Зиновьева Н.Б. Документоведение

Подождите немного. Документ загружается.

Зиновьева Н.Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие. М.: Профиздат, 2001. –

208 с.

ББК 78.30 3-63

Зиновьева Н.Б. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ. Учебно- методическое пособие. — М.:

Профиздат, 2001. — 208 с.

Пособие существенно расширяет представления о сущности понятия «документ», его видах,

действиях и функциях, технологий документарной деятельности. Оно освещает также те-

оретические проблемы документоведения: его научный статус, место в системе наук, методы

документоведческих исследований.

Издание предназначено студентам библиотечно-информа-ционных, документоведческих,

архивоведческих, музееведческих и книговедческих факультетов и курсов повышения ква-

лификации библиотекарей.

ISBN 5-88283-048-6

О Н.Б. Зиновьева, 2001 © ИПО Профиздат, 2001

Введение.............................................................................................................................................................2

Глава 1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТ..................................................................................2

1.1. Проблема понятия информации................................................................................................................2

1.2. Зависимость информации от характера материального носителя.........................................................3

1.3. Виды информации и документ..................................................................................................................4

1.4. Свойства информации................................................................................................................................8

Глава 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ................................................................................10

2.1. Информационные предпосылки документирования............................................................................10

2.3. Язык информации.....................................................................................................................................14

2.4. Эволюция способов документированием..............................................................................................16

2.5. Документ в коммуникации......................................................................................................................20

Глава 3. ТЕКСТ ДОКУМЕНТА.....................................................................................................................24

3.1. Характеристика текста документа..........................................................................................................24

3.2. Текст а информационном пространстве.................................................................................................27

3.3. Чтение текста...........................................................................................................................................28

3.4. Понимание текста.....................................................................................................................................31

3.5. Текст в экстралингвистическом контексте............................................................................................34

3.6. Интерпретация текста..............................................................................................................................34

Глава 4. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТА.............................................................................................36

4.1. Понятие «документ»................................................................................................................................36

4.2. Свойства документов...............................................................................................................................38

4.3. Функции документа..................................................................................................................................39

4.4. Виды документов......................................................................................................................................40

Глава 5. ДОКУМЕНТНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ..............................................................................................54

5.1. Структура и сущность документной деятельности...............................................................................54

5.2. Потребности в документной информации.............................................................................................56

5.3. Докуменгопроизводство..........................................................................................................................58

5.4. Каналы распространения документов...................................................................................................61

5.5. Сбор документов....................................................................................................................................61

5.6. Обработка документов.............................................................................................................................63

5.7. Хранение документов..............................................................................................................................65

5.8. ПОИСК документов...................................................................................................................................67

5.9. Использование документов.....................................................................................................................68

5.10. Правовые вопросы работы с документами..........................................................................................70

Глава 6. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ.............................................76

6.1. Статус документоведения......................................................................................................................76

6.2. Документоведение в структуре наук и сфер практической деятельности..........................................81

Глава 7. ДОКУМЕНТОВЕДЧЕСКИЕ ИССЛЕДОВАНИЯ.........................................................................83

7.1. Задачи докумеитоведческих исследований...........................................................................................83

7.2. Методика научного исследования..........................................................................................................84

7.3. Системные методы исследования документов......................................................................................85

7.4. Типологический метод изучения документов......................................................................................87

7.5. Информационный анализ документов..................................................................................................87

7.6. Метод терминологического анализа.......................................................................................................89

7.7. Контент-анализ.........................................................................................................................................91

7.8. Психолингвистический метод изучеяяя документов............................................................................92

7.9. Методы конкретно-социологических исследований............................................................................92

7.10. Метод экспертных оценок.....................................................................................................................94

7.11. Библиографический метод изучения документов...............................................................................96

7.12. Наукометрический метод изучения документов.................................................................................97

ВВЕДЕНИЕ

Основная задача учебного курса «Документоведение» — вооружить студента

общетеоретическим знанием о сущности документа, его эволюции и видовом составе, функциях,

выполняемых в обществе, и на этой основе познакомить с процессами работы с документами. Но

учебная дисциплина «Документоведение» находится еще в стадии своего становления, в связи с

чем нечетко определены предметная область, содержательное наполнение, междисциплинарные и

внутридисциплинар-ные связи. Знания о документах рассеяны по разным дисциплинарным

областям: библиотековедении, библиографоведении, книговедении, информатике и т.д., в связи с

чем курс «Документоведение» в его сегодняшнем представлении оказывается урезанным,

неполным.

