Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

(рис. 11.3).

Рис. 11.3. Команды меню Вид, сокращенный и расширенный варианты

Панели инструментов Microsoft Word 2000

Начиная с седьмой версии Microsoft Word поддерживает возможность

самостоятельной настройки панелей инструментов. Настройку выполняет поль-

зователь путем подключения функциональных панелей, необходимых ему по

роду деятельности (Вид > Панели инструментов). Расширение общей панели

инструментов сопровождается некоторым уменьшением площади рабочего

окна документа. Перемещение функциональных панелей производят методом

перетаскивания за рубчик, расположенный на левом краю панели.

В последней версии текстового процессора панели инструментов не толь-

ко допускают настройку, но и обладают контекстной чувствительностью. Так,

при выделении в поле документа какого-либо объекта, автоматически открыва-

ется панель инструментов, предназначенная для его редактирования. Назначе-

ние панелей инструментов приведено в таблице 11.1.

Таблица 11.1.

Панели инструментов программы Word 2000

Панель

инструментов

Состав, назначение Примечание

Стандартная Элементы управления файло-

выми операциями, редактиро-

ванием, экранным отображе-

нием

Устанавливается по умолчанию

Форматирование Элементы управления форма-

тированием документа

Устанавливается по умолчанию

Visual Basic Доступ к средствам создания

и редактирования макросов и

Web-сценариев, а также к на-

стройке средств обеспечения

безопасности при запуске ма-

кросов

Макросы служат для автоматизации типовых

операций. Web-сценарии обеспечивают дина-

мичный характер просмотра Web-страниц

411

Продолжение табли. 11.1.

Панель

инструментов

Состав, назначение Примечание

Web Элементы управления для на-

вигации в Web-структурах

данных

В качестве Web-структур могут выступать

World Wide Web, корпоративные сети Intranet,

системы Web-документов локального компью-

тера

Web-компоненты Комплект готовых компонен-

тов для создания элементов

управления Web-страницы

или электронной формы

Применяются для создания обратной связи с

потребителем документа (опросные листы,

анкеты, бланки заказов и заявок и прочее)

Word-Art Элементы управления для со-

здания художественных заго-

ловков

Автотекст Средство быстрого доступа к

настройке функции автотекста

Одновременно предоставляет быстрый доступ

к средствам настройки функций автозамены и

автоформата

База данных Элементы управления, харак-

терные для работы с базами

данных (сортировка, поиск,

управление структурой таблиц

и прочее)

В качестве базы данных могут выступать как

таблицы Access, так и собственные таблицы

Word

Буфер обмена Средство управления расши-

ренным буфером обмена Word

2000

Буфер обмена Word 2000 в отличие от стан-

дартного буфера обмена Windows может со-

держать до 12 объектов

Настройка изоб-

ражения

Элементы управления для

основных функций настройки

растровых изображений

Позволяют настраивать яркость,

контрастность, размер, рамку, режимы обтека-

ния текстом и прочие параметры выделенного

растрового объекта

Рамки Элементы управления для со-

здания фреймов (не путать с

рамками, создаваемыми с по-

мощью панели инструментов

Таблицы и границы)

Word 2000 поддерживает два типа фреймов.

Фреймы в электронных документах представ-

ляют собой особые прямоугольные области,

предназначенные для вывода нескольких Web-

документов в рамках одной Web-страницы.

Фреймы в печатных документах представляют

особые области печатной страницы для вывода

специальной информации, например колонти-

тулов

Рецензирование Элементы управления для

проведения редактирования и

комментирования документов

без искажения исходного тек-

ста

Измененные данные сохраняются в том же до-

кументе на правах новых версий. Автор исход-

ного текста имеет возможность просмотреть

предлагаемые изменения, после чего принять

их или отвергнуть

Рисование Элементы управления и

инструменты для выполнения

простейших чертежно-графи-

ческих работ

Графические объекты, создаваемые инстру-

ментами данной панели, имеют характер век-

торных объектов

Таблицы и грани-

цы

Элементы управления для со-

здания таблиц и оформления

текстовых блоков рамками

Дополнительно предоставляет средства для

сортировки данных и проведения итоговых

расчетов в таблицах (функция Автосумма)

412

Окончание табл.11.1.

