Волгин В.В. Торговый склад. Справочник руководителя

Подождите немного. Документ загружается.

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

131

т) заключение о причинах и месте образования недостачи.

Если при приемке продукции одновременно будут выявлены не только недостача,

но и излишки ее против транспортных и сопроводительных документов отправителя

(изготовителя), то в акте должны быть указаны точные данные об их излишках.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции по

количеству. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать акт с ого-

воркой о несогласии и изложить свое мнение.

В акте перед подписью лиц, участвовавших в приемке, должно быть указано, что

эти лица предупреждены о том, что они несут ответственность за подписание акта,

содержащего данные, не соответствующие действительности.

Акт приемки продукции утверждается руководителем или заместителем руководите-

ля предприятия-получателя не позднее чем на следующий день после составления ак-

та.

В тех случаях, когда приемка производилась в выходной или праздничный день,

акт приемки должен быть утвержден руководителем предприятия-получателя или его

заместителем в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.

В случаях, когда по результатам приемки выявляются факты злоупотреблений или

хищений продукции, руководитель или заместитель руководителя предприятия-

получателя обязан немедленно сообщить об этом органам охраны общественного по-

рядка или прокуратуры и направить им соответствующие документы.

К акту приемки, которым устанавливается недостача продукции, должны быть при-

ложены:

а) копии сопроводительных документов или сличительной ведомости, т. е. ведо-

мости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах

отправителя (изготовителя);

б) упаковочные ярлыки (кипные карты и т. п.), вложенные в каждое тарное ме-

сто;

в) квитанции станции (пристани, порта) назначения о проверке веса груза, если

такая проверка проводилась;

г) пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;

д) подлинный транспортный документ (накладная, коносамент), а в случае предъ-

явления получателем органу транспорта претензии, связанной с этим документом,-

его копия;

е) документ, удостоверяющий полномочия представителя, выделенного для участия

в приемке;

ж) акт, составленный в соответствии с Инструкцией П-6;

з) документ, содержащий данные отвесов и обмера, если количество продукции

определялось путем взвешивания или обмера;

и) другие документы, могущие свидетельствовать о причинах возникновения не-

достачи (анализы на влажность продукции, имеющей соответствующие допуски на

влажность, сведения о льдоснабжении, коммерческие акты и др.);

к) к акту приемки скоропортящейся продукции - ведомость подачи и уборки ваго-

нов, памятка приемосдатчика, если она составлена, или натурный лист.

Акты приемки продукции по количеству регистрируются и хранятся в порядке, ус-

тановленном на предприятии-получателе.

Актирование некачественных товаров

По результатам приемки продукции по качеству и комплектности с участием пред-

ставителей поставщика или незаинтересованной организации составляется акт прием-

ки о фактическом качестве и комплектности полученной продукции. Форма акта при-

емки такая же, как и в случае оформления недостач, она приведена в приложении.

Акт должен быть составлен в день окончания приемки продукции по качеству и

комплектности.

В этом акте должно быть указано:

а) наименование получателя продукции и его адрес;

б) номер и дата акта, место приемки продукции, время начала и окончания при-

емки продукции; в случаях, когда приемка продукции с участием представителей

произведена с нарушением установленных сроков приемки, в акте должны быть указа-

ны причины задержки приемки, время их возникновения и устранения;

в) фамилия, инициалы лиц, принимавших участие в приемке продукции по качеству

и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер

документа о полномочиях представителя на участие в проверке продукции по качест-

ву и комплектности, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами

приемки продукции по качеству;

г) наименования и адреса изготовителя (отправителя) и поставщика;

д)дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя изготови-

теля (отправителя) или отметка о том, что вызов изготовителя (отправителя) осо-

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

132

быми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором не преду-

смотрен;

е) номера и даты договора на поставку продукции, счета-фактуры, транспортной

накладной (коносамента) и документа, удостоверяющего качество продукции;

ж) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время вы-

дачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и

других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад

получателя;

з) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного

транспорта), если такой акт был составлен при получении продукции от органа

транспорта;

и) условия хранения продукции на складе получателя до составления акта;

к) состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной

маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том,

в чьей упаковке предъявлена продукция - изготовителя или отправителя, дата

вскрытия тары и упаковки. Недостатки маркировки, тары и упаковки, а также коли-

чество продукции, к которому относится каждый из установленных недостатков;