В учебном пособии впервые предпринята попытка синтеза накопленных знаний о документе

из смежных с документове-дением наук и областей практической деятельности. В них изложены

некоторые теоретические основы документоведения как науки и раскрыты аспекты практического

его применения в библиотечно-библиографической деятельности, что обусловило его структуру.

Учебное пособие включает семь лекций. Первая лекция «Информация и документ» вводит

студента в мир информации — фундаментальной базы документа, раскрывает ее сущность, виды,

особенности движения. Вторая лекция посвящена характеристике процесса документирования.

Третья лекция рассматривает текст документа, его знако-во-символьную природу,

психофизиологические проблемы восприятия текста, его чтения, понимания, интерпретации.

В четвертой лекции изложены подходы к определению понятия «документ», определены его

свойства, функции, виды.

Пятая лекция раскрывает структуру документной деятель-

)ности, включая процессы создания документа, его редакции, тиражирования,

распространения, сбора, обработки, хранения, поиска и использования. В лекцию включены также

вопросы стандартизации основных процессов работы с документами и правовых проблем их

использования.

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТ

1.1. Проблема понятия информации

Слово «информация» — одно из наиболее употребляемых в современном языке. Смысл

слова на первый взгляд прост и понятен и в массовом сознании ассоциируется с совокупностью

новых сведений, оперативно распространяющихся в обществе. Часто в качестве синонимов мы

употребляем слова «сообщение», «сведения», «известия» и т.д. Но эти истолкования отражают

только самый поверхностный слой всего объема понятия этого термина.

Между тем информационное взаимодействие между объектами осуществляется на всех

уровнях, от микро- до макромира. В силу этого информация заключает в себе предельно широкий

объем понятия, выходящий за рамки какой-либо одной отрасли знания и используемый

большинством наук. Поэтому в рамках философии, изучающей наиболее общие законы

материального мира, стало формироваться научное направление — теория информации.

Одной из задач теории информации стало рассмотрение термина «информация» в предельно

широком смысле. Попыток охарактеризовать этот термин было предпринято очень много. Одни

ученые пытались определить информацию через различные свойства материи, другие выделяли ее

содержательный и ценностный аспекты. Единого определения информации, удовлетворяющего

всех, на сегодняшний день не выработано.

Роль информации в управлении поведением биологических систем стала предметом

исследования такой науки, как кибернетика, которая вынесла на рассмотрение научного

сообщества свою трактовку этого термина. Специалисты в области кибернетики обратили

внимание на аспект взаимодействия между передающим сигнал (информацию) и

воспринимающим его. Сигнал рассматривается ими как физический процесс, имеющий

информационное значение, установленное принятым соглашением. Это мельчайшее изменение во

внешней среде, указывающее на более значительные последующие ее изменения. Сигналы могут

иметь разную природу, их главное предназначение — быть воспринятыми органами чувств

субъекта. При этом смысл, который несет в себе сигнал, заранее должен быть ему известен.

Для передачи информации необходимы два и более участника, один из которых передает, а

остальные получают сигналы. Их взаимодействие осуществляется по принципу отражения. Любые

два объекта материального мира всегда отличаются друг от друга. В результате информационного

взаимодействия отдельные свойства, качества, стороны одного объекта заимствуются другим и

этот другой несет в себе, в своей структуре следы воздействия. Таким образом, осуществляется

движение информации.

Объекты, участвующие в информационном обмене, имеют разную природу, уровень

развития, структуру, содержание. В силу этого отражение друг друга не может быть

тождественным, абсолютным и адекватным, так, чтобы каждому элементу отражаемого объекта

соответствовал элемент отражения и наоборот.

Информационное отражение может осуществляться с большей или меньшей степенью

адекватности. Чем структурно проще информация, тем больше вероятности ее адекватного

воспроизведения.

Сигнальная концепция информации стала фундаментальной основой последующего бурного

развития вычислительной техники, ибо дала возможность количественно охарактеризовать

информацию в двоичной системе — битах. Один бит информации заключает в себе один сигнал,

либо его отсутствие.

Одно из определений объема понятия «информация» связано с разнообразием

материального мира. Там, где есть разнообразие — обязательно возникают информационные

потоки. Эта гипотеза принадлежит английскому ученому У.Р. Эшби, который трактует

информацию как отраженное разнообразие. В результате информационного процесса происходит

передача разнообразия от одного объекта к другому, нарушается монотонность.

