Дипломная работа - Информационное обеспечение маркетинговой деятельности на предприятии машиностроения

Подождите немного. Документ загружается.

Рисунок 2.4 – Организационная структура службы маркетинга ЗАО «ТМП»

Структура службы маркетинга постоянно изменяется, руководство

пытается найти оптимальный вариант ее построения, для того, чтобы

служба наиболее эффективно выполняла свои функции. При этом

необходимо отметить, что часто при реорганизации структуры берут верх

мотивы экономии, а не полного выполнения всего комплекса

маркетинговых функций. Так в последнее время был расформирован отдел

изучения и исследования рынков, а его функции частично переданы в

представительства за рубежом и в отделы экспортно-импортных и

внутренних поставок.

В ходе своей работы маркетинговый отдел взаимодействует с

большим количеством подразделений предприятия. Наиболее ярко это

взаимодействие представляет документооборот системы маркетинга,

который представлен на рисунке 2.3.

Перечень документов, которые предоставляют подразделения и

отделы предприятия службе маркетинга, и получают от него, представлен

в положении о службе маркетинга (Приложение А).

ОГК Техслужбы Бюро ОСиН ПДО

(ОГТ, ОГСв, ГОМ) техподготовки

производства

ОМТС Транспортные

службы

ОтиЗ Служба маркетинга ПЭО

Бухгалтерия Финансовый Отдел ОТК Юридический отдел

отдел кадров

Рис.2.3 - Документооборот службы маркетинга

Рассмотрим поподробнее основные функции маркетинга,

выполняемые в отделах службы.

Отдел рекламы.

В его функции входит:

- определение политики по продвижению продукции на рынках;

- обеспечение коммерческой пропаганды потребительских

свойств продукции;

- реклама на выпускаемую продукцию;

- реклама в целях престижа предприятия (public relation);

- участие в ярмарках, выставках, конференциях и подготовка по

ним отчетов;

- подготовка рекламных проспектов;

- подготовка техдокументации;

- составление банка данных фирм потребителей и конкурентов.

Отдел рекламы был создан раньше, чем служба маркетинга и

поэтому достаточно опытен.

Так как предприятие выпускает продукцию производственного, а не

потребительского назначения, то основным видом рекламы является direct

mail, то есть рассылка рекламных материалов потенциальным клиентам. В

связи с этим в отделе рекламы основной упор делается на изготовление

рекламных проспектов. В отделе существует своя фотолаборатория,

техническая библиотека, переводчик и креативная группа, которые

подчинены начальнику отдела.

В отделе имеется все необходимое оборудование (компьютеры,

сканеры, принтеры) для изготовления рекламных проспектов

собственными силами. Также к изготовлению привлекались различные

полиграфические фирмы. Это позволяет выпускать достаточно оперативно

рекламные проспекты хорошего качества на новые виды продукции и в

нужных количествах.

Также одним из способов рекламы применимых к данному

предприятию является публикация рекламных материалов в

специализированных журналах. Сейчас предприятие не всегда изыскивает

средства на участие в выставках, ярмарках, конференциях, но все же

периодически в них участвует на стратегически важных для себя рынках.

В целом, можно сказать, что отдел рекламы достаточно

профессионально выполняет свои функции в части изготовления и

распространения рекламной продукции. Но в плане разработки стратегий

рекламы, стимулирования сбыта отделу есть над чем поработать.

Отдел исследования и изучения рынков.

Он существовал до недавнего времени и в его функции входило:

- определение емкости рынков;

- прогноз развития;

- сравнительный анализ технических и эксплуатационных

характеристик (анализ конкурентоспособности);

- анализ форм торговли, технического обслуживания, ценовой

политики конкурентов.

Это был новый отдел на предприятии. Раньше производились только

некоторые работы по изучению рынков, а всего комплекса исследований

рыночной конъюнктуры не было. Сейчас в соответствии с положением о

службе маркетинга должно проводится наблюдение за потенциальными и

существующими рынками и их анализ. Но на предприятии не хватает

хорошо подготовленных специалистов в области изучения рынков. В связи

с этим не все работы в данной области выполняются полностью, а

некоторые вообще не выполняются. В настоящее время его функции

выполняют отделы внутренних и экспортно-импортных поставок и

представительства за рубежом.

Отделы внутренних и экспортно-импортных поставок.

Их можно рассмотреть совместно, так как различие между ними

только в регионах, а функции ими одинаковы.

В функции этих отделов входит:

- работа с заказчиками на рынках по регионам;

- предконтрактная проработка;

- учет требований рынков;

- анализ спроса, определение масштабов и условий применения

машин;

- подготовка и составление контрактов, участие в проведении

производственных циклов машин;

- планирование продукции и запчастей.

