Алехина Г.В. Информационные технологии в экономике и управлении

Подождите немного. Документ загружается.

181

Обычный (постоянный) - это поставщик, с которым имеются

постоянные деловые связи. По таким поставщикам в систему заносится

подробная информация.

Разовый (случайный) - поставщик, у которого предприятие делает

разовые закупки (например, закупки за наличные канцелярских товаров

или других мелочей, сделанные в различных магазинах). Данные о разовом

поставщике те же самые, что и об обычном поставщике. Однако, при

каждом вводе операции по закупке у разового поставщика система просит

ввести адрес "случайного" поставщика. Использование разовых

поставщиков приводит к уменьшению объема данных и ускорению ввода

информации.

В процессе работы модуля "Счета кредиторов" формируется большое

количество документов для отчетности: книга покупок, ведомости

распределения кредиторской задолженности, ведомость операций по

поставщикам, ведомость анализа сроков платежей и т.д.

Модуль "Управление денежными средствами"

Модуль "Управление денежными средствами" предназначен для

автоматизированной обработки платежей и поступлений денежных

средств, в том числе поддерживает электронные банковские операции.

Предусмотрено создание и обработка платежных документов на различных

носителях (бумага, дискета, файл данных). На основе данных

функциональных подсистем "Сбыт, снабжение, склады" и "Финансы"

может быть составлен прогноз движения денежных средств предприятия.

Общая схема движения денежных средств на предприятии

представлена на рис. 41.

Рис. 41. Общая схема движения денежных средств на предприятии

182

В системе BAAN IV используются два основных способа

обработки платежей и поступлений денежных средств (рис.9.2.4.8):

1) самостоятельный ввод платежей и поступлений денежных

средств. В этом случае невозможна распечатка платежных документов;

2) автоматическая процедура обработки платежей и поступлений

денежных средств. Системой предоставляются гибкие способы выбора

счетов-фактур для платежей и прямых дебетовых списаний, возможна

распечатка платежных поручений (стандартных и созданных

пользователем) на различных носителях информации (бумага, дискета,

файл для электронных систем банковских расчетов и т.д.).

Обработка платежей и поступлений денежных средств происходит

посредством ввода данных из банковских выписок и последующей

обработкой введенных данных.

Каждый платеж/поступление денежных средств обрабатывается в

соответствии с комбинацией "банковское отношение - способ

расчетов". Для каждой такой комбинации определяются данные

проводок платежей/поступлений денежных средств, которые система

будет использовать при автоматических процедурах. Под банковским

отношением понимается описание банковского счета компании, с

которого производятся платежи и на который поступают денежные

средства. Под способом расчетов понимается описание того, как будет

производиться обработка платежей и поступлений денежных средств.

При этом учитывается формат платежного документа, носитель

информации (бумага, дискета, файл данных), этапы обработки и т. д.

Рис.42. Основные способы обработки платежей и поступлений

денежных средств

Для каждого типа платежа/поступления денежных средств (файл,

чек, платежное поручение) в необходимо создать свой отдельный способ

183

расчетов. Группа отчетов может содержать различные типы, например,

платежных поручений. Способ расчетов может быть указан как для

платежей, так и для прямых дебетовых списаний, как по счетам фактурам,

так и без них. В случае платежей и прямых дебетовых списаний по счетам-

фактурам способ расчетов указывается в сеансах при работе со счетами-

фактурами. Также способ расчета может быть указан в данных по

поставщикам и клиентам и тогда он будет устанавливаться по умолчанию

при проведении операций, связанных с оплатами счетов-фактур.

Для каждой комбинации "банковское отношение - способ

расчетов" необходимо определить данные, которые будут использованы

системой BAAN IV для проводок при автоматических процедурах

обработки платежей/поступлений денежных средств.

С целью упрощения процесса создания платежей и их обработки в

системе BAAN IV реализована автоматическая процедура платежей

(рис.43). Данная процедура предоставляет возможность выбора счетов-

фактур для платежей по различным критериям: срокам платежей,

поставщикам, номерам счетов-фактур и т.д. После выбора счетов-фактур

предоставляется возможность исключать выбранные счета-фактуры, а

также добавлять новые, менять суммы платежей, способы платежей и т.д.

Для каждого поставщика при использовании автоматической

процедуры платежей все платежи объединяются на основе имеющихся

одинаковых параметров (валюта, способ платежа, банковское отношение

поставщика, дата платежа, основание для платежа). Количество

объединяемых воедино платежей определяется на основе способа расчета.

Для каждого способа расчета необходимо указать тип составления и

ограничения по составлению (количество счетов-фактур, количество

символов в ссылке к платежу, неограниченное количество, в последнем

случае будет распечатано сопроводительное письмо). Кроме того, если

превышено ограничение по составлению, то необходимо указать:

- объединять платежи в следующий набор,

- не объединять платежи,

- объединить все платежи в один набор и отправить с

сопроводительным письмом.