Панель инстру-

ментов

Состав, назначение Примечание

Формы Элементы управления для раз-

работки стандартных форм

Word 2000 позволяет создавать три типа форм:

Web-формы, являющиеся объектами Web-

страниц; формы Word, распространяемые и за-

полняемые как электронный документ; печат-

ные формы

Элементы управ-

ления

Набор готовых компонентов

ActiveX для создания элемен-

тов управления Web-страниц и

Web-форм

Средства данной панели инструментов позво-

ляют не только использовать около 150 гото-

вых компонентов, но и проводить установку и

регистрацию дополнительных компонентов

ActiveX

Основные принципы практической работы с текстовым процессором

Microsoft Word

Основные принципы практической работы связаны с номером версии

программы. Базовый принцип здесь состоит в том, что чем больше возможно-

стей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору тех функций, кото-

рыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда

набор допустимых средств оформления и форматирования документа определя-

ет его заказчик.

Заказчик есть у каждого документа. Даже если документ готовится для

личного потребления, условным заказчиком является сам автор. Заказчиком

можно считать и исполнителя, которому передается документ для последую-

щих операций, например, для рецензирования или вывода на печать. К катего-

рии «заказчиков» относятся и предполагаемые клиенты, для которых данный

документ разрабатывается. При этом возникает ряд вопросов, которые надо ре-

шить до начала работы с документом.

К какому типу относится документ? Современные текстовые процес-

соры позволяют создавать документы трех типов. Во-первых, это печатные до-

кументы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в

одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в

бумажной форме. Состав допустимых средств оформления в данном случае

определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

Второй тип — электронные документы в формате текстового процессора,

например Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде

файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В

большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форма-

тировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки

своих документов (книг, журналов, сборников статей и т. п.). Набор разрешен-

ных средств в данном случае, как правило, минимален и определяется заказчи-

ком.

Третий тип — Web-документы. Предполагается, что в этом качестве они

останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планирует-

ся. В Web-документах большую роль играет управление цветом. Для этой кате-

413

гории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформле-

ния.

Кто является заказчиком документа? Самый типичный случай —

когда заказчиком документа является работодатель, то есть администрация

предприятия или учреждения. Надо выяснить правила оформления документов,

принятые в данной организации, и строго их придерживаться. Если существуют

готовые шаблоны, их надо использовать, а если их нет, то разработать свои и

согласовать с руководством.

Самый простой случай — когда заказчика нет, и автор делает документ

для себя. Он может использовать любые средства, которые ему подскажет фан-

тазия и которые поддерживаются его устройствами вывода (экран для Web-до-

кументов или принтер для печатных документов).

Самый трудный случай — когда заказчик внешний, особенно если он не

вполне определен. В этом случае исполнители часто путают понятия представ-

ление документа и предоставление документа. Для представления документа

они стремятся использовать все средства форматирования, которые наилучшим

образом подчеркивают достоинства документа. При предоставлении документа

ситуация обратная. Здесь не автор, а заказчик определяет форму и средства

форматирования и оформления. Использование этих средств в данном случае

имеет разрешительный характер. Если же требования заказчика еще не извест-

ны, следует предполагать, что нежелательны большинство средств форматиро-

вания документов, передаваемых для дальнейшей обработки. В частности,

необходимо:

• ограничить используемые наборы шрифтов только теми, которые вхо-

дят в состав операционной системы (не более двух наборов: один — для основ-

ного текста, другой — для заголовков и вспомогательного текста);

• минимизировать использование средств форматирования абзацев: отка-

заться от выравнивания по ширине и от переноса слов, ограничить число ис-

пользуемых шрифтовых начертаний (не более двух: основного и дополнитель-

ного);

• отключить все автоматические средства форматирования: расстановку

колонтитулов, нумерацию страниц, маркировку и нумерацию списков и прочие;

• не использовать встроенные средства текстового процессора для созда-

ния встроенных объектов (художественные заголовки, векторные рисунки, рам-

ки и прочие) — все объекты должны создаваться специальными программами,

храниться в отдельных файлах, вставляться в текст документа методом связы-

вания и прилагаться к файлу документа;

• исключить использование приемов взаимодействия встроенных объек-

тов с текстом;

• сохранять готовые документы в простейших форматах, несущих мини-

мум информации о форматировании (для документов Microsoft Word таковыми

являются форматы Только текст или Word 6.0);

• в каждом случае отступления от этих правил, например при необходи-

мости использовать формулы, таблицы и специальные символы, согласовывать

свои действия с заказчиком.

