Алехина Г.В. Информационные технологии в экономике и управлении
Подождите немного. Документ загружается.
191
определяется посредством выбора соответствующего типа
распределения.
Предусмотрены следующие типы распределения затрат:
- проценты (от суммы, которая будет распределена на каждое из
направлений учета);
- сумма (сумма, которая может быть распределена на каждое из
направлений-целей);
- фиксированное количество (в процессе распределения система
распределяет сумму на направления-цели пропорционально этим
количествам);
- переменное количество (количества импортируются из других
функциональных подсистем BAAN IV).
Рис. 48. Принципиальная схема процедуры распределения затрат
Счета главной книги должны быть обязательно связаны с
категориями затрат, используемыми для распределения затрат. Счета
книги по категориям затрат используются для импорта сумм из модуля
"Главная книга" в модуль "Распределение затрат" и для отнесения их
на данную категорию затрат. Каждой категории затрат приписывается
группа счетов или счет главной книги и процент использования суммы
по каждому счету. Для каждого из счетов главной книги можно задать
процент для отнесения суммы по этому счету на данную категорию
затрат.
192
Результаты распределения можно провести в главную книгу, для
включения в финансовый учет. Проводка возможна только в
соответствии с заданными заранее кодом распределения и типом
операции, указанными в параметрах модуля "Распределение затрат".
Результаты распределения записываются на счета главной книги,
указанные в параметрах модуля "Распределения затрат".
Процедура функционального бухгалтерского учета обеспечивает
возможность расчета распределения затрат основываясь на базе работ,
которые определяются как направления учета шестого типа - “работы”.
Работы, выступая в качестве объектов затрат связаны, в свою очередь, с
проектами или изделиями (группами изделий) с помощью носителей
затрат. База начислений указывает носитель затрат, данные по
которому должны служить базисом для расчета начислений на
выбранную работу. Начисления, которые будут рассчитаны, отразятся
на компоненте себестоимости, который укажет пользователь.
Компоненты себестоимости это виды (статьи) затрат, которые служат
для более подробного распределения затрат по видам.
Для включения начислений в расчет себестоимости необходимо
сопоставление направлений учета объектам затрат. В качестве
объектов затрат, представленных как направления учета, могут
рассматриваться: группы изделий, изделия (анонимным изделиям),
проекты (заказным изделиям). Что именно выступает в качестве объекта
затрат указывается в параметрах модуля "Распределение затрат".
Проводимые при этом начисления в расчет себестоимости
основываются на данных главной книги (подсистема "Финансы") и
носителей затрат (подсистема "Сбыт, снабжение, склады"). С
направлением учета может быть связано только одно изделие, группа
изделий или проект. В результате происходит экспорт результатов
распределения затрат в модуль "Учет затрат" подсистемы "Сбыт,
снабжение, склады" для использования их в качестве начислений при
расчете себестоимости.
Работа с процедурой финансового бухгалтерского учета должна
начинаться с генерации списка работ, после чего можно уже
специфицировать начисления для суммирования затрат в соответствии с
выбранными работами.
Список работ представляет собой аналог спецификации изделия.
В этом списке указывается, какая часть, какой именно работы относится
на данный объект затрат. При генерации списка работ количество, на
основе которого данная работа распределяется на определенный объект
затрат, делится на сумму всех количеств, которые относятся к данной
работе. Результатом является значение нормы (доли) потребления
данной работы объектом затрат. Это значение хранится по комбинации:
код распределения → работа → объект затрат. При каждой новой
генерации списка работ старые значения заменяются новыми.
193
Результаты распределения затрат проводятся в подсистему “Сбыт,
снабжение, склады” в виде начислений на изделие или группу изделий.
Модуль "Основные средства"
Модуль "Основные средства" предназначен для создания
регистра основных средств, имеющего иерархическую структуру.
