Ершова Г.Н. Информационные технологии в книжном деле. Учебное пособие

Подождите немного. Документ загружается.

Оперативный уровень управления

Системы обработки транзакций,

Системы автоматизации офиса

Тактический уровень

управления

Сисемы принятия решений

Экспертные системы

Системы для менеджера и маркетинговые системы

Стратегический уровень

управления

Системы

поддержки

руководства

Младшие

менеджеры,

Операторы ввода

данных

Менеджеры

среднего звена,

руководители

подразделений

Руководители

высшего

уровня

рис. 1. Уровни управления

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение

задач, требующих предварительного анализа информации, собранной и подготовленной

на предыдущем уровне.

Основные функции систем такого уровня:

• Выдача структурированных отчетов о текущем состоянии дел предприятия

• Сравнение текущих показателей предприятия с прошлыми

• Составление периодических отчетов за определенное время

• Обеспечение доступа к архивной информации

Информационные системы ориентируются на контроль и отчетность, помощь в

принятии решений об оперативной обстановке. Системы обслуживают частично

структурированные задачи, результаты которых трудно предсказать заранее, имеют

аналитический аппарат и средства моделирования, требуют от пользователя активной и

творческой работы с компьютером. Степень автоматизации тактического уровня

управления различна для предприятий книжного дела и находится в сильной зависимости

от их масштаба, стадии жизненного цикла и пр.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений,

направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Так как

результаты таких решений проявляются спустя длительное время, особое значение на

этом уровне принимает функция стратегического планирования. Это функции менеджеров

высшего звена. Основная задача систем такого уровня − стратегическое планирование

деятельности фирмы и координации внутрифирменной тактики управления.

Ответственность за принятие управленческого решения на этом уровне чрезвычайно

велика и определяется не только результатами анализа и использованием

математического аппарата, заложенного в систему, но и профессиональной интуицией

менеджеров. В настоящее время стратегический уровень управления на предприятиях

книжного дела практически не автоматизируется.

Информационные технологии в управленческой деятельности

Основная цель информационных систем [4] – обеспечение процесса принятия

решений, а именно – предоставление нужной информации в нужном месте и в нужное

время.

Организации используют информацию для достижения четырех основных целей

[7] своего функционирования:

• создания возможности функционирования, то есть для роста прибыли и расширения

рынков;

• снижения рисков и уменьшения неопределенности;

• получения власти и средств воздействия на других;

• контроля и оценки производительности и эффективности своей фирмы.

Потенциальные выгоды от информационных систем приведены в таблице 1.

Пользу от улучшения процесса обмена информацией можно описать как

совершенствование взаимоотношений с клиентами и поставщиками, совершенствование

внутриорганизационной технологии, более быстрый доступ к ресурсам и услугам

специалистов.

Таблица 1. Стратегические выгоды от использования информационных систем

Параметр Эффективность использования информационных системы

Добавленная стоимость За счет высокого качества информации, передаваемой и получаемой

от внутренних и внешних источников

Эффективность Оптимальная скорость транзакций

Денежные потоки Ускоряются

Рентабельность Увеличивается за счет меньших издержек на обработку документов.

Возможно работать с большим количеством партнеров

Конкурентная стратегия За счет разработки более качественных, своевременных и выгодных

предложений клиентам благодаря использованию информационных

технологий

Доступ К информации о возможностях на рынке, поставщиках, ценах,

предложениях и ресурсах.

Информационные технологии приобретают все большее и большее значение.

Однако необходимо понимать, то информационные технологии не решают

организационных, технологических, управленческих проблем, существующих в

организации. Более того, внедрение, изменение, модификация информационных

технологий на предприятии могут изменить его как в лучшую, так и в худшую сторону.

Специалистами замечено [4], что все преуспевающие организации имеют хорошие

информационные системы, как автоматизированные, так и неавтоматизированные.

R.Hange пишет: «Удачные фирмы имеют хорошие формальные и неформальные

информационные системы, неуспешные компании тратят огромные суммы денег на

компьютерные системы, но не знают как их правильно использовать и выбирать

информацию, которую эти системы должны содержать».

В случае успешного внедрения или совершенствования информационных

технологий процесс управления такой организации становится значительно эффективней,

повышается качество управленческих решений. Информационные технологии в таких

организациях становятся инструментом решения задач организации.

В случае же неудачи организационные, технологические, управленческие

проблемы, существующие в организации, только усугубляются. Непонимание источника

проблем в организации ведет не к сокращению, а к росту численности персонала после

внедрения автоматизированной системы, постоянной ее модернизации, а, иногда, и

замене, постоянной трате средств на ее совершенствовании без получения видимого

результата.

Преимущество от внедрения различных информационных систем идет не от самой

системы. Нельзя говорить «плохая» или «хорошая» программа, система. Основное

преимущество проявляется от повышения эффективности бизнес-процессов, которые

поддерживает информационная система предприятия. Информационная система должна

быть настроена на достижение стратегических и тактических целей организации, иначе,

несмотря на бесспорные преимущества, принципиальных улучшений в бизнесе может и

не наступить.

Раздел 2. Базы данных и интернет.