л) при выборочной проверке продукции - порядок отбора продукции для выбороч-

ной проверки с указанием основания выборочной проверки (стандарт, технические

условия, особые условия поставки, другие обязательные правила и договор);

м) за чьими пломбами (отправителя или органа транспорта) отгружена и получена

продукция, исправность пломб, оттиски на них; транспортная отправительная марки-

ровка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных яр-

лыков, пломб на отдельных местах;

н) количество (вес), полное наименование и перечисление предъявленной к ос-

мотру и фактически проверенной продукции с выделением продукции забракованной,

подлежащей исправлению у изготовителя или на месте, в том числе путем замены от-

дельных деталей, а также продукции, сорт которой не соответствует сорту, указан-

ному в документе, удостоверяющем ее качество. Подробное описание выявленных не-

достатков и их характер;

о) основания, по которым продукция переводится в более низкий сорт, со ссыл-

кой на стандарт, технические условия, другие обязательные правила;

п) количество некомплектной продукции и перечень недостающих частей, узлов и

деталей и стоимость их;

р) номера стандартов, технические условия, чертежи, образцы (эталоны), по ко-

торым производилась проверка качества продукции;

с) номер браковщика предприятия - изготовителя продукции, если на продукции

такой номер указан;

т) произведен ли отбор образцов (проб) и куда они направлены; у) другие

данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в

акте для подтверждения ненадлежащего качества или некомплектности продукции;

ф) заключение о характере выявленных дефектов в продукции и причина их воз-

никновения.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в проверке качества и

комплектности продукции. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подпи-

сать его с оговоркой о своем несогласии и изложить свое мнение.

В акте перед подписью лиц, участвовавших в приемке, должно быть указано, что

эти лица предупреждены о том, что несут ответственность за подписание акта, со-

держащего данные, не соответствующие действительности.

Если между изготовителем (отправителем) и получателем возникнут разногласия о

характере выявленных дефектов и причинах их возникновения, то для определения

качества продукции получатель обязан пригласить эксперта бюро товарных экспер-

тиз, представителя соответствующей инспекции по качеству или другой компетентной

организации.

К акту должны быть приложены:

а) документы изготовителя (отправителя), удостоверяющие качество и комплект-

ность продукции;

б) упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее ка-

чество и некомплектность продукции;

в) транспортный документ (накладная, коносамент);

г) документ, удостоверяющий полномочие представителя, выделенного для участия

в приемке;

г) акт, о прекращении односторонней приемки и вызове представителя поставщи-

ка;

д) акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам анализа (испытания)

отобранных образцов (проб);

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

133

е) другие документы, могущие свидетельствовать о причинах порчи (ухудшения)

качества продукции или некомплектности ее (коммерческие акты, для скоропортящих-

ся грузов сведения о льдоснабжении, температурном режиме, а также ведомость по-

дачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, если она составлена, или натурный

лист и др.).

Акт, устанавливающий ненадлежащее качество или некомплектность продукции, со-

ставленный с участием представителей, утверждается руководителем предприятия-

получателя или его заместителем не позднее трехдневного срока после составления

акта.

В тех случаях, когда приемка продукции производилась в выходной или празднич-

ный день, акт приемки должен быть утвержден руководителем предприятия-получателя

или его заместителем в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.

В необходимых случаях руководитель предприятия или его заместитель направляет

материалы прокуратуре для привлечения к установленной законом ответственности

лиц, виновных в выпуске недоброкачественной или некомплектной продукции.

Акты, составленные бюро товарных экспертиз или инспекцией по качеству продук-

ции, утверждаются в порядке, установленном соответствующими положениями об ин-

спекциях и бюро товарных экспертиз.

Акт о скрытых недостатках, обнаруженных в продукции, составляется в порядке,

предусмотренном Инструкцией П-7, если иное не предусмотрено особыми условиями

поставки, другими обязательными правилами и договором.

В отношении товаров, ненадлежащее качество которых обнаружено потребителем

после покупки их в магазинах, получатель (покупатель) вместо акта должен пред-

ставить изготовителю (отправителю):

а) заявление потребителя об обмене товара и заключение магазина с указанием

наименования товара, его изготовителя (отправителя) и поставщика, цены товара,

характера недостатков и причинах их возникновения, времени продажи, обмена, ре-

монта товаров или возврата их стоимости;

б) документы, предусмотренные Правилами обмена промышленных товаров, куплен-

ных в розничной торговой сети, подтверждающие ненадлежащее качество товаров;

в) расписку потребителя об обмене товара или о получении его стоимости.

