Ершова Г.Н. Информационные технологии в книжном деле. Учебное пособие

Подождите немного. Документ загружается.

Поисковые системы

На сегодняшний день насчитывается около 1 900 000 серверов в Интернет. Каждую

секунду в Сети появляются новые материалы, какая-то их часть по разным причинам

удаляется с серверов, другая - меняет адресацию. По оценкам, средний срок нахождения

информации по конкретному адресу - полгода. Это постоянное обновление с

одновременным ростом объема информационного массива делает крайне сложным доступ

к большинству документов, представленных в Интернет.

Таким образом, сведения, представляющие огромную ценность часто остаются

невостребованными пользователями по единственной причине огромной трудоемкости их

поиска. Ситуация в данном случае очень напоминает известную задачу поиска иголки в

стоге сена. Важность проблемы информационного поиска в Интернет породила целую

отрасль, задача которой заключается именно в том, чтобы помочь пользователю в его

навигации в киберпространстве.

В силу огромных размеров Сети, в большинстве случаев пользователь даже

приблизительно не знает, где искать те или иные данные, поэтому сложившейся к

настоящему моменту практикой поиска в Интернет остается обращение к специальным

поисковым серверам.

Поисковый сервер - это специализированный компьютер, который непрерывно

автоматически исследует ресурсы Сети, составляет каталоги, описания.

Все поисковые машины, предназначенные для сети Интернет, имеют более или

менее схожие принципы работы. Компактные копии документов, известных серверам

поисковых систем, хранятся на локально на поисковом сервере. Для хранения таких

огромных массивов информации здесь применяется технология хранилищ данных.

Каждая из поисковая машина опрашивает свой банк данных по ключевым словам или

фразам, которые Вы указываете при определении сценария поиска. Различие состоит

лишь в объёме просматриваемой информации и алгоритме поиска, плюс, в наличии

дополнительных сервисов (например, встроенных тематических каталогов или рейтинга

индексируемых страниц). Невероятно распространено заблуждение, что во время поиска

по Вашему запросу поисковая машина обходит миллионы известных ей адресов и сверяет

соответствие ключевых слов содержимому "свежих" гипертекстов. Не так! Поиск ведется

в базе локальной машины, а в ответ на Ваш запрос выдаются подходящие адреса во всех

концах Паутины. Безусловно, поисковая машина ведёт постоянный опрос узловых

адресов в Сети, пополняя собственную базу данных. Однако, не огорчайтесь, если

любимая поисковая машина не обнаружила свежей информации, о существовании

которой Вам достоверно известно, или выдала устаревший несуществующий адрес. Ведь,

если бы поисковая машина при каждом запросе опрашивала всю Сеть, Вы никогда бы не

получили результата поиска. В значительной степени, доступность документа для

поисковой системы зависит от его автора. В его власти использовать в гипертексте

наиболее запрашиваемые ключевые слова, разместить документ на доступном для

основных поисковых машин сервере и не забыть заявить о себе поисковым службам

международной сети Интернет.

Задача поисковых машин- вести поиск по ключевым словам из полных текстов

web-документов, то есть проводить максимальное детальное разыскание информации в

электронной вселенной. Поисковые машины функционируют полностью в

автоматизированном режиме и имеют одинаковый принцип деятельности. Они состоят из

двух основных блоков. Первый блок представляет собой программу "робот, задача

которого путешествовать с сервера на сервер, находить там новые или изменившиеся

документы и передавать их на свой базовый компьютер.

Чаще всего роботы просматривают сервера самостоятельно, находя новые внешние

ссылки, в уже обследованных документах, действуя, таким образом, по известной

методике "снежного кома". Выявленные документы обрабатываются вторым блоком

поисковых машин. Здесь поступившие документы анализируются и индексируются.

Индексации подвергаются все слова в документе, что и дает возможность использовать

поисковые системы для детального поиска по самой узкой тематике. Выдача результатов

осуществляется с помощью специальной подсистемы, которая производит

интеллектуальное ранжирование результатов, опираясь в своих расчетах на

местоположение термина, частоту его повторения в тексте, процентное соотношение

данного термина с остальным текстом на данной странице. По этим параметрам среди

внушительного числа поисковых систем выделяются несколько наиболее признанных,

позволяющих выявлять информацию с высокой степенью полноты и надежности.