414

Эти требования к документам, предоставляемым для дальнейшей техно-

логической обработки, связаны с тем, что большинство средств оформления и

форматирования текстового процессора являются «вещью в себе». Достоинства

этих средств проявляются только при выводе окончательного документа сред-

ствами того же самого процессора, будь то вывод на печать, просмотр на экра-

не или публикация в Web-структуре. При обработке данных, содержащихся в

документе, другими программными средствами преимущества форматирования

и оформления могут оборачиваться тяжкими проблемами.

Первичная настройка текстового процессора Microsoft Word

Приступая к первому знакомству с текстовым процессором Microsoft

Word, следует выполнить ряд первичных настроек. Некоторые средства автома-

тизации, имеющиеся в программе, могут отвлекать начинающего пользователя

от главной задачи — освоения основных приемов. В ряде случаев из-за работы

автоматических средств результаты операций получаются неожиданными —

это препятствует установлению обратной связи и эффективному усвоению

практических приемов.

Комплекс настроек, рекомендуемых перед началом освоения текстового

процессора, приведен в упражнении 11.1.

11.2. ПРИЕМЫ РАБОТЫ С ТЕКСТАМИ В ПРОЦЕССОРЕ

MICROSOFT WORD

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft

Word относятся следующие:

• создание документа;

• ввод текста;

• редактирование текста;

• рецензирование текста;

• форматирование текста;

• сохранение документа;

• печать документа.

Создание документа

В текстовом процессоре Word 2000 принято использовать два метода со-

здания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существу-

ющего документа. Второй метод проще, но первый методически более коррек-

тен.

Создание документа на основе имеющегося документа. Для служебно-

го документооборота этот метод неприемлем! Он потенциально опасен, и пото-

му использовать его нельзя. Тем не менее, им очень широко пользуются, и мы

его рассматриваем, чтобы предупредить о возможных опасностях и обратить

внимание на правильный порядок действий.

При создании документа на основе существующего документа:

415

• открывают готовый документ (Файл > Открыть);

• сохраняют его под новым именем (Файл > Сохранить как);

• выделяют в нем все содержимое (Правка > Выделить все);

• удаляют его нажатием клавиши DELETE;

• в результате получают пустой документ, имеющий собственное имя и

сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.

Этот метод характерен для начинающих пользователей, не умеющих со-

здавать шаблоны и пользоваться ими. Получив задание у руководителя, они

запрашивают образец и приступают к его правке. Метод интуитивно прост, но

чреват весьма неприятными ошибками. Если забыть сохранить новый файл под

другим именем, можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев со-

здать новый. Кроме того, при небрежной правке содержание документа, взятого

за основу, может переходить в новый документ. Для документов, исходящих за

пределы организации, последствия могут быть катастрофическими.

Создание документа на основе шаблона. Шаблоны — это те же образцы

документов, но защищенные от досадных неприятностей. Создание документа

на основе готового шаблона выполняется следующим образом.

1.Командой Файл > Создать открывают диалоговое окно Создание файла,

включают переключатель Создать документ и выбирают шаблон. Если никаких

предпочтений нет, следует выбрать шаблон Обычный на вкладке Общие. Со-

зданный документ приобретает имя Документ"!, принятое по умолчанию. Его

целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него

соответствующую папку и дав команду Файл > Сохранить как.

2.Диалоговое окно Сохранение документа в текстовом процессоре Mi-

crosoft Word 2000, представленное на рис. 11.4, отличается от аналогичного

окна ранее рассмотренных нами стандартных приложений. Оно предполагает

сохранение не только в папку \Мои документы, но и в некоторые иные папки.

3.В левой части окна Сохранение имеется пять кнопок, позволяющих бы-

стро выбрать место расположения сохраняемого файла:

Журнал — логическая папка. Если нужно сохранить документ в одну из

папок, которой пользовались в последнее время, это очень удобное средство

доступа.