Понятие баз данных

Базы данных стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни и основой

всех информационных систем, используемых на предприятиях всех отраслей бизнеса. На

одном из семинаров по системам баз данных прозвучала следующая мысль [13]:

«История фундаментальных исследований систем баз данных – это, по сути,

история развития приложений, достигших исключительной производительности и

оказавших потрясающее влияние на экономику. Если еще 20 лет назад эта сфера была

всего лишь областью фундаментальных исследований, то теперь на исследовании баз

данных основана целая индустрия информационных услуг. Достижения в исследованиях

баз данных стали основой фундаментальных разработок коммуникационных систем,

транспорта и логистики, финансового менеджмента, систем с базами данных, методов

доступа к научной литературе, а так же большого числа гражданских и военных

приложений. Они так же послужили фундаментом значительного прогресса в ведущих

областях науки — от информатики до биологии».

С самого начала эры компьютеризации все разработки по использованию средств

вычислительной техники проходили в двух направлениях:

выполнение сложных расчетов;

организация хранения и передачи больших объемов данных

Первоначально для хранения данных в вычислительных сетях использовались

файловые системы – набор программ, которые выполняют для пользователей некоторые

операции. Для каждой программы определяются свои собственные данные, которыми она

манипулирует. Файловая система – первая попытка компьютеризации картотек –

хранилищ данных в до компьютерную эпоху. При этом файловые системы имеют два

наиболее существенных ограничения:

определение структуры данных содержится внутри приложения, а не хранится отдельно и

независимо от них.

доступ к данным возможен только через приложение.

Ограничения, присущие файловым системам, требовали значительных затрат на их

поддержание и модификацию. Кроме того, поскольку возможности файловых систем

зависят от программного обеспечения, которое организует доступ к данным, то

необходимость создания новых запросов к данным требует разработки новых

приложений, которые бы решали вновь поставленные задачи. Рост количества файлов и

приложений, обслуживающих их, неизбежно приводит к тому, что программное

обеспечение начинает неадекватно выполнять запросы пользователей, его эффективность

падает, его сопровождение усложняется, целостность данных нарушается, информация

может теряться, а полученные отчеты не отражают действительного положения дел.

Для повышения эффективности работы появилась необходимость использовать

базу данных и систему управления ими.

Основы моделирования данных

База данных – это совместно используемый набор логически связанных и

структурированных данных, относящихся к одной предметной области.

Рассмотрим приведенное определение более подробно. Во-первых, определим

понятие предметной области. Предметная область - часть реального мира, подлежащая

изучению с целью организации управления. Предметная область представляется

множеством фрагментов, например, книжный магазин может быть представлен в виде

совокупности подразделений – торговый зал, склад, аппарат управления, бухгалтерия и

т.д. Каждый фрагмент предметной области характеризуется множеством объектов и

процессов, использующих объекты, а также множеством пользователей, характеризуемых

различными взглядами на предметную область.

База данных представляет собой хранилище, которое однозначно определяется и

затем доступно для многих пользователей. Причем база данных содержит не только сами

данные, но и их описания. Описание обычно называют словарем данных, а сами

элементы описания – метаданными, то есть данными о данных. Словарь данных

обеспечивает основной принцип организации базы данных – независимость данных от

используемого программного обеспечения.

С понятием базы данных неразрывно связано понятие системы управления базами

данных (СУБД). СУБД - система управления базой данных, обычно сочетающая в себе

автоматизированные средства структуризации и манипулирования данными со

средствами обеспечения секретности, восстановления и сохранности информации в

многопользовательском окружении.

Проектирование баз данных состоит в построении комплекса взаимосвязанных

моделей данных. Причем, процесс построения модели данных неотделим от процессов

обработки и манипулирования данными. В таблице 2 представлены основные этапы

процесса проектирования базы данных. Каждый из этапов характеризуется определенной

последовательностью работ, определенным уровнем представления данных.

Таблица 2. Основные задачи проектирования базы данных.

Уро-

вень

Основные

задачи

Основные шаги Базовые

понятия

Представле

ние

Концептуальный

Сбор, анализ и

редактирование

требований к

данным.

Обследование предметной области,

изучение ее информационной

структуры.

Выявление всех фрагментов

предметной области, каждый из

которых характеризуется

пользовательским представлением,

информационными объектами и

связями между ними, процессами над

информационными объектами.

По окончании данного этапа получаем

концептуальную модель – ER -

диаграмму, инвариантную к структуре

базы данных.

Сущности

Атрибуты

Связи

Пред

ставление

аналитика

Логический

Преобразование

требований к

данным в

структуры

данных.

ER-диаграмма преобразуется в набор

таблиц, при этом проводится их

нормализация

На выходе получаем СУБД

ориентированную структуру базы

данных и спецификации прикладных

программ.

На этом этапе часто моделируют базы

данных применительно к различным

СУБД и проводят сравнительный

анализ моделей.

Таблицы

Записи

Элементы

данных

Связи

между

записями

Пред

ставление

программис

та

Нормализация таблиц − процедура, которая позволяет устранить дублирование и обеспечить

непротиворечивость данных

Физический

Определ

ение

особенностей

хранения

данных, методов

доступа к

данным и пр.

Адаптация логической модели к

выбранной программной платформе

Выбор и построение индексов

Организация средств

протоколирования и пр.

Группиров

ка данных

Индексы

Методы

доступа

Представле

ние

администра

тора

Моделирование данных – важнейший этап построения базы данных. Модель

данных представляет деловую информацию. Если в модели данных будут дефекты, то

дефекты появятся и в самой базе данных, и во всех программах, которые к ней

обращаются. Модель данных и саму базу данных следует проектировать [14] таким

образом, чтобы обеспечить ее гибкость и перспективы расширения. Для того чтобы это

стало возможным необходимо понимать среду, в которой работает организация, и

побудительные мотивы для создания базы данных.

Первым и важнейшим этапом проектирования базы данных является этап

концептуального моделирования предметной области. Задача этого этапа определить

понятия о предметах, фактах и событиях, информацию о которых будет хранить и

обрабатывать база данных. Для этого необходимо выделить понятия, с которыми

работает пользователь, и заменить их информационными представлениями.

Концептуальная схема, полученная по окончании этапа концептуального

моделирования, является полной совокупностью всех требований к данным, полученным

на основе пользовательских представлений о реальном мире.

Рассмотрим основные понятия теории проектирования баз данных на примере

построения базы данных отдела закупок книжного магазина.

Прежде всего, опишем существующее положение дел в отделе закупок книжного

магазина, то есть произведем описание фрагмента предметной области. Пусть книжный

магазин закупает товар как непосредственно у издательств, так и у оптовых предприятий.

Каждый поставщик регулярно представляет прайс-лист с описанием товаров и указанием

их цены. Периодичность представления прайс-листов определяется каждым поставщиком

самостоятельно. Прайс-лист может содержать полный перечень предлагаемых товаров

или только новинки.

Определим функции базы данных, то есть ту информацию, которая должна

получать, хранить и обрабатывать проектируемая база данных и информационная

система, созданная на ее основе. Разрабатываемая информационная система должна вести

реестр поставщиков товара, договоров, заключенных с ними, реестр товаров, с которыми

работает предприятие, реестр коммерческих предложений, поступивших от поставщиков.

Для менеджеров по закупке интересно только текущее предложение поставщика. Для

каждой группы товары должен быть определен менеджер, который работает с этой

группой товара.

Определим основные понятия, необходимые для моделирования предметной

области. Основным понятием модели «сущность-связь» является понятие сущности.

Сущностью называют отдельный объект предметной области (человек, место,

вещь, понятие, событие), которое нужно представить в базе данных.

Анализируя описание предметной области рассматриваемого примера можно

выделить следующие объекты предметной области, информация о которых должна

хранится в базе данных (потенциальные сущности): поставщик, издатель, оптовое

предприятие, прайс-лист, коммерческое предложение, договор, товар, товарный

классификатор, группа товара, менеджер. Такие понятия как поставщик, издатель,

оптовое предприятие тесно связаны между собой и представляют для менеджера отдела

закупок организацию, которая уже поставляет товар в магазин или предлагает новый

товар. Таким образом, эти сущности можно заменить одной сущностью и назвать ее

поставщик. Аналогично, можно считать синонимами потенциальные сущности прайс-лист

и коммерческое предложение − это некий документ, который содержит информацию о

товаре и цене на него. Объединим эти сущности в одну сущность −прайс-лист.

Одним из наиболее удобных инструментов унифицированного представления

данных, независимого от реализующего его программного обеспечения, является модель

«сущность-связь» (entity - relationship model, ER - model), которая используется для

анализа предметной области. Модель «сущность-связь» основывается на некой

информации о реальном мире и предназначена для логического представления данных.

Она определяет значения данных в контексте их взаимосвязи с другими данными,

используемыми в системе. Модель «сущность-связь» представляется в графическом виде

и называется диаграммой «сущность-связь». На ней представлены все выявленные

сущности предметной области и указаны взаимосвязи между ними. Она показывает, как

вероятнее всего будет выглядеть база данных, какие данные будут в ней хранится, что

будет делать система, но не говорит как. Диаграмма «сущность-связь» должна быть

независима от применяемой технологии и может быть реализована при помощи любой

СУБД.

На диаграмме «сущность-связь» сущность изображается в виде прямоугольника, в

котором указано имя сущности. Фрагмент диаграммы «сущность-связь» представлен на

рисунке 2.

Атрибутом, называют свойство, которое описывает некоторую характеристику

сущности (объекта). Другими словами это те сведения об объекте, которые необходимо

сохранять и обрабатывать в базе данных. Атрибутом является любое свойство,

позволяющее квалифицировать, идентифицировать, классифицировать, измерять

сущность или выражать ее состояние.

В рассматриваемом примере атрибутами сущности «поставщик» могут являться

его наименование, адрес, телефон, форма собственности. Для сущности «товар» можно

выделить такие атрибуты как автор книги, тираж, серия, год издания, издательство, тип

переплета, цена книги.

Название атрибута записывается строчными буквами внутри прямоугольника

сущности, к которой он относится. Атрибуты других сущностей представлены на рисунке