Доступны различные методы начисления износа, в частности в
соответствии с российскими требованиями. Регистр учета основных
средств интегрирован с главной книгой и позволяет осуществлять
автоматические проводки операций по основным средствам в главную
книгу по заранее определенным схемам.
4.3.4. Автоматизация решения задач в функциональной подсистеме
"Сбыт, снабжение, склады"
Функциональная подсистема "Сбыт, снабжение, склады"
предназначена для решения комплекса задач, связанного с
планированием и управлением материальными потоками,
циркулирующими на предприятии. Подсистема построена таким
образом, что позволяет работать с многозвенной структурой складов и
сбытовых организаций. На основе статистических данных по закупкам и
продажам, в системе можно задавать многовариантные конфигурации
различных целевых показателей, тем самым, осуществляя оптимизацию
результатов деятельности предприятия.
Все операции, в том числе по закупкам и продажам, из
подсистемы "Сбыт, снабжение, склады" передаются в подсистему
"Финансы", где модули "Главная книга", "Счета кредиторов" и
"Счета дебиторов" осуществляют обработку поступающей информации
в режиме реального времени и обеспечивают оперативный доступ к
финансовым данным.
Подсистема "Сбыт, снабжение, склады" включает в себя 8
модулей (см. рис.49).
194
Рис. 49. Состав модулей, входящих в функциональную подсистему
"Сбыт, снабжение, склады"
Модуль "Управление продажами"
Модуль "Управление продажами" предназначен для обработки
данных, содержащихся в коммерческих предложениях, заказах на
продажу и долгосрочных соглашениях по продажам, ценам и скидкам
(см. рис.9.2.3.2). Подсистема "Сбыт, снабжение, склады" обеспечивает
гибкую обработку различных типов заказов с учетом их особенностей и
предоставляет пользователю возможность самому определять
последовательность прохождения заказа и его обработки.
Обработка данных коммерческих предложений заключается в
следующем. На основе системного анализа определяется "коэффициент
успеха" коммерческого предложения. В случае высокого процента
успеха коммерческое предложение может быть включено в графики
плановых продаж. Если соглашение с клиентом не достигнуто, в
систему может быть внесена информация о том, кто из конкурентов и по
каким причинам вышел победителем. Если коммерческое предложение
считается удачным, то создается заказ на продажу. Именно на
Функциональная подсистема "Сбыт, снабжение, склады"
1. Модуль "Управление продажами"
2. Модуль "Управление закупками"
8. Модуль "Информация по торговле и маркетингу"
7. Модуль "Электронный обмен данными"
6. Модуль "Управление заказами на пополнение"
5. Модуль "Планирование потребностей сбыта"
4. Модуль "Управление партиями товаров"
3. Модуль "Управление товарно - материальными
запасами"
195
основании этих заказов предприятие будет осуществлять продажу и
поставку изделий.
Рис. 50. Логика обработки данных в модуле "Управление продажами"
Заказ на продажу непосредственно связан с фактическими
поставками товаров. Поэтому возникает необходимость в
формировании ведомости комплектации, чтобы отобрать требуемые по
заказу товары на складе. Для выполнения поставок на складах должно
наличествовать достаточное количество поставляемых товаров. Заказ
может быть оформлен только в том случае, если:
- на складе имеется запрашиваемый товар в нужном объеме;
- будет получено по заказу подтверждение о том, что заказчик
согласен на приобретение указанного товара в требуемом объеме.
Для каждого подтвержденного заказа формируется опись
поставки (извещение об отправке товара) и транспортная накладная
(указывается информация об объеме и весе поставляемых товаров).
Опись поставки служит основой для формирования счета-фактуры.
После того, как счет-фактура будет выставлен, происходит
обработка выполненных заказов. При этом выполняются следующие
действия:
- обновляются ретроспективы заказов;
- обновляются данные контрактов;
- обновляется открытый баланс по клиентам;
- удаляются данные заказа (либо полностью, либо по отдельным
позициям);
- передаются данные в подсистему "Финансы".
