Фионова Л.Р., Фионова Ю.Ю. Документоведение и делопроизводство
Подождите немного. Документ загружается.
21
Плановый отдел, начальник отдела А.А. Анников
Отдел маркетинга, начальник отдела П.П. Петров
Торговый отдел, начальник отдела К.А. Пузырьков
8. МУНИЦИПАЛЬНОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЗЕЛЕНСТРОЙ» (МУП
«ЗЕЛЕНСТРОЙ»)
412211, г. Пенза, ул. Зеленая, 1
ОКПО 57382547, ОГРН 76853265241653, ИНН/КПП 3311442670/331144267
Директор В.Л. Шабанов
Структурные подразделения:
Бухгалтерия, начальник бухгалтерии Н.Е. Шляпкин
Плановый отдел, начальник отдела О.А. Морозова
Хозяйственный отдел, начальник отдела П.Л. Козлов
9. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МОДИС-СЕРВИС»
332561, г. Москва, ул. Тверская, 33
ОКПО 87967573, ОГРН 5567451879352, ИНН/КПП 1234565430/123456543
Структурные подразделения:
Производственный отдел, начальник отдела Р.М. Рогов
Хозяйственный отдел, начальник отдела В.В. Васильев
Отдел маркетинга, начальник отдела Д.Д. Матвеева
10. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ИМПУЛЬС»
514233, г. Тверь, ул. Мира,76
ОКПО 56465747, ОГРН 2341326527124, ИНН/КПП 6543765870/654376587
Структурные подразделения:
Бухгалтерия, начальник бухгалтерии В.В. Фомин
Плановый отдел, начальник отдела Л.С. Мигунов
Отдел маркетинга, начальник отдела Р.П. Мухина
22
Приложение Б
(обязательное)
Примеры приказов
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "КОНТИНЕНТАЛЬ"
i
ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789
ПРИКАЗ
21.07.2003 №45
Ульяновск
О внесении изменений в штатное расписание
В связи с приказом директора от 21.07.2003 № 44 "О реорганизации службы делопроиз-
водства".
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в штатное расписание аппарата организации следующие изменения:.
1.1. Добавить в состав службы делопроизводства должность секретаря-референта в со
ставе I штатной единицы с должностным окладом 8500 рублей 00 коп. без персональных
и прочих надбавок;
1.2. Увеличить месячный фонд заработной платы на 8500 рублей 00 коп.
1.3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Козлова A.M.
Директор ЗАО "Континенталь" • С.М. Прыгунов
Морозова 89-
13-57
23
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
"Карат-плюс"
ПРИКАЗ
25.06.2003 №237/24
О создании отдела маркетинга и рекламы
В целях совершенствования деятельности ОАО "Карат-плюс" и в соответствии с решением
акционеров организации
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. создать отдел маркетинга и рекламы на базе отдела маркетинга
2. разработать и представить на утверждение
2.1 заместителю Генерального директора Кошелеву М.И.
• положение об отделе маркетинга и рекламы
2.2 директору по персоналу Мухиной А.П.
• штатное расписание
3. секретарю Матвеевой Н.А. ознакомить с приказом сотрудников организации
4. контроль за исполнением приказа оставляю за собой
Генеральный директор А.В. Вадимов
Матвеева
233-03-35
24
Закрытое акционерное общество
"Турсервис"
ПРИКАЗ
15.04.2003 № 12 Москва
О подготовке пансионатов "Заря" и "Янтарь" к
летнему сезону 2003 г.
Для организации работ в пансионатах "Заря" и "Янтарь" и в целях обеспечения выполнения
распоряжения Московского Комитета по туризму от 07.04.2003
приказываю:
1. Технического директора Гаврилова М.П.:
1.1 Откомандировать в пансионаты "Заря" и "Янтарь" на период с 12.05.2003 до 30.05.2003
рабочих строительных специальностей для выполнения работ, определенных в вышеука
занном распоряжении с оплатой по среднему тарифу.
1.2 Обеспечить необходимое оборудование и инструмент.
2. Контроль за исполнением возложить на главного инженера Ремизова П.Ю.
Генеральный директор ЗАО "Турсервис" O.A. Сирина
Л.Д.Сенина 102-45-
67
25
Лабораторная работа № 2
Подготовка деловой корреспонденции
Цель работы: ознакомиться с основными правилами подготовки и
оформления писем, приобрести навыки в составлении текстов писем,
научиться готовить бланки писем.
Теоретическая часть
Основные понятия
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с
внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над
остальными документами. В переписке можно выделить два основных
вида документов: письма и факсы.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию
документов, пересылаемых по почте.
Письма можно классифицировать:
• по содержанию и назначению
• по происхождению
• по степени подлинности
• по количеству затрагиваемых аспектов
• по количеству адресатов и авторов.
По содержанию и назначению письма могут быть:
инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные,
коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения,
письма-приглашения, письма-ответы и др.