Раздел 3 Внедрение и развитие информационных систем

Системный подход в построении ИС

Основным направлением развития информационных систем в последние

десятилетия стал системный подход, который рассматривается не только как методология

исследования, но и как современный способ управленческого мышления, дающий

целостное представление об организации, существующей в сложной рыночной среде.

Важнейшим методом реализации системного подхода в исследованиях является

системный анализ. Системный анализ − это всестороннее изучение всех важнейших

аспектов объекта исследования. Способом борьбы со сложностью объекта исследования

является метод его декомпозиции − расчленения на части, которые затем исследуются как

составляющие целого. Разложив объект исследования на элементы, выделив присущие

каждому элементу качества, свойства, отношения и изучив их, можно выявить

определенные закономерности ее развития.

К системообразующим факторам системы управления предприятием можно

отнести:

общую цель деятельности всей организации;

понимание этой общей цели и подчинение ей задач работы каждого подразделения

предприятия;

выполнение каждым работником своих функций, вытекающих из поставленной

задачи;

наличие взаимосвязей между элементами системы;

наличие органа управления предприятием;

обязательная обратная связь между элементами системы.

Применение системного анализа дает возможность рассмотреть предприятие как

целостную систему, состоящую из трех взаимосвязанных и взаимозависимых подсистем

(рис. 4). Управляющая подсистема (управленческий аппарат организации) объединяет

сотрудников предприятия, формирующих цели, разрабатывающих планы,

вырабатывающих требования к принимаемым решениям. Объект управления реализует

задачи по выполнению плановых заданий, выработанных управленческим аппаратом. Обе

подсистемы связаны между собой прямой и обратной связью. Прямая связь выражается

потоком директивной информации (управляющие воздействия), направляемой от

управляющей подсистемы к объекту управления в виде приказов, планов, распоряжений.

Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых

решений и состоянии объекта управления, которая обрабатывается при помощи

информационной подсистемы.

Информационная

подсистема

сбор и анализ информации о

состоянии и поведении объекта

управления

Управляющая

подсистема

принятие управленческих

решений и их исполнение

Объект управления

Ресурсы предприятия

показатели деятельности

управляющие воздействия

(планы, приказы, распоряжения)

данные о

состоянии объекта

рис. 4 Состав системы управления

Свойства и особенности информационных систем:

имеют общую цель управления для систем любого уровня;

характеризуются наличием большого числа системных элементов, связанных

между собой каналами передачи данных;

функционирование систем всех уровней осуществляется в условиях их

взаимодействия с внешней средой;

в процессе реализации функций управления имеет место постоянное

взаимодействие пользователей и технических средств;

информационная система ориентируется на автоматизацию обработки

информации;

управление реализуется с использованием системы обратной связи.

Общие вопросы разработки информационной системы

Для того, чтобы иметь хорошую информационную систему, отвечающую

требованиям бизнеса, необходимо планировать как ее создание, развитие, так и ее замену

или модификацию. При этом, такая работа должна проходить постоянно, одновременно с

развитием организационной и функциональной структуры организации.

Планирование развития информационной системы должно [4] «начаться с оценки

использования информации и информационной технологии во всей организации и с

оценки существующей информационной системы. Информационные системы должны

рассматриваться как технические части проектов усиления организации, а не как

отдельные проекты». Другими словами, построение информационной системы является

не самоцелью, а способом достижения целей предприятия. Поэтому создание

информационной системы, особенно построение системы, охватывающей все виды

деятельности предприятия, должно начинаться не с выбора команды программистов и не

с выдачи задания перевести все, что делали раньше, на компьютерную технологию.

Необходимо начинать с определения миссии организации, определения ее стратегических

задач, долгосрочных и краткосрочных целей, их взаимосвязи с текущей ситуацией в

организации и в отрасли.