Таким образом, любая информация несет что-то новое, что позволяет отличить от старого.

Эта новизна содержит в себе элемент неопределенности. Как только взаимодействие произошло,

информация передана, сообщение получено, книга прочитана, картина увидена, музыкальная

запись прослушана

и т.д., эта неопределенность снимается. Это позволило американскому ученому К.Шеннону

выдвинуть еще одно определение информации - как меры снятой неопределенности - энтропии. В

кибернетике информация тесно связывается с энтропией, одним из основных понятий

классической физики, т.е. со способностью энергии к превращениям. Н.Винер пишет:

«Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия

системы есть мера дезор-ганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным

знаком». Таким образом, информация в трактовке К.Шеннона и Н.Винера есть отрицание

энтропии.

Зависимость информации от характера материального носителя.

1.2. Зависимость информации от характера материального носителя

Любой физический объект, вступающий в информационное взаимодействие, имеет

структуру - способ внутренней организации составляющих его компонентов, определяющих его

свойства.

Поскольку механизм передачи информации базируется на физическом взаимодействии и на

структурной деформации какой-либо стороны физических объектов, то степень адекватности

воспроизведения одного в другом зависит в большей степени от способности структуры одного

воспроизвести элементы структуры другого. Эта способность базируется на понятии «жесткость»

структуры.

Нежесткая структура в отличие от жесткой предполагает относительно слабую связанность

компонентов между собой, для разрушения которой требуется значительно меньше энергии со

стороны воздействующего объекта. Чтобы деформировать более жесткую структуру необходимо,

чтобы воздействующий объект обладал энергией, достаточной для разрыва и деформации связей

компонентов вещества. Частичная деформация структуры частично изменяет свойства

физического объекта, а эти изменения свойств и есть суть вносимой информации.

В зависимости от того, какова природа физических объектов, степень «жесткости» их

структуры, деформация может

иметь кратковременный или более продолжительный характер. Как правило, нежесткие,

пластичные и подвижные структуры быстро восстанавливают прежние связи между

компонентами и соответственно — прежние свойства, т.е. устраняют деформацию. Например,

следы человека в пустыне будут быстро засыпаны песком в силу малой связанности песчинок

между собой. Еще более пластичны, подвижны, нежестки воздушная и электромагнитная среды,

служащие материальными носителями звуков и визуальных изображений, в силу чего необходима

фиксация информации в структуре более жестких материальных носителей.

Жесткие структуры, во-первых, своей структурной организацией не допускают деформации,

для чего нужны значительные энергетические усилия извне, а во-вторых, в случае воздействия,

превышающего энергию их структурной организации, они надолго фиксируют информацию. Тот

же след человека на горячем асфальте или незастывшем бетоне способен сохраниться надолго как

факт свершенного воздействия.

Таким образом, степень деформации структуры объекта, испытывающего воздействие,

зависит как от энергии воздействующего объекта, так и от степени жесткости собственной

структуры.

Деформированная структура позволяет вычленить более ясную, четкую и определенную

информацию о факте воздействия. Этот процесс протекает на виду и в специальной литературе

рассматривается в качестве термина «отражение». Область воздействия локализована и

соответствует размерам воздействующего объекта и характеру вносимых изменений в его

структуру.

Хотя «след» воздействия в одном объекте представляет собой отражение другого объекта,

но это отражение не является точной копией воздействующего объекта. Отражение воплощает

лишь какие-то его стороны, части, связи, продолжая одновременно оставаться самим собой.

«След» же в его структуре становится скорее фактом того, что было предпринято воздействие и

этот факт запечатлен в нем самом, в его структуре. Так как объект сам несет в себе части, стороны

другого объекта, то он является материальным носителем информации о нем.

Материальные объекты в природе находятся в постоянном. движении. Передвигаясь в

пространстве, объект может как испытывать множество воздействий, так и передать их,

«отпечатать» в структуре других объектов. «Отпечатки» могут тиражироваться и

распространяться в пространстве. Взаимодействуя, отражаясь в «структуре» друг друга они

попеременно выступают в качестве материальных носителей информации друг о друге, тем

самым, умножая вселенское разнообразие. И если взаимодействие объектов может

осуществляться лишь при непосредственном их столкновении в одной точке пространства и

времени, то передача информации с помощью фиксации в структуре других объектов, т.е. с

помощью материальных носителей, позволяет осуществлять опосредованное воздействие,

взаимосвязь между объектами, разделенными пространством и временем. Так, электромагнитные

волны, являясь материальным носителем информации, передают нам свет звезд, удаленных за

тысячи световых лет, а наскальный рисунок позволяет проникнуть в мироощущение

первобытного художника, жившего миллионы лет назад.