Письма инструктивные (директивные) исходят из государственных
или муниципальных органов власти и управления и содержат, как
правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности,
налогов, экологии и т.п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки
или качества продукции.
26
К информационным условно относятся письма, содержащие
сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров,
услуг.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении
контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к
продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах
и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы
продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.
В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют
возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения
условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна
иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются
подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).
При заключении контрактов с иностранными партнерами
используются кредитные письма (L/C – Letter of credit), в которых
продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с
номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты
покупателем товаров или услуг.
В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо
факт или действие и побуждает фирму/контрагента (или государственную
организацию) дать ответное письмо.
В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда
направляемый адресату основной документ требует дополнительного
пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью
направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в
какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой
нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они
становятся ненужной формальностью. Для составления писем, факсов,
используется специальный бланк - для писем. В письмах, факсах -
27
название вида документа не указывается. В заголовочной части письма
печатаются следующие реквизиты: "дата", "номер", "индекс", "ссылка
на номер и дату входящего документа", если письмо является ответным;
заголовок, изложенный одной фразой (отвечает на вопрос «О чем?»)
На письмах должны быть правильно указаны составные части
реквизита «адресат» (получатель письма), фирма; структурное
подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким
адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем
перечисляются; другие. Если документ направляется более чем 4
адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре
указывается лишь, один адресат, которому направляется конкретный
экземпляр.
Если письмо направляется в дополнении к ранее посланному, то в
нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
При делении писем на группы по степени подлинности можно
выделить черновик, оригинал и копию. При подготовке документа на
компьютере эта классификация теряет смысл, так как разница между
черновиком, оригиналом и копией исчезает.
По количеству затрагиваемых в письме аспектов можно выделить
одно- и много аспектные письма.
При классификации по количеству адресатов и авторов различают
циркулярное и коллективное письмо (см. рис. 1).
отправитель
получатели
ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО
отправители
получатели
КОЛЛЕКТИВНОЕ ПИСЬМО
28
Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить,
показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и
краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие
мешает выделить суть документа.
Приводимые факты должны быть объективны, обязательно
проверены, цифровые данные — точны. Тон письма должен быть
нейтральным.
В практике современного делопроизводства используют
следующие формы изложения текста в письмах:
• от первого лица множественного числа («просим направить»,
«направляем на рассмотрение»);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,
«прошу выделить»);
• от третьего лица единственного числа («университет не
возражает»).
Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что
достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-
прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты
типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно
изучив Ваши замечания...».
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при
обосновании действий используется ограниченный набор начальных и
заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена...»,
«В порядке исключения...», «В связи... », «В соответствии...» и т.п.
Причины принятия решений также формулируются с помощью
деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая по
внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т.д.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
29
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление
письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы,
например:
"В связи с тем, что при получении груза на станции Сызрань"
26.01.2004 по накладной № 238865 в исправном вагоне с
ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и
проверке содержимого с участием представителя:... была установлена
недостача.... штук изделии на сумму.... (Коммерческий акт от 26.01.2004
№245).
Во второй части письма формулируется его основная цель
(предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например:
"На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней
перечислить указанную сумму на наш расчетный счет".
В зависимости от назначения письма и оттого, на чем его автор
желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться
другой порядок расположения логических частей текста.
Можно рекомендовать следующую последовательность действий
при подготовке письма:
1. Определите цель письменного сообщения.
2. Сформулируйте тему.
3. Решите, что Вы хотите сообщить об этом.
4. Сформулируйте основную мысль текста.
5. Если необходимо, развейте вашу мысль с помощью
аргументов.
6. Проиллюстрируйте основную мысль и аргументы фактами,
отобранными Вами.
7. Обязательно сделайте вывод, заключение или обобщение.
8. Чтобы Ваш документ имел эстетичный вид, оформите его.
30
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних
и тех же оборотов, освоив которые можно составить типовые тексты
различных писем.
Начало письма, факса может иметь следующие варианты
обращения:
"Уважаемый Игорь Леонидович!";
"Господин Зорин!";
"Игорь Леонидович!";
"Уважаемый господин Зорин!";
"Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена
получателя письма);
Затем уместны слова благодарности:
"Мы были рады получить Ваше письмо"
"Большое спасибо за факс от 04.06.2003";
"Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма".
Большинство писем продолжаются далее словами:
"В связи с ...";
"Согласно контракту от ....№....";
"В соответствии с ...." и т.д.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит
"Ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять
ссылку на документ в тексте письма (это плохой тон).
В зависимости от темы письма (факса), используются следующие
обороты:
• Отправка груза, документа
1. Отправляем вам...
2. Направляем Вам...
3. Высылаем Вам...
• Напоминание
1. Напоминаем Вам, что