Фионова Л.Р., Фионова Ю.Ю. Документоведение и делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

последовательность изложения. Сначала излагается существо просьбы или

предложения, а затем предлагается обоснованная аргументация.

Особое внимание следует уделить языку и стилю докладных записок,

т.к. при составлении текстов управленческих документов используется

деловой стиль со специфическими признаками:

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

• точность и ясность изложения (исключение образных слов и

выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

• краткость текста, исключение повторов, излишних

подробностей;

• употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний

("сообщаем, что в период...", "направляем на рассмотрение и

утверждение...". "проверкой установлено, что...");

• ограниченная сочетаемость слов;

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

• использование отглагольных существительных;

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

• безличный характер изложения текста;

• употребление специальных терминов ("считаю необходимым",

"прошу", "предлагаю")

• использование сокращенных слов (экз,. с, см., и т.д.)

• использование универсальных слов с неопределенным

значением;

• исключение из текста архаизмов("сего года", "при сем

направляем").

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Продлить Пролонгировать

Объявление Анонс

Представить Репрезентовать

Подпись

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий

ему юридическую силу

Оформляется подпись от границы левого поля на 2-3 интервала ниже

текста. Реквизит включает наименование должности лица подписавшего

документ, его личную подпись и расшифровку подписи. В расшифровке

подписи инициалы указываются перед фамилией.

Сама рукописная подпись располагается на уровне последней строки в

наименовании должности.

Как правило, внешнюю докладную записку подписывает руководитель

организации или один из его заместителей, в чью компетенцию входит

рассматриваемый вопрос.

Внутреннюю докладную записку может подписать как руководитель

структурного подразделения - автора, так и исполнитель, подготовивший

документ.

Например:

Главный экономист

П.А. Егорина

Отметка о наличии приложений

Иногда к докладной записке могут прилагаться документы,

позволяющие уточнить и обосновать ее содержание. Тогда кроме

перечисленных реквизитов в формуляр документа включается отметка о

наличии приложения.

Если приложение не называется в тексте, его наименование

указывается полностью с указанием количества листов и экземпляров.

Например:

Приложение: Договор о поставке щебня от 20.06.2005 на 4 л. в 1 экз

Если приложение называется в тексте, отметку оформляют таким

образом:

Приложение: на 6 л, в 3 экз.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля на

2 интервала ниже текста, но выше подписи.

Примеры правильного оформления докладных записок приведены

ниже.

Внешняя докладная записка

Производственное объединение Министерство связи

«Московская городская Российской Федерации

телефонная сеть»

Начальнику управления

телефонной связи

Г.С. Аксенову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.11.2004 №34

О выделении прямых проводов

и назначении телефонных номеров

В сентябре этого года нашим объединением были подготовлены и согласованы с

Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с

новыми абонентами. Адреса абонентов: ул. Чехова, д. 7 (КРОСС АТС-295,

контактный телефон 293-85-09) и пер. Сивцев Вражек, д. 3 (КРОСС АТС-294,

контактный телефон 254-49-12). Выделение прямых проводов необходимо для

включения абонентов в сеть передачи данных "Инфотел" с 1 декабря текущего года.

Предлагаю выделить прямые провода и назначить телефонные номера указанным

абонентам на договорной основе.

Заместитель начальника объединения М.И. Дуров

Внутренняя докладная записка

Бухгалтерия Директору комбината по

производству музыкальных

инструментов

В.М. Ларионову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.10.2003 №26

О состоянии учета на складе

Восьмого октября мною была проведена оперативная поверка состояния учета

легковоспламеняющихся жидкостей на складе. В ходе проверки было установлено,

что приходные и расходные документы на складе ведутся небрежно и сдаются в

бухгалтерию с опозданием на 5-6 дней.

При проверке фактического наличия материалов по 14 наименованиям была

установлена недостача 50 кг клея ПВА, 25 кг лака мебельного и 10 л ацетона.

Считаю необходимым предложить заведующей складом М.К. Люсиной

ликвидировать недостатки в учете к 15 октября 2003 г.

