Роглєв Х.Й. Основи готельного менеджменту

Подождите немного. Документ загружается.

Глава 13. Управління товарно-матеріальними ресурсами готелю

Товарно-матеріальні ресурси готелю

Для успішної роботи готелю, надання комплексу основних і додаткових послуг він

повинен мати необхідне для експлуатації обладнання та інвентар (меблі, посуд, постільні

приналежності, килимові вироби, миючі засоби тощо), а також мати у своєму розпорядженні

обладнання, що забезпечує комплекс комунальних послуг, обов'язковий для обслуговування

проживаючих у готелі (опалення, освітлення, водопостачання). Отже, у процесі свого

функціонування готелю потрібен цілий комплекс матеріальних і технічних засобів, а також

такі ресурси, як паливо, вода та електроенергія.

Успішне вирішення цих питань покликана забезпечити служба матеріально-

технічного забезпечення в готелі, що займається розрахунком потреб готелю в різних

матеріалах, а також визначає джерела їхнього покриття.

Задача матеріально-технічного забезпечення готелю полягає у визначенні його

потреби в матеріальних і технічних ресурсах, вишукуванні можливостей покриття цієї

потреби, а також у проведенні контролю за правильним використанням матеріально-

технічних ресурсів і сприяння в їхній економії. Усі ці функції виконує відділ матеріально-

технічного забезпечення готелю.

Планування матеріально-технічного забезпечення (постачання) (МТЗ) готелів на

сучасному етапі покликане вирішувати наступні задачі:

1) забезпечення безперервності роботи готелю, що досягається шляхом правильної

організації постачання матеріалів до нього у необхідній кількості та відповідної якості;

2) підвищення технічного рівня виробництва послуг, впровадження автоматизації,

нових технологій, а також розширення асортименту додаткових послуг, що, у свою чергу, є

найважливішим чинником збільшення прибутку готелю;

3) підвищення якості обслуговування шляхом закупівлі товарів високої якості для

найбільш повного задоволення клієнта;

04) підвищення продуктивності праці;

5) економія матеріальних ресурсів;

6) спрямованість плану матеріально-технічного постачання на виконання плану

прибутку.

Як уже відзначалося вище, план матеріально-технічного постачання готелю

розробляється спеціальним відділом при бухгалтерії готелю, що містить у собі два основних

підрозділи – з управління закупівлями, та з управління складами. Перед ними ставляться

наступні задачі: організація контролю над постачанням в обсязі та асортименті згідно з

укладеними договорами; дотримання нормативу і структури товарних запасів; знаходження

шляхів зниження товарних втрат при збереженні і транспортуванні. Але слід зазначити, що

найважливішим обов'язком цього відділу є розробка плану матеріально-технічного

забезпечення готелю.

План МТЗ готелю є його матеріальним балансом, у якому зведені всі розрахунки

потреби в матеріальних ресурсах, необхідних для забезпечення виробничого процесу

(видаткова частина), наявність залишків на планований період, а також визначені джерела

постачання (прибуткова частина). Основні показники плану МТЗ, а також зв'язок між ними

можна відобразити наступним рівнянням:

Пвен + Знор = Зоч + Е +В((( (((((((((((((((((((((((((((((((13.1),

де:

Пвен – потреба в матеріальних ресурсах на виробничо-експлуатаційні потреби;

Знор – запаси нормовані;

Зоч – залишки очікувані, тобто фактичні запаси, що існують в готелі на якийсь

визначений період;

Е – економія;

В – план ввезення.

У лівій частині рівняння відображується загальна потреба в матеріальних ресурсах, у

правій його частині – джерела покриття цієї потреби.

Процес розробки плану МТЗ містить у собі наступні етапи:

1) розрахунок потреби в матеріальних ресурсах на виробничо-експлуатаційні потреби;

2) розрахунок норм запасів ресурсів, необхідних для безперебійного функціонування

готелю, виходячи з існуючих потреб;

3) визначення джерел покриття потреби в матеріальних ресурсах, розробка плану

ввезення матеріалів ззовні.