Мои документы — традиционная папка для хранения авторских докумен-

тов в операционных системах Windows.

Рабочий стол — не слишком удобное место для хранения документов, по-

скольку его принято содержать «в чистоте», однако есть два случая, когда Рабо-

чий стол используют для хранения документов:

• если документ временный и после просмотра будет удален в Корзину;

• если документом предполагается пользоваться особенно часто (напри-

мер, если это список номеров телефонов коллег по работе).

Избранное — особая логическая папка пользователя, предназначенная

для хранения ярлыков Web-страниц. Ее нецелесообразно использовать для

сохранения текстовых документов, но для открытия документов она может ис-

пользоваться активно.

416

Панель Раскрывающая Средство

переключения кнопка панели создания

папки навигации новой папки

Рис. 11.4. Диалоговое окно сохранения документа

Web-папки — особые папки, хранящиеся в Web-структурах, например в

World Wide Web или в корпоративной сети intranet. В общем случае, при ис-

пользовании Web-папок сохранение документа происходит не на локальном

компьютере, а на удаленном Web-сервере.

При необходимости сохранить документ в произвольную папку, не пред-

ставленную в данном списке, следует выполнить навигацию по файловой

структуре с использованием раскрывающей кнопки на правом краю поля Пап-

ка.

Специальные средства ввода текста

Технология ввода текста и переключения языковых раскладок клавиату-

ры, применение регистровых клавиш и буфера обмена Windows были нами

представлены выше при описании стандартного приложения Блокнот. В дан-

ном разделе мы остановимся на особенностях текстового процессора Microsoft

Word 2000, позволяющих автоматизировать ввод текста.

Средства отмены и возврата действий. Все операции ввода, редакти-

рования и форматирования текста запоминаются текстовым процессором, и по-

тому необходимое количество последних действий можно отменить. Последнее

действие отменяют комбинацией клавиш CTRL+Z. Эта команда имеет кумуля-

тивный эффект: серия команд отменяет серию последних действий. Другие ана-

логичные средства — команда Правка > Отменить действие и кнопка Отменить

действие на панели инструментов Стандартная. Длинные последовательности

действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскры-

417

вающая список, присоединена к кнопке Отменить действие).

После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состо-

янию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка > Вер-

нуть действие или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандарт-

ная. (К ней также присоединена кнопка, раскрывающая список действий, до-

пускающих возврат.)

Расширенный буфер обмена. При компиляции документа путем исполь-

зования фрагментов текста, взятых из разных первоисточников, удобно пользо-

ваться расширенным буфером обмена (только для Microsoft Word 2000). Необ-

ходимые элементы управления находятся на панели инструментов Буфер обме-

на (Вид > Панели инструментов > Буфер обмена).

Панель инструментов Буфер обмена имеет три

ряда по четыре ячейки для хранения данных (очеред-

ной ряд открывается только при заполнении предыду-

щего). О содержании конкретной ячейки можно су-

дить по всплывающей подсказке, отображаемой при

наведении указателя мыши на ячейку. При переполне-

нии расширенного буфера обмена ячейки сдвигаются

вниз, очередной элемент поступает в последнюю ячей-

ку, содержимое первой ячейки теряется.

Автотекст. Автотекст — это режим автоматического ввода фрагментов

текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно авто-

текстом. Их принцип действия состоит в следующем.

Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и

фраз, встречающихся в документах достаточно часто. При вводе первых

четырех символов словарного элемента на экране появляется всплывающая

подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что имел в виду

пользователь, он завершает ввод всего фрагмента нажатием клавиши ENTER —

так работает функция автозавершения. Однако пользователь может самостоя-

тельно выбрать необходимый элемент текста из списка с иерархической струк-

турой — это функция автотекста. Список элементов автотекста открывается с

помощью панели инструментов Автотекст (Вид > Панели инструментов > Ав-

тотекст).

Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена

(Сервис > Автозамена > Автотекст). Простейший способ наполнения словаря

новым содержанием — выделить текст на экране, щелкнуть на кнопке Авто-

текст на панели инструментов Автотекст и в открывшемся диалоговом окне ис-

пользовать кнопку Добавить.

