Герчикова И.Н., Менеджмент. Учебник

Подождите немного. Документ загружается.

141

удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений,

оптимальность систематизации и

непрерывность сбора и обработки сведений.

Для современных условий характерно

применение высокоэффективной

внутрифирменной системы информации,

основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной

обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую

внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет

собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в

информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации,

внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют

принципы единства производственного процесса, информации и организации путем

применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи

информации в сочетании с использованием аналитических методов математической

статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается

обобщение информации "снизу вверх", а также конкретизация информации "сверху

вниз".

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической,

плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных

системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем

достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем,

что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование

информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить

количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить

степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает

распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации,

необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее

благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение

административно-организационных, научно-исследовательских и производственных

мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка - важные факторы

повышения эффективности производства.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации,

обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача

информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной

информации.

Значение внутрифирменной

системы информации,

принщшы, цели, функции

142

В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих

информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора,

обработки, хранения и представления информации (ВСИ). Произошла

переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение

ее конечной цели: удовлетворение потребностей в информации руководителей на

всех уровнях внутрифирменного управления. В связи с этим главное внимание

уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного

управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия

необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой

информации определяются соответствующие технические средства и методы

обработки информации.

В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы и

эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс

подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи:

обработка данных; обработка информации; обработка знаний; реализация

интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления во

многих фирмах в учете и отчетности стали использовать показатель - отношение

получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение

функционирования внутрифирменной системы информации.

Основные принципы и цели :

• определение требований к содержанию информации и ее характеру в

зависимости от целенаправленности;

• выработка системы хранения, использования, предоставления информации в

централизованном и децентрализованном управлении;

• определение потребностей в технических средствах (в том числе

компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

• разработка программного обеспечения, создание и использование банков

данных;

• проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ

маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

• автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

• обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами

связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

• автоматизация административно-управленческого труда на основе

использования компьютерной техники.

Важными задачами ВСИ являются:

• координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых

отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях

повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по

фирме в целом;

• определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения

первичных данных;

143

• определение основных направлений развития технологии обработки

информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему

конкретной информации - это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и

функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих

решений.

Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на

основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от

запланированных показателей.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

• определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и

содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления

производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

• определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и

каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

• централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду

технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы

информации;

• определение уровня затрат на использование технических средств в системе

информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату

используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет,

бумаги и пр.);

• обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления

информации;

• разработка программных средств, прикладных программ.

7.2. Технология информационной деятельности

Развитие материально-технической

базы информационной деятельности

можно разбить на несколько этапов.

Первый этап, охватывающий период 50- 60-х годов, характеризуется

созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ; появлением и быстрым

развитием техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и

выдающей информацию; созданием и совершенствованием техники,

специализированных систем связи (сети передачи данных), в том числе с помощью

средств космической техники; формированием целевых информационных банков;

созданием и распространением терминальных устройств, обеспечивающих наиболее

удобную форму представления информации, в том числе и в диалоговом режиме.

ЭВМ стали базой информационных систем управления в так называемой

макроэлектронной форме.

Второй этап, охватывающий 70-е годы, характеризуется созданием и

использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных,

Материально-техническая база

информационной деятельности

144

информационных, транспортных и других устройствах. Это направление развития

электроники дало толчок созданию и быстрому распространению миниатюрных

видов вычислительной техники - мини-, микро-, персональных ЭВМ, что

обеспечило возможность накопления и выдачи информации в самых различных

формах и разнообразного назначения. Именно на данном этапе, охватывающем 80-е

годы и начало 90-х годов, информационные технологии становятся все более

эффективными, все более глубоко охватывают как управляемые производственные

процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование

автономных и интегрированных компьютерных систем.