Зведений план матеріально-технічного постачання, що враховує загальну потребу в

матеріалах для всіх потреб готельного підприємства, включаючи утворення запасів, а також

джерела покриття потреби підприємства в матеріалах, здобуває наступний вигляд (див. табл.

13.1.):

Розрахунок потреби в різних видах матеріальних ресурсів.

Одним з найбільш відповідальних етапів розробки плану МТЗ є визначення потреби в

матеріальних ресурсах на майбутній плановий період. Розрахунки потреби в матеріальних

ресурсах складають на основі питомих норм витрат. Під питомою нормою витрат матеріалів,

палива, води мають на увазі максимально припустиму витрату на одиницю виміру.

Частина матеріальних ресурсів, що використовуються в експлуатаційній діяльності

готелю, не піддається точному нормуванню через розмаїтість їхніх видів і використання в

незначних кількостях. Це – мастильні, обтиральні та інші експлуатаційні допоміжні

матеріали. При їхньому плануванні керуються даними про фактичну витрату за попередній

період, а також враховують фактори, що сприяють зменшенню витрат і зниженню їхньої

вартості за рахунок використання нових, більш ефективних синтетичних матеріалів.

(

Таблиця 13.1. План матеріально-технічного забезпечення готелю

Загальні потреби готелю в матеріальних ресурсах на виробничо-експлуатаційні

потреби розраховуються за допомогою наступної формули:

Рвен = Росн + Рпс +Рреп+Ркап.буд.       (13.2),

де:

Росн – потреби надання основних послуг готелю. Сюди входять матеріальні ресурси,

що необхідні для надання готелем комплексу основних послуг гостям. Це - меблі,

електроосвітлювальні прилади, килимові покриття, постільні приналежності, посуд, миючі

засоби, предмети гостинності і багато чого іншого.

Рпс – потреби підсобних служб готелю. До них відносяться перукарня, косметичний

кабінет, басейн, сауна, оранжерея та ін.

Ррен – потреби в матеріальних ресурсах на ремонтно-експлуатаційні потреби. Сюди

включаються потреби у воді, будівельних матеріалах, запасних частинах і електроенергії.

Ркап.буд. – потреба в матеріалах для здійснення капітального будівництва (якщо в

цьому є необхідність).

Існує кілька методик розрахунку потреб готелю в матеріальних ресурсах.

Метод прямого рахунку – при використанні даного методу потреба в матеріально-

технічних ресурсах розраховується виходячи з питомих нормативних витрат матеріалів на

одиницю експлуатаційних послуг. Розрахунок проводиться за наступною формулою:

Рі = (Ni*B)  (13.3),

де:

Рі – потреба в i-тому матеріалі;

Ni - норма витрати i-того матеріалу на одиницю послуги;

B – об’єм наданих послуг.

Розглянемо розрахунок потреби в матеріалах, паливі, воді та електроенергії на основі

даної методики.

У готелях паливо витрачається на опалення приміщення і для забезпечення гарячого

водопостачання. Його витрату обчислюють, виходячи з зовнішнього об’єму будівлі готелю і

встановленої норми витрати на 1 м ³ будинку за формулою:

R = HV (13.4),

де:

Н – норма витрати умовного палива на 1 м³ будівлі на весь опалювальний сезон для

даної місцевості;

V – об’єм опалюваної будівлі готелю за зовнішнім вимірюванням, м³.

Норми витрати палива на опалення диференційовані в залежності від градації

кубатури будинку і місцевості.

Вартість води розраховують множенням необхідної на планований період її кількості

на діючий тариф, підсумований з тарифом на каналізацію.

Електроенергія в готелях використовується для освітлення (освітлювальна), а також

для роботи електричних двигунів (силових установок) та електроприладів. Потребу в ній

розраховують окремо по кожному виду. При розрахунку потреби в освітлювальній

електроенергії враховують кількість світлоточок та їхню потужність (у ваттах), а також

середнє число годин горіння в планованому періоді.