В системе BAAN IV платежи, не относящиеся к конкретным

счетам-фактурам (например, коммунальные платежи, юридические

услуги и т.д.) фиксируются как постоянные поручения. Эти платежи

могут быть созданы один раз и выполняться по определенному графику.

Постоянные поручения бывают двух типов:

- поручения, создаваемые для операций затратного типа. Эти

операции будут записаны только в главную книгу и не будут учтены по

открытым позициям;

- поручения, рассматриваемые как авансовый платеж. Операция

учитывается по открытым позициям. Данные проводки постоянного

поручения могут быть изменены только в том случае, если статус

поручения и соответствующего графика "Свободный".

184

Рис. 43. Процедура платежей поставщикам

Выбор счетов-фактур

для платежей

Проводка платежей

Создание платежных

поручений

Передача платежей

Проверка платежей

Назначение банков для

платежей

автоматическое/вручную

Анонсированные платежи

втоматическое назначение

банков для платежей

Составление платежей

вручную

Количество шагов: 0

Автоматическое

составление платежей

Количество шагов: 1, 2

Рекомендации по

платежам

Изменение статусов

анонсированных

платежей

Запись в главной книге:

Дебет: Расчеты с поставщиками

Кредит: Счет банка

Выверка анонсированных

платежей

185

Наряду с понятием авансовые поступления\платежи в системе

BAAN IV существует понятие нераспределенные суммы.

Нераспределенные и авансовые суммы могут быть распределены на

открытые счета-фактуры, а также перераспределены на другие

авансовые\нераспределенные суммы. Есть только одно ограничение -

документы должны иметь одну валюту и курс этой валюты.

Могут быть использованы разные критерии распределения. Одним

из способов может являться распределение на основе сроков платежей.

Также для закрытия могут быть выбраны открытые счета других

компаний и дочерних подразделений.

По платежам клиентов можно периодически получать и обновлять

статистику. При обновлении статистики пересчитываются следующие

статистические данные:

- средний период поступления денежных средств;

- полученная сумма;

- неоплаченная сумма по счетам-фактурам продаж;

- среднее число дней просрочки платежей;

- предоставленная сумма скидки;

- использованная сумма скидки;

- предполагаемая сумма начислений за просроченные платежи;

- фактическая сумма начислений за просроченные платежи;

- сумма разниц в платежах.

Для оценки притока и оттока денежных средств в заданный период

создается прогноз потока денежных средств (рис. 44). При расчете

учитываются:

- счета-фактуры закупок;

- счета-фактуры продаж;

- постоянные поручения;

- заказы на закупку;

- заказы на продажу;

- заказы по проектам;

- финансовый план.

Возможен учет, как всех этих параметров, так и отдельных из них.

186

Рис. 44. Прогноз движения денежных средств

Модуль "Финансовые планы"

Модуль "Финансовые планы" предназначен для облегчения

финансового планирования деятельности предприятия. В нем

предусмотрена возможность разработки и сравнения различных

вариантов финансовых планов. Оптимальный план принимается в

качестве действующего и используется для сравнения фактических

показателей с плановыми при анализе деятельности предприятия, а

также в финансовых отчетах.

В общем случае управление финансами можно представить в виде

четырех функциональных уровней (рис. 45):

1) финансовое планирование деятельности предприятия

(финансовый план);

2) финансовый контроль деятельности (бюджеты и бюджетный

контроль);

3) контроль за финансовыми процессами (контроль финансовых

операций);

4) реализация финансовых процессов (ведение финансовых

операций).

187

Рис. 45. Принципиальная схема управления финансами

Два нижних уровня представляют процессы, в достаточной

степени независимые от типа деятельности. В качестве примера можно

привести стандартные операции по регистрации входящих и исходящих

счетов, банковских выписок, операций с основными средствами и т.д.

Два верхних уровня в большей степени зависят от типа деятельности

предприятия, т.к. на этих уровнях определяются особенности

организации управленческого учета предприятия. Например, для типа

деятельности "сборка на заказ" с точки зрения финансового

планирования и контроля могут быть определены центры затрат

(подразделения) и единицы затрат – производимые изделия. Для типа

деятельности "конструирование на заказ" в качестве объектов

финансового мониторинга могут определяться конструкторские

проекты.

Модуль "Финансовые планы" системы BAAN IV позволяет

составлять финансовые планы на различных уровнях. Предусмотрена

возможность связывания нескольких финансовых планов с одним

головным финансовым планом для распечатки сводной информации.

Имеются два способа составления финансовых планов: "снизу

вверх" и "сверху вниз".

При использовании метода "снизу вверх" финансовые планы

составляются в подразделениях, находящихся на самом нижнем уровне

иерархии системы управления. Затем система BAAN IV автоматически

рассчитывает соответствующие значения для более высоких уровней и

осуществляет их агрегирование.