Интегрированные компьютерные системы предполагают обязательную

организацию в рамках всей производственной системы унифицированного

информационного потока, увязывающего путем планирования в единое целое

научные исследования и разработки, производство и другие области хозяйственной

деятельности фирмы.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий: создания

самих вычислительных машин; создания для них программного обеспечения;

подготовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и

накладные расходы; значительно повышает эффективность проектно-

конструкторских работ; обеспечивает эффективное внутрифирменное

планирование; заменяет в конторском деле секретарей-машинисток,

делопроизводителей; в бухгалтерском деле облегчает составление письменных

финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и

финансовыми учреждениями.

Во внутрифирменной системе

информации используются следующие виды

вычислительной техники:

1) ЭВМ крупногабаритные и персональные;

2) микропроцессоры;

3) средства телекоммуникаций;

4) электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со

встроенной микроЭВМ;

5) средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются прежде всего для обработки данных и решения расчетных

задач.

В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки

нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная

техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью

компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую,

цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных

промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял

около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть

Виды технических средств,

используемых во ВСИ

145

приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации

осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании

встроенной микроЭВМ.

В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются

для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их

выполнением;

• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса

производства;

• расчета заработной платы;

• контроля за поступлением заказов;

• анализа данных о сбыте продукции;

• регистрации поступления платежей;

• ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного

контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество

поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков

применительно к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для

автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки. Первую

такую ЭВМ выпустила ИБМ в начале 70-х годов. Впоследствии они стали

выпускаться американскими фирмами "Интерстейт электронике", "Трешхолд

текнолоджи", "Перифоникс", входящими в "Эксон энтерпрайс". Такие ЭВМ

позволяют на 60- 70% сократить затраты на ввод информации. Кроме того, они

используются для передачи информации голосом между управляющими разных

уровней управления.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические

средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную

систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на

одновременном использовании вычислительной техники и средств

автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации

создаются идя. хранения большого числа различных документов и облегчения

пользования ими.

К средствам повышения уровня автоматизации административно-

управленческого труда относятся: осуществление записей, поиск материалов и

документов, раскладка копий документов по соответствующим досье.

К новым техническим средствам автоматизации конторского труда можно

отнести: копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации

процесса копирования и рассылки документов; электронные пишущие машинки и

ком-позеры для автоматизации процесса перепечатки документов и материалов;

информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их

146

индексов, для сокращения времени на поиск необходимых материалов или

индексов; телекоммуникационную внутрифирменную связь, обеспечивающую

систематическое тесное взаимодействие и координацию деятельности

руководителей подразделений; фотонаборную технику; устройства оптического

считывания; комплексную систему, объединяющую ЭВМ с микрофильмированием;

электронную почту; диктофонную технику.

В некоторых фирмах созданы высокоэффективные внутрифирменные системы

связи, объединяющие все имеющиеся технические средства обработки цифровой и

текстовой информации.

В некоторых крупных промышленных фирмах получила развитие система

SCOPE (Systems for the Corporate Processing Environment) - система для

внутрифирменной обработки информации, позволяющая планировать и

контролировать процесс внедрения новой техники в управленческую деятельность.

Ее важной составной частью является система OAS (Office Administration System) -

административная система офиса. Это система автоматизации административно-

конторской деятельности, предполагающая специализацию конторских служащих

на выполнении конкретных функций: составление деловых писем, подготовка

материалов к совещаниям, обслуживание управленческого звена путем получения и

предоставления в его распоряжение необходимой информации, выполнение всех

видов технической и конторской работы.

При организации сбора и регистрации

данных по принципу последовательных решений

могут применяться различные виды

информационной технологии:

• сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства (на

местах возникновения затрат) в форме единоличного документа и использование

центральной ЭВМ для агрегирования данных; обработка данных в режиме диалога

для расчета показателей на терминале;

• получение свободного документа, использование машиносчитывающего

носителя информации (например, дискеты), обработка данных по

производственному отделению на персональных компьютерах.