Помноживши добове споживання електроенергії на число днів роботи готелю, можна

визначити потребу в ній0 на весь планований період (рік, квартал, місяць). Для точного

визначення потреби в освітлювальній електроенергії по окремих кварталах розрахунок

ведуть кожний квартал, з огляду на різну тривалість горіння ламп у залежності від пори року.

Потребу готелю в силовій електроенергії визначають так само, як і в освітлювальній, з

огляду на те, що об'єктом розрахунку є встановлені двигуни і їхня потужність. Потребу в

електроенергії для роботи електроприладів (пилососів, прасок, фенів, телевізорів,

комп'ютерів і т.п.) розраховують, виходячи з частоти користування ними і норм витрат

електроенергії на їхню роботу.

Вартість електроенергії визначають множенням необхідної на планований період

кількості освітлювальної і силової електроенергії в кіловат-годинах на діючий тариф.

Питомі норми витрат допоміжних матеріалів (мила, порошку, пасти, щіток)

розробляють у кожному готелі окремо на підставі звітно-статистичного методу, тобто

виходячи з фактичних витрат у попередньому періоді з урахуванням їхнього можливого

зниження. Норми встановлюють на одиницю роботи, послуги. Відповідно до встановлених

таким методом норм розраховують потребу в допоміжних матеріалах на плановий період.

Для більш правильного її визначення необхідно аналітично вивчити дані про витрату за ряд

років, що дозволяє виявити можливі резерви економії допоміжних матеріалів.

Розрахунок запасів матеріальних ресурсів і методика їхнього нормування

Для забезпечення нормальної роботи готель повинен мати в наявності матеріальні

ресурси не лише в кількості, необхідній для його повсякденних потреб, але і мати певний

запас. У зв'язку з цим у плані матеріального постачання поряд з розрахунками поточних

потреб у матеріальних ресурсах враховують також розмір необхідних запасів та їх залишків

на початок і кінець планованого періоду.

Запас матеріалів, що знаходяться в готелі, складається з трьох частин: поточного

запасу, за рахунок якого досягається безперебійне забезпечення готелю матеріалами в період

між черговими поставками, гарантійного (страхового) запасу, створюваного у готелі на

випадок порушення нормальних термінів постачання: і підготовчого запасу, що створюється

на час розвантаження матеріалу, здійснення кількісного і якісного приймання, підготовки до

споживання.

З метою визначення розміру поточного запасу всі матеріали поділяються на чотири

групи:

1) матеріали, що постійно і систематично споживаються в значних кількостях, які

одержуються транзитом, із середньомісячним споживанням, що перевищує замовлену або

транзитну норму, унаслідок чого виникає необхідність у регулярних великих поставках;

2) матеріали, що одержуються транзитом, постачання яких за умовами роботи

постачальників здійснюється один раз на квартал, півріччя або рік і приурочена до певного

місяця цього періоду;

3) матеріали, що одержуються транзитом, середньомісячна витрата яких менше

замовленої або транзитної норми;

4) матеріали, що одержуються зі збутових і постачальницьких баз.

Для кожної з цих груп по-різному визначається інтервал між двома черговими

поставками.

Для матеріалів, що відносяться до першої групи, інтервал встановлюється на основі

типових договірних термінів поставки за минулий період з урахуванням намічених змін в

організації постачання.

Для матеріалів другої групи інтервали постачань приймаються виходячи з умов

роботи постачальників у 90, 180 або навіть 360 днів. За матеріалами третьої групи інтервал

постачання визначається поділом їхньої транзитної норми на середньодобову потребу в

матеріалах.

За матеріалами четвертої групи інтервал постачання визначається доцільним розміром

партії матеріалів, що доставляється готелю.

У першому випадку середній залишок матеріалів дорівнює половині терміну

постачання, і коефіцієнт затримки матеріалів у запасі Кз буде складати 0,5.

