздрібного продажу, для виділених груп товарів і послуг

тощо. Прайс-лист можна формувати вручну або автоматично, ро-

зраховуючи передбачувану ціну реалізації додаванням до обліко-

вої ціни ТМЦ описаної користувачем гнучкої системи торгових

націнок (знижок) і податків.

До особливостей реалізації цього модуля належать такі:

• довільна кількість позицій у документі на продаж;

• облік типу оподаткування при оформленні документа;

• можливість гнучкої зміни цін шляхом оперативного корек-

тування прайс-листів;

• використання в документах на продаж як товарних, так і не-

матеріальних позицій (послуг);

• автоматичне формування номерів документів на продаж з

можливістю їх коригування користувачем;

• можливість формувати документ у національній або будь-

якій із зареєстрованих у системі валют з розрахунком гривневого

або валютного еквівалента відповідно;

• можливість коригування курсу валюти безпосередньо в про-

цесі формування документа;

338

• можливість продажу наборами (комплектами) товарів;

• динамічний контроль наявності товарів на складі під час ви-

писування рахунка;

• можливість оформляти рахунки на відсутні у наявності то-

вари (варіант передоплати);

• автоматичне або ручне резервування товарно-матеріальних

цінностей на складах і підприємствах під час виписування доку-

мента і гнучке управління резервом;

• можливість управляти вибором складу, з якого має бути

здійснене відвантаження;

• можливість автоматично оформляти накладну за виписаним

документом-підставою;

• контроль повторних спроб оформити накладну на відпустку

за вже виконаним документом-підставою;

• можливість автоматично провадити списання товару на

складі під час оформлення накладної на його відпуск;

• облік повернення ТМЦ;

• автоматичне формування витратних складських ордерів по

групі накладних;

• формування платіжних вимог на оплату за документами-під-

ставами;

• отримання відомостей про документи-підстави по вибраних

контрагентах за допомогою «картки покупця»;

• прогнозування обсягів закупівлі та формування заявок на

дефіцити;

• повна інтеграція з модулем «Постачальники, отриму-

вачі»;

• відображення в бухгалтерському контурі всіх операцій з ре-

алізації матеріальних цінностей і послуг за допомогою механізму

типових господарських операцій.

До стандартних, що формуються модулем, належать такі

звіти:

• друк накладних;

• звіти про стан документів-підстав на продаж (у виконанні,

прострочені, оплачені тощо);

• звіти про реалізовані товари і послуги (номенклатура, групи,

партії, зовнішня класифікація, отримувачі;

• звіт про невідповідності в документах на продаж;

• реєстри документів-підстав і накладних;

• аналіз реалізації по періодах у розрізі контрагентів (або гру-

пи контрагентів по регіонах, форми власності тощо) і товарів

(груп товарів).

339

9.2.3.3. Складський облік

Програмний модуль «Складський облік» тісно пов’язаний із

задачами управління закупівлею і продажем. Основні можливос-

ті модуля «Складський облік» полягають у такому:

• формування прибуткових і витратних складських ордерів,

розподіл матеріальних цінностей між матеріально-відповідаль-

ними особами;

• облік операцій з ТМЦ за допомогою картки складського об-

ліку;

• операції внутрішнього переміщення;

• динамічний переоблік складських залишків;

• облік партій товарів, контроль термінів зберігання партій,

термінів дії сертифікатів (ліцензій);

• ведення облікових цін, підтримка методик списання за сере-

дньозваженими цінами;

• формування відомостей руху за період у розрізі: контр-

агент, склад, МОЛ, група МЦ, партія МЦ;

• формування відомостей наявності МЦ на будь-яку дату в ро-

зрізі: склад, МОЛ, партія МЦ, інфраструктура складу;

• формування оборотних відомостей в розрізі складу або його

матеріальних цінностей;

• формування накопичувальних відомостей по надходженнях і

по витратах;

• контроль неліквідів, понаднормативів, дефіцитних позицій;

• проведення інвентаризації, формування відомості фактичної

наявності, порівнювальної відомості по підсумках інвентаризації;

• проведення дооцінювання імпортних товарів з огляду на

зміну курсу валют;

• перерахунок собівартості реалізації відповідно до застосову-

ваної методики обліку і списання товарів;

• контроль відповідності накладних і складських ордерів.

9.2.3.4. Управління консигнаційним товаром

Під консигнаційними операціями мають на увазі приймання

або передачу товару з регламентною відстрочкою платежу у міру

реалізації. Придбавши модуль «Управління консигнаційним

товаром», користувач «Галактики» отримує можливість вико-

нувати такі операції:

• оформлення документів на приймання або передачу консиг-

наційного товару;

340

• передача на консигнацію комплектів товарів;

• отримання відомостей про документи-підстави по обраних

контрагентах за допомогою картки консигнатора і консигнанта;

• оформлення накладних на приймання або повернення кон-

сигнаційного товару;

• формування довіреності на отримання консигнаційного то-

вару;

• отримання відомостей на реалізацію і відомості на залишки

консигнаційного товару (в гривнях і у валюті);

• контроль відповідності накладних і складських ордерів;

• врахування розрахунків між консигнаторами і консигнантами;

• отримання звітів по виконуваних документах-підставах на

приймання або відпускання консигнаційного товару.