Изготовитель (отправитель) или получатель (покупатель) при наличии оснований

вправе опротестовать заключение инспекции по качеству, бюро товарных экспертиз

или научно-исследовательского института (лаборатории) в их вышестоящую организа-

цию. Копия этого заявления направляется другой стороне. Если соответствующая вы-

шестоящая организация признает доводы изготовителя (отправителя) или получателя

(покупателя) обоснованными, то в установленном порядке назначается повторная

экспертиза.

Повторная экспертиза продукции может быть произведена также по поручению ар-

битража или судебно-следственных органов.

Изготовитель (отправитель, поставщик) вправе перепроверить качество продук-

ции, забракованной и возвращенной получателем (покупателем) в порядке и в случа-

ях, предусмотренных особыми условиями поставки, другими обязательными правилами

и договором.

Акты приемки продукции по качеству и комплектности регистрируются и хранятся

в порядке, установленном на предприятии-получателе.

В случае принятия получателем (покупателем) продукции, переведенной в более

низкий сорт, эта продукция в соответствии с актом о результатах приемки перемар-

кировывается за счет изготовителя (отправителя).

В договоре должно быть предусмотрено, кем производится перемаркировка: изго-

товителем (отправителем) или получателем (покупателем).

Предъявление претензий по количеству

Претензия в связи с недостачей товаров предъявляется отправителю (поставщику)

в установленный срок.

При выявлении излишков принятой продукции получатель незамедлительно сообщает

об этом отправителю (поставщику).

При недостаче продукции, полученной в оригинальной упаковке либо в ненарушен-

ной таре изготовителя, претензия и обосновывающие ее документы должны направ-

ляться также изготовителю продукции. Если изготовитель или его местонахождение

получателю неизвестны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (по-

ставщику), который немедленно после ее получения обязан направить один экземпляр

претензии изготовителю, известив об этом получателя.

К претензии о недостаче продукции должен быть приложен акт о недостаче в со-

ответствии с Инструкцией П-6 с приложениями, если их нет у отправителя (изгото-

вителя, поставщика).

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

134

По получении претензии о недостаче продукции руководитель или заместитель ру-

ководителя предприятия-отправителя (изготовителя) назначает служебную проверку

по материалам претензии.

Материалы проверки рассматриваются и утверждаются руководителем или замести-

телем руководителя предприятия-отправителя (изготовителя).

В случае, когда по результатам проверки выявляются факты злоупотреблений или

хищений продукции, руководитель предприятия-отправителя обязан немедленно сооб-

щить об этом органам охраны общественного порядка или прокуратуры и направить им

соответствующие документы.

О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик)

сообщает получателю в установленный срок.

При отправке покупателем продукции без вскрытия тары или упаковки первона-

чального отправителя (изготовителя) с последнего не снимается ответственность за

недостачу продукции, если недостача образовалась не по вине покупателя, переот-

правившего продукцию.

Покупатель, отгрузивший продукцию без вскрытия тары первоначального отправи-

теля (изготовителя), при отказе в удовлетворении претензии, предъявленной в свя-

зи с недостачей продукции, кроме мотивов отказа должен сообщить дату получения

им этой продукции, а также дату и номер счета отправителя (изготовителя).

Если по действующему законодательству имеются основания для возложения ответ-

ственности за недостачу груза на органы транспорта, получатель обязан в установ-

ленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.

Предъявление претензий по качеству

Претензия, вытекающая из поставки продукции, не соответствующей по качеству,

комплектности, таре, упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям,

чертежам, рецептурам, образцам (эталонам), предъявляется получателем (покупате-

лем) изготовителю (отправителю, поставщику) в установленный срок.

Если изготовитель или его местонахождение получателю (покупателю) не извест-

ны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который

немедленно, после ее получения, обязан направить один экземпляр изготовителю,

известив об этом получателя (покупателя).

К претензии о поставке продукции ненадлежащего качества или некомплектной

должны быть приложены акт и документы, указанные в Инструкции П-7, если их нет у

изготовителя (отправителя, поставщика), а также документы, подтверждающие реали-

зацию скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора, если

продукция к моменту предъявления претензии реализована.

В случаях, предусмотренных договором, к претензии должны прилагаться акт об

уничтожении скоропортящейся продукции по указанию органов санитарного надзора,

акт о сдаче продукции в металлолом и иные документы об использовании продукции

на месте в соответствии с фактическим ее качеством.