Специфика предприятия состоит в том, что оно производит

единичную продукцию и для каждого заказчика необходимо поставить

оборудование, которое соответствовало бы его индивидуальным запросам.

Поэтому, много времени уходит на оговорку технических характеристик,

которыми должно обладать оборудование. Так как конструкторская

проработка происходит в Головном конструкторском бюро (ГКБ), то это

усложняет дело. Отделы вместе с заказчиками производят приспособление

различных элементов оборудования под требования покупателей. Это

усложнено тем, что ГКБ является самостоятельным структурным

подразделением. В целом же отделы довольно успешно выполняют эти

функции.

Отдел сбыта.

Этот отдел является самым старым в службе маркетинга, так как

существует с самого начала деятельности предприятия.

В его функции входит:

- обеспечение коммерческой деятельности завода;

- совместное участие подразделений завода в формировании

графиков реализации;

- обеспечение своевременности поставок;

- составление графиков поставок;

- декларирование грузов;

- работа с портами и с железной дорогой.

Этот отдел имеет большой опыт работы и поэтому свои функции

выполняет достаточно успешно.

Отдел сервиса.

Этот отдел также существует относительно давно, так как специфика

продукции предприятия такова, что изготовитель должен или монтировать

оборудование у заказчика, или контролировать монтаж. Но сейчас кроме

монтажа этот отдел выполняет и другие функции:

- организация сервиса и создание опорных баз по регионам;

- монтаж;

- гарантийное и послегарантийное обслуживание;

- обеспечение и комплектование опорных баз;

- подготовка заявок на запчасти;

- расчет запчастей на гарантийное обслуживание;

- проведение авторского надзора.

Можно отметить, что отдел увеличил количество выполняемых им

сервисных услуг, но все же их количество недостаточно. Не все

возможности для этого используются.

Представительства за рубежом.

Завод имеет свои представительства в Китае, Италии, Франции. В их

функции входит:

- представление завода от имени завода и по поручению;

- контроль за ходом пусконаладки оборудования;

- проведение технических переговоров;

- сбор и накопление информации о своем оборудовании и

конкурентах;

- подготовка обзоров;

- составление “референс-листа”, “прайс-листа”;

- предоставление отчетов.

Можно сказать, что представительства играют довольно важную

роль в деятельности предприятия. Они находятся на рынке данной страны

и имеют более полную информацию о нем, собирают информацию о

конкурентах, производят первичные технические переговоры,

рассказывают заказчику, где работает продукция завода и какие о нем

отзывы, предоставляют заказчику информацию о ценах и т. д. Сейчас эти

представительства не многочисленны, что связано с тяжелой

экономической ситуацией на заводе. Они работают не столь активно, как

хотелось бы. Также им не достает полных полномочий в подписании

контрактов.

Разработкой маркетинговой стратегии занимается руководство

службы маркетинга, в рамках общей стратегии предприятия. Но

необходимо отметить, что этими вопросами занимаются не в той мере, в

которой они этого заслуживают. В основном руководство службы занято

решением оперативных вопросов.

Остальные подразделения службы маркетинга выполняют

обслуживающие функции:

 перевод корреспонденции;

 составление текстов контрактов;

 оказание правовой помощи;

 осуществление бухгалтерского учета и т. д.

Были рассмотрены информационные отношения службы маркетинга

с подразделениями предприятия, которые сведены в таблицу 2.1.

Анализ организации и достаточности внутрифирменного

информационного обеспечения маркетинговой деятельности на

предприятии позволил выявить ряд существенных недостатков, влияющих

на эффективность полноценного функционирования маркетинговой

службы.

Таблица 2.1 - Взаимоотношения отдела маркетинга с подразделениями

предприятия

Отдел маркетинга получает Отдел маркетинга представляет

1 2

Планово-экономический отдел

Планы производства для заключения

договоров с покупателями и

поставщиками ресурсов

Утверждение цены на производимую

продукцию, размеры скидок, наценок,

условий продаж

Проекты цен на новые виды

продукции

Утверждение сметы расходов на

рекламу и стимулирование продаж

Положение об оплате и

стимулированию

труда.

Штатное расписание.