188

В случае использования метода "сверху вниз" финансовые планы

составляются на более высоких уровнях (например, для каждого из

рабочих центров в целом) и в дальнейшем детализируются по отдельным

счетам главной книги или направлениям учета.

Для одного и того же подразделения можно создавать несколько

вариантов финансового плана. При этом для каждого из создаваемых

финансовых планов можно указать головной финансовый план.

Для каждого из счетов главной книги и направлений учета можно

задать отдельный способ распределения годового бюджета. Для тех счетов

главной книги, для которых отдельно не указан способ распределения

бюджета, используется способ распределения, указанный в основных

данных финансового плана. Код распределения бюджета используется

для распределения плановых сумм и количеств, которые заданы для

комбинации счет главной книги/направление учета (например, центр

затрат, код проекта и т.д.) по периодам планирования. Перед заданием

плановых сумм и количеств необходимо определить общие данные по

финансовым планам.

После ввода годовых сумм и количества для распределения их по

периодам система автоматически распределяет введенные значения по

периодам в соответствии со способом распределения. Рассчитанные

системой данные можно изменить. Система использует данные

финансового плана для сравнения с фактическими показателями и расчета

различий фактических и плановых показателей.

Годовой бюджет может быть распределен по периодам на основе

процентов и/или коэффициентов (рис.46).

Рис.46. Процесс составления бюджета предприятия

189

Одной из важных функций системы является возможность

копирования финансовых планов (рис.47). Эта функция служит для

копирования данных в финансовый план. Могут быть копированы

фактические суммы и количества, а также данные финансовых планов,

умноженные на коэффициенты. В том числе, копирование может

осуществляться для одного и того же финансового плана из одного

периода в другой период.

Рис.47. Функция копирования данных финансовых планов

Можно вручную произвести ввод и корректировку плановых сумм

и количеств для комбинации год/код финансового плана/счет главной

книги/направления учета. Эти суммы могут быть сравнены с

фактическими суммами и суммами других финансовых планов.

Кроме того, возможен ввод и изменение годовых сумм по счетам

главной книги и направлениям учета для финансовых планов. Эти

суммы затем, распределяются по периодам планирования.

На основе данных финансового плана и фактических данных за

период можно скорректировать данный финансовый план на

последующий период.

При пересчете плановых данных по фактическим данным для

выбранного счета главной книги/направления учета будут выполнены

следующие действия:

1. Суммируются фактические данные за базовый период,

указанный для них.

2. Суммируются данные выбранного финансового плана за

базовый период для плановых данных.

3. Первая сумма делится на вторую.

4. Данные периода перерасчета умножаются на полученное

соотношение.

190

Показатели по созданным финансовым планам можно сравнить со

значениями по счетам Главной книги и со значениями по направлениям

учета.

Модуль "Распределение затрат"

Модуль "Распределение затрат" предназначен для анализа затрат

предприятия и учета косвенных затрат при расчете себестоимости

продукции в модуле "Учет затрат" функциональной подсистемы

"Производство". Возможно использование как традиционных методов

учета затрат, так и метода Activity Based Costing.

Перед тем, как приступить к распределению затрат (рис.48), их

нужно зарегистрировать по счетам главной книги и направлениям учета,

а также определить носитель затрат.

Носитель затрат дает возможность импорта данных в модуль

"Распределения затрат" из функциональных подсистем "Сбыт,

снабжение, склады" и "Производство". Значения показателя

"количество", указанного для каждого из носителей затрат являются

базисом для распределения затрат с помощью процедуры

"Функционального бухгалтерского учета", а также для распределения

между направлениями учета.

Направления учета представляют собой разделы в бухгалтерских

субкнигах (типах направлений учета), которые предназначены для

группировки данных, поступивших на счета главной книги. Полная

структура направлений учета может быть сформирована посредством

создания иерархических связей.

Во всех модулях подсистемы "Финансы" могут быть

использованы направления учета пяти типов, а в модуле

"Распределение затрат" кроме того может использоваться

дополнительный тип направления учета, названный "работы". Этот тип

направления используется, если необходимо передать сумму,

полученную в результате перераспределения затрат в подсистему

"Сбыт, снабжение, склады" для учета в качестве начисления на

себестоимость изделия.

Вариант распределения затрат по различным типам направлений

учета определяют коды распределения затрат. Это дает возможность

проводки результатов в главную книгу.

Для каждого кода распределения определяются источники

распределения - типы направлений учета, с которых будут

распределяться суммы, количества, проценты и цели распределения –

типы направлений учета, на которые распределяются затраты.

Кроме того, в системе BAAN IV предусмотрена возможность

распределения затрат с одного типа направлений учета на другой и с

категорий затрат на направления учета. Способ распределения затрат