Как уже отмечалось в разделе 1, невозможно рассматривать эффективность

использования информационной системы предприятия без рассмотрения ее

стратегических целей. Нельзя говорить о правильном и эффективном внедрении

информационных технологий, призванных принципиально улучшить рыночную позицию

компании, без анализа определенных ключевых показателей деятельности компании.

Определение стратегии бизнеса и отражение этой стратегии на целях и задачах

информационной системы, является главным в принятии решения о внедрении или

использовании на предприятии тех или иных информационных систем.

Для оценки необходимости внедрения информационной системы на предприятии

необходимо ответить на следующие вопросы:

Какие показатели производительности бизнеса (стратегические или тактические)

будут использоваться?

Поможет ли система достичь или превзойти уровень эффективности работы

конкурентов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система улучшить планирование и контроль исполнения финансовых

и оперативных планов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система улучшить взаимоотношения с клиентами? Как, насколько и

когда?

Поможет ли система увеличить объем продаж? Как, насколько и когда?

Поможет ли система уменьшить время исполнения заказов? Как, насколько и

когда?

Поможет ли система уменьшить инвестиции в запасы товаров? Как, насколько и

когда?

Основными причинами создания информационных систем обычно выступают

следующие:

• расширение бизнеса и увеличение объемов производства (продаж);

• необходимость централизации бухгалтерского и управленческого учета;

• необходимость внедрения системы планирования и бюджетирования;

• повышение уровня контроля;

• повышение оперативности и достоверность информации.

Несмотря на то, что причин создания информационной системы может быть

несколько, цель ее внедрения всегда должна быть одна. Цель определяет направление

деятельности и смысл создания информационной системы.

Достижение цели разбивается на ряд задач. Задача представляет собой

совокупность действий, выполняемых для достижения цели. В процессе достижения

основной цели создания ИС решаются следующие основные задачи:

• централизованное хранение и обработка данных;

• упорядочивание потоков информации;

• стандартизация процедур и документов;

• оптимизация, регламентация функциональных ролей и обязанностей сотрудников.

Разработка и внедрение информационных систем − сложный и кропотливый

процесс, который требует перемен в системе управления компанией и больших затрат

труда, времени и других ресурсов. Создание информационной системы возможно одним

из следующих способов:

• силами программистов предприятия;

• силами разработчиков специализированного предприятия;

• приобретение готового предлагаемого на рынке программного обеспечения.

Каждый из способов имеет свои преимущества и недостатки. Они приведены в

таблице 3.

Таблица 3. Преимущества и недостатки различных способов создания ИС

Способ создания

программного

обеспечения

Преимущества

Недостатки

• Разработанная система

соответствует требованиям

организации

• Задачи ставятся, блоками, то

есть происходит «кусочная»

автоматизация предприятия

Создание

программного

обеспечения

собственными

силами

• В любой момент может быть

дополнена или изменена

• Разработка системы занимает

продолжительное время или не

прекращается никогда

• Внедрение протекает поэтапно и

легче, не требуется проводить

кардинальных изменений в

организации за достаточно короткие

сроки

• При появлении новых

направлений бизнеса и изменений в

учете, как правило, необходима

новая разработка

• Система соответствует

имеющемуся оборудованию и

программному обеспечению

• Необходимо постоянно держать

в штате предприятия

программистов, постановщиков

задачи, аналитиков

• Небольшие финансовые риски.

Финансовые вложения

распределены по всему жизненному

циклу системы

• Поддержка системы

осуществляется разработчиками.

Если ключевые разработчики

покинут предприятие, могут

возникнуть проблемы с поддержкой

и развитием системы

• Как правило, документация на

ИС отсутствует

• Постоянные издержки в

будущем на постановку задач,

сопровождение и непрерывную

модификацию ИС в условиях

меняющихся внешних и

внутренних факторов

• Опыт создания ИС,

разработанная методология

внедрения;

• Финансовые риски, поскольку

стоимость создания ИС достаточно

велика

• Возможность оказания услуг в

области оптимизации управления,

владение современными методами

построения ИС;

• Сторонние консультанты, как

правило, не знают особенностей

предприятии, им необходимо время

на их изучение

• Сотрудники предприятия,

принимающие участие в процессе

создания ИС вынуждены совмещать

свои текущие обязанности и

обязанности по создания ИС

силами

разработчиков

специализированного

предприятия

• «Новый взгляд» на задачи

предприятия

• Возможна зависимость от

фирмы разработчика

• Возможность быстрого ввода

ИС в эксплуатацию

• Автоматизация уникальных

бизнес-процессов затруднена

• Наличие документации на

программное обеспечение;

• Необходимость адаптации

бизнес-процессов к типовым

бизнес-процессам, используемым в

программном продукте

• Готовое программное

обеспечение обычно рассчитано на

мелкие и средние предприятия.

