Фионова Л.Р., Фионова Ю.Ю. Документоведение и делопроизводство
Подождите немного. Документ загружается.
51
Задание 2
Министерство образования
Российской Федерации
(Пенз.ГУ)
Пензенский государственный
университет
Телеграф, адрес: 440026, Пенза,
ул. Красная, 40.
Телефон: (841-2) 368-239
Факс: (841-2) 565-122
E-mail: inoup@stup.ac.ru
http// inoup.stup.ac.ru
На №______от_________ № _________ Дата___________
Генеральному директору
ЗАО «Пилот»
В связи с внедрением новых информационных технологий в учебный процесс
кафедры «Информационное обеспечение управления и производства» просим
оказать финансовую помощь для эффективной организации учебного процесса.
Наши Банковские реквизиты:
ИНН 5837003736
КПП 583701001
УФК по Пензенской области (Пензенский государственный университет л.сч.
06075459352)
Банк получатель: ГРКЦ ГУ Банка России по Пензенской области г. Пензы Р/с №
40503810100001000274
БИК 045655001
Назначение платежа: 5030120 «Добровольные пожертвования и целевые
взносы». Безвозмездное пожертвование для ведения уставной деятельности на кафедре
ИнОУП ПТУ. НДС не облагается.
Л.Р.Фионова
22.01.2004
52
Задание 3
Министерство образования Российской Федерации
Пензенский государственный университет
Россия, 440026, Пенза, ул. Красная 4
Телефон/phone: (841-2) 563511
Телефакс/fax: (841-2) 55021
Телеграф/telegraph: Пенза!7.политехничеекий
Телетайп/teletype: Пенза, 155252 Утёс
Электрона
почта/ E-mail:INTERNET: CNIT@DIAMOND
STUP.AС.RU
Дата/Date 04.12.2003
№112-55-14
103050, г. Москва
ул. Тверская д.29 стр.3
000 «Электронные офисные системы»
Уважаемые господа!
Направляем Вам подписанное с нашей стороны Соглашение о взаимном сотрудничестве.
Надеемся на эффективное использование Ваших разработок в учебном процессе в
курсах «Информационные системы», «Информационное обеспечение управления»,
«Организация и технология документационного обеспечения управления» и «Кадровое
делопроизводство».
С уважением,
Зав. кафедрой «Информационное обеспечение управления и производства», профессор
Л.Р.Фионова 4.12.2003 г.
53
Задание 4
Найти ошибки в оформлении письма английскому партнеру
ТУРАРЕНСТВО OCТPOBA В ОКЕАНЕ
181 Северная улица
Лондон В 1М, 2АК
Тел: 01-676-90-80
Наша ссылка: DS/tj
Ваша ссылка: RW/di
2002 МАЙ 22
ШВЕЦИЯ
Гетерберг41803
Слотсберг21
Мисс Маргарита Линдел
Благодарим Вас за письмо от 19 мая 2002 г.
Уважаемая г-жа М. Линдел,
С удовольствием высылаю Вам наши проспекты с подробной информацией об
организации отдыха. Жду Вашего ответа как можно скорее.
Искренне Ваш Фред Хендрикс
Главный менеджер отдела распределения
Копия М. Прайеру
Приложение: Проспекты
54
Лабораторная работа № 3
Подготовка докладной записки
Цель работы: изучить правила оформления докладных записок и
приобрести практические навыки составления докладной записки в
конкретной производственной ситуации.
Теоретическая часть
Основные понятия
Информационно-справочные документы составляют самую большую
группу управленческих документов. В них содержится информация,
позволяющая определить реальное состояние дел в объекте управления,
принять объективное, обоснованное решение. Информационно-
справочные документы являются основанием для издания документов
организационно-распорядительного характера.
К информационно-справочным документам относят акты, письма
справки, телеграммы, телефонограммы, сводки, обзоры, докладные и
объяснительные записки. Остановимся на требованиях к составлению и
оформлению докладных записок.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - это документ, адресованный
руководителю данного учреждения (структурного подразделения) или
вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся
ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе,
содержащий выводы и предложения составителя.
От обстоятельности, достоверности изложения аргументированности
во многом зависит итог разрешения вопроса докладной записки.
В некоторых случаях докладные записки носят информационный
характер и составляются регулярно для сообщения руководителю
сведений о методе, ходе и итогах выполнения задания. Этот вид
документа используют также для информирования о завершении работы
либо ее этапа, выполнении распоряжений.
55
Инициатором издания докладной записки могут быть как
руководитель учреждения, так и структурное подразделение или
конкретный работник. Обычно итогом ее рассмотрения является принятие
управленческого решения или издание распорядительного документа.
Ситуации, требующие подготовки этого документа, могут быть самыми
различными: обоснование необходимости закупки нового оборудования,
проведение различных проверок, выделение новых штатных единиц,
награждения, поощрения, переводы и командирование сотрудников.
Оформление докладных записок должно соответствовать требованиям,
установленным в инструкции по делопроизводству.
В зависимости от того, является ли документ внутренним или
направляется в вышестоящую организацию, оформление докладных
записок имеет свои особенности.
Внешние докладные записки - докладные записки, отправляемые за
пределы организации.
Применение внешних докладных записок не очень распространено,
они используются в особо важных и принципиальных вопросах
управления. Оформляется этот вид записок на общем бланке предприятия.
Внутренние докладные записки - докладные записки,
подготовленные исполнителем для руководства организации.
В состав типового формуляра докладной записки входят следующие
реквизиты: наименование автора (организации или структурного
подразделения);
• название вида документа;
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления или издания;
• адресат;
• заголовок к тексту;
56
• текст;
• подпись.
Так как докладная записка имеет адресата, предпочтительным
является угловое расположение реквизитов на поле документа.
Разберем оформление реквизитов докладной записки.
Наименование организации-автора документа
Данные об авторе указываются на каждом документе.
Наименование организации на внешней докладной записке должно
соответствовать учредительным документам и включать указание на ее
организационно-правовую форму. Кроме непосредственного
наименования самой организации-отправителя, бланк может включать
название вышестоящей организации, в систему которой она входит.
Если документ подпишет руководитель структурного подразделения,
его наименование тоже может быть включено в бланк. Если в
учредительном документе закреплено сокращенное наименование
организации, оно помещается ниже полного в скобках.
Министерство образования
Российской Федерации
Пензенский государственный
университет
(ПГУ)
Во внутренней докладной записке реквизиты бланка оформляются
машинописным способом на чистом листе бумаге. В этом случае
указывается наименование структурного подразделения автора документа,
без названия организации. Печатается оно в верхнем углу от границы
левого поля.
Название вида документа
Название вида документа оформляется через 2 межстрочных
интервала ниже наименования организации или структурного
подразделения прописными буквами от границы левого поля.
57
Дата
Дата докладной записки является датой ее составления и подписания.
Она оформляется цифровым способом от границы левого поля через 2
интервала ниже названия вида документа. Проставляется лицом,
подписывающим документ.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа - это условное цифровое (иногда
буквенно-цифровое) обозначение документа, проставляемое при
регистрации.
Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с
ней. Обычно он представляет собой простой порядковый номер в пределах
регистрируемого массива. Иногда может включать кроме порядкового
номера индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре
дел.
№03-12/25
В этом случае 03-12- номер дела по номенклатуре, а 25- порядковый
номер.
Место составления или издания
Место составления или издания указывается в бланке внешней
докладной записки в том случае, если географическое местоположение не
вошло в название организации.
Например, в бланке Московского авиационного института
место составления указывать не нужно.
Реквизит содержит указание населенного пункта, в котором
зарегистрирован юридический адрес организации автора. Сокращения,
применяемые при обозначении географических названий, должны
соответствовать почтовым правилам.
Для городов Москва и Санкт-Петербург сокращение "г." (город)
применять не принято.
58
Этот реквизит оформляется через 2 межстрочных интервала ниже
даты.
Адресат
Адресат оформляется в правом верхнем углу. Документы могут
адресоваться в учреждение, его структурное подразделение, конкретным
должностным лицам. Поэтому максимально реквизит "адресат" может
состоять из следующих элементов:
• наименование организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном
падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже);
• почтовый адрес (указывается при направлении документа
разовому корреспонденту).
Каждый из этих элементов печатается с новой строки через 1,5-2
межстрочных интервала.
Например:
Министерство образования
Российской Федерации
Учебно-методическое
управление
Ведущему методисту
А.П. Цветкову
Минимально реквизит может состоять только из наименования
организации, куда направляется документ
Например:
Закрытое акционерное общество
"Грань"
59
При адресовании документа первому руководителю организации в
наименование его должности включается наименование организации -
адресата и все формулируется в дательном падеже.
60
Например:
Генеральному директору ЗАО
«Агроспецстрой»
В.Н. Королеву
Для внутренних докладных записок в адресате обычно указывается
название структурного подразделения или должностное лицо, которому
направляется документ.
Например:
Декану факультета заочного обучения
ВО. Трилисскому
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту докладной записки располагают слева над текстом
документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала.
Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается
содержание документа, он отвечает на вопрос "О чем?"
Например: О подготовке учебно-методических комплексов для
студентов заочного отделения
Если текст внутренней докладной записки не превышает 6-8 строк,
допустимо не формулировать заголовок.
Текст
Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В
первой содержится подробное и объективное описание ситуации, фактов и
событий, мнение составителей и другая аргументированная информация,
необходимая для принятия тех или иных управленческих решений. В
заключительной части содержатся выводы, предложения и рекомендации.
Характерными для перехода к этой части текста являются формулировки
"предлагаю", "прошу", "считаю необходимым". Не рекомендуется
употреблять архаичный оборот "Довожу до вашего сведения...".
В некоторых случаях для облегчения восприятия информации и
оперативности принятия решения рекомендуется обратная