Человек в процессе эволюции испробовал множество веществ на предмет передачи

информации. Исследуя жесткие, менее жесткие и нежесткие структуры различных веществ он

эмпирически (опытным путем) подошел к наиболее рациональным способам передачи

информации, отобрал те средства и способы, которые наиболее удобны для этого процесса.

1.3. Виды информации и документ

Информация может существовать в двух формах — скрытой, которую, используя термин Г.

Герца, можно назвать потенциальной, и явной, актуальной, которая возможна лишь при наличии

субъекта, некоторой третьей стороны, способной ее уловить, извлечь, оценить и использовать —

социальной.

Социальная информация представляет собой выявленное и использованное человеком в

своей жизнедеятельности различие в качественном состоянии объектов, их связей и

взаимоотношений. Помимо природной информации, познавая которую человек переводит ее в

социальную, как мыслящее существо он и сам ее производит. Современный человек живет не

столько в окружении природных объектов, сколько в среде,

искусственно им воссозданной из природных объектов. Целеустремленно и направленно

воздействуя на какие-либо объекты, изменяя их местоположение, деформируя структуру,

вторгаясь в вещественный состав, человек добивается заданных изменений в их свойствах, тем

самым увеличивая качественное разнообразие окружающего мира. Таким образом, он производит

потенциальную информацию. А познавая свое творение, изучая его свойства — трансформирует

потенциальную информацию в социальную.

Информация, воплощенная в предметы материальной культуры, средства производства и

предметы потребления, в производственные и межличностные отношения, становится следствием

всех видов деятельности. Расширяя производство, человек тем самым множит информацию, рост

которой по подсчетам науковедов находится в квадратной зависимости от возрастания объемов

производства. Но до тех пор, пока эта информация скрыта в материальной и идеальной формах, не

выявлена, не осознана человеком, ее нельзя рассматривать в качестве социальной. Социальной она

становится лишь в результате познания человеком природных, производственных процессов,

результатов жизнедеятельности.

Методы трансформации потенциальной информации в социальную, т.е. методы познания

окружающей реальности, несмотря на кажущееся многообразие, базируются на двух подходах.

Во-первых, это методы рационального познания, опирающегося на удовлетворение чисто

практических интересов, утилитарной целесообразности. Им противопоставляются интуитивные,

образно-символические способы постижения жизненной реальности, которые посредством

вчувствования, вживания выявляют духовную целостность бытия. Если первой группой методов

оперируют преимущественно естественные и точные науки, то вторая группа методов реализуется

преимущественно в сфере искусства и гуманитарных наук, результаты которых воплощены в

идеалы и ценности, постижение которых требует от личности всей полноты душевного участия.

Социальная информация приобретает некоторую соизмеримость с возможностями человека,

можно сказать, человеческий характер. Человеческий характер социальной информации

заключается в ее содержании и форме. По содержанию социальная информация отражает те

фрагменты действительности, на которые направлена познавательная активность человека. Форма,

которую приобретает социальная информация в процессе познания, соответствует его

психофизиологическим особенностям восприятия. Это касается использования материальных

носителей, сочетающихся с сенсорной системой человека, выбора выразительных средств

передачи информации, доступных адекватному пониманию.

Отдельный индивид как субъект познания конечен, тогда как реальность — источник и

объект нового знания — бесконечна, неисчерпаема и несоразмерна человеку. Увы,

действительность несоизмерима с человеческими возможностями ее освоения. Поэтому в анализе

познания всегда возникает проблема, удачно сформулированная М.К. Петровым «как более

возможно человекоразмерное познание нечеловекоразмерно-го объекта». Эта проблема имеет

несколько сторон, и прежде всего, качественную и количественную.

Качественная сторона познания «нечеловекоразмерного» объекта решается путем

углубления его дифференциации, расчленением действительности на фрагменты, доступные

человеческому пониманию. Количественная сторона несоразмерности действительности,

содержащейся в ней потенциальной информации возможностям человека, решается путем

соответствующей структурной организации социальной информации, на основе иерархического

принципа. Каждый нижний уровень структурной организации социальной информации

«свертывается» в высший, вычленяя общее и отбрасывая частное, таким образом, уплотняя

информацию и сокращая ее объем. Например, факты — в понятие, понятия — в концепцию,

концепции — в теорию и т.д.

