Фионова Л.Р., Фионова Ю.Ю. Документоведение и делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

2. По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет

силу.

• Подтверждение

1. Концерн... подтверждает ....

2. Подтверждаем, что партия ТНТ получена..,

• Извещение

1. Сообщаем Вам, что...

2. Ставим Вас в известность, что ...

3. Извещаем Вас, что,...

• Просьба

1. Пожалуйста, сообщите...

2. Просим оплатить .... в течение…..банковских дней ....

3. Мы будем благодарны, если Вы...

• Гарантия

1. Оплату гарантируем.

2. Качество продукции наша фирма гарантирует.

• Предложения

1. Мы рады предложить Вам...

2. Предлагаем Вам...

3. Мы можем рекомендовать ....

4. Мы уверены, что Вы заинтересованы...

• Отказ

1. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена

по следующим причинам:….

2. К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее

время мы не можем....

3. К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-

за...

• Предупреждение

1. Фирма оставляет за собой право обратиться ..., если Вы ....

2. Задержка поставок может привести к ....

3. Данное Вами обещание, к сожалению, не выполняется,

поэтому мы вынуждены,...

• Приглашение

1. Просим принять участие в ....

2. Приглашаем Вас...

3. Мы рады пригласить Вас...

Письма обычно заканчиваются фразами:

"Надеемся, что наша просьба не будет для Вас

затруднительной";

"Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества";

"Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»

"С уважением".

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и

главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии,

имеющие юридические и финансовые последствия заверяются печатью

фирмы.

Деловая переписка по особенностям обработки может быть

разделена на 2 группы:

• поступающие (входящие) в фирму письма;

• отправляемые (исходящие) из фирмы письма.

Образец письма с необходимыми реквизитами приведен на

рисунке 2.

При составлении писем иностранным деловым партнерам

необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам.

Существуют Международные стандарты (ISO) на-основные

коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру,

определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из

них.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями

по 1 дюйму (2,54 см).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа

располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если

компания мало известная и из названия не ясно, чем она занимается,

может быть указан профиль ее деятельности, например "Фрахт судов",

"Организация туров", "Продажа недвижимости", "Научные разработки"

и т.д.

ОАО «ПОЛЯНКА +» Директору ОАО «ХРАСТ»

Ордынка, 34 г-ну А.Г. Траубе

Москва, 113225

ОКПО 24350 ул. Краснопресненская, 12

OГРH 051612

Москва, 123100

ИНН/КПП 1234/1234

Тел. 336-0119

Факс (095) 236-15-19

08.01.2004 №01-03-21

На № 82-03-14 от 28.12.2003

О возобновлении поставок ТНП

Уважаемый Альфред Герасимович!

В связи с Вашим запросом сообщаем, что оплата партии ТНП № 8 была произведена

нашей фирмой в день поступления товара в Москву, для подтверждения оплаты

направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.2003

№ 245.

Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.

Приложение: на 1л.

С уважением

Исполнительный директор И.А.

Антонов

А.В. Серова

236-17-19

Рисунок 2

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывают

юридический адрес фирмы, содержащий почтовый и телеграфный адрес,

номера телефонов и факсов, название банка, адреса и телефоны

представительств компании и ее филиалы (Реквизит 2).

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого

поля.

Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть - цифровой'

или буквенное - цифровой, например:

Reference: 101

Ref: DB

Ref: DB/101

Ref: DB/AP/101

где Reference (Ref) - ссылка; DB - инициалы автора, АР - инициалы

секретаря или исполнителя; 101 - порядковый номер документа (Номер

документа может содержать другие условные обозначения, например,

структурного подразделения, дела, файла и т.д.).

Если письмо является ответом, го в реквизите 3 указывается

исходящий номер инициативного письма, например;

Your reference 12

Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без

добавления "th" к числу), например:

17 August 2003

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных

построчно:

• имени и фамилии получателя;

• наименования компании;

• номера дома, улицы,

• города;

• штата (графства), почтового округа (указанного цифрами);

• страна.

При написании адреса чаще всего используется "открытая

пунктуация", т.е. без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки,

отступив от адреса четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов «Dear». В зависимости от того,

кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

Dear Sir - если имя получателя неизвестно;

Dear Madam - если имя получателя неизвестно;

Dear Mr Neil - господину имя которого известно;

Dear Mrs Fella - замужней женщине;

Dear Miss Jones - незамужней женщине;

Dear Ms Morrison - замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного

обращения. Заголовок обозначается:

Re- сокращение слова "regarding" (относительно);

In re -сокращение сочетания "In reqard to" (касательно);

Subject (предмет, тема, вопрос).

Например:

Re: Выставка "Информтехника-96"

или

In re: Оплата по контракту № 345/128.