В случае предъявления претензии о возмещении разницы в стоимости продукции

(уценки) в связи с переводом ее в более низкий сорт получатель обязан приложить

к претензии документы, подтверждающие оприходование продукции фактически полу-

ченным сортом. Торгующие организации обязаны представить подписанную руководите-

лем организации (или его заместителем) и главным бухгалтером справку о реализа-

ции продукции по цене того сорта, в который она переведена, или о произведенной

переоценке, если продукция еще не реализована, а также справку за подписями тех

же должностных лиц о перемаркировке продукции соответствующим сортом.

О результатах рассмотрения претензии отправитель (изготовитель, поставщик)

сообщает получателю в установленный срок.

Инвентаризация

Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и вы-

верки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Практикуются три

способа инвентаризации – периодическая, непрерывная и выборочная.

Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации работа склада должна

быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентариза-

цию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация - инвентаризаторы подсчитывают каж-

дый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент налич-

ных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентар-

ные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада.

Выборочная инвентаризация – проверка наличия только особо контролируемых на-

именований зачастую более точна чем сплошная инвентаризация, так как влияние че-

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

135

ловеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвента-

ризаторов заторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам.

Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели под-

счет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар

хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утоми-

тельно и ведет к путанице и большим погрешностям.

Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным

актом.

Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризации. Определяя, ка-

кие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу

кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за

проведением инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского уче-

та;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской

Федерации» проведение инвентаризаций обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в

случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственно-

го или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, ин-

вентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а биб-

лиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Се-

вере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов

может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценно-

стей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуа-

ций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидацион-

ного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законо-

дательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финан-

сов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации про-

водятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива

(бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного

или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения устанавливаются

руководителем организации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая

инвентаризационная комиссия.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии, проведе-

ние инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комис-

сий утверждает руководитель предприятия приказом, форма которого приведена ниже.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обяза-

тельств

(утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49)

Извлечения

1. Общие положения

1.1. Настоящие Методические указания устанавливают порядок проведения инвен-

таризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее ре-

зультатов. Под организацией в дальнейшем понимаются юридические лица по законо-

дательству Российской Федерации (кроме банков), включая организации, основная

деятельность которых финансируется за счет средств бюджета.

1.2. Для целей настоящих Методических указаний под имуществом организации по-

нимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, произ-

водственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства

«Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Ут-

верждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

136

и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская за-

долженность, кредиты банков, займы и резервы.

1.3. Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его ме-

стонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды

имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете

(находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработ-

ки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально-

ответственному лицу.

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соот-

ветствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения дра-

гоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и органи-

зациях, утвержденной Министерством финансов Российской Федерации 4 августа 1992

г. N 67 и Инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государст-

венного фонда Российской Федерации, находящихся в Комитете драгоценных металлов

и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации, утвержден-

ной приказом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве

финансов Российской Федерации 13 апреля 1992 г. N 326.

1.4. Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

1.5. В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Россий-

ской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в слу-

чаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или

муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвен-

таризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а биб-

лиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Се-

вере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов

может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций,

вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного

(разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательст-

вом Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Россий-

ской Федерации.

1.6. При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации

проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллек-

тива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию од-

ного или нескольких членов коллектива (бригады).

2. Общие правила проведения инвентаризации

2.1. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень

имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавлива-

ются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных в пунктах 1.5 и

1.6 настоящих Методических указаний.

2.2. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно дейст-

вующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имуще-

ства и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии, проведе-

ние инвентаризаций допускается возлагать на нее.

2.3. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных

комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (при-

каз, постановление, распоряжение (приложение N 1 к настоящим указаниям) регист-

рируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации

(приложение N 2 к настоящим указаниям).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации

организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, эко-

номисты, техники и т. д.).

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

137

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы

внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит

основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной ко-

миссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расход-

ные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные

документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на

"..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остат-

ков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентариза-

ции все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или пе-

реданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы,

а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчет-

ные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансо-

вых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентариза-

ции** не менее, чем в двух экземплярах.

Примерные формы описей и актов приведены в приложениях N 6 - 19 к настоящим

указаниям.

2.6. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в

описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных

средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевремен-

ность оформления материалов инвентаризации.

2.7. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обяза-

тельного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точ-

ную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить

рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весо-

вым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, ко-

личество этих ценностей может определяться на основании документов при обяза-

тельной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса

(или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров

и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ве-

дут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-

ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные

этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, техни-

ческие расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном

участии материально-ответственных лиц.