Процесс «свертывания» социальной информации до достижения соизмеримости с

человеческими возможностями осуществляется лингвистическими и гносеологическими

методами. Лингвистические методы осуществляются путем сопоставления изучаемых фрагментов

действительности с некоторыми материальными конструкциями (знак и символ), обладающими

относительно устойчивым характером и позволяющими в силу этого выявлять и фиксировать

существенные

стороны рассматриваемых объектов. Эти методы дают возможность раскрыть содержание и

идентифицировать предметы или явления, используя разное количество выразительных единиц.

Например, химическое соединение можно выразить в словесной форме и в виде формулы.

Гносеологические методы своим результатом имеют иерархическое структурирование

социальной информации, представляя ее на разных уровнях общности — в виде понятия,

суждения, закона, концепции, теории. Наибольшей степенью общности является теория,

представляющая собой систематизированное обобщение, описывающее закономерности

возникновения, функционирования и развития тех или иных явлений.

Человеческий характер социальной информации проявляется в ее членении на виды. В

качестве видообразующих признаков выступают особенности ее восприятия людьми, способы

выражения, расшифровки, а также характер потребления в обществе.

Для восприятия информации природа предопределила человеку органы чувств: зрение, слух,

обоняние, осязание, вкус. С точки зрения восприятия социальная информация дифференцируется

на:

• визуальную — воспринимаемую зрением;

• аудиальную — воспринимаемую слухом;

• обонятельную — воспринимаемую анализаторами запаха;

• тактильную — воспринимаемую кожными анализаторами;

• вкусовую — воспринимаемую анализаторами вкуса.

Подобная дифференциация социальной информации в соответствии с физиологическими

особенностями восприятия предопределяет соответствующий аспект видовой классификации

документов.

Поскольку по подсчетам психологов до 90% всей информации человек получает через

органы зрения, то основной способ документирования базируется на визуальных формах

фиксации: в виде письменных текстов, графиков, чертежей, фотографий, репродукций, рисунков и

т.д.

Аудиальная информация составляет порядка 8-9% от всей поступающей информации через

органы чувств человека.

Несмотря на значительно меньший по сравнению с визуальной информацией процент,

звуковая информация имеет огромное эмоциональное воздействие, что предопределяет активность

ее документирования в форме грампластинок, магнитных лент, компактных оптических дисков.

Ряд документов сочетает одновременно фиксацию визуального изображения и звука. Такие

документы называются аудиовизуальными: киноленты, видеокассеты, компьютерные продукты,

выполненные в технологии «мультимедиа» и т.д.

Тактильная информация, воспринимаемая кожными анализаторами, трансформируется в

такой особый вид документов как книги для слепых, выполненных по системе Брайля рельефно-

точечным способом.

Остальные виды информации (обонятельная и вкусовая) в человеческом обществе, по

сравнению с миром животных, свое познавательное значение утрачивают, поэтому

документированию в полном смысле этого слова не подлежат.

С точки зрения использования выразительных средств социальная информация может быть

дифференцирована на:

• информацию, выраженную с помощью мимики, жеста, движения;

• информацию, выраженную звуками (причем, в свою очередь, эта разновидность

информации может быть выражена нечленораздельными и членораздельными, упорядоченными

звуками — словами. Последняя разновидность информации называется вербальной);

• информацию, выраженную в фиксированной знаково-символьной форме, воплощенную в

тексты, рисунки, чертежи и т.д.;

• информацию, выраженную в вещественной форме, воплощенную в здания, оборудование,

орудия труда, предметы материальной культуры.

Если на начальных этапах развития общества документальному фиксированию могла быть

подвергнута информация, выраженная только в знаково-символьной форме, то современные

способы документирования позволяют зафиксировать и звуки, и движущееся изображение, и

визуальный образ предметов материальной культуры.

В качестве следующего признака видообразования социальной информации следует

выделить способ отражения информации человеческим сознанием. Если человек воспринимает

информацию различного рода анализаторами, то расшифровывает, наделяет смыслом головным

мозгом, который функционально ассиметричен. Поступившая информация от анализаторов по-

разному расшифровывается левым и правым полушариями головного мозга. Первое полушарие

преимущественно осуществляет логическую деятельность, правое — образно-ассоциативную.