В другому випадку середній запас залежить від термінів споживання матеріалів. Якщо

періодичність споживання матеріалів визначена в 10 днів, рівними частками, то коефіцієнт

затримки матеріалів у запасі складе:

(13.5)

Таким чином, поточний запас матеріалів Зтек дорівнює інтервалові постачань Іп,

помноженому на середньодобову потребу в матеріалах Мс і на величину Кз:

Зтек = Іп*Мс*Кз0000000000000000 (13.6)

Отже, поточний запас повинний забезпечити готель відповідною кількістю

матеріальних ресурсів, необхідних для його діяльності на період між двома черговими

партіями поставок.

Однак у постачанні можуть траплятися перебої і зриви, пов’язані з метеорологічними

або іншими непередбаченими умовами. На випадок таких збоїв готель створює другий вид

запасу – страховий. При визначенні страхового запасу варто ретельно продумати його

граничний розмір (термін, на який він створюється), оскільки його завищення приводить до

«заморожування» матеріальних і грошових ресурсів.

Методика нормування запасів матеріальних ресурсів.

Насамперед, для розуміння сутності нормування запасів матеріальних ресурсів,

необхідно дати визначення норми запасу. Під нормою запасу варто розглядати таку планову

мінімальну кількість матеріальних ресурсів, що повинна знаходитися на підприємстві для

нормального процесу матеріально-технічного забезпечення. Характерною рисою норм

матеріальних запасів є мінливість їх основної та поточної частини. Тому розрізняють

максимальні, мінімальні та середні норми запасів.

Максимальними норми запасів стають тоді, коли поточна частина запасу досягає

найбільшого значення. Ці норми встановлюються підсумовуванням максимального

поточного запасу, а також підготовчого і страхового запасів.

Мінімальними норми запасів будуть у момент повного вичерпання поточного запасу.

Визначаються вони як сума підготовчого і страхового запасів.

Середні норми запасів використовуються в планах матеріально-технічного постачання

і називаються перехідними запасами. Знаходять їх підсумовуванням половини

максимального поточного запасу, а також підготовчого і страхового запасів, взятих у

повному обсязі.

Розглянемо дві основні методики нормування матеріально-технічних ресурсів.

Метод техніко-економічних розрахунків.

За цією методикою поточний запас визначається як половина середнього інтервалу

постачання (t1) між двома черговими постачаннями.

Зтек = ½ t1((((((((((((((((( (13.7)

Середній інтервал постачання, у свою чергу, знаходиться за допомогою наступної

формули:

00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000

000000000000000000000 0 (13.8),00000000000000000000 000000000000000000000000000000000000000000000000000

000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000

де:

t1 – фактичні інтервали постачання, днів

Q – кількість матеріальних ресурсів, що постачаються, відповідно до інтервалів

постачання (у натуральних одиницях виміру).

0Страхові запаси встановлюються виходячи із середньозваженого відхилення

інтервалів постачання, що перевищують середній інтервал. Цей метод базується на обліку

фактичних інтервалів постачання за минулий період часу. Страхові запаси в цьому випадку

визначаються за формулою ( у натуральних одиницях виміру):

(13.9)

0000000

де,

p – середньодобове споживання;

t´ - фактичні інтервали постачання, що перевищують середній інтервал постачання

tср;

В´– величини партій матеріалу, що надходять з інтервалом t´;

n – кількість поставок з інтервалом, що перевищує середній.

Необхідність прийняття до розрахунку лише тих поставок, інтервали яких вище

середньозважених, аргументується прихильниками цього методу тим, що страхові запаси не

потрібні, якщо інтервали поставок рівні або менше середньозважених.

Більш обґрунтованим є метод знаходження страхового запасу за

середньоквадратичним відхиленням фактичних інтервалів (x) від середнього (х) по відомій у

статистиці формулі

(13.10)

де,

m – частота (кількість матеріалу, що надійшов).

Якщо не можна побудувати ряд розподілу, то для розрахунку можна використовувати

більш спрощений метод:

(13.11)

де,

n – кількість прийнятих до розрахунку відхилень від інтервалів.

Середньоквадратичне відхилення можна застосувати для встановлення норми

страхового запасу в залежності від необхідного ступеня гарантійности забезпечення

виробництва матеріалами. При цьому використовується відома в статистиці залежність, при

якій x±σ забезпечує виробництво, що гарантує 65%, x±2σ – 96,4%, x±3σ – 99,4%.