Использование средства автозамены при вводе. Последние версии тек-

стового процессора Microsoft Word позволяют эффективно сократить объем

вводимого текста за счет использования средства Автозамена. Оно позволяет

заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным (жела-

тельно коротким) сочетанием других символов. Например, если в тексте очень

часто встречается словосочетание «муниципальный округ», его можно заме-

нить коротким сочетанием «.мг». Соответственно вместо «муниципальных

418

округов» использовать «.мв», а вместо «муниципального округа» — «.ма». Точ-

ку перед символами ставят специально, чтобы отличать их от двухбуквенных

предлогов или союзов.

Настройку средства Автозамена выполняют в диалоговом окне Сервис >

Автозамена. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести за-

меняемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию в поле

На, после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопке Добавить.

Как будет показано ниже, средство автоматической замены символов при

вводе используется также для ввода специальных символов. Например, выпол-

нив соответствующие настройки, можно вводить греческие буквы π и ρ обыч-

ным русским текстом: «пи» или «ро».

Ввод специальных и произвольных символов. При вводе текста часто су-

ществует необходимость ввода специальных символов, не имеющих соответ-

ствующей клавиши в раскладке клавиатуры, а также произвольных символов,

раскладка для которых неизвестна. Основным средством для ввода специаль-

ных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными кла-

вишами является диалоговое окно Символ (Вставка > Символ). Данное диа-

логовое окно имеет две вкладки: Символы и Специальные символы.

На вкладке Специальные символы присутствует список специальных

символов, таких, как «длинное» («полиграфическое») тире, «копирайт», «торго-

вая марка» и других. Для вставки такого символа достаточно щелкнуть на кноп-

ке Вставить. Вместе с тем, для большинства специальных символов существу-

ют клавиатурные комбинации — они приведены в списке, и их стоит запо-

мнить. На первых порах, пока навык их ввода не закреплен, это окно использу-

ют для получения справки. В том же окне имеются кнопки Автозамена и Кла-

виша, позволяющие либо выполнять ввод специальных символов обычными

символами и автоматически производить замену, либо закрепить специальный

символ за избранной комбинацией клавиш.

На вкладке Символы представлены элементы управления для ввода

произвольных символов любых символьных наборов (рис. 11.5). Центральное

положение в окне занимает таблица символов текущего набора. Выбор шрифта

выполняют в раскрывающемся списке Шрифт. Если шрифт относится к катего-

рии универсальных шрифтов UNICODE, то для него имеется и возможность

выбора символьного набора в соответствующем раскрывающемся списке На-

бор.

Если символ надо вставить только один раз, достаточно щелкнуть на ко-

мандной кнопке Вставить. Если предполагается многократное использование

данного символа, за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш

(кнопка Клавиша) или создать элемент для списка Автозамена с помощью од-

ноименной кнопки.

419

Рис. 11.5. Средство ввода специальных символов

Специальные средства редактирования текста

Базовые приемы редактирования текста мы рассмотрели в разделе, посвя-

щенном стандартному приложению Блокнот. В данном разделе мы рассмотрим

специальные средства редактирования, характерные для текстового процессора

Microsoft Word, на примере последней версии Microsoft Word 2000.

Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет

возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом

вставки л режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» су-

ществующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы

предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Режим вставки приме-

няют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов,

а режим замены — при редактировании стандартных форм и стандартных эле-

ментов (колонтитулов, реквизитных элементов в письмах, служебных записках,

бланках).

Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором За-

мена. В режиме замены включен индикатор ЗАМ в строке состояния окна про-

граммы, в противном случае он выключен. Двойной щелчок на этом индикато-

ре позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на

вкладке Правка диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры > Прав-

ка).

Если установлены флажки Режим замены и Использовать клавишу INS

для вставки, правка осуществляется в режиме замены символов. Если оба эти

флажка сброшены, то режим можно выбирать с помощью клавиши INSERT.

Если флажок Режим замены сброшен, а флажок Использовать клавишу INS для

вставки установлен, то правка осуществляется в режиме вставки.

Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысло-

вых синонимов. При подготовке технической документации особую роль игра-

ют смысловые синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова те-

420