Коллективный договор

Отчеты о продажах, остатках готовой

продукции и ресурсов

Данные о недопоставках продукции и

ресурсов

Предложения по изменению цен на

продукцию исходя из состояния рынка и

спроса

Предложения по совершенствованию

организации и стимулированию труда

работников отдела

Предложения по изменению объемов и

ассортимента продукции на текущий период и

на перспективу

Отдел кадров

Планы подготовки и повышения

квалификации работников отдела

Заявки на потребность в кадрах и повышение

квалификации работников

Юрисконсульт

Завизированные проекты:

хозяйственных договоров,

контрактов, приказов, распоряжений

и других документов правового

характера

Заключения и ответы на заявленные

контрагентами претензии и иски по

поводу ненадлежащего исполнения

договоров, контрактов, отдельных

обязательств

Подготовленные претензии, иски к

другим предприятиям, организациям,

физическим лицам

Проекты хозяйственных договоров,

контрактов, приказов, распоряжений для

проверки их соответствия требованиям

действующего законодательства

Претензии и иски контрагентов по поводу

ненадлежащего исполнения договорных

обязательств предприятия

Материалы для заявления претензий и исков к

другим предприятиям, организациям и

физическим лицам

Документы, справки, расчеты, обоснования и

другие данные, необходимые для выполнения

задач, возложенных на юрисконсульта

Бухгалтерия

Итоги инвентаризации готовой

продукции и ресурсов

Заработную плату

Сведения о покупателях, допустивших

просрочку оплаты счетов за

отгруженную продукцию

Данные о наличии на складах отдела готовой

продукции и ресурсов на первое число

каждого месяца

Товарно-транспортные накладные и

прилагаемые к ним документы на отгрузку

готовой продукции

Табели учета рабочего времени

Сметы расходов на рекламу и стимулирование

продаж

Отчеты о проведении рекламных мероприятий

Договоры о поставках продукции и ресурсов

Продолжение таблицы 2.1

1 2

Главный инженер

Инструкции по технике безопасности

погрузо-разгрузочных работ, охраны

труда, санитарии

Предложения по совершенствованию

технологических процессов, качества

продукции, ее упаковки и сохранности

Отчеты о выполнении предписаний, указаний

и распоряжений по вопросам охраны труда,

техники безопасности, санитарии

Лаборатория качества

Сертификаты качества на продукцию

предприятия

Сертификаты качества на сырье и ресурсы

Производственные подразделения

Заявки на сырье, ресурсы

Готовую продукцию

Сырье, материалы, ресурсы

Акты-претензии, обусловленные низким

качеством изготовления, упаковки и хранения

продукции

Претензии о срыве сроков поставки

продукции

Транспортные предприятия (подразделения)

Транспортные средства

Договора на транспортное обслуживание

Заявки на подачу транспортных средств,

контейнеров на год квартал, месяц, день

В целом по структуре службы маркетинга можно сказать следующее.

 Структура службы маркетинга довольно хорошо подходит к

специфике предприятия и выпускаемой им продукции.

 Так как предприятие работает и на внешнем и на внутреннем

рынке, для каждого заказчика необходимы специфичные особенности,

созданы отделы внутренних и экспортных поставок.

 Для представления интересов предприятия за рубежом созданы

его представительства в основных странах-потребителях продукции.

 Создан отдел изучения рынков, который призван помочь

предприятию сориентироваться в текущей рыночной ситуации и сделать

прогноз на будущее.

 Отдел сервиса позволяет повысить привлекательность продукции

предприятия для заказчика, предоставить ему целый комплекс сервисных

услуг.

 Отдел рекламы функционирует достаточно давно и успешно.

 У отдела сбыта большой опыт в обеспечении поставок заказчикам

оборудования в разные страны, по работе с таможней.

Теперь затронем “больные” вопросы службы.

В настоящее время на предприятии сформирована служба

маркетинга, но назвать ее системой управления маркетингом в полном

смысле этого слова нельзя. Это связано с тем, что не все компоненты этой

системы находятся на должном уровне.

Необходимо отметить, что "Положение о Службе маркетинга",

действующее на предприятии, носит формальный характер, не

адаптировано к нынешнему экономическому положению предприятия,

когда финансовое положение предприятия находится в

неудовлетворительном состоянии, отсутствует рост объемов производства,

отсутствует необходимое количество денежных средств для организации

работы предприятия на полную производственную мощность (не хватает

денежных средств для материально-технического обеспечения и

технического оснащения производства – закупки измерительного

оборудования, инструмента, станков и т.д.). Расчеты с поставщиками

материалов, полуфабрикатов, технических средств на подготовку

производства, а также оплата за энергоресурсы, топливо, связь, оплата

налогов производится зачастую взаимным погашением задолженностей,

оказанием услуг производственного характера, по договорам мены и

другими способами, характерными для периодов экономических кризисов

в производстве. Отсутствие предоплаты по заказам и государственного

датирования подготовки производства зачастую делает невозможным

запуск в производство новых заказов по тяжелым механическим прессам, и

реклама этого вида продукции становится бесполезной, т.к. расширение

производства и увеличение объемов выпуска по экономическим причинам

невозможно. Таким образом, отделы, введенные в состав службы

маркетинга, занимаются работой, функции которой не предусмотрены в