Доминирование того или другого в процессе мышления придает поступающей информации

разную форму, по-разному вписывает ее в структуру нервных связей: либо по типу формальной

логики, либо по типу свободных ассоциаций. Это и предопределяет деление информации на два

подвида: логическую и образно-эстетическую.

Так как в реальности любой продукт человеческого мышления создается совместным

согласованным действием обоих полушарий, то, конечно, деление информации на логическую и

образно-эстетическую условно. Как научно-познавательную деятельность невозможно

осуществлять без творческого элемента, образного представления, так и продукт эстетической

деятельности не может не иметь смысла, логических взаимосвязей.

Итак, образно-эстетическая информация — это преимущественно субъективное, образно-

ассоциативное отражение реальности, на базе которого развиваются различные виды искусств:

художественное слово (поэзия, проза), изобразительное искусство, пространственные формы

искусства (архитектура, скульптура), музыка, танец, а также комбинированные формы (театр,

кино и т.д.). Образно-эстетическая информация передается преимущественно в символьной форме

(в форме художественных произведений, картин, фотографий, кинофильмов, музыкальных

произведений). В случае фиксации подобной информации на соответствующих носителях мы

получаем различные виды документов, циркулирующих преимущественно в сфере искусства.

Логическая информация — это объективизированное отражение действительности в ее

логических взаимосвязях.

Логическая информация передается преимущественно в знаковой форме путем отражения

окружающей действительности левым полушарием головного мозга и аккумулирует все знания,

накопленные человечеством за долгий период освоения природы, общества и мышления. Она

весьма разнообразна и различается в соответствии с принадлежностью к различным областям

человеческой деятельности. Данная дифференциация информации определяет существование

документов, различаемых по целевому назначению, среди которых выделяются научные, научно-

популярные, нормативные, производственные, учебные и т.д.

Еще одним видообразующим признаком дифференциации социальной информации является

ее общественное назначение. С этой точки зрения социальная информация подразделяется на

массовую, групповую и межличностную. Массовая информация — это такая разновидность

социальной информации, которая предназначена для всех и используется всем населением. Это

совокупность знаний, доступных всем, своего рода усредненный эталон некоторой суммы знания,

характерных для анонимного человека своей эпохи. Она рассчитана на массовое потребление,

собирается, накапливается, обрабатывается и передается по официальным каналам с помощью

средств массовой информации. Между создателем информации и ее потребителем стоит

социальный заказ.

Массовая информация состоит из нескольких уровней. Первый уровень — это обыденная

информация, событийная хроника, отражающие совокупность моральных норм, устоев, традиций,

знание' которых необходимо любому члену общества. Второй уровень — научно-популярная

информация — некое усредненное представление о законах материального мира, в котором живет

человек. Третий уровень — общественно-политическая информация, официально

распространяемая государственными органами, регламентирующая жизнь общества.

Содержательная структура массовых видов документов представлена официальными,

научно-популярными, просветительскими изданиями, всеми видами массовых газет и журналов,

изданиями для досуга и т.д.

Групповая информация отражает более глубокое представление о разных сторонах

материального мира, общества и

мышления человека. Специфической особенностью групповой информации является

однородность потребителей и ориентация на целевые социальные группы. В свою очередь,

групповая информация дифференцируется по областям знания (математика, астрономия, физика,

химия, медицина и т.д.) и отраслям производственной деятельности (строительство, транспорт,

машиностроение и т.д.).

Реализуется групповая информация в таких видах документов, как научные,

производственные издания, переписка учреждений и организаций, служебная документация

ограниченной сферы распространения, научно-технические отчеты, депонированные рукописи и

т.д.

Межличностная информация адресуется кругу лиц, связанных родственными, дружескими,

профессиональными и другими отношениями. При документировании эта информация

фиксируется в письмах, фотографиях, зарисовках. Особенностью этих документов является четкая

направленность адресату.

1.4. Свойства информации

Как любой объект материального мира, информация обладает бесчисленным множеством

свойств, которые, в свою очередь, определяют форму документа и влияют на коммуникативный

процесс.