Решение вопросов внедрения новых технологий требует комплексного,

разностороннего подхода. Важно не только исследовать технико-экономические и

организационные аспекты проблемы, но и учитывать влияние внедрения новых

технологий на положение работника в производственном процессе. В частности,

требуется анализ трудовых функций работника, его образа действия, навыков,

способностей, условий труда. Представляет большую трудность оценить трудовые и

социально-экономические факторы.

Применение метода корреляции рангов используется для таких исследований,

когда невозможно получить численные значения подлежащего анализу признака, но

можно признаки ранжировать. Это касается, например, уровня квалификации

кадров (0.....6), качества продукции (1, ..., 5), степени управления (1, ..., 5).

Технология информационной деятельности предполагает создание системы

Виды информационной

технологии

147

записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной

техники; использование форм как носителей информации; формирование базы

данных; создание пакетов прикладных программ.

Система ведения записей разрабатывается на основе специальных программ,

направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации.

К важнейшим видам записей относятся:

технологическая документация, чертежи, инженерно-конструкторские

расчеты;

научная документация, опытно-конструкторские'разработки, патенты и другая

промышленная собственность;

данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;

расчеты заработной платы рабочих и служащих;

тексты контрактов и сопроводительная документация;

тексты годовых фирменных отчетов и протоколов собраний акционеров;

данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ

маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;

данные для разработки планов и показатели самих планов.

Обычно записи первичных данных делят на две группы: 1 - статистические

(финансовые) отчетные показатели, а также текстовая информация: доклады,

сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективах

развития; 2 - составленные на основе информации первой группы предложения и

рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по

отдельным подразделениям.

Использование форм как носителей информации. Необходимая

информация заносится на определенные формы - носители информации. Формы

могут содержать информацию по фирме в целом и по каждому подразделению в

отдельности. Каждая форма имеет свой перечень статистических данных и

фактологической информации, позволяющий произвести оптимально детальный

экономический анализ состояния и развития хозяйственной деятельности фирмы,

разработать и принять необходимые управленческие решения. Так, например,

существуют формы, в которые заносятся данные о выпуске и продажах продукции

за установленный период; о материально-производственных ресурсах (запасах); о

численности персонала и наличии свободных рабочих мест.

Различают следующие виды бланков форм: формы для хранения информации;

формы регистрации данных; формы статистической (финансовой) отчетности;

формы обследований.

Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и по необходимости могут быть

выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере. В случае

необходимости размножения заполненной и хранящейся в ЭВМ формы это делается

с помощью копирующего устройства той же ЭВМ.

В крупных промышленных фирмах, использующих все виды бланков форм,

создаются специальные программы, охватывающие полный комплекс работ по

постоянному совершенствованию бланков форм. Некоторые компании имеют

148

собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации, в

которых осуществляется как создание, так и распечатка (набор и печать) новых

форм.

Поскольку потребности в получаемой информации и ее содержание у

управленческого персонала фирмы меняются в зависимости от изменяющихся

внутренних условий, возникает необходимость в постоянном уточнении и

переработке форм, содержащих первичные данные.

Информационные базы данных включают весь комплекс статистических

показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее

производственно-сбытовых подразделений, а также фактологический материал

относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы.

Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и

уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого

всестороннего экономического анализа результатов и перспектив

функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается

вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки

данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и

сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Это имеет существенное значение

при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими

реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной

систематической основе с учетом требований управляющих - основных

пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о

кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная,

систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации

делается с выводом на печатающее устройство ЭВМ, что позволяет следить за

укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и

увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в ЭВМ, резко ускоряет процесс

получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает

возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения

современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ (ППП), разработка стандартных

программных средств фирмами, выпускающими персональные ЭВМ, получила в

современных условиях существенное развитие. Крупные библиотеки прикладных

программ созданы фирмами ИБМ, "Диджитал эквипмент", "Хыоллет Паккард".

Разработкой ППП стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни

из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров,

выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку ППП для разных видов

персональных ЭВМ.