Приложение: ведомость остатков расходных материалов на 2 л. в 2 экз.

Главный бухгалтер

П.Н. Антипова

Практическая часть

1. Написать докладную записку на имя директора завода

(название придумать самим) от имени руководителя технического отдела

этого же завода. В ней изложить просьбу о выделении средств для

приобретения персонального компьютера. Компьютер необходим для

завершения работ по договору 174/15. Необходимо окончательно отладить

разработанное программное обеспечение и внедрить в заданные сроки в

производство. Отсутствие компьютера, может привести к нарушению и

даже срыву графика выполнения работ по договору 174/15.

2. Подготовить докладную записку от имени начальника

управления кадров администрации г. Тюмени Петрова СИ. на имя

руководителя аппарата правительства Тюменской области П.В.Сорокина.

В докладной изложить сведения об образовании и возрастном составе

работников администрации г. Тюмени (цифровые данные придумать

самим и подготовить в виде таблицы). Подумать над оформлением

внешней докладной записки.

3. Найти ошибки в оформлении докладных записок и подготовить

правильные варианты (см. приложение А)

Всю практическую часть выполнить с помощью текстового редактора

Word.

Требования к содержанию отчета

1. Цель работы.

2. Краткая характеристика докладных записок, используемых в

практической работе предприятий и фирм.

3. Документы, подготовленные в ходе работы.

4. Выводы.

Контрольные вопросы

1. Дайте определения докладной записки.

2. На какие группы можно разделить докладные записки по

содержанию?

3. Какие реквизиты входят в типовой формуляр докладной записки?

4. Как оформляется наименование организации - автора документа?

5. Как оформляется название вида документа?

6. Как оформляется дата в докладной записке?

7. Изложите правила оформления регистрационного номера.

8. Как и когда оформляется место составления или издания в докладной

записке?

9. Как оформляется адресат в докладной записке?

10. Какие требования предъявляются к оформлению заголовка?

11. Перечислите требования к оформлению текста докладной записки.

12. Что такое подпись, и какие требования предъявляются к ее

оформлению?

13. Как оформляется отметка о наличии приложения?

Приложение А

(обязательное)

Докладные записки, оформленные с ошибками

Вариант 1

Зав. аспирантурой ПГУ

Гусевой О.Н.

от зав. кафедрой ИнОУП

Фионовой Л.Р.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О результатах аттестации аспирантов

Довожу до Вашего сведения, что после заслушивания отчетов аспирантов

очной формы обучения кафедра ИнОУП приняла следующее решение:

- Аспирант Юрин СЮ. успешно закончил аспирантуру, имеется акт

о внедрении результатов работы в ЗАО МПБК «ОЧАКОВО», имеется 8

публикаций, предполагаемый срок защиты февраль 2004 г., просим

предоставить отпуск;

- Аспирант Богданов МО. успешно закончил аспирантуру,

результаты апробируются на одной из фирм, акт внедрения будет, имеется

12 публикаций, предполагаемый срок защиты апрель 2004 г., просим

предоставить отпуск;

- Аспирант Павлов СП. не справился с исследованием, не

предоставил в срок работу, таким образом, неуспешно закончил бучение,

просим отчислить без предоставления отпуска.

Заведующая кафедрой ИнОУП, ФионоваЛ.Р.

Вариант 2

Администрация Ивановской области Руководителю администрации

Ул.Новая, 28 Ивановской области

г.Иваново, 115689 Полежаеву П.И.

Тел.: 56-12-90, факс: 56-45-78

Докладная записка

05.09.2003 №12

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с

торговлей промышленными товарами, и в частности мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных

помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих

нормальных подъездных путей.

В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требованиям

организации торговли мебелью, прошу дать указания руководителям

администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли

мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Начальник управления торговли Тарасов В.М.

Вариант 3

Генеральному директору

ЗАО «Фарма»

От заведующей канцелярией

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что курьер Сомов С.С. регулярно

опаздывает на работу и нарушает производственную дисциплину. Прошу

принять меры дисциплинарного характера.

12 июня 2005 г. И.В.Шумилина