Реферат - Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Подождите немного. Документ загружается.

СОДЕРЖАНИЕ:

ВЕДЕНИЕ

1 ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Государственные стандарты

2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1Унификация и стандартизация управленческой документации

3 ДЕЙСТВУЮЩИЕ ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ

ДОКУМЕНТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ

4 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В

ОРГАНИЗАЦИЯХ

4.1Документооборот организации

4.1.1Автоматизация службы ДОУ

4.2Организация хранения документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИИ СПИСОК

ВЕДЕНИЕ

Документированная информация составляет основу управления. В документах. Как

считают ученые-документоводы. Сосредоточено до 85%информационных ресурсов

организации с документированием связано деятельность всех работников аппарата

управления- от рядового исполнителя до руководителя. Любая деятельность предприятия

компании фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с

документами без четкой организации и современного технического оснащения

документационного обеспечения управления.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) -

совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к

документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в

органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и

общественных организациях.

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные,

отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам

документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества

и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения

прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа

информации, совершенствование работы аппарата управления.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется

специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются

требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных,

отраслевых и республиканских нормативных и методических документов.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения

являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе

документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем

унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы

документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения

новейших технических средств.

Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания

государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам

документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику

республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных систем документации,

типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.

На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты,

организующие документационное обеспечение управления.

1 ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В настоящее время регламентация процесса документирования, организации и

технологии системы делопроизводства в организациях государственной и муниципальной

сферы управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование,

стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов

общегосударственного действия. Нормативно-правовую базу делопроизводства в

современной России составляет совокупность законодательных актов Российской

Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов,

регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой

документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях

управления.

Исходным правовым актом, определяющим Государственную политику в сфере

информационно-документационного обмена, является Конституция Российской

Федерации. Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с

документами, является положения о работе с конфиденциальными сведениями,

касающимися персонала органов государственной власти и органов местного

самоуправления. В конституции записано:«Каждый имеет право свободно искать,

получать , передавать производить и распространять информацию любым законным

способом…» Статья 33 предоставляет гражданам обращаться лично, а также направлять

индивидуальные коллективные обращения в государственные органы и органы местного

самоуправления.

Виды правовых актов, регламентирующих документационное обеспечение

управления, разнообразны. К ним могут относиться федеральные законы, указы

Президента РФ, правовые акты палат Федерального Собрания, постановления

правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской

Федерации, и др.

Федеральные законы регламентирующие документационное обеспечение

управления:

- федеральный закон «Об информации. Информационных технологиях и о защите

информации» От 27.07.2006 года №149 – ФЗ.(Этот закон развивает положение статьи 33

конституции РФ) Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с

документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с

осуществлением права на поиск, получение , передачу, производства и распространения

информации.

- федеральный конституционный закон « О Государственном гербе Российской

Федерации» от25 декабря 2000г. № 2-ФКЗ. В этом законе установлен порядок

использования официального государственного символа – Государственного герба

Российской Федерации – на бланках. Иных документах и печатях государственных

органов. В документировании Государственной управленческой деятельности широко

используется государственная символика.

- постановление правительства РФ «Об упорядочении изготовления.,

использования, хранения и уничтожения печатей и бланков воспроизведения

Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995г. № 1268. Этот

правовой акт устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением

Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и

штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке

лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и

технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на

должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением

герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов

государственной власти и иных государственных органов. Организаций и учреждений., а

также органов, организаций и учреждений, независимо от формы собственности,

наделенных отдельными государственно-властными полномочиями .

- федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. №

1-ФЗ. Этот закон определяет правовые условия использования электронной цифровой

подписи в электронных документах, при соблюдении которых она признается

равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие

закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско -

правовых сделок и других предусмотренных законодательством Российской Федерации

случаях.

- федеральный закон «об информации, информатизации и защите информации» от

20 февраля 1995 г. № 24 – ФЗ Этот закон регулирует отношения, возникающие при

формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания и

использования документированной информации и информационных технологий, а также

при защите информации и субъектов, участвующих в информационных процессах. В

соответствии с этим законом владелец информационных ресурсов несет юридическую

ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном

законодательством РФ . Статья 5 закона устанавливает, что документирование

информации является обязательным условием включения информации в информационные

ресурсы. В законе определена терминология, имеющая отношение к документированной

информации, утвержден правовой режим создания, хранения, и использования

информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

- закон РФ «О Государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-I . В этом законе

определено полномочия Государственных органов и должностных лиц по обеспечению

сохранения и защиты Государственной тайны, содержится перечень сведений,

представляющих Государственную тайну, порядок их засекречивания и рассекречивания,

контроля обеспечения Государственной тайны.

- указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального

характера» от 6 марта 1997 года №188- порядок исполнения положения Закона о

государственной тайне

- указ Президента РФ «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне»

от 24 января 1998 г. №61- порядок исполнения положения Закона о государственной

тайне

- постановление Правительства РФ «Об обеспечении доступа к информации о

деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов

исполнительной власти» от 12 февраля 2003 г. №98.

Этим постановление утвержден перечень сведений о деятельности Правительства

РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательное размещение в

информационных системах общего пользования.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к

документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф,

факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных

стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической

силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации.

Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы

документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при

составлении и оформлении управленческих документов.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное

количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к

документированию различных направлений деятельности государственных и

негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их

содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать

действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания

составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно

заниматься делопроизводством на современном уровне.

1.1 Государственные стандарты

Процессы стандартизации в сфере делопроизводства регулируются федеральным

законом «О техническом регулировании» от 27декабря 2002 г. №184 – ФЗ

Федеральным законом «О техническом регулировании» устанавливается принцип

добровольного применения стандартов, котором определяется, что национальный

стандарт применяется на добровольной основе равном образом и в равной мере

независимо от страны и места происхождения продукции, осуществление процессов

производства.

Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия.

В соответствие с названными положениями Федерального закона стандарты в

сфере делопроизводства носят рекомендательный характер.

Нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей

страны относятся:

-Государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы) ; применяемые в

установленном порядке международные стандарты; правила, нормы и рекомендации по

стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

информации.

-Стандарты отраслей, научно-технических, инженерных обществ и других

общественных объединений.

Все Государственные стандарты, действующие на территории нашей страны,

объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически

организованную систему классификации и кодирования самих государственных

стандартов.

Самостоятельный комплекс составляет стандарты на унифицированные системы

документации:

-ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации

унифицированных документов в коммуникативном формате»;

-ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированная система документации. Предание

юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемой

средствами вычислительной техники. Основные положения.»;

-ГОСТ 6.10.5-87«Унифицированная система документации. Требования к

построению формуляра – образца»;

-ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документа».

Неунифицированный комплекс стандартов документации:

-ГОСТ 51.511—2001 «Об изготовление печатей с воспроизведением герба

Российской Федерации»

-ГОСТ Р 511.49-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»

2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно

организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в

целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы

делопроизводства, без знания которой невозможно:

- правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

- организовать документооборот;

- обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов,

нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих

технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей

деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру,

функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и

информации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления

Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы

документационного обеспечения;

- технические регламенты и национальные стандарты в области

документационного обеспечения управления;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной

информации;

- унифицированные системы документации;

- нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций

и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты

субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами

исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться

при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и

исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и

предприятиями, действующими на их территории.

Общее методическое руководство делопроизводства Российской Федерации

осуществляют архивные органы. Это обусловлено тем, что наиболее ценные документы

после их использования передаются на хранение в государственные и ведомственные

архивы организаций. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами

«осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за

организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной

власти». Росархив «проверяет выполнение организациями независимо от их

ведомственной подчиненности требований законодательства в области организации

документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право утверждать типовые

перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с

указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты,

инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и

утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по

организации документов в делопроизводстве.

Основными задачами Федеральной архивной службы России является :

-развитие Государственной системы делопроизводства

-межотраслевое методическое руководство делопроизводством

-контроль за выполнением организациями независимо от их ведомственной

принадлежности требований законодательства в области организации документов в

делопроизводстве

-разработка утверждение типовых перечней документов. В сфере

делопроизводства, подлежащих передаче в архив на хранение.

2.1Унификация и стандартизация управленческой документации

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих

ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую

неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и

стандартизации.

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в

целях их добровольного многократного использования, направленное на достижение

упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения

конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Результаты работы по

стандартизации оформляются в виде стандартов.

Унификация – установление максимального единообразия набора реквизитов,

форматов бумаги, применение «стандартов» оборотов речи.

Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного

многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых

конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени,

например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типов размеров

конвертов, отличающихся по габоритным размерам, местам расположения «окон» для

указания адреса и других признаков. Сейчас число типовых размеров конвертов

сократилось заметно, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки почты и

перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам.

Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами,

создающими в совокупности документные образования определенного назначения.

Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой

документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный

по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области

деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Унификация

документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижении их

информационной совместимости и более эффективного использования вычислительной

техники.

К числу методов унификации управленческой документации относится также

типизация, трафаретизация, представление о документах в анкетной форме и составление

документов по образцам.