Разработкой ППП занимаются также специалисты государственных

учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка

Комплексная

автоматизированная

обработка информации

149

информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических

средств обработки информации с использованием новейшей технологии,

методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает

последовательные этапы: автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи

данных; использование устройств для автоматизированной обработки текстовой

информации и фотонаборных устройств; интеграция обособленных процессов

обработки информации в единую внутрифирменную систему: объединение

технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной

почты; использование всего комплекса технических средств обработки информации,

переход к единой системе обработки всех видов информации.

Комплексная система обработки информации включает следующие

технические средства: терминальные устройства; устройство оптического

распознавания обозначений; устройство автоматизированной обработки текстовой

информации; ЭВМ; фотокамеру для быстрого обновления информации на

микрофишах; фотокамеру для микрофильмирования больших объемов информации;

фотокамеру для микрофильмирования информации, поступающей из ЭВМ;

устройство автоматизированного хранения и выдачи информации; дубликатор для

получения копий микрофильмов и микрофишей; печатающее устройство с

микрофильмов и микрофишей с увеличением изображения; печатающее устройство

ЭВМ; устройство для чтения микрофильмов и микрофишей; автоматизированную

систему хранения и выдачи информации; средства доведения информации до

пользователей.

Комплексная система может включать также графические цветные дисплеи

для обработки графической информации, а также фотонаборный автомат,

позволяющий преобразовать отредактированную и хранящуюся в памяти ЭВМ

информацию в фотоформы, с которых затем получают твердые формы для печати.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации

принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это

обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями,

параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ.

Составление и редактирование текста может производиться только человеком,

взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. ЭВМ

используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Обычно секретарь-машинистка пользуется электронной пишущей машинкой

со встроенным каналом связи и композером с экраном, которые подключаются к

ЭВМ с дисковой памятью, где формируется база данных коллективного

пользования. В результате появляется возможность посредством внутренней связи

объединить всех секретарей-машинисток в центры операторов-машинисток,

которые, оставаясь на своих рабочих местах, получают возможность быстрого

обмена информацией со всеми взаимосвязанными управленческими звеньями,

обеспечивать переработку текстовой информации для всех центральных служб,

включая службу планирования и службу маркетинга.

150

Впоследствии устройства автоматизированной обработки текстовой

информации стали широко использоваться не только операторами-машинистками,

но и руководителями всех уровней, которые на выведенном на экран документе

делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их

действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

Использование диктофонной техники, установленной в центре

автоматизированной обработки текстовой информации, облегчает администратору

подготовку любых документов, поскольку, подключившись к центру по телефонной

или селекторной связи и продиктовав материал, он в кратчайшие сроки может

получить его распечатку или перевод на иностранный язык и использовать по

назначению. Согласно обследованиям некоторых американских фирм, примерно

20% всего объема продиктованных руководителями материалов печатается их

секретарями-машинистками с использованием электронных пишущих машинок с

дисплеем, а 28% - в центрах автоматизированной обработки текстовой информации.

В 80-е годы появились диктофонные системы со встроенным

микропроцессором. Широкую известность получила система японской фирмы

"Сони" РД60, известная под названием "Source". Такие системы устанавливаются в

центрах автоматизированной обработки текстовой информации. Управленческий

персонал может подключиться к ним с помощью обычных линий телефонной связи

и диктовать любой текст.

В США были созданы системы, которые воспринимают информацию,

передаваемую голосом, независимо от того, диктуется она одним лицом или

несколькими, например, во время совещания. Такая информация воспринимается,

печатается и выдается либо помещается на хранение.

7.3. Аппарат управления внутрифирменной

системой информации

Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает:

• вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

• центральную службу информации;

• информационную систему в производственных отделениях, включающую

отделы: обработки и анализа информации; обработки входящей и выходящей

документации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной

техники.

Центры хранения записей создаются в крупных фирмах. В них информация

хранится обычно на микрофишах или микрофильмах и может быть в кратчайший

срок выдана по запросу посредством электронной почты. Развитие машинной

микрографии открыло новые возможности для создания единой системы обработки,

хранения и выдачи информации.

Функции и виды деятельности центров хранения записей:

отбор информации для хранения;

кодирование, микрофильмирование, микрофиширование и закладка