196
Следует также отметить, что на практике часто возникают такие
ситуации, что с покупателями заключаются специальные соглашения
по ценам. В системе BAAN IV есть возможность использования до семи
уровней цен и скидок на основе создания различных комбинаций
прейскурантов, ценовых групп, клиентов и изделий.
Соглашения с заказчиками о регулярных поставках фиксируются в
контрактах, где отражаются договоренности по ценам, скидкам и
графику поставок. Встроенная в подсистему процедура оценки
контрактов осуществляет проверку результатов их выполнения, а также
является источником оперативных данных по товарообороту (см. рис.
51).
Рис. 51. Работа с контрактами на продажу в модуле "Управление
продажами"
В модуле "Управление продажами", на основе необходимых
ретроспективных данных (в том числе, за прошедшие несколько лет),
предусмотрена процедура ведения статистики продаж. Имеется
возможность задать любую комбинацию данных для выборки
статистики по введенным заказам, товарообороту, аннулированным
заказам, финансовым бюджетам, а также воспроизвести
соответствующую информацию в графическом виде.
197
Модуль "Управление закупками"
Модуль "Управление закупками" предназначен для
предоставления необходимой информации о поставщиках и
номенклатуре товаров (рис. 52).
Долгосрочные отношения с поставщиками предполагают
заключение соглашений по ценам, срокам поставок, условиям платежей.
На основе заключаемых договоров и графиков поставок заказы на
закупку выдаются системой в автоматическом режиме.
Работа с модулем "Управление закупками" обычно начинается с
создания заказов на закупку товаров и услуг или изменения уже
существующих заказов. Заказ на закупку, сгенерированный или
введенный вручную, может быть распечатан и послан поставщику.
Кроме того, имеется также возможность:
- определять шаги и типы заказов;
- задавать альтернативных поставщиков;
- работать с дозаказами и распечатывать данные по ним;
- выводить на экран данные по заказам на закупку, осуществляя
разнообразные выборки и сортировки этих данных;
- следить за статусом строк заказа;
- распечатывать данные по заказам на закупку, осуществляя
разнообразные выборки и сортировки этих данных.
Рис. 52. Логика обработки данных в модуле "Закупки"
198
Каждый тип заказа состоит из некоторого набора шагов заказа
(сеансов), сгруппированных в требуемой последовательности. Типы
заказов связываются с заказами на закупку, и эти заказы должны будут
пройти через всю процедуру, предусматриваемую типом заказа.
На заказ могут быть отнесены дополнительные затраты
посредством ввода после строки, содержащей последнее изделие по
данному заказу, строки с изделием, имеющим категорию “Статья
затрат”. Автоматическое добавление дополнительных затрат к заказу
может быть удобно, если нужно взыскать дополнительные расходы за
фрахт, административные и почтовые расходы, стандартную наценку на
заказ, накладные расходы и т.д.
Работа с поступлениями по закупкам заключается в регистрации
полученных по заказам на закупку объемов (рис.53). В данном случае
есть возможность:
- распечатывать приходные накладные
- записывать поставленные количества
- распечатывать рекламации
- распечатывать ведомости хранения.
Рис.53. Работа с поступлениями по закупкам
Товары проводятся в запасы в режиме on-line. Если поступившие
товары должны быть подвергнуты входному контролю, то такие товары
регистрируются, как задержанный запас. После ввода подтверждений в
бизнес-объекте "Контроль товаров", уровень задержанного запаса
уменьшается на объем товаров, прошедших контроль.
В приходной накладной указываются объемы изделий, полученных
на складе. На накладной печатается количество, которое ожидается к
получению. После того, как в приходную накладную складским
работником будут внесены цифры, отражающие реально полученные
количества, она может использоваться для ввода результатов
поступлений.