Необходимость его замены при

росте бизнеса;

готовое предлагаемое

на рынке

программное

обеспечение

• Возможна поддержка как со

стороны фирмы-разработчика, так

и со стороны собственных

программистов

• Зависимость от благополучия и

устойчивости фирмы-разработчика

Жизненный цикл программного обеспечения

В основе деятельности по созданию и использованию информационных систем

лежит понятие жизненного цикла. Жизненный цикл программного обеспечения

определяется как период времени, который начинается с момента принятия решения о

необходимости создания программного обеспечения и заканчивается в момент его

полного изъятия из эксплуатации. Важная особенность жизненного цикла

информационных систем состоит в том, что он заканчивается не в результате физического

износа информационной системы, а в результате ее морального устаревания, то есть в

результате прекращения удовлетворения требований пользователей. На этапе завершения

жизненного цикла модификации информационной системы могут быть либо

экономически необоснованны, либо, в силу различных обстоятельств, невозможны, что

влечет за собой необходимость разработки нового программного обеспечения

информационной системы.

Моделью жизненного цикла называют определенную последовательность

выполнения и взаимосвязи процессов, действий и задач на протяжении жизненного цикла.

Модель жизненного цикла представляет собой упорядоченные во времени,

взаимосвязанные и объединенные в этапы работы, выполнение которых необходимо и

достаточно для создания программного обеспечения, соответствующего заданным

требованиям. Под этапом создания программного обеспечения понимают часть процесса

создания программного обеспечения, ограниченную некоторыми временными рамками и

заканчивающуюся выпуском конкретного продукта (программных компонентов,

документации), определяемого заданными для данного этапа требованиями. Выделение

тех или иных этапов создания программного обеспечения зависит от используемого

программного обеспечения (готовая система, собственная разработка). Для

рационального планирования работ отдельные этапы могут быть опущены или

объединены друг с другом.

В составе жизненного цикла программного обеспечения обычно выделяют

следующие этапы:

Формирование и анализ требований − проведение обследования деятельности

предприятия, выявление предварительных требований, необходимых функций,

внешних и внутренних информационных потоков, анализ существующих способов

решения проблемы, построение модели деятельности.

Проектирование − разработка системного проекта (что должна делать система),

определение архитектуры системы, ее функций, способов взаимодействия с

внешней средой, разработка технического проекта.

Реализация − работы по созданию (или настройке) программного обеспечения и

его компонент в соответствии с заданными требованиями, тестирование

программного продукта, обучение персонала.

Внедрение − установка системы, интеграция ее компонентов и необходимого

оборудования, перенос данных, передача программного обеспечения заказчику.

Эксплуатация и сопровождение − внесение изменений в целях исправления

ошибок, повышения производительности, адаптации к меняющимся условиям

работы или требованиям.

Прежде чем подробнее говорить об этих этапах остановимся на участниках

проекта создания информационной системы, их роли и задачах. Обычно можно выделить

следующие роли:

Заказчик − будущий владелец или пользователь информационной системы.

Обычно в качестве заказчика информационной системы выступает организация в

лице ее руководителя. Если рассматривается проблема автоматизации отдельного

рабочего места, то в роли заказчика может выступать будущий пользователь

системы.

Аналитик (разработчик) системы − специалист, который переводит деловые

проблемы и требования предприятия в информационные требования системы,

поддерживая связь между программистами и остальным персоналом предприятия.

Именно на аналитиках системы лежит вся ответственность на стадии

формирования и анализа требований, на стадии формирования технического

задания.