Стандартними звітами модуля «Управління консигнацій-

ним товаром» є такі:

• звіти про залишки товарів, прийнятих на консигнацію (грив-

неві, валютні, валютно-гривневий);

• звіти (графічні й табличні) про реалізацію консигнаційних

товарів (зведені відомості, обсяги продажу за кількістю, продаж у

валюті у розрізі партій);

• відомості прийому / відпуску консигнаційного товару в роз-

різі контрагентів,ТМЦ;

• відомості реалізації товарів, відпущених на консигнацію в

розрізі контрагентів, товарів;

• звіт про невідповідності в накладних на прийом / відпуск /

повернення консигнаційних товарів і у відповідних складських

ордерах.

9.2.3.5. Розрахунки з постачальниками

та отримувачами

Програмний модуль розрахунку з постачальниками й отриму-

вачами призначений для повного контролю взаєморозрахунків з

контрагентами з урахуванням фінансових і товарних супровідних

документів.

Основними можливостями модуля є:

• формування реєстру виконуваних договорів з урахуванням

товарних і фінансових документів за цими договорами;

• спеціальний режим прив’язки платіжних документів до до-

говорів (документів-підстав);

• автоматичне формування платіжних документів за докумен-

том-підставою;

341

• розрахунок сальдо і складання платіжного балансу по контр-

агенту;

• контроль взаєморозрахунків;

• аналітика відносин з постачальниками по взаємній заборговано-

сті в розрізі періодів, договорів, груп договорів, конкретних консиг-

натора та консигнанта МЦ, груп консигнатора та консигнанта МЦ;

• аналітика відносин з отримувачами по взаємній заборгова-

ності в розрізі періодів, договорів, груп договорів, конкретних

МЦ, груп МЦ;

• нарахування й облік штрафів (пені) за невиконаними зо-

бов’язаннями контрагентів або фірми.

9.2.3.6. Роздрібна торгівля

(управління продажем через торговий зал)

Установка на робочих місцях касирів замість традиційних ка-

сових апаратів, об’єднаних у мережу спеціалізованих касових те-

рміналів на базі процесорів INTEL 386 з вбудованими принтера-

ми (наприклад IPC POS, ОКА-500.1 та ін., що пройшли державну

реєстрацію і включені до реєстру рекомендованого для викорис-

тання обладнання) дозволяє оптимально організувати процес

управління продажем.

Касири за такої автоматизації мають такі зручності:

• немає необхідності пам’ятати вартість кожного товару, оскіль-

ки ціна витягується з прайс-листа під час ідентифікації товару;

• є можливість автоматичної ідентифікації товару за його

штрихом-кодом за допомогою сканера;

• завжди відома наявність / відсутність того або іншого виду

товару в кожному відділі і кількість готівки в касі;

• за наявності префіксів, що прочитують кредитні картки,

можна обслуговувати відповідну категорію клієнтів;

• спрощуються операції приймання / здачі зміни.

• Завідувач торгового залу отримує можливість:

• у будь-який момент часу мати необхідну інформацію про

продаж по відділах і товарах, про готівку, що є в кожній касі, за-

лишки товарів у відділах та на складі тощо;

• гнучко управляти ціновою політикою: для зміни цін досить

скоригувати прайс-лист і направити повідомлення у відділи про

заміну цінників (каси отримають новий прайс-лист автоматично);

• маючи дані про темпи продажу різних товарів та залишки їх,

своєчасно подавати замовлення на поставку, не допускаючи пе-

ребоїв у торгівлі;

Клієнти

Відділ

маркетингу

Прогнозування

потреб у

номенклатурі

і кількості.

Інформація про

замовлення

Конструкторський

відділ

Служба технічної

документації

Технологічна

служба

Склад

виробів

Види

робіт

Технологічна

документація



послідовність

технологічних

операцій;

норми витрат

матеріалів

вимоги до персоналу

норми трудовитрат

Конструкторська

документація

креслення

відомості

застосування

відомості

розвузловування

Відомості

в контурі

бухгалтерського

обліку

Технічна підготовка виробництва

Номенклатура

виробів

і матеріалів

Поопераційні

норми витрат

матеріалів

Повідомлення на

конструкторські

зміни

Технологічні

параметри

Поопераційні

технологічні

процеси

Повідомлення

на технологічні

зміни

Види

устаткування

Замовлення

342

343

Техніко-економічне планування

Планово-

економічна

служба

План

виробництва

Статті

калькуляції

Ціни покупних

виробів

Кошториси

витрат

Склад виробничих

замовлень

Нормативна

калькуляція

витрат на

виробництво

Планова потреба

у сировині

Звіт про аналіз

виробництва

(завантаження

устаткування,

забезпеченість

ресурсами)

Контур

оперативного

управління

Матеріально-

технічне

постачання

Складський

облік

Відділ збуту

Лімітно-

забірні карти

Готова

продукція

Матеріали,

комплектуючі

Облік фактичних витрат

Виробниче

бюро бухгалтерії

Фактичний обсяг

випуску

Налагоджування

статей витрат на

рахунки

Файл

бухгалтерських

проводок

Бухгалтерські проводки

за звітний період

Контур

бухгалтерського

обліку (бухгалтерія)

Кошториси

фактичних

витрат по цехах

Зведення

фактичних витрат

на виробництві

Калькуляція

фактичної

собівартості

виробів

Звіти про

виконання

кошторисів

(відхилення

від плану)

Виробництво

Фактичні дані

про виконання

Рис. 9.10. Інформаційні потоки в контурі управління підприємством

343