Відносна величина підготовчих запасів визначається часом, який необхідний для

здійснення операцій з підготовки матеріалів до використання або споживання. Звичайно він

встановлюється в розмірі від 12 до 24 годин. Цього часу вистачає на здійснення

розсортовування матеріалів, що надійшли, організації кількісного і якісного приймання

матеріалів, для розсортовування і розпакування і надання матеріалам і товарам товарного

вигляду. Наприклад, у готель надійшов новий посуд. Зрозуміло, що в запакованому вигляді

він не може відразу піти у використання. Отже, персоналу готелю потрібен певний час для

його0 приймання, розпакування та укомплектування.

Загальний запас визначається як сума поточного, страхового та підготовчого запасів:

Ззаг = Зпот+Зстр+Зпідг  (13.12)

Економіко-математичний метод.

Цей метод застосовується для розрахунку оптимальної партії поставки. Під

оптимальною партією поставки даного виду матеріального ресурсу розуміється такий розмір

партії, при якому транспортні витрати на одиницю ресурсів, а також витрати на її утримання

і зберігання будуть мінімальними.

Розраховується вона за формулою:

(13.13),

де:

З1 - транспортні витрати на одиницю (тонна, кг);

С – витрати на утримання і зберігання на одиницю;

2V – подвоєний річний обсяг споживання.

Отже, нормування запасів є дуже важливим етапом при розробці плану МТЗ готелю.

Від правильно встановлених розмірів різних видів запасів залежить безперервність роботи

готелю.

Джерела покриття потреб у матеріальних ресурсах.

Планова потреба в матеріалах покривається за рахунок очікуваних залишків на

початок планового періоду, внутрішніх ресурсів (які утворюються за рахунок економії

матеріалів) і величини завезення ззовні.

Величина очікуваних залишків на початок планового періоду визначається за

формулою:

Зоч = Зф+Ноч-Воч   (13.14),

де,

Зоч – очікуваний залишок;

Зф – фактичний залишок на перше число місяця, у якому розроблявся план

постачання (звітні дані);

Ноч – очікуване надходження за період від дати, на яку узятий фактичний залишок, і

до початку планового періоду;

Роч – очікувана витрата за той же період.

Величина ввезення матеріалів ззовні може бути визначена шляхом розробки балансу

матеріально-технічного забезпечення за формулою:

Рвеп + Знор = Зоч + Е +В000000000000000000 (13.15),

де:

Рвеп – потреба в матеріальних ресурсах на виробничо-експлуатаційні потреби;

Знор – запаси нормовані;

Зоч – залишки очікувані;

Е – економія матеріалів, за рахунок мобілізації внутрішніх ресурсів;

В – величина завезення матеріалів ззовні.

Звідси величина завезення матеріалів ззовні визначається за наступною формулою:

У = Рвеп + Знор – Зоч – Е(((((((((((((( (13.16)

На цьому етапі укладають договори з постачальниками, що регламентують умови

постачання: обсяг, якість, ціну товару, форму розрахунків, терміни доставки,

відповідальність за порушення умов договору.

При виборі постачальників варто враховувати ряд факторів: територіальну

віддаленість і оперативність поставок, відповідність виробничої потужності постачальників

потребам готелю в матеріальних ресурсах, їхню якість, ціну, умови розрахунків, можливість

надання кредиту та ін. Перевага віддається тому партнеру, який забезпечує кращі умови з

мінімальними витратами. Успішний вибір постачальника залежить від того, наскільки готель

може проаналізувати його діяльність у відношенні якості, доставки і ціни. Дані компоненти

розглядаються в першу чергу при виборі.

Постачання матеріальних ресурсів у готель здійснюється через господарські зв'язки.

Господарські зв'язки являють собою сукупність економічних, організаційних і правових

взаємин, що виникають між постачальниками і споживачами матеріальних ресурсів.

Раціональна система господарських зв'язків забезпечує мінімізацію витрат виробництва і