2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием

средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и

подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в

описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров матери-

альных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных

на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках,

килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания

неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправ-

ления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комис-

сии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страни-

цах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, так-

сировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-

ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку,

подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к

членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества

на ответственное хранение.

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

138

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-

ответственных лиц, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а

сдавший - в сдаче этого имущества.

2.11. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или

полученное для переработки, составляются отдельные описи.

2.12. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то

помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной ко-

миссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных ко-

миссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны

храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентари-

зация.

2.13. В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после ин-

вентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладо-

вой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их

подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

2.14. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной

учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств со-

гласно приложениям N 6 - 19 к настоящим Методическим указаниям, либо формы, раз-

работанные министерствами, ведомствами. В частности, при инвентаризации рабочего

скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, пи-

томников применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и

продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций.

2.15. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки пра-

вильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов ин-

вентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до откры-

тия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформ-

ляются актом (приложение N 3 к настоящим указаниям) и регистрируются в книге

учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение N

4 к настоящим указаниям).

2.16. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой

ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в

местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные ин-

вентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвента-

ризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

3. Правила проведения инвентаризации отдельных видов

имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация товарно-материальных ценностей

3.15. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продук-

ция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию

с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сор-

та и др.).

3.16. Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, про-

водиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях

у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последова-

тельно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допуска-

ется (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее

помещение.

3.17. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других матери-

ально-ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных цен-

ностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не до-

пускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально-

ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

3.18. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвента-

ризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов ин-

вентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после

инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименова-

нием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В

описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер при-

ходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно

на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или

по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со

ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

139

3.19. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и

только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в

процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться матери-

ально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-

материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по

аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время ин-

вентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя

инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

3.20. Инвентаризация товарно-материальных ценностей отгруженных, не оплачен-

ных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается

в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтер-

ского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент ин-

вентаризации в подотчете материально-ответственных лиц (в пути, товары отгружен-

ные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными

документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или дру-

гими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупа-

телям документов (платежных поручений, векселей и т. д.), по просроченным опла-

той документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся

на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на

дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими коррес-

пондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует устано-

вить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на

других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т. д.) или суммы

за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

3.21. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находя-

щиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на

складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой от-

дельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стои-

мость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых

эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

3.22. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные

в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование поку-

пателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата

выписки и номер расчетного документа.

3.23. Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организа-

ций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценно-

стей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наимено-

вание, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на

хранение, место хранения, номера и даты документов.

3.24. В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку

другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, на-

именование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата

передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

3.25. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации,

инвентаризируются по местам их нахождения и материально-ответственным лицам, на

хранении у которых они находятся.

Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные

и быстроизнашивающиеся предметы заносится по наименованиям в соответствии с но-

менклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в

индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвен-

таризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на ко-

торых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны

записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или

квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не спи-

санные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием

времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предме-

тов в хозяйственных целях.

3.26. Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному

состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

ТОРГОВЫЙ СКЛАД. Справочник руководителя. 2005

140

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется

акт на списание с указанием причин порчи.

4. Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

4.1. Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации ко-

торого выявлены отклонения от учетных данных.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть рас-

хождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентари-

зационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведо-

мостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры,

в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомо-

стей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском уче-

те (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для перера-

ботки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вы-

числительной и другой организационной техники, так и вручную.

5. Порядок регулирования инвентаризационных разниц

и оформления результатов инвентаризации

5.1. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества

с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бух-

галтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущест-

во, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на

финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у

бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и

виновных лиц;

убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательст-

вом порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно

на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансиро-

вания (фондов) у бюджетной организации. Нормы убыли могут применяться лишь в

случаях выявления фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета не-

достач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по

пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача

ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наиме-

нованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль

рассматривается как недостача сверх норм;

недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а

также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех слу-

чаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано

судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обраще-

ния у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организа-

ции.

5.2. В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей

и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или су-

дебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание

ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от

отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций

(инспекций по качеству и др.).

5.3. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть

допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и

того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и

того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подроб-

ные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость

недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта раз-

ница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы

рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на

издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях - на уменьшение

финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не

по вине материально-ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии