Ершова Г.Н. Информационные технологии в книжном деле. Учебное пособие

Подождите немного. Документ загружается.

Содержание

Содержание ...................................................................................................................................4

Введение ........................................................................................................................................5

Раздел 1. Основные понятия и определения ..........................................................................7

От информации к информационным системам ....................................................................7

Уровни и виды информационных систем в организации..................................................11

Информационные технологии в управленческой деятельности.......................................14

Раздел 2. Базы данных и интернет. .......................................................................................17

Понятие баз данных ..............................................................................................................17

Основы моделирования данных...........................................................................................18

Модели данных......................................................................................................................28

Архитектура многопользовательских СУБД......................................................................31

Хранилища данных. ..............................................................................................................34

Интернет. Поисковые системы. ...........................................................................................37

Раздел 3 Внедрение и развитие информационных систем ................................................45

Системный подход в построении ИС ..................................................................................45

Общие вопросы разработки информационной системы ...................................................47

Жизненный цикл программного обеспечения....................................................................51

Этапы создания информационных систем..........................................................................53

Современные методы построения моделей бизнес-процессов.........................................57

Раздел 4. Электронный обмен данными в книжной торговле .........................................65

Электронный обмен данными ..............................................................................................65

Развитие информационных технологий на предприятиях книжной торговли ...............66

Международные коммуникативные форматы....................................................................68

UNIMARK ............................................................................................................................69

EDIFACT и EANCOM.........................................................................................................69

ONIX .....................................................................................................................................70

Сообщение ONIX-формата...................................................................................................71

Использование ONIX в качестве стандарта обмена коммерческой информацией.........75

Безопасность электронного обмена данными.....................................................................80

Приложения................................................................................................................................82

Словарь терминов..................................................................................................................82

Примерный перечень тем для обсуждения на практических занятиях по дисциплине

«Информационные технологии в книжном деле»....................................................................84

Введение

«Информация, Информационные

технологии - это стратегический ресурс,

обеспечивающий получение доходов»

Билл Гейтс.

Трудно не согласится с известным высказыванием: «Кто владеет информацией –

тот владеет миром». В современном мире информация играет все более важную роль как в

бизнесе, так и в других сферах человеческой деятельности. Информационные технологии

являются неотъемлемой частью любого бизнеса. Информатизация является одним их

этапов технологической революции, такой, какими были механизация и автоматизация в

прошлом веке.

В программу подготовки профессионалов книжного дела включен курс

«Информационные технологии в книжном деле», который должен помочь будущим

специалистам овладеть основными понятиями и методами современных информационных

технологий.

Назначением настоящего учебного пособия является объединение и некоторая

систематизация знаний по информационным технологиям применительно к вопросам

книжной торговли. Из пяти разделов первые три являются теоретическими, а последние

два имеют практическую направленность.

Первый раздел посвящен основным понятиям и определениям теории информации

и информационных технологий. Данный раздел является базовым. Без освоения понятий и

определений изложенных в данном разделе изучение дальнейших глав будет

затруднительным.

Второй раздел посвящен теории баз данных, как основного инструмента

информационных технологий.

Третий раздел освещает вопросы внедрения и развития информационных

технологий. В данном разделе рассматривается место информационной системы,

возможность и необходимость ее совершенствования.

Четвертый раздел содержит вопросы электронного документооборота. В этом

разделе делается попытка показать важность этой технологии на настоящем этапе

развития предприятий книжной торговли.

В заключительном разделе учебного пособия приведена типовая организация

информационных потоков книготоргового предприятия.

В конце пособия дан список вопросов для обсуждения, которые можно

использовать на практических занятиях. Эти темы затрагивают основные проблемы, с

которыми сталкиваются участники книжного рынка.

При работе над учебным пособием автор использовал многочисленные издания,

посвященные вопросам информационных технологий, работе с информацией, материалы

семинаров, проводимых на эту тему. Не менее важной составляющий был практический

опыт, приобретенный автором во время работы в ТД «Библио-Глобус».

Слова благодарности хочется выразить моей семье, особенно маме, за терпение и

выдержку, проявленную во время написания учебного пособия.

Хочется поблагодарить своих коллег из ТД «Библио-Глобус», которые не только

помогали работать над материалами для учебного пособия, не только давали свои советы

по его оформлению, но и взяли часть моих обязанностей в период написания пособия.

Отдельно хочется отметить Есенькина Бориса Семеновича, который рассказал, научил

основам организации книжного бизнеса, дал возможность набраться опыта. Большое

спасибо Сафонову В.В., Интяпину В.А., Чудину А.В. сделавшим ценные замечания по

тексту и содержанию пособия, Терехову А.Н. за предоставленные материалы.

Огромное спасибо рецензентам рукописи Крыловой М.Д. и Матрюхину Г.Н. за

ценные замечания и советы по содержанию и оформлению учебного пособия.

Мнения, замечания, примеры из практики, предложения по улучшению учебного

будут с благодарностью приняты, и по возможности, использованы для

совершенствования процесса преподавания дисциплины, для улучшения качества

следующих учебников и учебных пособий.

Раздел 1. Основные понятия и определения

От информации к информационным системам

Данный раздел посвящен основным понятиям и определениям теории информации

и информационных технологий.

Итак, что же такое информация? На сегодняшний день, наверное, нет понятия

распространеннее, чем понятие информации. В то же время существует множество

определений, толкований этого понятия. Это связано с тем, что понятие информация

является первичным, например, как понятие «точка» в геометрии. С другой стороны

понятие «информация» не вызывает такой ясной и понятной ассоциации, как понятие

«точка» и поэтому требует разъяснения.

Каждый учебник, каждый автор, в зависимости от области своих научных

интересов дает свое определение. Все они отталкиваются от латинского слова informatio,

что означает разъяснение, осведомление, изложение. Остановимся на одном из самых

объемных и емких, на мой взгляд, определений [4].

Информация это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях,

процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты

данных знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на

определенном языке в виде знаков, в том числе записанными на материальном носителе),

которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или

другими способами.

Информация это нечто, что уменьшает наше незнание об окружающем мире.

Кроме того, информация неразрывно связана с процессом ее передачи. Действительно,

если информация никому не нужна, то она не уменьшает ни степень неопределенности, ни

иное незнание.

Наряду с информацией часто употребляется понятие «данные». Данные обычно

рассматриваются как признаки или записанные наблюдения, которые не используются, а

только хранятся. Когда данные используются для уменьшения степени неопределенности

чего-либо, они превращаются в информацию.

Знания связаны с данными, основываются на них и представляют результат

мыслительной деятельности человека, обобщая его опыт.

Источником информации является любые объекты окружающего нас мира.

Однако, нас в первую очередь будет интересовать информация и информационные потоки

порождаемые экономической деятельностью человека.

Формы представления информации могут быть различны: символьная (набор

букв, цифр, знаков), графическая (различные виды изображений), звуковая. Каждая форма

представления информации предъявляет требования к носителям информации (бумажная,

магнитные и др).

Информация является основным условием обеспечения конкурентной способности

организации. Информационный ресурс является единственным неубывающим ресурсом

жизнеобеспечения организации объем которого не убывает. Информационный ресурс –

отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах

(библиотеках, фондах, архивах и др.) [6]. Объем информации постоянно возрастает. Так,

по некоторым сведениям

[6] общая сумма знаний с 1990 г удваивается ежегодно.

Поражает скорость роста объемов информации. Еще в 50-х годах XX в. такое удвоение

происходило каждые 10 лет, а в начале XX в. – каждые пятьдесят.

Кроме того, рост объема информации приводит к парадоксальной ситуации – люди

в силу ограниченности своих возможностей не могут обработать не только весь

имеющийся информационный потенциал, но даже ознакомится с новыми знаниями,

которые касаются области их работы, хобби. Резкий рост объема информации, увеличение

скорости ее поступления наблюдается не только на глобальном, общечеловеческом

уровне, но и на уровне каждого отдельного предприятия. Современные информационные

системы становятся иногда так называемыми «могильниками данных», так как объем

информации, которые они в себе хранят и генерируют, настолько огромен, что подчас

пользователи физически не могут его переработать.

Средства передачи информации создают возможность движения

информационных потоков, то есть потоков сообщений в речевой, документной

В различных источниках приводятся различные цифры по данной проблеме, однако, общая тенденция

сохраняется.

(бумажной или электронной) и других формах, необходимых для реализации

управляющих функций. Обычно информационные потоки в рамках организации

разделяются по нахождению источника информации (внешний или внутренний по

отношению к фирме) и ее предназначению.

Информационные потоки обеспечивают нормальную работу предприятия. Не

секрет, что информационные потоки на практике бывают далеки от совершенства: может

происходить дублирование информации; она может не доходить до адресата; после

получения информации могут потребоваться уточнения. Следовательно, вытекает

необходимость совершенствования системы информационных потоков, изменения

способов прохождения документов, автоматизация передачи информации.

Основными требованиями к информации на предприятии являются:

• достоверность, поступающая информация не должна нуждаться в

дополнительных проверках;

• полнота;

• релевантность (существенность), то есть информация должна помогать

принимать решения ;

• полезность (эффект от использования информации должен превышать затраты

на ее получение);

• понятность, то есть информация не должна требовать значительных усилий по

ее «расшифровке»;

• своевременность, то есть информация должна поступать тогда, когда имеет

смысл ее анализировать;

• регулярность поступления.

Работа с информацией в современной организации делится на шесть составных

частей:

• сбор необработанных данных;

• коммуникации, перемещение информации от одного источника к другому;

• обработка, преобразование информации из одной формы в другую;

• хранение обработанной информации;

• поиск, организация доступа к хранящимся данным;

• использование, формирование данных и необходимой информации в виде, удобном

для пользователя.

Эти шесть этапов и образуют технологическую цепочку работы с информацией.

Под информационной технологией понимают организованную совокупность

процессов, элементов, устройств и методов, используемых для сбора, передачи,

накопления, обработки, хранения и представления информации.

Обычно понятие информационных технологий предприятия отождествляются с

компьютерными системами, которые данная организация использует. Однако

компьютерные системы являются лишь частью информационных технологий. Термин

«информационные технологии» относится ко всякому преобразованию информации. В

качестве готового продукта этого технологического процесса, получается информация,

но уже нового качества, нового состава. Информационные технологии включают в себя

как автоматизированные системы на базе современных средств компьютерной техники,

так и традиционные неавтоматизированные бумажные технологии.

До появления компьютерной техники вся информационная технология была

бумажной. Бумажная технология должна быть основана на реализации четких схем

движения документопотоков в организации и порядка работы с ними для каждого

рабочего места. Соотношение между автоматизированной и неавтоматизированной

частью информационной системы на каждом конкретном предприятии определяется

исходя из экономических соображений. Внедрение автоматизированных технологий

должно окупаться в определенный (запланированный) срок. Отсутствие планирования

сроков возврата средств, вложенных в автоматизированные технологии, может привести к

разорению предприятий!

Появление персональных компьютеров в середине 80-х годов привело к резкому

удешевлению вычислительной составляющей систем. За счет этого доля

автоматизированной обработки информации в информационных технологиях резко

возросла.

В настоящее время под автоматизированной технологией понимают, как

правило, компьютерные информационные технологии, которые включают в себя:

технические устройства (чаще всего компьютеры), коммуникационную технику, средства

организационной техники, организационно-методические материалы, персонал, который

обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и

распространение информации [4]. Причем важен каждый элемент, каждое звено этой

цепочки.

Перейдем к понятию информационная система. Информационную систему

образует комплекс, состоящий из информации, информационных технологий, персонала,

организованный таким образом, чтобы способствовать достижению целей организации. В

рамках информационной системы реализуется конкретная информационная технология

каждой организации, как индивидуальный способ работы с информацией. Таким образом,

информационная технология неразрывно связана с информационной системой, внутри

которой она реализуется.

Несмотря на то, что термины «информационные технологии», «информационные

системы» появились только в конце 1970-х годов и стали обозначать компьютерную

обработку информации, можно говорить о том, что сами информационные технологии,

как технологический процесс, формируются с момента появления устной речи. На любой

стадии развития общества существовала потребность в управлении информацией, а

значит и потребность в систематизации, предварительной ее подготовке.

Уровни и виды информационных систем в организации

Рассматривая организационную структуру любого, достаточно крупного

предприятия, можно выделить три уровня управления (рис. 1), которые могут быть

соотнесены с такими факторами как степень возрастания власти, ответственности,

сложности решаемых задач, а так же динамика принятия решений по реализации задач.

Для каждого уровня характерны свои задачи. Для решения этих задач возникает

потребность в соответствующих данных, получить которые можно путем запросов в

информационную систему. Информационные технологии позволяют обработать запросы

и, используя имеющуюся в информационных системах информацию, сформировать ответ

на эти запросы.

Каждый уровень управления характеризуется своими особенностями работы с

информацией. От уровня к уровню уменьшается объем работ по вводу данных в

информационную систему. Возрастает сложность запросов к информационной системе,

появляется необходимость в предварительной обработке имеющихся данных, возрастает

роль информационной системы в принятии решения, решения приобретают больший вес,

принимаются с большей ответственностью. Таким образом, можно говорить о том, что

каждому уровню управления присущ свой тип информационной системы.

Оперативный уровень управления обеспечивает решение многократно

повторяющихся задач и операций. Объем выполняемых операций на этом уровне велик.

Название «оперативный» подчеркивает необходимость быстрого реагирования на

изменение ситуации. Большой объем на этом уровне занимают учетные задачи

(бухгалтерский учет, учет количества проданной продукции и другие).

Назначение информационной системы на данном уровне − отвечать на запросы о

текущем состоянии процессов предприятия, отслеживать поток сделок и событий (счета,

накладные, заработная плата, поток товаров) фирмы. Такая система должна быть легко

доступной, непрерывно действующей и предоставляющей точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне определены и

хорошо структурированы. Решение каждой задачи определяется в соответствии с заранее

заданным алгоритмом.

Системы этого уровня являются основным поставщиком информации для

информационных систем других уровней. Ее отключение может привести к

неблагоприятным последствиям для всего предприятия. Практически на всех

предприятиях книжного дела существуют информационные системы в той или иной

степени, автоматизирующие часто повторяемые операции по ведению бухгалтерского

учета, обработке товарных документов, регистрации продаж.