Свойство — это сторона материального объекта, обусловливающая его различие и сходство

с другими материальными объектами. Свойства присущи самим объектам, неотделимы от них и

определяются их внутренней организацией, структурой. С изменением структуры изменяются и

свойства. Классическим примером зависимости свойств от структуры является характеристика

алмаза и графита. Как известно, эти вещества имеют одинаковый элементный состав, но разное

структурное построение, в соответствии с этим проявляют и разные свойства.

Итак, информации присущи свойства, отличающие ее от других материальных объектов.

Они делятся на две группы — атрибутивные и ценностные. Атрибутивные неотторжимы и

объективны, т.е. независимы от человека, его воли и желаний. К ним относятся:

• способность множить разнообразие материального мира, а также путем образования

информационных связей упорядочивать это многообразие, приводя к качественной

определенности;

• неотрывность материального носителя и языковая природа информации;

• дискретность — свойство передаваться, храниться и использоваться по частям;

• избыточность информации — свойство многократно дублироваться в структуре

материальных носителей, гарантирующее ее устойчивость и надежность передачи;

• рассеяние - свойство, способствующее хаотичному, неконтролируемому

распространению информации во времени и в пространстве, в силу чего затрудняется ее

использование. Это свойство отражает стремление информации расширить поле своего влияния;

• концентрация — это сужение поля возможного распространения . информации,

ограничение ее распространения различного рода рамками. Одновременно оно характеризует

способность путем отражения в структуре материальных носителей накапливаться, сохраняться во

времени.

Рассеяние и концентрация — взаимозависимые свойства информации. Их отношения

строятся согласно выявленному исследователями так называемому Матфей-эффекту. Суть его в

широко известном библейском изречении, приведенном в Евангелии от Матфея: «Богатому дастся

и приумножится, а у бедного отберется и последнее». Применительно к информации это

изречение трактуется следующим образом: там, где информации много, будет еще больше,

поскольку информация способна умножаться сама из себя, а там, где ее дефицит, рассчитывать на

многое не приходится.

Атрибутивные свойства характерны и для документной информации, как разновидности

социальной информации. Одни из них оказывают негативное воздействие, и их приходится

преодолевать в процессе распространения и использования информации. Другие рассматриваются

с положительным

знаком или нейтрально. Например, в информационной практике постоянно ведется борьба с

рассеянием документной информации, а свойство концентрации рассматривается как

положительное и используется в практической деятельности. Избыточность же проявляет себя по-

разному, в зависимости от ситуации.

Информация, кроме перечисленных выше атрибутивных свойств, обладает еще рядом

свойств, называемых прагматическими, которые характеризуют степень ее полезности для

человека. Эти свойства носят относительный характер. Степень полезности социальной

информации определяется степенью ее воздействия на воспринимающего субъекта. Если в

результате получения информации индивид приобрел нужные знания, выработал правильное

поведение, испытал эмоциональное удовольствие и т.д., то информация оказалась полезной. Но

нередко информация может иметь нулевую или даже отрицательную полезность.

К прагматическим свойствам социальной информации относится полнота. Она определяется

степенью адекватности воспроизведения источника информации в материальном носителе.

Отражение не совсем полное, но воспроизводящее те стороны объекта, которые в наибольшей

степени его характеризуют, обеспечивает достоверность информации. Полнота включает в себя

достоверность, но достоверность — не всегда полнота. Это — правильный акцент, отбор из всей

совокупности сторон тех, которые дают наиболее адекватную характеристику объекта.

Понятие «достоверность» важно для определения понятия «дезинформация», которое

рассматривается как преднамеренное искажение содержания информации. Причем, это не

обязательно ложный факт, он может быть вполне реальным, но либо его значение искажено

(преувеличено или приуменьшено), либо акцент сделан не на наиболее важных и характерных

сторонах, а на случайных, второстепенных деталях.

Постепенное уменьшение достоверности информации может быть связано с ее

устареванием. Это — также прагматическое свойство социальной информации. Устаревание

информации имеет две причины. Первая причина в том, что

информация уже доведена до индивида. Повторное сообщение фактов воспринимается уже

как устаревшая информация. Вторая причина заключается в том, что изменения в природе и

обществе могут происходить быстрее, чем идет распространение информации по каналам

коммуникаций. В момент его получения сообщение будет содержать определенную долю

недостоверной информации об уже изменившим свое качественное состояние объекте.

В целом знание прагматических свойств информации дает фундаментальную основу для

оценки степени влияния документной информации на разные структуры общества.

СПИСОК рекомендуемой литературы:

1. Афанасьев В. Г. Общество: Системность, познание и управление. -М.: Политиздат, 1981. -

432 с.