Для ввода в систему поступлений по закупленным товарам,
полученным изделиям (из строк заказа на закупку) ставятся в
Приходные
накладные
Работа с
поступлениями
Печать
рекламаций
Контроль
товаров
Извещение о
возврате
Ведомость
хранения
Качественный
товар?
Нет
Д
а
199
соответствие номер поступления и номер описи вложения. Товары
проводятся в запас в режиме on-line.
Рекламации печатаются, если регистрация полученных товаров
показывает, что количество, указанное в описи вложения поставщика,
больше, чем фактически поставленное количество. Важно быстро
прореагировать, при возникновении таких случаев потому, что счет-
фактура поставщика, скорее всего, будет выставлен на основе количеств,
указанных в описи вложения.
Ведомость хранения – это список изделий, которые были
получены и должны быть размещены на складе. Ведомость используется
складскими работниками для правильного размещения полученных
изделий на складе. Если используются модули "Управление
хранением" и "Управление партиями", то в ведомости
распечатывается также подробная информация о складских местах и
партиях. Также печатается код партии, количество в единицах запаса и
количество в единицах хранения.
При выполнении закрытия полученных заказов на закупку
происходит обработка заказов на закупку, по которым произошли
поставки, а также распечатка счетов-фактур. В этом случае в системе
BAAN IV предусмотрено выполнение следующих операций:
- изменение цены и скидки после того, как были записаны данные
по поступлениям;
- печатать счета-фактуры;
- обработка поставленных заказов на закупку.
После ввода поступлений по закупкам, цены и скидки могут быть
изменены только в специально созданном сеансе “Изменение цен /
скидок после обработки поступлений”, где дается возможность
изменения цен/скидок после ввода данных по поступлениям. В этом
случае возможен выбор одной из следующих опций:
- измененная цена записывается в файл "Изделия" и, таким
образом, новая цена будет также применима к новым заказам;
- измененная цена действительна только для данной конкретной
строки заказа (плюс соответствующие поступления).
Распечатка счетов-фактур не является обязательным шагом. Такие
счета используются для сверки счетов-фактур, которые Вы получаете от
поставщика.
На счете-фактуре распечатываются только те строки заказа, по
которым произошла поставка. Если поле "Печать сводного счета" имеет
значение "Да", то все заказы по одному и тому же поставщику
печатаются на одном счете-фактуре. Для модификации продукта (из
типового изделия) можно распечатать описания опций модификации.
Кроме того, можно распечатать контрольные итоги по всем
200
распечатанным счетам-фактурам в целях проверки. Эти контрольные
итоги выражены в национальной валюте пользователя.
При обработке поставленных заказов на закупку происходит
очистка рабочих файлов и запись данных по обороту в ретроспективу
(рис.9.2.3.6).
При выполнении запросов на закупку становится возможным учет
коммерческих предложений от поставщиков на поставку товаров.
Запрос может быть распечатан и послан поставщику.
Ответы на запросы (результаты по запросам), полученные от
поставщика вводятся в систему. Это позволяет сравнить цены и скидки,
предлагаемые различными поставщиками. После того, как сделан выбор
в пользу конкретного поставщика, данные запроса копируются в заказ
на закупку. После распечатки запроса, он может быть послан
поставщику.
Следующая операция, выполняемая в модуле "Управление
закупками" это работа с контрактами на закупку. Основная функция
контрактов на закупку – это задание долговременных соглашений,
касающихся цен, скидок и сроков поставки. Такие соглашения могут
быть заданы как для изделий, так и для ценовых групп. Кроме срока
действия контракта, можно также указать минимальный обязательный
для приобретения объем товаров по этому контракту. Контракты могут
быть обычные или специальные.
Рис. 54. Запись данных в ретроспективу
Сначала создаются контракты на приобретение одного или более
изделий. После того, как была зарегистрирована хотя бы одна операция
по контракту в целом или по строкам контракта, появляется
возможность выводить на экран или распечатывать ретроспективные
данные.