Заголовок необязательный реквизит, его указания является скорее

правилом, хорошего тона.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля,

так и с отступлением начала каждого абзаца на 5 интервалов (с красной

строки).

Абзацы могут отделяться друг от друга дополнительным

межстрочным интервалом. Текст письма обычно не превышает одной

страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма

указывается заключительная формула вежливости (реквизит 9). Она

должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию)

получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms то

заканчивается выражением Sincerely yours (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs, Madam то окончание Yours

faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще,

особенно в официальных письмах.

После заключительной формулы вежливости делается не менее

пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма

(реквизит 10).

Ниже подписи - указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на

следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они

указываются следующим образом:

Enclosure (приложение): Order № 34

или сокращением

End: Contract № 1 I/Si 15

При направлении копий письма {"carbon copy" или "сс")

нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым

отправлены копии (реквизит 12).

Таким образом порядок реквизитов следующий:

• Эмблема и название фирмы отправителя

• Адрес отправителя (сведения об организации)

• Ссылки

• Дата

• Адрес получателя

• Обращение

• Краткое содержание вопроса (заголовок)

• Текст

• Заключительная форма вежливости

• Подпись

• Имя, отчество, фамилия автора

• Должность

• Приложения

• Копии

Пример английского письма приведен в приложении А.

Можно выделить следующие характерные типы деловых писем в

международной переписке

1. Письмо - презентация (представление) предприятия.

Должно содержать максимум необходимых данных о предприятии,

включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную

идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые

отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями,

организовать или участвовать в выставке и т.д. Желательно сопроводить

такое письмо-презентацию предложением документации (буклет

предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.)

2. Письмо - оферта (предложение товара).

Оно должно содержать необходимые данные (условия

предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших

переговоров по заключению контракта купли - продажи. Эти условия

явятся потом обязательными условиями предстоящего контракта.

Условия эти следующие:

• наименование предлагаемого товара (точное и наиболее

употребительное на территории, куда предлагается товар, по

международной классификации, не допускающее двойное толкование)

• количество товара (выраженное мерами веса, объема,

длины, площади, в штуках, - выбор зависит от характера самого товара и

от сложившейся практики в международной торговли тем или иным

товаром)

• качество товара (выбор способа определения качества

зависит от характера товара, от практики, сложившейся в

международной торговле данным товаром: по стандарту, по

специализации, по содержанию отдельных веществ в товаре)

• цена (валюта цены, валюта платежа, способ фиксации

цены).

Базисные условия места поставки:

• условия платежа (продавец заинтересован в надежности и

быстроте получения платежа за продаваемый товар)

• сроки поставки

• характер тары и упаковки

• срок действия оферты.

Следует отметить, что оферта может быть твердой и свободной.

Если письмо - оферта твердая, то она выражается словами:

"Предлагаем твердо", если свободная, то: "Предлагаем без

обязательств".

Оферта не всегда содержит все перечисленные условия. В тех

случаях, когда между сторонами уже был заключен аналогичный

контракт или применяются типовые (общие) условия поставки, оферта

содержит только некоторые условия (например, наименование товара,

количество, цена, срок поставки). В отношении остальных условий

делается ссылка на ранее заключенный контракт или на типовые условия

поставок, применяемые сторонами.

3. Письмо - запрос

Содержит практически все те же данные, что и письмо - оферта.

Дополнительно целесообразно упомянуть, почему Вы обращаетесь с

этим запросом именно к этой фирме, то есть откуда Вам известно, что

она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается.

Можно попросить указать ее в оферте с указанием базиса, места

поставки.

4. Письмо - запрос информации о фирме.

В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо

интересующие Вас материалы должны быть изложены какие-то

минимально необходимые сведения о Вашей организации и о том, в

связи с чем Вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма

может быть заинтересована в Вас.

5. Письмо - приглашение на переговоры.

Такое письмо должно быть направлено адресату заблаговременно

(с учетом возможной задержки в пути). Желательно, что бы в письме

фигурировали альтернативные, наиболее удобные для Вашего

контрагента сроки приезда.

Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров,

сроки, продолжительность визита, вопрос виз и, в случае

необходимости, вызов транспорта от Москвы до Вашего предприятия,

вопрос билетов в оба конца, вопрос размещения в гостинице, место и

время встречи (в Москве, в Вашем городе и т.п.)

6. Письмо-предложение в ответ на полученный от

потенциального покупателя запрос.

В нем указываются конкретные условия будущего контракта или

предлагается проект контракта.

7. Письмо - рекомендация

Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых

доказательных документов (например, актов экспертизы,

рекламационных актов, коносаментов спецификации, сертификатов о

качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на №

контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места

отправления такого письма считается датой представления

рекомендации.