2: Доброхотова Т.А., Брагша Н.Н. Ассиметрия мозга и асси-метрия сознания человека //

Вопр. философии. -1993 - №4 -С. 125—134.

3. Соколов А.В. Информационный подход к документальной коммуникации: Учеб.пос. -Л.,

1988. - 85с.

4. Суханов А.П. Информация и прогресс. -Новосибирск: Паука, Сиб. отделение, 1988. -

193с.

5. Информатика /Под ред. К.В.Тараканова. - М.: Книга 1986.-304 с.

6. Урсул АЛ. Информация. Методологические аспекты - М • Наука, 1971.-295 с.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ

2.1. Информационные предпосылки документирования

Информация играет глобальную роль в образовании и раз-витий человеческого сообщества.

Но механизм ее распространения изначально затруднен из-за специфических свойств

распространения в материальном мире и психофизиологических особенностей ее восприятия

человеком.

Изначально препятствиями являются пространство и время. Поскольку транслирование

информации от одного индивида к другому без материального посредника невозможно, то в

качестве природных посредников выступают воздушная и электромагнитная среды, в которых

протекает наше существование. Для передачи информации индивид видоизменяет окружающую

его воздушную и электромагнитную среды, которые, в свою очередь, вступают во

взаимоотношения с другими Субъектами и воспринимают их измененное состояние.

Таким образом, индивид использует кодирование воздуха и света в качестве своих

выразительных средств и способов передачи информации, которые принято называть аудиальны-

мы и визуальными.

Итак, подавая звуковые сигналы, голосовой аппарат чело-века или животного изменяет

структуру окружающего воздуха, создавая звуковые колебания определенной частоты, ко-торые

распространяются на некоторое расстояние. По мере продвижения они затухают, поэтому звук

распространяется в ограниченном пространстве и продолжительность звучания ограничена

скоростью распространения звуковых волн, т.е. временем, в течение которого воздух способен

сохранять измененную структуру.

Существуя в воздушной среде, человек в процессе эволюции выработал особое

коммуникативное средство — членораздельную речь, в которой передача информации

осуществляется с помощью слов — набора звуков, за которыми закреплен определенный смысл.

Слово и есть тот универсальный сигнал, который позволяет облечь логическое содержание

человеческой информации в материальную форму, благодаря которой она может

формироваться, восприниматься, храниться и передаваться, может использоваться людьми в

их разнообразной деятельности, В слове воплотилось большое число понятий, каждое из которых

опять-таки средоточие информации. Наличие специфического человеческого сигнала - слова -

позволяет человеку кодировать информацию, извлекать из сообщения ее смысловое содержание.

Процесс обучения распознаванию слов, который проходит каждый индивид в детстве,

приводит к приданию одинакового смысла тем или иным комбинациям звуков в рамках

сообщества, что и является основой создания национальных языков. Членораздельность

человеческой речи обеспечивает возможность выразить с помощью ограниченного количества

речевых звуков — элементов разной сложности (звуков, слогов, слов, предложений) безграничное

многообразие мыслей, намерений и чувств человека.

Манипулируя выразительными средствами, наблюдаемыми визуально, мы тем самым

используем другую природную среду, служащую материальным носителем визуальной

информации электромагнитные колебания в определенном диапазоне — световые волны,

которые, отражаясь от поверхности предметов, деформируются, изменяют свою длину, а,

следовательно, и воспринимаемый цветовой спектр. Из получаемых результате цветовых

комбинаций, тонов и полутонов воссоздаются органами зрения образы наблюдаемых

материальных предметов.

Время существования зрительных образов весьма непродолжительно, так как

электромагнитные колебания распространяются с огромной скоростью. Перемещение источника

информации объекта отражения - мгновенно вызывает и исчезновение его визуально

наблюдаемого образа. Обе среды в качестве материального носителя информации тут

рассматриваться с точки зрения удобства для использования и с точки зрения ограничений,

которые они накладывают на коммуникативный процесс.

Человек, да и все биологические существа, эволюционно приспособлены к существованию

и функционированию в воздушной и электромагнитных средах. Поэтому они, безусловно удобны

для передачи информации, ибо органы чувств

21(зрение, слух) идеально им соответствуют. Но одновременно эти среды неудобны, потому

что не позволяют хранить и накапливать информацию, а также имеют ограничения в ее

пространственном распространении.